オフィスの移転は、生産性向上・働き方改善などにつながる企業にとっての一大転機です。
しかし、やらなければならないことが山積みとなるため、円滑に進められるか不安に感じる担当の方も多いのではないでしょうか。この記事では、オフィス移転でやることのチェックリストを時系列順で解説します。
必要な届け出や、オフィス移転を成功させるポイントも解説していますので、ぜひ参考にしてください。
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本コラムでは、法人の引っ越しに伴う住所変更等の手続きについてご紹介しています。なお、本情報は一般的解説を目的としており、個別の法的助言ではありません。実際の手続きや提出期限は、企業の形態、地域、移転の規模などによって異なる場合があります。
記載されている情報は作成時点のものであり、法令改正等により変更される可能性があります。最新の正確な情報については、各管轄機関にお問い合わせください。当社は本情報利用による損害について責任を負いかねます。具体的な法的判断・行動は、必ず適切な専門家にご相談ください。
オフィス移転の流れに沿ったチェックリスト
オフィス移転を行う際には、業者選びやビルの選定、家具の購入、レイアウト検討、工事・施工の工程管理、引越しなど必要な手続きが多岐にわたります。
オフィス移転業務をスムーズに進めるためには、いつどのような業務が発生するのかを時系列で事前に把握しておくことが極めて重要です。
オフィス移転に必要な業務を抜け漏れなく行うために、チェックリストなどを活用し、スケジュール管理を行いましょう。
オフィス移転のスケジュールやチェックリストは、コクヨマーケティングのホームページから無料でダウンロードできますので、ぜひご活用ください。
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オフィス移転の13～15か月前までにやることのチェックリスト
規模の大小にもよりますが、一般的にオフィス移転には、物件探しを含めると約15か月程度の準備期間が必要です。
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移転の目的・方針の設定
担当者の選定・プロジェクトチームを発足し、現オフィスの課題の洗い出しを行います。必要に応じて社内ヒアリングや調査を行いながら、移転の目的や移転により達成したいことを整理しましょう。移転まで8か月を切っている場合や、担当者が十分な時間・知見を持たない場合は、オフィス移転を専門とする外部パートナーの支援サービスを利用するのも選択肢の一つです。
社内ヒアリング調査を行い社員満足度の高いオフィスを実現したい場合には、コクヨの働く環境診断「はたナビ(無料)」がおすすめです。詳しくはこちらのページをご覧ください。
現オフィスの解約について確認
いま入居しているオフィスの解約は、移転先オフィスの契約や全体のスケジュールに大きく影響します。賃貸契約書に書かれている以下の項目を事前に確認しましょう。
- 解約予告期間（いつまでに通知が必要か）の確認
- 解約予約
- 原状回復（借りたときと同じ状態に戻すこと）の条件・費用の確認
- 預託金（テナントの債務を担保するため借主が貸主に無利息で預け入れる金銭）の返却時期
- その他特約条項の有無の確認
解約予告期間は、一般的に「解約日の6か月前までに申し出が必要」とされていますが、契約内容により異なるケースもあります。違反すると違約金などがかかる可能性もあるため、事前に契約内容をきちんと確認しましょう。
注：この記述は一般的な傾向を示すものであり、すべての契約に適用されるものではありません。具体的な解約予告期間は、個々の契約書や適用される法律・規制によって異なる場合があります。
オフィスの解約手続きについて詳しく知りたい方は、ぜひこちらの記事も併せてご覧ください。
移転スケジュールの策定
前述のとおり、オフィス移転には大規模なプロジェクトの場合、1年以上もの期間を要します。移転の15か月前までには大まかな移転のスケジュールと、フェーズごとのやることリストを作成し、準備を進めましょう。
