コラム

【導入ガイド付き】フリーアドレスとは?メリット・デメリット、成功のために実践すべき3つのポイントを解説!

社会情勢の変化に対応するため、オフィスでの働き方を固定席からフリーアドレスに変更する会社が増えています。

フリーアドレスを導入することで、社内コミュニケーションの活性化や執務スペースの効率化が図れるなどのメリットもありますが、フリーアドレス用のデスクやイスを用意しただけではそのメリットを十分に活かすことができず、思ったような効果が得られないケースが多いのも現状です。

今回は、フリーアドレスのメリット・デメリットと共に、成功のポイントや導入の流れ、お役立ち資料、導入事例をご紹介します。



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1.フリーアドレスとは


フリーアドレスとは、オフィスの中で固定席を持たずに、ノートパソコンなどを活用して自分の好きな席で働くワークスタイルのことです。図書館の閲覧テーブルのように、個人席を決めずに空いている席を使う形式で、その時オフィスにいない人のスペースを有効活用できます。


フリーアドレスの座席運用方法


フリーアドレスと聞くと、IT企業やベンチャー企業など比較的自由度の高い会社新しい働き方と思われる方も多いかもしれませんが、近年では、中央省庁をはじめとして、様々な業種で採用されており、採用率は10年前と比較し、2倍近く増加しています。
(コクヨ調べ)

フリーアドレスの採用が増加している背景
<働く環境の変化>

今までは、自席に固定電話とデスクトップパソコンを置き、引き出しに入れた紙の書類を見ながら仕事をするというスタイルが当たり前でしたが、 ICT(情報通信技術)の進化により、働く環境が大きく変化しました。
無線LANが整備され、モバイルツールが普及し、紙の書類はデジタル化しクラウドで管理するなど、テクノロジーの進化により、物理的な阻害要因が無くなったことから、フリーアドレスという働き方がより現実的な選択肢の一つとなってきています。


また、新型コロナウイルスの感染拡大で、ソーシャルディスタンスの確保が求められている中、フリーアドレスならではの柔軟な運用がこの問題を解消できると期待されていることも増加の背景として挙げられます。



<働き方の変化>
政府主導で進められている「働き方改革」。そのテーマのひとつがテレワークです。
テレワーク推進によって、オフィス以外の場所で仕事をするという働き方が広まりつつある中で、オフィスのあり方も見直されています。働く場所の選択肢が増えるにつれ、「社員の人数分座席を用意する」という従来のオフィスのスタイルから、人数の変化に柔軟に対応できるフリーアドレスが注目を集めています。


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2.こんな場合はフリーアドレス導入を検討しましょう

以下に挙げた項目に当てはまる場合は、ぜひフリーアドレス導入を検討してみましょう。


✓部署間やメンバー間でのコミュニケーションを強化したい
固定席の場合、一般的に、部署単位で1島といったように、組織単位で区画分けをしてレイアウト組み、予め誰がどこの席に座るのかを指定します。

そのため、情報交換や日々のコミュニケーションを取る相手が、特定の人に限定されやすいという傾向があります。

一方で、フリーアドレスの場合は、基本的に、部署や組織の単位で席を割り当てるのではなく、空いている席に自由に座るという運用です。

毎日違う席に座り、日々、隣り合う人が異なることで、部署や組織を超えたコミュニケーションの活性化が期待できます。



✓オフィス空間を有効活用したい
フリーアドレスの場合、固定席とは異なり基本的には「社員全員分の座席を用意しない」ことが前提となるケースが一般的です。


例えば、日中外出することの多い営業部の席やミーティングで離席することの多い企画部の席は、座席の数を社員数の80%に設定するなど使用実態に合わせて最適化することでスペースの効率化を図ることができます。


また、フリーアドレスで効率化したスペースをWEBミーティングブースや集中ブース用の場所に転用することで、限られたオフィス空間を有効活用することが可能となります。

フリーアドレスのオフィスに最適なWEB会議ブース


✓ABWを意識した働き方にシフトしたい
「ABW」とはActivityBasedWorking(アクティビティ・ベースド・ワーキング)の略で、「時間」と「場所」を自由に選択できる働き方のことです。



元々は、オランダから始まったワークスタイルで、従来はグローバル企業で採用されるケースが多かったのですが、コロナ以降、ABW的な働き方というのは、テレワークや在宅勤務の導入と共に、日本企業にも急速に浸透しつつあります。


ただ、いきなり場所や時間を自由に選択する働き方にシフトするのは、制度や社員のマインド等の問題で難しいケースもあります。
そのため、AWBを推進する第1歩として、「オフィス内でABWを意識した働き方に挑戦してみる」というのもおすすめです。

