法人が引っ越しするときに必要な手続きとは｜住所変更や登記はどうする？

法人が引っ越しをするには、個人の引っ越しとは異なる手続きが必要です。初めてオフィスを移転するという場合は、事前に必要な手続きなどについて確認しておきましょう。
この記事では、これからオフィスや事務所の引っ越しを考えている経営者や担当者の方に向けて、法人の引っ越しについて詳しく解説します。

法人の引っ越しは準備に時間がかかる

オフィスや事務所の引っ越しは、事前に検討しておくべき項目がたくさんあります。新しいオフィスのレイアウトや配線の設計、インターネット環境の整備、取引先への移転案内など、個人の引っ越しよりも多くの準備が必要です。また、役所への各種手続きも必要となってきます。
引っ越しのために会社を長期間休業するわけにはいかないほか、法人の引っ越しには、約8か月程度の準備期間が必要ですので、限られた期間でスムーズに進められるように事前に綿密な準備をしましょう。

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法人が引っ越し前にすること

ここでは、法人が引っ越しする際に、事前に対応しておくべきことについて解説します。

解約通知

賃貸人（オーナー）と普通借家契約を結んでいる場合、1 年前から 6 か月前までの間に、相手方に対して更新をしない旨の通知（解約通知）をしましょう。6か月以内に解約する場合は、解約料が発生するケースもありますので、事前に現在入居中のオフィスの賃貸契約条件を確認しておくことをおすすめします。定期借家契約の場合は、予め賃貸人（オーナー）と入居時に契約した期間の満了をもって契約が終了します。

物件探し

新しいオフィスとなる物件探しを行います。駅からのアクセスや従業員数に合った広さなど、従業員が通いやすく、働きやすい環境を実現できるような物件を探しましょう。賃料などのコストや利用できる交通機関、周辺環境なども確認が必要です。引っ越しにより、賃料単価が下がったとしても、交通費がアップする場合は賃料の削減効果が得られない場合もあります。また、顧客、社外パートナーなど来客が多い場合は、駅から何分も歩かなければならないような場所は避けたほうがよいでしょう。

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新しいオフィスのレイアウトを決める

物件が決まったら、新しいオフィスのレイアウトを決めます。オフィスのレイアウトは、社員満足度や業務効率を左右する重要なポイントです。一人当たりのオフィス面積、部署ごとのエリアの広さや会議室の位置など、働き方に合わせてレイアウトを設計しましょう。
どんなオフィスにするかイメージが固まっていない場合は、事前に従業員に対しオフィスサーベイを実施して、新オフィスに必要なエリアや機能を検討する方法もあります。専門業者に依頼するとスムーズです。

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コクヨマーケティング株式会社では、物件探しから引っ越しまで、丸ごとサポートします。面倒な引っ越し準備を任せられるだけでなく、最適なレイアウトやオフィス家具の提案、現状調査まで対応します。

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引っ越し業者の選定

オフィスの移転を任せられる業者を選定します。個人の引っ越しと同じように、複数の業者に見積を依頼して費用やサービス内容を比較して選びましょう。移転に伴って廃棄したいものがある場合は、不用品の引取サービスを行っている業者に依頼してください。
引っ越しの検討からオフィス構築まで、数か月～１年以上かかる長期プロジェクトになりますので、オフィスづくりを一緒に進めるパートナー選びは、継続的なお付き合いができるかどうか 、自社が理想とするオフィスを実現できるのかなど、 費用だけではなく、複数の視点から比較・検討し 、慎重に進める ことが大切 です。

取引先への連絡

引っ越し先や引っ越しの日程が決まったら、取引先に新しい住所を報告しなければなりません。引っ越し作業で休業期間が発生する場合はその期間も知らせする必要があります。電話番号やFAX番号が変わる場合は、新住所とあわせて新しい番号も記載してください。
また、会社のサイトや名刺、社用封筒に記載されている住所や電話番号も変更が必要です。

荷造り

引っ越し業者や日程が決まったら、荷造りをして引っ越しの準備を進めます。備品や機材などをまとめ、壊れないようにしっかり梱包しましょう。ダンボールには部署や設置場所などがわかるように、見やすい場所にラベルを貼ります。
引っ越しのタイミングで不要なものを捨てるのもおすすめです。必要なものだけを新オフィスに持っていけるように、不用品の廃棄も同時に進めましょう。

