コラム

いまさら聞けない、フリーアドレス成功のポイント

オフィス移転やリニューアルを機に、社長から「うちもフリーアドレス導入を検討してみようか」と言われた場合、何からどのように対応すればよいのでしょうか?

フリーアドレスを導入することで、社内コミュニケーションの活性化や執務スペースの効率化が図れるなどのメリットもありますが、フリーアドレス用のデスクやイスを用意しただけではそのメリットを十分に活かすことができず、思ったような効果が得られないケースが多いのも現状です。

今回は、どのように進めれば「フリーアドレスを成功させることができるのか」について考えていきたいと思います。

1.フリーアドレスとは


フリーアドレスとは、デスクを共用で利用することで、社員が自分の働き方に合ったスペースを自由に選択できるオフィス利用形態のことです。


フリーアドレスには、デスクを共用することで得られる“スペース効率の向上” というメリット以外にも、様々なメリットがあります。


<フリーアドレスのメリット>


▶組織変更・人数変更への柔軟な対応ができる
席と人が結びついていないので、組織変更やプロジェクトだけでなく、急なメンバー増減などもレイアウト変更工事が不要なため臨機応変に対応できます。


▶コミュニケーションの促進
日によって異なる様々な人と席を接して会話することで、チーム内に固定しがちなコミュニケーションが柔軟になり、新たな情報や発想を得ることができます。


▶自律的な働き方の促進
自分が集中しやすい場所など好みの場所を選んだり、今日の仕事に必要なものや環境を考えて仕事に向かうことで、仕事の組み立てに対して自律的に取り組むことができます。


ただ、その反面、「部署内のメンバーがばらばらの席に座ることで、一体感が弱まってしまう」「フリーアドレス化したにも関わらず、いつも同じ席に座ってしまう」「固定席という既得権がはく奪されて、社員のモチベーションが低下してしまう」といったデメリットが生じる可能性も考慮することが大切です。



▶ フリーアドレスの事例をご紹介


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▶コラム)フリーアドレスにおける防災備蓄の進め方


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2.フリーアドレスを成功に導くポイント


フリーアドレスを成功させるには、導入時に想定される不安や課題に対して、事前に準備をしておくことが大切です。
準備する上で大切な3つのポイントをご紹介します。


▶ポイント① 目的の明確化と社員への浸透
フリーアドレスを導入するとなると、「自分の席がなくなってしまうのではないか」などといった不安を持つ社員が必ず出てきます。
その為、事前に『フリーアドレス導入の“目的” 』を全社で、“目線合わせ” しておくことが大切です。
例えば、「部下の居場所がわからなくなる」という不安の声があったとします。
経営視点でのフリーアドレス導入の意図が「新しい価値を生むために、部門を超えたコミュニケーションを増やしたい」ということである場合などは、『経営層と社員がフリーアドレス導入の目的について、ディスカッションの場をもつ』というのが非常に有効です。
まずは、“目的” から理解してもらうように動いていきましょう。


「フリーアドレス」は、あくまでも“目的” ではなく“手段” のひとつだということをディスカッションを通して、社員へ浸透させることが大切です。


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▶ポイント② 運用が維持できる仕組み
運用ルールはどんなオフィスも必要ですが、特にフリーアドレスの場合は、維持する仕組みがないと、なし崩し的にフリーアドレスが形骸化する危険があります。
総務担当者だけでなく、利用する社員も参加する形で仕組みをつくりましょう。
「チーム内のコミュニケーションが希薄になってしまうのではないか」という不安に対しては、エリアを決めて席を選ぶ「グループアドレス運用」を行う、新入社員や若手社員が多い部署は、フリーアドレスではなく、「席を固定」するなど、現場の状況も加味した上で、運用を決めることがフリーアドレスを維持する上でとても重要です。


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▶ポイント③ 働き方をサポートするツール
社員は自席の代わりにどこでも仕事ができる環境を手にしたわけですが、それを支えるツールが十分でないと、仕事がしづらくかえって効率が下がる恐れがあります。「 パソコンや書類等、その日の仕事に必要な物の移動に手間がかかる」「荷物の置き場がない」など、固定席とは異なるフリーアドレス特有の困りごとに、前もってツールで対処しましょう。


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このようにフリーアドレスとは、ただ席を共有すれば良いというわけではなく、新しい働き方に挑戦し、それを支える運用ルールやツールを事前に準備することが非常に重要です。
フリーアドレスの導入を検討する際は、ぜひ今回ご紹介した成功のポイントを考慮してみてはいかがでしょうか。


▶資料ダウンロード)はじめてのフリーアドレス導入ガイド


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