コラム

BCP

オフィスで行うBCP対策|ビルの選び方、オフィスの環境づくり、感染対策を解説

BCP対策とは、企業が緊急事態時に事業継続するための手段を事前に決めておく計画の事です。
近年、地震や水害に加え、新型ウイルスの流行など、備えるべきリスクが増えています。

BCP対策は、このような緊急時の被害を最小限に抑えるために必要とされます。今回は、具体的にどのような取り組みを行えば、よりBCPを強化する事ができるのか、オフィスづくりの視点から解説いたします。


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1.BCP(事業継続計画)とは


BCPとは「Business Continuity Plan」の頭文字を取った言葉で、企業が緊急事態時の被害を最小限に抑え、事業が継続できるように対策や方法をまとめた計画のことです。
大規模な自然災害やウイルスの流行、テロ攻撃や情報漏洩事故など、企業はあらゆる緊急事態が起きた際に、事業を継続・早期復旧させる必要があります。この記事では、自然災害とウイルス感染に対するBCPを中心に解説いたします。



2.BCPの進め方

ここでは、BCPの進め方を基本方針の作成から更新まで、8つのステップで説明いたします。


1.基本方針を決める
基本方針とは、企業活動における経営理念のように、BCPの軸になる部分です。BCP対策によって何を目指すのか方針をたて、社員へ共有する事で、有事の際も適切に動く事ができます。社員や顧客を守るため、取引先からの信用を守るためなど、自社の経営理念とすり合わせながら、自社に適した方針を考えましょう。


2.社内体制を整える
BCPのプロジェクトメンバー、チームなどの社内体制を整備します。BCP対策の内容は企業の複数の部門に関係するため、策定には部門を越えたプロジェクトチームを編成して進める場合が多いです。具体的には、運営の指揮を執る責任者や、社員の安否確認を行う担当、オフィスの安全確認を行う担当などの役割が挙げられます。また、緊急時に必要な取引先や協力企業との連携を担う担当者も決めておきましょう。


3.優先事業を決める
複数の事業を展開している企業の場合、優先的に復旧する事業を決めましょう。基本的には、優先度が高くなるほど、復旧までの目標時間を短く設定します。優先度の判断基準としては、「会社の売上に最も寄与している事業」「作業遅延により、損害が大きくなる事業」「市場シェアや会社の評判を維持するために重要な事業」などが挙げられます。


4.事前案を策定する
事業の優先順位が決まったら、さらに事業ごとの業務を洗い出し、復旧させる業務の優先順位をつけて事前案を策定します。中核事業が停止した場合、どのくらいの期間までなら会社の体力が持つのかを考慮する事が重要です。あらかじめ事業を継続させるための業務・リソースを把握し、復旧時間にどれ位かかるのか、あらゆる場合のシミュレーションを行う事で、より具体的な事前案を策定できます。リスクに関しては、電気・水道・インターネットなどのライフライン、道路や鉄道などの交通、社員・顧客の被害状況の3つに分類すると想定しやすくなります。事業に必要な資源が被災して利用できなくなった場合は、臨時従業員、資金、情報のバックアップなど資源の代替を確保する手段の検討が必要です。例えば、オフィスが水没してサーバーのデータが失われた場合、どの拠点のバックアップデータを活用するかなどを決めましょう。


5.BCP発動基準や体制を整備する
BCPを策定するためには必ず「BCPの発動基準」と「BCP発動時の体制・要員」を明確にする必要があります。発動基準が曖昧だと、発動に時間がかかる事で損害が大きくなる可能性があります。また、緊急時は冷静な判断が困難であるため、誰が誰に指示を出し、実際にどのような行動するのか、細かい部分まで具体的に決めると混乱が防げます。


