オフィスづくりには、セキュリティに関する視点も欠かす事ができません。
特に個人情報などの取り扱いには厳重さが求められている今、流出する事故が起きれば、企業への信頼は大きく損なわれ、莫大な被害・損害を被る可能性があります。
顧客や取引先の信頼と、自社の企業価値を守るために、オフィスセキュリティ対策は必要不可欠なものです。
この記事では、オフィスセキュリティの重要性や、具体的な対策などについて、詳しく解説いたします。
オフィスセキュリティとは
オフィスセキュリティは「空間セキュリティ」と「情報セキュリティ」の2つに大きく分類されます。
「空間セキュリティ」とは、社員や得意先、宅配業者などといったオフィスに訪れる人の動線から考えるセキュリティです。
一方、「情報セキュリティ」とは、システムへのアクセス制限などの事で、情報資産を守るためのものです。
オフィスセキュリティ対策が重要な理由
オフィスセキュリティ対策はなぜ重要なのでしょうか。
ここでは、セキュリティ対策を行う主な理由を３つ説明いたします。
情報漏洩を防ぐため
オフィスセキュリティ対策を強化する最も大きな目的として挙げられるのが、情報漏洩の防止です。
企業では、顧客情報などの重要なデータを多く保有しています。
もしそれらが漏洩すれば、取引先や顧客からの信頼・信用を失ってしまい、大きな損失になる可能性があります。
社員を守るため
オフィスセキュリティ対策が不十分だと、不審者に侵入されてしまう場合もあります。
不審者が社内にいる状態は、社員が危険な目に合うリスクが高い状態です。社員への危害目的ではなくとも、窃盗目的の不審者が侵入・逃走する途中で、社員に怪我を負わせる可能性も考えられます。
オフィス内の資産を守るため
オフィスには現金や小切手、パソコンなど、様々な金銭的価値を持つ物品が保管されています。
不審者に侵入される事で、それらが盗まれたり、破損されたりするリスクがあります。これらの資産を守るためにも、セキュリティ対策は重要となります。
フィスセキュリティ対策は、企業内外から信頼を得るために必要不可欠
情報を守る事は、取引先や顧客との間に信頼関係を築く上で重要なポイントです。
情報漏洩が起こった場合、それにかかる補償額やシステムなどの改修費に留まらず、最悪の場合は企業の存続に影響を与えるリスクもあります。
情報漏洩は法によって罰せられる可能性もある
企業から外部へと情報を流出させてしまった場合、法律によって罰せられるケースがあります。
ここでは、情報漏洩に関係する代表的な法律を２つ説明いたします。
1つ目は「個人情報保護法（個人情報の保護に関する法律）」です。
個人を特定できる情報を取り扱う企業に対して適用され、個人情報の利用時に適切に保護する事が求められます。
２つ目は、「不正アクセス禁止法（不正アクセス行為の禁止等に関する法律）」です。
他人のIDやパスワードなどを不正に用いて、システムなどにログインする事を規制します。
また、不正アクセスを防止する側に対しては、防止対策を行う努力が求められており、情報漏洩のリスクに対して、社員それぞれが深く認識する必要があると言えるでしょう。
オフィスセキュリティ対策のポイント
ここでは、オフィスにおける情報漏洩の対策ポイントについて解説いたします。
情報資産を把握する
まずは、オフィスの情報資産を明確にしましょう。
有形無形の情報だけでなく、情報を利用している人、責任者、どのような媒体なのかといった詳細や情報の所在などを把握します。
情報資産の例としては、以下のようなものが挙げられます。
- 顧客情報
- 製品開発情報
- 技術情報
- 財務情報
- 人事情報
- コンピュータ
- サーバーやUSBスティック
- クラウドサービス
- 紙媒体で保管している資料
情報資産管理の課題と、対応策を確認する
情報資産の管理状況とリスクから課題を特定し、対応案をそれぞれ確認しましょう。
例えば、顧客情報などの重要データに社員全員がアクセスできる状態の場合、誤ってメールに添付して外部へ送信してしまうなどのリスクが高まります。
