オフィス(事務所)移転満足度を上げる！オフィスビルの探し方

オフィス移転の目的は、コスト削減やBCP環境改善などが挙げられますが、最近では、人材確保や働き方改革の視点で移転を 決める会社も増えてきています。

オフィス移転における真の目的を押さえ、目的に基づき、最適なビル選びをすることが、オフィス移転成功のための第１歩です。

このコラムでは、オフィス移転を成功させるために必要な要素である「ビル選び」に特化し、実際のビル選定に入る前に おさえておきたいポイントをご紹介します。

オフィスビル(事務所)契約までの流れ

以下が、オフィスビル契約までのおおまかな流れです。

現オフィスの課題抽出 ・オフィスの現状把握

現在入居中のオフィスの「各スペースの面積」や「稼働率(定量)」「使用状況(定性)」「OA機器の設置状況」 「什器の機能性や品質」「書類量」「照明や空調等の室内環境条件」などを調査します。そして、オフィスの現状分析 現状分析把握で得られた結果によって、改善の優先順位や方向付けを決定しましょう。

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情報収集

仲介業者へ問合せする前に、仲介業者や不動産会社のウェブサイトで、物件を下調べしましょう。 各社のウェブサイトで条件を入力すると、各会社所有のオフィスビル情報が調べられます。 複数の仲介業者や不動産会社のウェブサイトで様々な物件を見ることによって、 賃料や空室率などの傾向や、自分が探しているビルの特徴、仲介業者の傾向をつかむことができます。 このように事前に知識を得ておくと、ビル選びの際に自分の意志を持って判断することができるようになります。

要件整理

オフィスビルの傾向がつかめたら、「賃料」「坪数」「立地」「移転時期」の4つのポイントで、具体的な条件を設定します。 より希望に近い物件を絞り込んでいくことで、ビル探しをスムーズに進めることができます。

＜要件整理4つのポイント＞

賃料：移転によって現状よりも賃料を抑えたいのか、それとも今よりも好条件のビルに移転して、賃料を上げても良いのかを検討する。

坪数：移転によって現状よりもスペースを広くしたいのか、コンパクトにしたいのか。レイアウトプランと併せて検討する。

立地：移転によって、社員の通勤交通費がアップしたり、顧客先への交通費がアップしたりする場合も想定しながら、移転場所を検討する。賃料単価が下がっても、通勤経費によって賃料削減効果が相殺されてしまうことがあるので、事前にシミュレーションをしておく。

移転時期：賃料はビルの空室率や景気で変化するため、賃料が上がる局面か、下がる局面か、市況を踏まえながら移転時期を検討する。※同じビルでも、借り手優位の市場の 賃料と、貸し手優位の市場の賃料では、同じビルでも入居時期によって、坪あたりの賃料が 5,000円以上も違うケースもある。

仲介・不動産会社への問合せ

要件整理ができたら、仲介会社や不動産会社へ物件の問合せを行います。 オフィス仲介会社は、広範囲の情報を保持しており、タイムリーな情報を提供してくれます。 ※一般的に成約時に仲介手数料がかかります。(月額賃料の１か月分以下) また、オフィスビルを所有している不動産会社へ直接問合せを入れる方法もあります。 こちらは、手数料はかかりませんが、紹介物件は自社保有物件に限定されます。

比較・検討

仲介・不動産会社から提供を受けた情報から、希望する条件に近い物件があった場合は、現地に赴き 実際にそこで働くことをイメージしながら、周辺環境のチェックを行いましょう。 現地調査を経て候補先を絞ったら、「コスト」「ビルのグレードや規模」「設備や機能」 「立地や環境」「建物の利権関係」を具体的な物件データを用いて比較検討しましょう。

契約

候補物件を絞り込んだら、賃貸借の条件について、貸主と最終的な詳細協議・交渉を行います。 また、入居後に認識の相違によるトラブルなどが発生しないよう、館内細則や原状回復基準、 セキュリティ上のルールなど詳細の最終確認を行います。

【成功事例から学ぶオフィスデザイン3選】空間コーディネートのポイントを解説 | コラム | オフィス移転・レイアウト・デザイン | コクヨマーケティング

オフィスビル(事務所)選定時のポイント(フロア構造)

理想の働き方やレイアウトプランを実現するためには、ビル選びの際に「フロアの構造」もチェックすることが大切です。

チェックポイント①：フロア内の『柱の位置』に注意する
契約面積は、壁や柱の芯を基準に算出されます。
その為、数字上の契約面積は広くてもフロア内に中間柱が立っている場合は、その周辺に家具を配置することができず、デットスペースとなってしまう場合があります。
外周の柱 窓面に沿って、外周の柱がフロア内に立っている場合、窓面と柱の間は、使えないスペースとなってしまいます。

チェックポイント②：窓際に『ファインコイルユニット』があるかどうか確認する
窓際に、床置きタイプのファンコイルユニットが設置されている場合、ファンコイルユニット前はメンテナンススペースとして 空けて置かなくてはならず、その分、有効面積が狭くなってしまうため、注意が必要です。

オフィスビル(事務所)選定時のポイント(貸室形状)

下記がオフィスビルの代表的な貸室形状です。 貸室形状によって、オフィス全体のレイアウトや社員の働き方も変わりますので、 形状ごとの特徴をつかみ、働き方に合わせて最適なビルを選びましょう。

移転満足度を高めるために

オフィスビル契約までのステップとビル選定時のポイントについてご紹介させて頂きました。

移転満足度を高めるためには、単に組織変更や人数の増減に合わせて物件を選定するのではなく、 オフィス移転によって達成したい目的やコンセプトが反映できるオフィスを選ぶことが大切です。

コクヨマーケティングでは、オフィス移転に際して発生する様々な業務を専門的な視点でサポートさせて頂きますので、 ぜひ、お気軽にご相談ください。