6.社内で共有する
全社員が共通の情報にアクセスできるよう、これまでに定めたBCPを文書化しましょう。緊急時の対応手順を文書としてマニュアル化しておく事で、非常時にも社員がスムーズな行動を取りやすくなります。中小企業庁が用意しているフォーマット(BCP様式類)を使用する事で効率的に作成できるので、そちらも参考にしてみてください。


中小企業庁BCP策定運用指針


7.BCP文化を社内に根付かせる
BCP対策は、策定に関わったメンバーだけが内容を理解しているだけでは意味がありません。経営陣や全社員にBCPを共有し、万が一の時に実践できるよう、継続的な取り組みが必要です。例えば、定期的に社員研修・ディスカッション・勉強会を行う事で、BCPに対して意識を高める事ができます。最低限知っておいて欲しい内容は携帯カードにまとめる事も有効な方法です。


8.随時更新を行う
BCPは1度策定しても、必要に応じて更新が必要となります。タイミングとしては「社内の組織に大きな変革があった場合」や「国や業界のガイドラインが改定された場合」などが挙げられます。また、新型コロナウイルスなど、これまでになかったリスクの発生も、見直すタイミングの1つです。よって、定期的に見直す事で、経営環境や社会の変化に応じて更新し、実効性の高いBCPを維持するようにしましょう。



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3.BCPを意識したオフィスビルの選び方

オフィスビルをBCPの観点で選ぶ際には、耐震性能、ビルの防災対策、非常用電源、周辺環境の4つが重要です。


●耐震性能
少なくとも、1981年6月以降に建てられた「新耐震基準」を満たしている物件を選ぶ必要があります。オフィスビルの場合は建築に1~2年程度かかるのが一般的であるため、1983年以降のビルを選ぶと良いでしょう。旧耐震基準では「震度5程度の地震に耐えられること」としていましたが、新耐震基準では「震度6~7程度の地震で倒壊しないこと」と改正されています。ただし、1981年以前に建てられたビルであっても、もともと高い耐震性能を持っている場合や耐震補強工事によって新耐震基準を満たしている事もあるので、確認が必要です。


●ビル管理会社による防災対策
ビル管理会社による防災対策が充実しているか確認しておきましょう。具体的には、非常用の食料などが備蓄されているか、水道が止まってもトイレが利用できるよう水が蓄えられているか、などが挙げられます。また、防災訓練が実施されているかどうかも重要です。危機対策マニュアルがビル内の企業で共有されており定期的に防災訓練が実施されていれば、被害拡大を予防できます。


●非常用電源
非常用の蓄電池や自家発電施設があるかどうかもチェックしておきましょう。現在では大型ビルや新たに建てられた建物の多くは、大地震などで電力が止まることを想定して、非常用電源が確保されています。もし非常用電源がない場合は、ビル管理会社と交渉して蓄電池や発電機を導入する事も可能です。小さな蓄電池ならオフィスの一角に設置する事もできます。


●周辺環境
自治体が発行するハザードマップなどで、周辺環境を確認しておきましょう。川の氾濫や津波など、二次災害のリスクが高い事もあるからです。また、大規模な火災が発生したときの避難ルートがあるか、爆発物を扱う工場が近くにないかなど、人災リスクについても検討しておきましょう。


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4.BCPを意識したオフィス環境のつくり方


ここではBCPを強化するオフィス環境づくりのポイントを6つ紹介いたします。緊急事態時に安全の確保できるオフィス環境を目指しましょう。


●家具・IT機器の転倒防止対策を行う
最も身近な対策の1つは、オフィス内の家具やIT機器の転倒防止対策です。
例えば、背の高い書庫や、重量のあるIT機器は、地震が起きた際に倒れる事のないよう、壁や床に固定しておきましょう。特にサーバーなどは、社員の安全面だけでなくデータ消失のリスクを減らす対策にもなります。