アクセスできるメンバーを決め、アクセス権限を設定するなどによって、漏洩リスクを軽減させる事ができます。また、鍵がかかっておらず誰でも持ち出せる紙媒体の資料などは、パスワードや指紋認証が必要な書庫に保管するなど、それぞれの課題と対応案を確認しましょう。
セキュリティシステムやツールを導入する
目的に合わせて、セキュリティシステムやツールを導入しましょう。
一例としては、入退管理システムやセキュリティカメラなどが挙げられます。自社にどのような課題があるのかを的確に把握し、その課題を解決できるものを導入しましょう。導入するものによってコストも異なるため、費用対効果などにも注意しましょう。
規定や運用・保守ルールを決める
セキュリティシステムやツールは、導入するだけでなく、どのような方針で運用するかを決める事が重要です。
情報セキュリティ対策の方針や行動指針を「情報セキュリティポリシー」として規定し、組織内で共有する事でセキュリティに対しての意識を高める事ができます。
また、誤操作や紛失といった人為的なミスをなくすためには、運用・保守ルールの徹底が必要になります。
例えば、情報の共有や資料の管理方法、システム操作方法などをマニュアル化したり、研修を行ったりするなどの社員教育が必要です。
ゾーニングを考える
オフィスのゾーニングを行う際は、利用目的だけでなく、セキュリティの面についても考える事が必要です。
例えば、オフィスには顧客などが入れるオープンスペース、業務を行う執務スペース、機密性の高い資料の保管場所、サーバールームなど様々なスペースがあります。
セキュリティレベルの高いスペースは、エントランスやオープンスペースから離す方が望ましいなど、業務効率を意識しつつ、セキュリティを維持する動線確保などについても考えながら、ゾーニングしていく事が重要です。
ゾーニングを工夫する事によって、セキュリティにかかるコストをいくらか抑える事も可能です。
詳しくは、次の「オフィスセキュリティ対策にはゾーニングが重要」で説明いたします。
オフィスセキュリティ対策にはゾーニングが重要
ゾーニングのポイント
オフィスをゾーニングする際のポイントは3つあります。どのような点を意識すれば良いのか解説いたします。
＜用途別にスペースをリストアップする＞
まずはオフィスに、どのような用途や機能のスペースが必要かリストアップしていきましょう。
例えば、来客が多いなら広めのロビー、資料が多ければ保管庫、守秘性の高いミーティングが多ければ（目隠しや防音機能が備わった）会議室・ブースなどが挙げられます。また、機密性が高く、高度なセキュリティが必要な書類や物品なども把握し、保管場所が適切かどうかなども確認が必要です。
＜動線の確認＞
取引先や顧客、宅配業者といった社外の人の動線を、しっかりとチェックしましょう。
これに伴い、社員が来客対応しやすい動線かどうかも、検討が必要となります。セキュリティと業務効率の２つの面から動線を考える事が大切です。
＜各ゾーンのセキュリティ＞
ゾーニングしたら、各ゾーンに適したセキュリティを決めましょう。セキュリティレベルは、５段階に分けられます。
レベル１：オフィスに用のある方が一定の監視の元に出入りできるエリア（例：エントランス）
レベル２：許可を得た方が、限定された範囲で利用できるエリア（例：来客スペース）
レベル３：社員、もしくは許可を得たパートナーが、社員同伴で利用できるエリア(例：執務スペース)
レベル4：一般社員が認証カードによって出入りできるエリア(例：役員ゾーン)
レベル５：特別に許可を得た社内メンバーのみが「必要時」に利用するエリア(更衣室、サーバールーム、重要書類収納庫)
ゾーニングの注意点
ゾーニングについてしっかりと検討せずに、入退室管理システムやパーティションなどを導入してしまうと、使い勝手や業務効率が悪くなったり、運用が上手くいかなかったりします。
導入してから不備や問題に気付き、追加の対策によってコストが発生してしまうケースもあるでしょう。また、間仕切りを設置する際などは、建築基準法や消防法などに違反していないか確認も必要です。
オフィスセキュリティ対策の具体例
ここでは、オフィスセキュリティ対策を実施する場合の具体的なツールやシステムについて、ご紹介いたします。
防犯カメラ