具体的には、座席を固定席からフリーアドレスに変更し、集中して仕事をしたい時には、専用の個人ブースで仕事したり、リラックスしながらアイデアを練りたいときには、社内に設けられたカフェスペースで仕事をしたりと、仕事の内容によって、オフィス内のスペースを自由に選択するという働き方を取り入れ、段階的にABWを意識した働き方を定着させていくという方法です。


フリーアドレス導入と共に、専用の家具の設置やレイアウトの変更も伴いますので、オフィス移転やリニューアルの計画と一緒に進めましょう。


ABWを推進するオフィス

3.フリーアドレスのメリット

フリーアドレスには、様々なメリットがあります。



<フリーアドレスのメリット>

▶組織変更・人数変更への柔軟な対応ができる
席と人が結びついていないので、組織変更やプロジェクトだけでなく、急なメンバー増減などもレイアウト変更工事が不要なため臨機応変に対応できます。


▶コミュニケーションの促進
日によって異なる様々な人と席を接して会話することで、チーム内に固定しがちなコミュニケーションが柔軟になり、新たな情報や発想を得ることができます。


▶自律的な働き方の促進
自分が集中しやすい場所など好みの場所を選んだり、今日の仕事に必要なものや環境を考えて仕事に向かうことで、仕事の組み立てに対して自律的に取り組むことができます。



【関連コラム】フリーアドレスにおける防災備蓄の進め方


4.フリーアドレスのデメリット

メリットがある一方で、フリーアドレス導入後、「部署内のメンバーがばらばらの席に座ることで、一体感が弱まってしまう」「フリーアドレス化したにも関わらず、いつも同じ席に座ってしまう」「固定席という既得権がはく奪されて、社員のモチベーションが低下してしまう」といったデメリットが生じる可能性もあります。



<フリーアドレスのデメリット>

▶部下の管理の難しさ
UP
誰がどこにいるか、明確でないため、報連相がスムーズでなくなってしまうなどチーム内のコミニュケーション不足への不安を感じるケースもあります。


▶ワーカー個々の既得権益の喪失
固定席からフリーアドレスに移行することで、「今まであった既得権がはく奪された」と感じる社員が出てくるケースもあります。


▶ワーカー個々の負担増
フリーアドレスの場合、デスクや机は、そこで働く社員の共有物です。

その為、会議や外出で離席する際に、自分の荷物を全部持ってでなくてはならなかったり、帰宅時は、デスク上に何もない状態にしなければならないなど、固定席にはないルールに対応するために、ワーカー個々の負担が大きくなる傾向があります。



【関連コラム】フリーアドレスで失敗しないための、書類の管理方法について

5.フリーアドレスを成功させるための3つのポイント

フリーアドレスを成功させるには、導入時に想定される不安や課題に対して、事前に準備をしておくことが大切です。
メリットは生かしつつ、デメリットは、事前にきちんと対処しておきましょう。

そこで、フリーアドレスを成功させるために大切な3つのポイントをご紹介します。


ポイント① 目的を明確にし、社員へ浸透させる


フリーアドレスを導入するとなると、「自分の席がなくなってしまうのではないか」などといった不安を持つ社員が必ず出てきます。


その為、事前に『フリーアドレス導入の“目的” 』を全社で、“目線合わせ” しておくことが大切です。

例えば、「部下の居場所がわからなくなる」という不安の声があったとします。
経営視点でのフリーアドレス導入の意図が「新しい価値を生むために、部門を超えたコミュニケーションを増やしたい」ということである場合などは、『経営層と社員がフリーアドレス導入の目的について、ディスカッションの場をもつ』というのが非常に有効です。

まずは、“目的” から理解してもらうように動いていきましょう。「フリーアドレス」は、あくまでも“目的” ではなく“手段” のひとつだということをディスカッションを通して、社員へ浸透させることが大切です。



フリーアドレスの目的を定める
また、ディスカッションと併せて社員に対し、アンケートやサーベイなどを実施し、今の働き方やオフィス環境に対する課題をヒアリングするという方法も有効です。


新しい働き方に挑戦する際には、たとえ、社員全員の意見を反映できなくとも「納得感のあるプロセスを経る」ことが、新しい働き方に対するモチベーションを高める上で重要です。