スケジュールは移転後の営業開始日から逆算して検討するとスムーズです。
移転先の物件探し、移転先物件の決定(12か月前までを目安に)
新オフィスの要件を整理し、移転先の物件を探します。まずチェックすべきなのは立地や社員の通勤時間・費用への影響、家賃・共益費・保証金・更新料といったコストです。電気容量・敷設可能な通信キャリア・空調・セキュリティなどのオフィスの設備や、周辺環境として飲食店・銀行・医療機関などの有無は働きやすさに大きく影響するため、忘れず確認しましょう。
また、オフィス物件を探す際は、候補となる物件に実際に足を運び、自身の目で現地確認し、移転日の12か月前までを目安に移転先の物件を決定しましょう。
現地確認のポイントは以下のとおりです。
オフィス占有部分の設備、景色、方角をチェックする
現地確認で実際にオフィスに足を運ぶ際は、第一にオフィス専有部分の設備を確認しましょう。
具体的な確認事項としては、オフィスの天井に取り付けられている照明器具のタイプや照度、空調設備(機器のタイプや動作時間)、温度調節が個別でできるのか、ビルで集中管理しているかなどが挙げられます。
また、窓からの景色(日中、夜間)や方角(西日の入る方向や日当たり)はオフィスレイアウトを考える際に大切な情報となりますので、現地でしっかりと確認しましょう。
オフィス物件の周辺環境をチェックする
オフィス周辺の環境の悪さは、社員のモチベーションの低下につながるため、契約前に必ず、現地の環境の確認を行いましょう。飲食店やコンビニ、弁当店、郵便局や社用車カーシェアなどが徒歩圏内にあると便利です。
ビル周辺の治安にも注意が必要です。残業で遅くなった場合でも安心して帰れるかどうか、夜間の周辺環境もチェックすることをおすすめします。
オフィス物件の共用部分の設備・整備状況を確認する
オフィス物件の共用部分が整備されているかどうか、中でもエントランスは来訪客の印象に残るため、管理が行き届いている物件を選ぶ必要があります。また、デザインが自社のイメージに合うかどうかもよく見ておきましょう。来訪者がビルに入って最初に感じるエントランスの雰囲気は会社のイメージに直結します。明るく開放的なエントランスであれば入りやすく良い印象を抱くでしょう。
その他、ゴミ集積場やセキュリティ、エレベーターやトイレの数、入居中の企業の情報など、上記で挙げた以外にも現地確認のポイントは多数あります。
オフィス移転先のビル選びについてもっと詳しく知りたい方は、こちらの記事を併せてご覧ください。
業者の選定
各作業をどの業者に依頼するかを検討します。主な依頼先は以下のとおりです。
- 移転先の物件・仲介：不動産業者
- 移転先のレイアウト、工事、施工：設計、内装、工事施工業者
- オフィス環境の整備：オフィス家具、OA機器業者、リース業者など
- 現オフィスの荷物を移動する：引っ越し業者
- 現オフィスを入居前の状態に戻す：原状回復業者
個別に依頼すると、調整の煩雑さや費用、部分最適に陥る懸念があるため、移転プロジェクト全体をアウトソースまたは、オフィス移転にかかる各工程をワンストップで対応できる業者に一括で依頼するケースもあります。
オフィス移転を業者に依頼する際のメリットや選定のポイントについて詳しく知りたい方は、ぜひこちらの記事もご覧ください。
オフィス移転の3～12か月前までにやることのチェックリスト
オフィス移転の3～12か月前までを目安に対応すべきことを解説します。
レイアウトの検討
移転先オフィスの動線・レイアウトは、効率性・安全面や社員の声などを十分に考慮したうえで検討を進めましょう。主にやることは以下のとおりです。
オフィスレイアウトのコンセプトを決める
オフィスレイアウトを考える中で「コンセプトを決めること」は、最も大切な軸です。
オフィス移転の目的や移転後に実現したい働き方など、これから在りたい姿を考えながら、具体的なコンセプトを決めましょう。
オフィスレイアウトのコンセプトを決める方法や社員が働きやすオフィスレイアウトにするコツを知りたい方は、こちらの記事も併せてご覧ください。
最後に、移転の目的に沿ったレイアウトになっているかの最終チェックを行います。
内装の検討
レイアウトと共に内装工事の検討も併せて行いましょう。