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法人が引っ越し後に行うこと

次に、法人が引っ越し後に行うことについて解説します。

旧オフィスの原状回復工事

オフィスを退去するにあたり、 壁や天井、床等を 入居時の 状態 に戻して返却するのが一般的ですので、工事の範囲や期間、期限、指定業者の有無を貸主へ確認するようにしましょう。原状回復工事については、貸主指定の工事業者に発注するよう定められていることが比較的多いです。工事を実施してくれる業者は事前に手配しておきましょう。どこまでの原状回復が必要になるのかは、管理会社や大家さんに確認が必要です。解約手続きを進める際に、原状回復についても確認しておいてください。

梱包開封

引っ越し後は荷物が梱包されたままの状態のため、荷解きをしなければなりません。早く日常業務に戻れるように速やかに荷解きをして、新オフィスの環境を整えます。
法人の引っ越しは大量の梱包資材を使うため、開封後の処理についても考えておかなければなりません。ダンボールや緩衝材などの資材をどのように処理するのか、事前に調べておきましょう。
また、旧オフィスで書類削減が課題になっている場合は、引越し作業で書類の廃棄や整理も必ず行いますので、そのタイミングでファイリングを見直すことをおすすめします。

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電話やインターネット環境の整備

新オフィスで業務を開始するには、まず電話やインターネット環境を整備する必要があります。引っ越し日から電話やインターネットが使えるように、契約や業者の手配をしておきましょう。引っ越し後に従業員が電話の設置やパソコンの設定などに迷わないように、事前にマニュアルを作って配布しておくという方法もあります。

各種手続き

法人の住所が変わると、さまざまなところへ手続きしなければなりません。手続きに漏れがあるとトラブルに発展する恐れもあるため、あらかじめどのような手続きが必要になるのか把握しておきましょう。
具体的にどんな手続が必要なのか、次章で詳しく解説します。

法人が引っ越し後に必要な手続き

ここでは、法人が引っ越しした後に必要となる主な手続きについて解説します。
記載内容につきましては、全ての内容ではないこと、調査時点から変更している場合もありますので、提出書類や提出期限などの詳細につきましては、関係官庁にお問い合わせください。

法務局

法人の住所が変わると、法務局に登記の変更を報告しなければなりません。移転日から2週間以内に、管轄の法務局に変更登記申請書を提出しましょう。
申請には株主総会議事録、取締役会議事録などが必要になります。

税務署

法務局で登記変更手続きが完了したら、すみやかに税務署に必要書類を提出しましょう。具体的には、所得税・消費税の納税地の異動に関する届出書、給与支払事務所等の開設・移転・廃止届出書、移転完了後の登記簿謄本などが必要です。

労働基準監督署

労働基準監督署には、労働保険名称・所在地等変更届、労働基準法に関するもの、安全衛生法に関するものなどを提出します。

公共職業安定所

公共職業安定所には、移転した日から10日以内に雇用保険事業主事業所各種変更届を提出します。営業許可証や登記事項証明書など、記載内容を確認できる書類を添付して提出してください。

郵便局

旧住所に届いた郵便物を新オフィスに転送するために、郵便局に転居届を提出しましょう。引っ越し後しばらくは、旧住所宛に郵便物が送られてくるケースがあります。この手続は引っ越し前から提出できるため、引っ越し前に申請しておくと安心です。

年金事務所

年金事務所に提出が必要となるのは、適用事業所名称、所在地変更（訂正）届です。提出期限は移転後5日以内で、登記簿謄本のコピーを添付する必要があります。

警察署

社用車を保有している場合は、車庫証明をするために自動車保管場所証明申請書を警察署に提出しなければなりません。届け出の期限は特に定められていませんが、提出しなければ原則社用車は持てないため、すみやかに提出しましょう。

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必要書類一覧 

主な必要書類と提出先の一覧です。記載内容につきましては、全ての内容ではないこと、調査時点から変更している場合もあります。提出書類や提出期限などの詳細につきましては、関係官庁にお問い合わせのうえ、ご確認ください。

まとめ

法人の引っ越しは、個人の引っ越しよりも規模が大きく、たくさんの手続きが必要です。スムーズに移転して業務を再開できるように、事前に必要な手続きや作業について把握し、しっかり準備を進めましょう。

コクヨマーケティング株式会社では、オフィスの移転や改装をサポートしています。移転自体のお手伝いはもちろん、移転後のオフィス維持や運用まで、ワンストップで対応します。コクヨ社員が実際に働くオフィスが見られる「オフィス見学会」も実施していますので、お気軽にお問い合わせください。

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