【関連コンテンツ】オフィス移転やリニューアルの前に、課題を見える化!コクヨの働く環境診断「はたナビPro」




ポイント② 「運用」が維持できる仕組みを作る




運用ルールはどんなオフィスも必要ですが、特にフリーアドレスの場合は、維持する仕組みがないと、なし崩し的にフリーアドレスが形骸化する危険があります。
総務担当者だけでなく、利用する社員も参加する形で仕組みをつくりましょう。
例えば「チーム内のコミュニケーションが希薄になってしまうのではないか」という不安に対しては、エリアを決めて席を選ぶ「グループアドレス運用」を行う、新入社員や若手社員が多い部署は、フリーアドレスではなく、「席を固定」するなど、現場の状況も加味した上で、運用を決めることがフリーアドレスを維持する上で非常に重要です。


フリーアドレスとグループアドレス


ポイント③ 働き方をサポート「ツール」を用意する



社員は自席の代わりにどこでも仕事ができる環境を手にしたわけですが、それを支えるツールが十分でないと、仕事がしづらくかえって効率が下がる恐れがあります。



「パソコンや書類等、その日の仕事に必要な物の移動に手間がかかる」「荷物の置き場がない」など、固定席とは異なるフリーアドレス特有の困りごとに、前もってツールで対処しましょう。


<フリーアドレスにおすすめのツール>

・個人の荷物を収納するパーソナルロッカー
パーソナルロッカーとは、オフィスに設置する個人用収納庫のことです。
フリーアドレスの場合、固定席のような個人用のワゴンはありませんので、個人で使用する書類やパソコン、その他の仕事道具は、パーソナルロッカーで管理するのがおすすめです。
パーソナルロッカーには、PCの充電ができるコンセント付きのタイプや扉に郵便物の受け渡しに便利な“メール穴が付いたタイプなどがあります。
フリーアドレス用パーソナルロッカー


・荷物の持ち運びに便利なモバイルバッグ
パーソナルロッカーに保管した荷物を持ち運ぶためにおすすめなのが、モバイルバッグです。
PCやノートなど、その日の仕事に必要な道具を一式入れて持ち運べるようにすることで、席の移動をスムーズに行うことができます。
フリーアドレス時の荷物の持ち運びに便利なモバイルバッグ参考)コクヨ モバイルバッグ<モバコアップ>



・オープン空間でも自分だけの集中エリアが手軽に作れる!簡易ブース

フリーアドレス席で、一時的に周囲の視線を遮断し、集中して作業を行いたい時やWEBミーティングを行いたい時には、簡易ブースがおすすめです。デスクに立てて使用することで、手軽に自分だけの集中空間をつくることができます。フォーカスパネル参考)コクヨ FocusPanel(フォーカスパネル)※製品自体に防音・吸音機能はありません


【関連ブログ】フリーアドレスおすすめツールで課題解決!モバイルソロブース<フォーカスパネル>
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6.フリーアドレス導入の方法と流れ

フリーアドレス導入の流れをご紹介します。以下の手順に沿って進めましょう。


①フリーアドレス導入の目的を定める
「5.フリーアドレスを成功させるための3つのポイント」でご紹介したとおり、まずは、何のためにフリーアドレスを導入するのかを定め、社内で共有することが大切です。


②フリーアドレス対象者を決める
フリーアドレスを全部門に導入するケースは少なく、最適な部署に採用する方式が一般的です。
フリーアドレスの導入を進める際は、職種ごとの仕事の特性も考慮しフリーアドレス化するか、固定席にするかを決定しましょう。


「フリーアドレスに向いている職種」と「固定席に向いている職種」(参考例)
<フリーアドレスに向いている職種>
✓得意先への訪問など、外出することが多い営業部門や、会議・ミーティングが
多い企画部門
在席率が低い職種の席をフリーアドレス化することで、スペース効率が向上する

✓ノートパソコンやタブレットのみで業務ができる職種
→働く場所に関する物理的な制約がないため、フリーアドレスに
移行しやすい


<固定席に向いている職種>
✓総務、人事、経理=コーポレート部門や営業アシスタント(事務職)など、
社内から依頼や相談を受けることが多い部門
居場所(顔)がわかっていた方が、正確に効率よく情報が流れる

✓紙媒体の書類を多く扱う、現物・サンプルなどを手元に置いておかなければなら
ない、セキュリティレベルの高い資料を扱う職種
席を移動することにより業務効率が低下や情報漏えいのリスクが高まる
などのデメリットが想定される



上記は、参考例として挙げたものです。「固定席に向いている職種」の中でご紹介した職種に該当する場合でも、グループアドレス制など運用の工夫でフリーアドレス化が可能となるケースもあります。


③座席設定数
フリーアドレス対象者決定後、「座席設定率」を検討します。
座席設定率とは、フリーアドレス対象者のうち、オフィスに設置する座席数の割合です。


座席設定率によって必要な座席数が算出され、デスクの数やレイアウトが決まりますので、事前に検討しておくことが重要です。


④座席運用
座席の運用形態は、大きく分けて「完全フリーアドレス」と「グループアドレス」の2種類あります。それぞれのポイントを踏まえて、どちらで運用するか検討しましょう。


