総務ブログ

ライブオフィス見学の運営方針を考える~お客様を安心・安全にお迎えするために~

コクヨマーケティングの東京霞が関オフィス総務の EMです。
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本社総務としてコロナ禍の中で全社員に関わる内容を発信してきましたので、その取り組みの2回目のご報告させていただきますのでご参考になれば幸いです。


前回は、社員の為の「新しい働き方ガイドライン」の策定でしたが、今回は、お客様をお迎えする「ライブオフィス見学 運営基本方針」の策定のお話をさせていただきます。


コロナ禍でも、お客様が弊社オフィスにご来社頂けることは大変うれしく思います。

皆様のお困りごとのヒントになって頂くオフィスにすることはもちろんですが、何よりも安心安全にお客様にご来社いただけるように、総務として責任を持って取り掛かりたいと思います。


受付の対策


受付のあるオフィスは、カウンターに飛沫拡散防止アクリルパネルと、手指消毒液を設置しています。
また、非接触体温計などの導入も検討しています。


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いままでは、お客様には「Guest」と記載したカードをネックストラップで着けていただいていましたが、使い捨てのシールに変更しました。


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従来、受付でお荷物のお預かりなどさせていただいていましたが、感染リスク対策から大変心苦しいのですがお断りすることになりました。申し訳ございません。


お客様同士の接触を避ける

お客様同士が接触しないように、10:00-11:30/13:00-14:30/14:30-16:00の3つの時間枠を設定し、この枠のお客様数を予約制にして管理することにしました。

この予約方法は既存の会議室予約システムを使い、コストを掛けずに運用できたことは我ながらナイスアイデアだと思いました。


お客様のご見学時間は通常より短めの60分を目安にルール設定しました。


また、お客様1組あたりは5名様までとして、密にならないようにご理解をいただくことになりました。
お客様の人数が多くなりますと、オフィス説明員も声を大きくする必要が生じますので、その観点からも制限させていただいています。

お客様への給茶

お客様との商談には、会議室を利用し、定員は従来の半分としました。
ここは社員も同じく、向かい合わせに座らない・ドアは解放したまま・時間は60分位内としました。

おもてなしの給茶についてですが、コーヒーやお茶出しは感染リスクの観点から見送りまして、賛否ありましたがペットボトルでの対応となりました。

ちょっと味気なく寂しいのですが、ご理解頂けると幸いです。

オフィス説明員のルール(アテンド)


1969年に開設したライブオフィスは、コクヨにとってお客様へ働き方をお伝えする大切な場所です。

そのため説明する社員も熱弁になりがちですので、少しお聞き苦しい点もあるかもしれませんがフェイスシールドは必須としました。
フェイスシールドは、新品は総務で管理し、使用後は個人で洗浄して管理するようにしました。


手前みそですが、このフェイスシールドはコクヨのファイル製造工場で作っています。
クリヤーホルダー素材やファイル作成の技術が使われているそうで、社会のお役に立てる製品として発売されていることを嬉しく思います。


フェイスシールド.jpg


ライブオフィスご来場のお客様へ

まだまだ不慣れな点もございますが、社員一同でお客様が安心・安全にご来社できるように取り組んでいきたいと思います。

お客様の人数制限がございますのでHPでの一般募集まではまだ出来ていません(2020年8月時点)が、早く公開して皆様をお迎えできる日を楽しみにしております。


霞が関オフィスのwithコロナ対策については、総務ブログでご紹介していますので、ぜひそちらもご覧いただければと思います。


【関連記事】霞が関オフィスのwithコロナ対策をご紹介


総務本社担当として、社員の為の「新しい働き方ガイドライン」の策定、お客様の来社ルール設定についてのお話をさせていただきました。
少しでも皆様のお役に立てれば、幸いです。



●●●コクヨマーケティング働き方ガイドライン●●●

コクヨマーケティング株式会社では、オフィス再開にあたり職種別の行動指針やオフィスでの感染症対策をまとめた「働き方ガイドライン」を作成し運用を開始しています。

これからガイドラインや運用ルールを作成される方、他社のガイドラインを参考にしてみたい方にお役立ていただける内容となっております。

資料をご希望の方は、こちらからお問合せください。


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