内装は、オフィス全体の印象や使い勝手を左右する重要なポイントですので、慎重に検討を進めることが大切です。
オフィスコンセプトを反映したデザインになっているか、内装に使用するカラーや柄は、企業イメージと合っているか、使いやすい位置に電源が配置されているか、予算内に費用は収まるかなどを確認しながら計画を進めましょう。
工事範囲や内容によって、工事にかかる期間や費用が大きく変わります。内装工事にこだわるほど、費用や工期は多くかかる傾向があります。オフィス移転全体のスケジュールやコストに大きく影響する部分ですので、費用相場や工事内容、工事に必要な期間を事前に業者へ確認し、計画的に進めることが大切です。
オフィスの内装工事の費用相場や節約のポイントを詳しく知りたい方は、こちらの記事を併せてご覧ください。
オフィス家具やインフラの手配
レイアウトの検討と同時並行で、インテリア・インフラの手配を進めます。やることは以下のとおりです。
- 家具・OA機器や廃棄するものの洗い出し
- 電話回線、LAN工事などの手配
- リース品の継続可否の判断
- 見積もりの取得
電話回線やインターネットなどの通信インフラは稼働に大きな影響を与えるため、トラブルに備えた対策が必要です。事前の動作検証を行いましょう。
各業者との契約・打ち合わせ・発注
移転にかかわるすべての業者と打ち合わせを進めます。このとき、認識に齟齬が生じたまま話を進めて全体の進捗に大きく影響することもあります。業者の作業範囲や、いつまでに何を進めるのかといったスケジュールは、入念に確認しましょう。工事や備品類の発注は移転日の約5か月前までを目安に行いましょう。
オフィス移転の1～2か月前までにやることのチェックリスト
会社移転の2か月前までを目安に対応すべきことを解説します。
取引先への挨拶の準備
挨拶先のリストアップや挨拶状の手配を進めましょう。取引先以外にも、会計士事務所・弁護士事務所などの業務委託先、各種加入団体、定期購読している雑誌・新聞、会員制サービスなどや消耗品の購入先への通知が必要です。
書類・備品などの住所変更
現住所の記載がある書類・備品などは事前に洗い出し、移転後すぐ変更できるよう準備しておきましょう。たとえばホームページ、社判、契約書・請求書、名刺、社員証、伝票、封筒などは確認が必要です。
社内周知・移転準備
円滑に移転を行い、通常業務への影響を最小限にとどめるためには、丁寧に社内周知を行う必要があります。社内マニュアルには移転の目的や新オフィスのレイアウト、荷造りの役割分担、当日のクライアント対応、トラブル時の問い合わせ先、当日のタイムスケジュールなどを記載します。マニュアルを配布するだけでなく、社内説明会も開催しましょう。
オフィス移転に伴う社内説明会資料(引っ越し説明会)のフォーマットをご用意していますので、ぜひご活用ください。
移転当日は業務がストップし、通信設備などの調整に時間がかかる可能性があります。当日に慌てないよう業務調整を促すことも大切です。
施主検査
実施図面どおりに工事が行われているか、家具やOA機器の配置が依頼どおりになっているかなど、入居前の最終的な確認を行います。
オフィス移転当日～1か月以内にやることのチェックリスト
会社移転当日～1か月以内を目安に対応すべきことを解説します。
移転当日の作業確認・立ち合い
当日は、荷物搬出・搬入時のトラブルなどを避けるため、新旧オフィスそれぞれでの立ち合いが必要です。また、自分たちがつけたものではない傷があった場合は、養生前に撮影しておきましょう。荷物が漏れなく届いているか、破損がないかも確認してください。
原状回復工事の完了・引き渡し
引っ越し作業が完了したら、原状回復工事に着工します。撤去や修繕をして、解約日までに引き渡しを行います。事前の打ち合わせ通りに施工が進んでいるか確認するため、定期的に進捗報告するよう依頼しておきましょう。
口座・クレジットカード情報の変更
銀行口座や法人契約のクレジットカードは、早めに住所変更しましょう。銀行口座は窓口やWebで変更できます。クレジットカードはWebで必要書類を取り寄せ、手続きを進めます。手順や必要書類は銀行・会社によって異なるため、事前に問い合わせましょう。
各機関への届け出