BCP対策を意識したオフィスづくり


●避難ルートを確保する
安全な避難場所と避難ルートを事前に決め、定期的に確認を行いましょう。避難ルートに家具や荷物が置かれていると、有事の際に避難できなくなってしまいます。また、従業員の非常持ち出し袋など、防災グッズを用意しておく事も大切です。自治体の緊急避難は基本的に地元住人のためのものなので、企業には独自の対策が求められます。なお、ビル管理会社が避難マニュアルや非常時の備蓄を用意している場合もあります。不明な場合は、今一度内容を確認しておきましょう。


●データのバックアップを行う
顧客情報や契約情報、各種帳票類、製品情報など重要なデータはバックアップを行いましょう。自然災害による大規模なシステム障害、データ消失リスクもあるため、複数の拠点かクラウド上に分散して保存しておくと安全です。この際、単にデータ保存だけでなく、セキュリティ確保と速やかな復旧を実現できるかどうかも検討しましょう。


●社員の安否確認方法を決める
あらかじめ災害時の安否確認方法を決めておきましょう。安否確認は災害時のBCP発動フローの初動になります。安否確認の方法や確認内容を周知徹底し、訓練しておきましょう。多くの企業はメールや通話で安否確認をしています。ただ、個別にメールや通話を行うと、スムーズに連絡が付かない事も多く、管理者の負担が増します。適切な人数の割り振りやSNS・アプリの活用など、効率的な方法も検討しましょう。


●拠点を分散する
企業活動の拠点を分散しておくと、緊急時に事業継続をしやすくなります。東京の本社業務をバックアップする拠点を大阪に設けておけば、地理的にリスクを分散できるでしょう。また、本社・支社から離れた場所にあるサテライトオフィスは、本来従業員の通勤負担を軽くするために設けられますが、BCP強化にも繋がります。災害によって交通麻痺が起きた際に、サテライトオフィスで事業を継続させる事ができます。仕事場を分ける事によって、ウイルス感染のリスクも分散可能です。


●テレワークを導入する
テレワークとはICTを活用して、在宅勤務や、サテライトオフィスなどオフィスから離れた場所で勤務するワークスタイルです。テレワークを導入すれば、交通麻痺や感染対策で出勤できない場合でも、自宅などで業務を続ける事が可能です。


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テレワークを導入する


5.オフィスのウイルス感染リスクを防ぐ

自然災害対策に加え、新型コロナウイルスの影響に備えて、BCP対策を行う企業が増えています。オフィスにおけるウイルス感染予防対策は、具体的にどのようなものがあるのでしょうか。


●レイアウトを工夫する
ソーシャルディスタンスが十分取れるよう、オフィスレイアウトを工夫します。
座席を対角か横並びにしたり、座席間距離を2メートル以上空けたりする事で、常に間隔を保つ事ができるようにしましょう。ディスタンスの確保が難しい場合、アクリルパネル等をデスクの上に設置する方法もあります。また、空気の流れと動線を調査し、できるだけ感染リスクが低いエリアで業務する事もポイントです。


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●非接触環境を整える
ドアノブや照明、OA機器など、多くの人が触る場所を非接触にする試みも進められています。
例えば、手の動きをセンサーで感知して非接触の操作ができる照明やエレベーターのスイッチなどです。また、自動開閉するゴミ箱やスマホで操作できるコピー機、顔認証で入り口のロックを解錠するドア、非対面の受付システムなどの導入も進んでいます。これらの導入が難しい場合、使用したら必ず消毒が行えるよう近くに消毒用品を配置、消毒ルールを徹底する事で、感染リスクを減らす事ができます。

6.まとめ

安全性を確保しつつ事業継続できるオフィス環境づくりは、BCP対策を行う上で非常に大切です。リスクに備え、今一度オフィス環境も見直してみましょう。
オフィス年間25,000件以上の豊富な実績をもつコクヨマーケティングは、お客様の働き方や課題に沿ったオフィス空間をご提案いたします。BCP対策のご相談も承ります。ぜひお気軽にお問合せください。


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