防犯カメラを設置する事で、見られているという意識が働くため、不審者の侵入や社員の不正行為を防ぐといった効果が期待できます。エントランスやロビーといった人の出入りがある場所だけでなく、資料室やエレベーターなど目が届きにくい場所への設置も効果的です。
入退室管理システム
入退管理システムとは、社員や社外の人の入退出を管理するシステムです。
人の出入りを制限したい場所に設置するもので、権限を与えられた人だけが入室できるようになるため、セキュリティ強化につながります。入退管理システムの認証方法は様々ですが、主な方法は4つです。
テンキー方式
テンキー方式とは、出入り口にテンキーを設置して、設定された暗証番号を入力し、入室する認証方法です。
暗証番号を入力するだけなのでスムーズに入室でき、導入コストも比較的安くなっています。ただし、番号さえ分かれば誰でも入室可能なため、セキュリティレベルは低めです。
ICカード認証
ICカード認証とは、ICカードをシステムにかざして入室するタイプの認証方法です。
ICチップを社員証などに埋め込むため偽造されにくく、個人ごとの入退出の記録を取る事も可能です。ただし、カードを紛失したり、盗まれてしまったりするリスクがあります。
スマホ認証
スマホ認証とは、スマホに専用アプリをインストールして入室する認証方法です。
ICカードと似たような認証方法ですが、カードを発行する手間がなく、コストを抑えながら導入できます。また、ICカードのように紛失するリスクも低く、セキュリティレベルは高めです。
指紋や顔での認証
人の生体的特徴を利用した認証方法です。例えば、指紋や顔認証、虹彩や静脈認証などが挙げられます。
指紋や虹彩などは、一人ひとり異なるため、偽造される恐れがありません。安全性の高い認証方法のため、高いセキュリティレベルが求められるような場所に向いています。
金庫などの収納セキュリティ
漏洩による被害の大きい重要な機密事項などは、金庫や鍵付きの書庫などに収納しましょう。
この際、鍵の保管にも注意が必要です。誰でも持ち出せるようでは意味がないため、しっかりと管理しましょう。中には、ICカードや指紋、静脈認証を用いる金庫もあります。
シュレッダー
重要な書類をそのまま捨ててしまうと、二次利用される可能性があるため、シュレッダーにかけましょう。
クロスカットやスパイラルカットなど、書類の内容が判別しにくくなる裁断方法がおすすめです。裁断サイズが大きいと内容がわかりやすくなるため、導入前は忘れず確認を行いましょう。
パーティション、間仕切り
パーティションや間仕切りは、来客からの目隠しに有効です。
間仕切りであれば完全な個室空間をつくる事ができるため、よりセキュリティレベルを高める事も可能です。また、デスクトップパネルであれば、デスク上やパソコン周りといった手元だけを見えづらくし、不審者が侵入した際に気付きやすい環境をつくる事ができます。
サウンドマスキング
防音対策もオフィスセキュリティを高める方法の１つです。
ローパーティションや間仕切りを設置しても、環境によっては話し声が外に漏れてしまう事があります。コクヨの「サウンドマスキング」は、空調音のような背景音をわざと部屋に流す事で、音漏れを聞こえづらくなり、オフィス内のセキュリティ向上に役立ちます。
セキュリティ仕様のクリヤーホルダー
セキュリティに配慮した特殊なクリヤーホルダーを使う事によって、情報漏洩を防ぐ事も可能です。
コクヨの「クリヤーホルダー<セキュリティビュー>」は、特殊な地紋を施したシートを使用しており、書類を中に入れると、覗き見程度では詳細が読めなくなります。内容を外部に見られたくない書類の一時保管等に最適です。
まとめ
顧客情報や機密情報などの漏洩を防ぎ、社員全員が安心して働くため、オフィスセキュリティ対策は欠かす事ができません。
年間25,000件以上の豊富な実績をもつコクヨマーケティング株式会社では、お客様の働き方に合わせた空間提案を行っています。
ビルの選定からオフィスづくり、アフターメンテナンスまでワンストップサポートが可能です。
セキュリティ対策のご相談も承りますので、お気軽にお問い合わせください。
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