1.受付は「有人」それとも「無人」
受付という言葉を聞くと、「受付担当者がいる」受付と「カウンターの上に呼び出し用の電話が置いてある」受付のどちらかを想像する方が多いのではないでしょうか。コクヨ調べによるとオフィスの83%で来客者様用の受付が設けられており、その内訳は、有人受付が33%、無人受付が67%となっています。（オフィスデータブック2012年版より） 有人受付は、来訪者を手厚く対応しようという企業の姿勢を印象付けることが可能になります。一方で無人受付は、社員以外の方が自由に出入りできるスペースに人を常駐させないことにより、セキュリティ強化や飛び込み等の対応を制限できることが大きなメリットとなります。 受付・エントランススペースという空間を効果的に活用するためにはどちらが良いのか、検討した上で「有人」「無人」を選択しましょう。
2.セキュリティを確保するには
会社としての信頼を得るためには、犯罪・情報漏えいなどのリスク回避やリスクマネジメント対策の一環として、セキュリティの観点から受付を構築することが必要不可欠です。スチールパーティションで執務スペースと受付・エントランススペースを区切り、社員以外の無断侵入を阻止し、セキュリティを保ちます。 また、執務スペースの外に来訪者との打合せができるようなスペースを構築することで、オフィス内の重要な情報が来訪者に漏れる心配がないため、よりセキュリティを確保することが可能です。 打合せスペースは、簡易的に行えるオープンスタイルのものから、込み入った内容を話しやすいローパーティションで囲われたセミクローズなものまでシーンに合わせて利用できるよう様々なバリエーションを用意すると、利用頻度の高い空間になることが期待されます。
3.企業運営サポートのために
ここでは、企業運営サポートを実現するための有効なツールをご紹介します。社員が働きやすい空間であるのはもちろんのこと、来訪者の方にとっても快適な空間の構築を目指しましょう。 来客の際、担当者がすぐに対応できるとは限りません。そのため受付・エントランススペースにはロビーチェアを設置しましょう。ロビーチェアを選ぶ際は、スペースに合ったサイズのものを選ぶ他に、メンテナンスのしやすさや素材で検討するのがおすすめです。布・レザー・木彫等それぞれ性質や印象が異なります。企業イメージに合ったものを選び、空間の統一感を意識しましょう。 さらに、ロビーチェアにコーポレートカラーを採用することで、企業ブランドのアピールも実現します。コーポレートカラーを効果的に演出するには、受付・エントランススペース全体のカラーと合わせて検討を進めることが重要です。 またパンフレットスタンドを設置し、自社の製品パンフレットやイベント等のチラシやツールを入れて展示しておくことで、来訪者に対し、受付での待ち時間に企業の取り組みや姿勢を効果的に訴求することが可能です。さらに、来訪者にとっての快適な空間づくりのため、傘立てやコートハンガーを用意すると良いでしょう。セミナーや採用活動実施の際には、サインスタンドもあると便利です。 受付・エントランススペースで企業ブランドを発信することは、来訪者に「どういった企業なのか」「どういう取り組みをしているのか」等の企業情報を、空間の印象やチラシ・ツールから伝えることを可能にします。これがあるとないとでは、商談の進み方も少し変わってくると思いませんか？企業ブランドの発信が、商談を円滑に進める助けとなり、それが企業運営のサポートにつながっていくのではないでしょうか。
4.さいごに
今回は、企業運営をサポートする受付・エントランススペース構築のためのポイントをご紹介しました。 セキュリティ対策の検討に始まり、社員だけでなく来訪者にとっても快適な空間づくりを意識しながら検討を進めましょう。また、受付・エントランススペースで企業のブランド発信を行うことは、企業運営サポートの実現につながります。それが結果として、企業の生産性向上の一助ともなり得るのではないでしょうか。 コクヨマーケティングは、豊富な経験やノウハウからお客様に合わせた受付・エントランススペース構築を行っています。ご希望の方へは受付・エントランススペースのみの部分的なご提案も可能です。ぜひお気軽にご相談ください。