<完全フリーアドレス>
運用:エリアを限定せず、空いている席の中から選ぶ
ポイント:
・毎日、違う席に座り、普段の業務では接点のない部門のメンバーと隣り合うことで、社内コミュニケーションの活性化が期待できる
・座る席によっては、同じ部門のメンバーが近くにいない可能性があるため、連携が取りづらくなる場合がある


<グループアドレス>
運用:グループごとにエリアを指定し、指定された範囲内で席を選ぶ
ポイント:
・目的に応じたグループ設定にすることで、特定のグループ内のコミュニケーション活性化が期待できる
例)部門単位でグループを設定した場合、部署内の連携が取りやすくなる



⑤デスク等、ツールの検討
フリーアドレス用のデスクには、「ワーカー自身でレイアウト変更が簡単にできるキャスター付きのタイプ」や「パーツを連結することで人数の増減に対応できるロングデスクタイプ」「大型デスクタイプ」など様々なタイプがあります。
オフィスレイアウトやオフィス構築後の運用も見据えた上で選びましょう。
6_フリーアドレス用キャスター付きデスク.jpg
それぞれのデスクの特徴については、以下のコラムで詳しくご紹介しています。

【関連コラム】フリーアドレスデスクの選び方。種類や特徴、デスクを選ぶ前に検討すべき2つのポイントを徹底解説


また、パーソナルロッカーやモバイルバッグ等フリーアドレス用のツールについてもこのタイミングで検討しましょう。


【関連コラム】フリーアドレスで荷物の収納はどうする?事前にチェックしておきたいサポートツール
【関連コラム】フリーアドレスで失敗しないための、書類の管理方法について


⑥運用を社内に浸透させる
「新しい働き方や運用ルールを決めても社員に守ってもらえない」というケースは多く存在します。
そのようにならない為には、いくつかの工夫が必要です。


<運用ルールを社内に浸透させるための工夫>
・オフィス運用マニュアルを作成し公開する
オフィスの使い方や運用方法を明記したマニュアルを作成し、全社員が必要な時にいつでもアクセスできる場所に置いておきましょう。マニュアルを公開することで、今、オフィスで働いている社員への周知が可能となるだけでなく、中途入社の社員や転勤してきた社員に対する周知もスムーズに行うことができます。
【資料ダウンロード】オフィス運用ルールフォーマット


・社員説明会を実施する
マニュアルの作成と共に、社員に対して新しい働き方に関する説明会を行うというのも有効な手段です。


・社員参加型でルールづくりを行う
総務担当者の方だけで運用ルールを決めるのでなく、そこで働く社員にもルールづくりに参加してもらうことで、オフィスや働き方に対する興味関心を高め、スムーズなルールの浸透につながります。
【関連コラム】日々のカイゼンがオフィスを活かす




7.フリーアドレスお役立ち資料の紹介


フリーアドレス導入を進める際の参考資料をご紹介します。
こちらでご紹介する資料は、コクヨマーケティングのホームページから無料でダウンロードいただけますので、ぜひご活用ください。

・withコロナ時代におけるフリーアドレスのはじめ方(全15ページ)
Withコロナ時代に安心安全にフリーアドレスを導入する上でのポイントや、テレワークと併用する上での考え方などをまとめています。
7_withコロナ時代のフリーアドレスのはじめ方.jpg


・はじめてのフリーアドレス導入ガイド(全14ページ)
フリーアドレスご検討の方向け、基礎知識、メリット・デメリットなどフリーアドレス導入のポイントをご紹介しています。8_フリアドガイド.jpg


・残念なフリーアドレス事例から学ぶ「成功の秘訣」(全15ページ)
この資料では、よくある失敗事例と共に、フリーアドレスを成功させるための秘訣をご紹介します。ぜひ、フリーアドレスの運用のご参考としてご活用ください。9_残念事例.jpg


8.フリーアドレス導入事例

9.さいごに


今回は、フリーアドレスのメリットやデメリット、導入方法や成功のポイントなど、フリーアドレス導入前におさえておきたい基礎知識をご紹介しました。


フリーアドレスとは、ただ席を共有すれば良いというわけではなく、目的を共有し、新しい働き方を支える運用ルールやツールを事前に準備することが非常に重要です。



コクヨマーケティングでは、フリーアドレス用の家具のご提案はもちろんのこと、実際にそこで働く方の視点に立った、快適に働くための運用方法や維持管理に関することまで幅広くご提案いたします。フリーアドレスの導入を検討中の方は、ぜひ、お問合せください。


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