コラム

フリーアドレスとは?メリット・デメリット、成功のために実践すべき3つのポイントを解説!

オフィス移転やリニューアルを機に、社長から「うちもフリーアドレス導入を検討してみようか」と言われた場合、何からどのように対応すればよいのでしょうか?

フリーアドレスを導入することで、社内コミュニケーションの活性化や執務スペースの効率化が図れるなどのメリットもありますが、フリーアドレス用のデスクやイスを用意しただけではそのメリットを十分に活かすことができず、思ったような効果が得られないケースが多いのも現状です。

今回は、フリーアドレスのメリット・デメリットと共に、成功のポイントについてご紹介します。

1.フリーアドレスとは


フリーアドレスとは、オフィスの中で固定席を持たずに、ノートパソコンなどを活用して自分の好きな席で働くワークスタイルのことです。図書館の閲覧テーブルのように、個人席を決めずに空いている席を使う形式で、その時オフィスにいない人のスペースを有効活用できます。


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フリーアドレスと聞くと、IT企業やベンチャー企業など比較的自由度の高い会社新しい働き方と思われる方も多いかもしれませんが、近年では、中央省庁をはじめとして、様々な業種で採用されており、採用率は10年前と比較し、2倍近く増加しています。
(コクヨ調べ)

フリーアドレスの採用が増加している背景

<働く環境の変化>

今までは、自席に固定電話とデスクトップパソコンを置き、引き出しに入れた紙の書類を見ながら仕事をするというスタイルが当たり前でしたが、 ICT(情報通信技術)の進化により、働く環境が大きく変化しました。
無線LANが整備され、モバイルツールが普及し、紙の書類はデジタル化しクラウドで管理するなど、テクノロジーの進化により、物理的な阻害要因が無くなったことから、フリーアドレスという働き方がより現実的な選択肢の一つとなってきています。

<働き方の変化>
政府主導で進められている「働き方改革」。そのテーマのひとつがテレワークです。
テレワーク推進によって、オフィス以外の場所で仕事をするという働き方が広まりつつある中で、オフィスのあり方も見直されています。働く場所の選択肢が増えるにつれ、「社員の人数分座席を用意する」という従来のオフィスのスタイルから、人数の変化に柔軟に対応できるフリーアドレスが注目を集めています。


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2.フリーアドレスのメリット

フリーアドレスには、デスクを共用することで得られる“スペース効率の向上” というメリット以外にも、様々なメリットがあります。



<フリーアドレスのメリット>

▶組織変更・人数変更への柔軟な対応ができる
席と人が結びついていないので、組織変更やプロジェクトだけでなく、急なメンバー増減などもレイアウト変更工事が不要なため臨機応変に対応できます。


▶コミュニケーションの促進
日によって異なる様々な人と席を接して会話することで、チーム内に固定しがちなコミュニケーションが柔軟になり、新たな情報や発想を得ることができます。


▶自律的な働き方の促進
自分が集中しやすい場所など好みの場所を選んだり、今日の仕事に必要なものや環境を考えて仕事に向かうことで、仕事の組み立てに対して自律的に取り組むことができます。



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3.フリーアドレスのデメリット

メリットがある一方で、フリーアドレス導入後、「部署内のメンバーがばらばらの席に座ることで、一体感が弱まってしまう」「フリーアドレス化したにも関わらず、いつも同じ席に座ってしまう」「固定席という既得権がはく奪されて、社員のモチベーションが低下してしまう」といったデメリットが生じる可能性もあります。



<フリーアドレスのデメリット>

▶部下の管理の難しさ
UP
誰がどこにいるか、明確でないため、報連相がスムーズでなくなってしまうなどチーム内のコミニュケーション不足への不安を感じるケースもあります。


▶ワーカー個々の既得権益の喪失
固定席からフリーアドレスに移行することで、「今まであった既得権がはく奪された」と感じる社員が出てくるケースもあります。


▶ワーカー個々の負担増
フリーアドレスの場合、デスクや机は、そこで働く社員の共有物です。

その為、会議や外出で離席する際に、自分の荷物を全部持ってでなくてはならなかったり、帰宅時は、デスク上に何もない状態にしなければならないなど、固定席にはないルールに対応するために、ワーカー個々の負担が大きくなる傾向があります。



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4.フリーアドレスを成功させるための3つのポイント

フリーアドレスを成功させるには、導入時に想定される不安や課題に対して、事前に準備をしておくことが大切です。
メリットは生かしつつ、デメリットは、事前にきちんと対処しておきましょう。

そこで、フリーアドレスを成功させるために大切な3つのポイントをご紹介します。


ポイント① 目的を明確化させ、社員へ浸透させる


フリーアドレスを導入するとなると、「自分の席がなくなってしまうのではないか」などといった不安を持つ社員が必ず出てきます。


その為、事前に『フリーアドレス導入の“目的” 』を全社で、“目線合わせ” しておくことが大切です。

例えば、「部下の居場所がわからなくなる」という不安の声があったとします。
経営視点でのフリーアドレス導入の意図が「新しい価値を生むために、部門を超えたコミュニケーションを増やしたい」ということである場合などは、『経営層と社員がフリーアドレス導入の目的について、ディスカッションの場をもつ』というのが非常に有効です。

まずは、“目的” から理解してもらうように動いていきましょう。「フリーアドレス」は、あくまでも“目的” ではなく“手段” のひとつだということをディスカッションを通して、社員へ浸透させることが大切です。


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ポイント② 「運用」が維持できる仕組みを作る




運用ルールはどんなオフィスも必要ですが、特にフリーアドレスの場合は、維持する仕組みがないと、なし崩し的にフリーアドレスが形骸化する危険があります。
総務担当者だけでなく、利用する社員も参加する形で仕組みをつくりましょう。

例えば「チーム内のコミュニケーションが希薄になってしまうのではないか」という不安に対しては、エリアを決めて席を選ぶ「グループアドレス運用」を行う、新入社員や若手社員が多い部署は、フリーアドレスではなく、「席を固定」するなど、現場の状況も加味した上で、運用を決めることがフリーアドレスを維持する上で非常に重要です。



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ポイント③ 働き方をサポート「ツール」を用意する





社員は自席の代わりにどこでも仕事ができる環境を手にしたわけですが、それを支えるツールが十分でないと、仕事がしづらくかえって効率が下がる恐れがあります。

「パソコンや書類等、その日の仕事に必要な物の移動に手間がかかる」「荷物の置き場がない」など、固定席とは異なるフリーアドレス特有の困りごとに、前もってツールで対処しましょう。


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5.さいごに


このようにフリーアドレスとは、ただ席を共有すれば良いというわけではなく、目的を共有し、新しい働き方を支える運用ルールやツールを事前に準備することが非常に重要です。


フリーアドレスの導入を検討する際は、ぜひ今回ご紹介した成功のポイントを考慮してみてはいかがでしょうか。

コクヨマーケティングでは、フリーアドレス用の家具のご提案はもちろんのこと、実際にそこで働く方の視点に立った、快適に働くための運用方法や維持管理に関することまで幅広くご提案いたします。フリーアドレスの導入を検討中の方は、ぜひ、お問合せください。


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