会社移転時には、各所への届け出が必要です。届け出が必要な主な機関は以下のとおりです。
- 法務局（登記所）
- 税務署
- 社会保険事務所
- 労働基準監督署
- 公共職業安定所（ハローワーク）
- 郵便局
- 消防署
届け出は期日が設定されているものもあるため、漏れ・遅れなく対応しましょう。
オフィス移転の際に必要な行政手続き
会社移転に伴い届出が必要な書類と届出先を紹介します。
会社移転の際に必要な主な届け出の届け先・種類・提出期限は以下のとおりです。
変更がある可能性もございますので、提出書類や提出期限などの詳細は各関係官庁に確認のうえ対応をお願いします。
オフィス移転に伴う行政手続き一覧
| 手続き・届出 | 提出先 | 提出期限 | 備考 | チェック |
|---|---|---|---|---|
| 本店移転登記 | 移転前の管轄法務局（登記所） | 移転後2週間以内 | □ | |
| 支店移転登記 | 支店管轄法務局（登記所） | 移転後3週間以内 | □ | |
| 異動届出書 | 移転前の管轄税務署 | 移転後速やかに | □ | |
| 法人住所変更届 | 税務署 | 移転後1ヶ月以内 | 税務署、都道府県税事務所、市区町村役所にそれぞれ提出が必要。地域によっては一括申請が可能な場合あり。オンライン申請の可能性も要確認。 | □ |
| 法人住所変更届 | 都道府県税事務所 | 移転後1ヶ月以内 | 同上 | □ |
| 法人住所変更届 | 市区町村役所 | 移転後1ヶ月以内 | 同上 | □ |
| 給与支払事務所等の開設・移転・廃止届出書 | 移転前の管轄税務署 | 移転後1ヶ月以内 | □ | |
| 健康保険・厚生年金保険適用事業所名称／所在地変更（訂正）届 | 移転前の事業所の所在地を管轄する年金事務所 | 移転後5日以内 | □ | |
| 労働保険名称・所在地等変更届 | 移転先の管轄労働基準監督署 | 変更のあった日の翌日から10日以内 | 労災保険に関する手続き | □ |
| 雇用保険事業主事業所各種変更届 | 公共職業安定所（ハローワーク） | 移転後10日以内 | □ | |
| 健康保険・厚生年金保険 被保険者住所変更届 | 年金事務所 | 移転後遅滞なく | □ | |
| 事業開始等申告書（移転） | 都道府県税事務所 | 移転後1ヶ月以内 | □ | |
| 自動車保管場所証明申請書 | 管轄警察署 | 移転後速やかに | □ | |
| 防火対象物使用開始届出書 | 移転先の管轄消防署 | 使用開始前 | 具体的な期限は各消防署に確認が必要 | □ |
| 防火対象物工事等計画届出書 | 移転先の管轄消防署 | 工事開始の7日前まで | 改装工事等がある場合に必要 | □ |
| 防火・防災管理者選任（解任）届出書 | 移転先の管轄消防署 | 選任後速やかに | 新たに防火管理者を選任する場合 | □ |
| 消防計画作成（変更）届出書 | 移転先の管轄消防署 | 作成・変更後速やかに | □ | |
| 転居届 | 郵便局 | 移転先住所・移転日決定後なるべく速やかに | 旧住所宛の郵便物の転送サービスを受けるため | □ |
- 本表は一般的な行政手続きの概要を示すものです。実際の手続きや提出期限は、企業の形態、地域、移転の規模などによって異なる場合があります。
- 記載されている情報は作成時点のものであり、法令改正等により変更される可能性があります。最新の正確な情報については、各管轄機関にお問い合わせください。
- 一部の手続きでは、オンライン申請が可能な場合があります。詳細は各機関のウェブサイトをご確認ください。
- この表に記載されていない追加の手続きが必要となる場合もあります。特に、業種特有の許認可や届出が必要な場合は、関連する行政機関にご確認ください。
- 手続きの遅延や漏れは、事業運営に支障をきたす可能性があります。余裕を持ったスケジュール管理をお勧めします。
- 専門的なアドバイスが必要な場合は、税理士、社会保険労務士、行政書士などの専門家にご相談ください。
「行政手続き一覧表」をご用意しています。こちらからダウンロードのうえ、ご活用ください。
