コスト削減を実現する文具事務用品の新しい管理方法とは ~サプライドックがお客様に選ばれる理由~

コクヨマーケティングでは、オフィスで使用する文具事務用品を一括管理する仕組みとして2018年から「サプライドック」という独自のソリューションを展開、現在100件を超えるお客様にご利用いただいています。 今回は、企業の永遠の課題である「コスト削減」という観点で、新しい文具事務用品の管理方法「サプライドック」についてご紹介します。

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文具事務用品管理の新しいかたち

コクヨでは、日々のオフィスカイゼンの取り組みから、サプライドックという独自のソリューションを開発、コクヨのライブオフィス見学会でもお客様に大変好評となり、2018年頃から販売を開始しています。

元々、全国にあるコクヨのオフィスでは、頻繁に使わない文具の置き場所として、オフィス内のコピーコーナーに「文具共有コーナー」を設置していました。
このコーナーには、テープカッターや穴あけパンチ、はさみなどが「型抜きシート」に配置され、「使ったら元の場所に戻す」運用で自然と整理整頓できる仕掛けにしています。

▼ 文具共有コーナー

サプライピット.jpg

一方で、「文具共有コーナー」に設置していない物は、部門ごとに発注・管理していた為、スペースやコストに無駄が発生していました。

そこで、共有文具以外の文具事務用品、例えばクリアファイルやふせん、ボールペンといった消耗品についても定番品を決め、合わせてコピーコーナーに設置し、一括管理する運用を開始。その場所を「サプライドック」と名付けました。

サプライドックには、補充カードをそれぞれのボックスに入れておき、残数が発注点を下回ったら補充カードを注文用のカゴに入れておくなどの、手間を掛けずに在庫状況が把握できる仕組みとしています。

それにより、発注や在庫補充などにかかる総務担当者の業務軽減に成功。当初課題であったスペースの効率化も実現しました。

▼「補充カード」による在庫管理で手間をかけずに在庫状況が把握できる

補充カード.jpg

【関連コンテンツ】文具事務用品一括管理<サプライドック>

購買コストの削減策

文具事務用品に限っては、一番安く売っている通販サイトを探すなど、1円でも安く購入することがコスト削減策であると考えられてきました。

しかし、単価軽減によるコスト削減は、ほぼ限界にきており、どこで購入してもコストメリットは似たり寄ったりの状況となりつつあります。
ところが、サプライドックを導入いただいたある不動産会社様では、導入1年後、文具事務用品の年間コストが約40%もダウンしていました。

さてこの企業様は、サプライドック導入前と比べて、何がどう変わったのでしょうか。

事例.jpg

コスト分解によるそのメカニズム

文具事務用品の年間コストが削減されたメカニズムを解説します。

当初、この不動産会社様では、部門ごとに文具事務用品を発注・管理しており、通販サイトでよくある“ボールペンが10本1パック”といった「大量パック」をよく購入されていました。この「大量パック」は、1本あたりの単価が安く設定されているため、単品で購入するより安く購入できるといったお得感があります。

ただ、部門別で文具事務用品を管理していると、ボールペン1本だけ発注したい場合、単価は高くても単品で購入するのか、単価を安くするために大量パックを選び在庫を発生させるのか?の選択に迫られていたのです。

ただし、この選択にはどちらにもコストを上げるリスクが存在しています。

部署別管理のリスク.jpg

しかし、サプライドックの導入がきっかけで、部門別の管理から総務による一括管理に変わり、在庫を共有化することで大量パックの商品も無駄なく使い切ることに繋がり、40%ものコスト削減に成功しました。

このことから、「一括管理という条件を満たせば、文具事務用品のコストは下げることが可能」であることが証明されたのです。

<サプライドック導入により>

共有使用する文具事務用品を「部門別管理から一括管理へ」
(発注単位が大きくなり、購入単価が下がる↓)×(無駄の発生がゼロ、購入数量が減少する↓)
このコストは購入費用の直接コストの部分です。

今回の内容には、間接的な業務コストについては言及していませんが、部門別管理からか一括管理に変化することで、発注~納品~支払に関わる工数の削減による間接コストの削減も期待できます。

サプライドックの更なる進化

障碍者対応モデルへの発展

サプライドックは「補充カード運用」により、在庫補充や発注作業にかかる総務担当者の負担を軽減するメリットがありますが、記号や色付けで業務を分かりやすくシンプルにすることで、障碍者の方でも運用管理ができるサプライドックも開発されました。大手企業様でも採用されており、安定した障碍者雇用に繋がるとして評価を得ています。 

世の中の流れ「オフィスからテレワーク・在宅勤務へ」

いま、新型コロナウイルス(COVID-19)の感染拡大防止のため、テレワークや在宅勤務が一般化し、オフィスのあり方や働き方は大きく変化しています。

一方で、オフィスに出社したときに、必要な文具事務用品がいつでもそこにある状態を実現するサプライドックの必要性も増すことになりそうです。

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よくあるご質問

オフィスの移転に関して

コストを抑えて移転を行いたいです。どんな方法がありますか?

コストを抑えた移転は、移転先ビルの選定から始まります。

お客様の働き方から、出勤率やオフィス機能を見極め、契約面積を最適化する事が重要になります。

ぜひ、移転先のビル検討からご相談ください。

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見積もりを依頼する際に用意しておくことはありますか?

移転費用は、オフィスの面積や諸条件によって大きく異なります。

基本的には弊社の担当者が現場へお伺いし、現地調査を行った上で、お見積りを作成いたします。

現状の平面レイアウト図や移転先の図面をご用意いただければ、より早くお見積りが可能です。

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見積もり段階での費用は発生しますか?

基本的にお見積りは無料で対応しております。費用が発生する場合は、事前にご連絡いたします。お気軽にご相談ください。

大体どのくらい前から準備をすれば良いですか?

平均8ヵ月~1年程度の準備期間が必要です。規模にもよりますが、短期の移転でもコクヨマーケティングなら、計画立案から移転先オフィス運用までのスケジュール提案・管理が可能です。

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オフィス移転の経験がないため、何から手を付ければ良いか分かりません

お客様の環境・状況によって、何から始めれば良いのかは全く異なります。
コクヨマーケティングでは、ヒアリングや現状調査を行う事で、お客様それぞれのゴールイメージを明確化し、いつまでに何を行う必要があるのかを適切にご提案いたします。

移転準備の業務まで手が回るか心配です

年間25,000件以上の実績を持つコクヨマーケティングは、お客様の移転プロジェクトを円滑に進めるために、移転先ビルの選定からオフィスの運用まで、ワンストップでサポートいたします。経験豊富な弊社のスタッフにおまかせください。

コクヨの働く環境診断 はたナビ プロに関して

申し込みから診断レポート発行までどれくらいかかりますか

コクヨの働く環境診断 はたナビ プロ」はお申し込みから診断レポートのご提出まで約3~4週間が目安となります。

何名から実施可能ですか

上限下限ともに、人数の制限はございませんが、より効果的な結果を得るため、1事業所あたり30名以上での実施をお勧めしております。30名未満の事業所様には、よりコンパクトで手軽な「はたナビ クイック」をご用意しています。ぜひお試しください。

属性別での分析は可能ですか

年齢・役職・性別・職種など、属性別での分析は可能です。詳細はお申し込み時にお問合せください。

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紙での実施も可能です。詳細はお申し込み時にお問合せください。

実施する単位は会社単位ですか

各事業所単位での実施をおすすめしています。

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問合せいただけますと、弊社担当者より回答させていただきます。

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PDF形式にてお渡しさせていただきます。

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