最近、残業が増えてきた部下。声をかけてみると「優先順位をつけなきゃいけないのはわかってるんです。でもメールやメッセージの通知が次々来て、気づいたら夜で・・・」その言葉を聞いて思い出したのは、かつての自分自身でした。
デスクには書類が散乱し、PCには未読メールがずらっと並ぶ。やるべきことを整理しようとしても、その間にも新たな通知が・・・そんな様子が手に取るようにわかるのは、新人の頃の私も同じ状態に陥ったことがあったから。でも同時に、働き方を少し変えるだけで驚くほど余裕が生まれることも体験してきました。
朝の静寂に救われた話
きっかけは、来客の都合で普段より早く出社しなければならなかった日のことです。早く出社する分、前日は残業できなかったので、来客までの間に片付けようと思っていた事務作業がありました。ところが、その作業が普段よりずいぶん早く完了してしまったんです。
普段ならだらだらと片付けがちな事務作業も、遅く残ってやるより朝イチの方が頭が回るんですよね。これに気づいてからというもの、私は意識的に朝に業務のボリュームを置くようになりました。前日遅くまで残業するくらいなら、帰り際に「明日の朝、これだけは終わらせる」と付箋に書いて帰る。翌朝一番に、そのタスクに集中する。朝の脳は本当にクリアで、午後の何倍も効率的なんです。
メール通知に振り回されない！
もうひとつ効果があったのが、メールとの付き合い方を変えたことです。
ある時、人間の脳は一度中断すると元の集中状態に戻るまで平均23分かかるという記事を読み、衝撃を受けました。メールのデスクトップ通知は便利ですが、通知が来るたびに反応することで、一日に何十回も集中状態を途切れさせていたんですね。
そこで思い切って、メールチェックは「3時間に1回」を目安に集中時間を設けて、それ以外の時間はメール通知をオフにすることに。最初は不安でしたが、本当に緊急な場合は電話やSlackで連絡をくれることもあり、ほとんど影響はありませんでした。まとまった集中時間が取れることで、業務の質も上がったように思います。
5分短い会議が余裕を生む
管理職の立場として取り組んだのは、会議の見直しです。たとえば1日8時間のうち5時間が会議で埋まっていたら、終わる仕事も終わらないですよね。
そこで試したのが、30分会議を25分で終わらせるのを目標にすることでした。前日までに議題と資料を共有し、当日はメンバーにも「25分終了を目指そう」と共有します。不思議なもので、その意識があると人は要点を絞って話すようになるんです。
会議の効率化につながるだけでなく、生まれた5分間が次の準備や移動、ちょっとした息抜きの時間になります。この小さな余白が、一日の流れを驚くほどスムーズにしてくれました。
これらの方法は、特別なスキルも予算も必要ありません。必要なのは「少しだけ今のやり方を変えてみる」ことだけです。
もちろん、その人に合ったやり方はあります。だから部下にも「全部取り入れなくても大丈夫だよ」と伝えて、自分のやり方を話してみました。
しばらく経ってから、部下が報告してくれました。「朝に重要な仕事を先に終わらせるようにしたら、午後の時間の使い方が変わってきました。少し余裕が生まれた気がします」。その笑顔が前に比べてずいぶん明るくなっていることに、私も嬉しくなりました。
小さな変化が大きな余裕に。皆さんも明日から、1つだけ試してみませんか？