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オフィス移転費用を節約する方法
オフィスの移転費用を節約する方法をご紹介します。
オフィス移転は一社にまとめて依頼する
移転費用を節約するには、「引っ越し・内装工事などをトータルで行う事ができる一社にまとめて依頼する事」がおすすめです。オフィス設計、内装工事、引っ越しなどの各工程をそれぞれの業者に依頼すると、各々で初期費用がかかる可能性があるだけでなく、打合せ、工程調整などの時間や手間もかかります。オフィス移転をワンストップで対応できる会社に依頼することで、前述のデメリットを解消することが可能です。
コクヨマーケティングでは、オフィス移転の専門スキルを持ったメンバーがオフィス設計から内装工事、引っ越しまでワンストップで対応いたします。
また、不動産業者様をご紹介することにより、お客様の物件探しのお手伝いもさせていただきます。ぜひお気軽にご相談ください。
コクヨマーケティングのオフィス移転サービスについてもっと詳しく知りたい方は、こちらのページをご覧ください。
【関連コンテンツ】コクヨマーケティングのオフィス移転サービス
▼オフィス移転の費用相場を詳しく知りたい方はこちらの記事をご覧ください。
オフィス移転のメリット・デメリット
オフィス移転を社員の働きやすさ改善につなげるために、メリット・デメリットも押さえておきましょう。
好立地な場所や最新の設備を備えたオフィスビル等に移転することにより、以下のようなメリットが想定されます。
社員のモチベーション向上
ブランディング強化
優秀な人材の確保
定着率の向上
一方で、以下のようなデメリットも想定されます。
コスト
準備にかかる時間
手間
オフィス移転はメリットがある一方で、多くの時間・コストを要します。
失敗しないためには、適切な進め方と注意点を事前に把握しておくことが大切です。
オフィス移転の際に、今トレンドのオフィスデザインを取り入れて社員満足度の高いオフィスづくりをしたい方はこちらの記事も併せてご覧ください。
オフィス移転成功のポイント
オフィス移転はコスト・手間を要する大きなプロジェクトです。失敗を防ぐには、移転の目的の明確化が重要です。移転先の物件探しやレイアウト検討に着手する前に、まずは現状の課題の洗い出しから入り、移転後に実現したい働き方まで含め目的を整理しましょう。
また、平常業務への影響を最小限に抑えるため、スケジューリングやタスクの分散、社員への周知などの配慮も欠かせません。そして、移転業者の選定は、費用・デザインだけでなく、継続的な付き合いができるか・理想のオフィスづくりに対応できるかといった複数の視点から慎重に比較・検討しましょう。
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オフィス移転をスムーズに行うためには、「オフィス移転チェックリスト」を活用しながら、各工程で発生する業務を事前に把握し、計画的に進めることが大切です。
コクヨマーケティングのホームページでは、「オフィス移転のスケジュールややることをまとめたチェックリスト、行政手続き一覧表」などをご用意しています。
無料でダウンロードできますので、オフィス移転業務を進める上での拠りどころとして、ぜひご活用ください。
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まとめ
オフィス移転業務は、移転先物件の選定からレイアウト検討、工事・家具等の手配、各種届出、引っ越しなど、やることが多岐にわたります。そのため、いつまでに何をやらなければいけないのかスケジュールを明確にして対応を進めましょう。オフィス移転を成功させるには、オフィス移転を共に進めるパートナー(オフィス移転業者)の選定も重要です。
コクヨマーケティングでは、年間25,000件以上の豊富な実績から、お客様の働き方に合わせた空間提案を行っています。
オフィス移転はもちろん、移転後のオフィス維持・運用に至るまで、ワンストップでサポートします。また、コクヨの社員が実際に働くオフィスを体感いただける「オフィス見学会」を実施しています。気軽にお問い合せください。
オフィス移転・改装レイアウトの課題を解決します
