働き方改革やテレワークへの移行によるワークスタイルの変化により、社員同士のコミュニケーションの促進、仕事の生産性向上、オフィスの省スペース化などを目的に、フリーアドレス導入を検討する企業が増えています。
その一方で、フリーアドレスを導入しても運用がうまくいかずに廃止となった例も少なくありません。
この記事では、フリーアドレスの導入を検討している担当者の方に向けて、廃止に至った具体的な理由と失敗を防ぐ方法を解説しますので、ぜひオフィスづくりに役立ててください。
フリーアドレスとは
フリーアドレスとは、オフィスの中で固定席を持たずに、ノートパソコンなどを活用して自分の好きな席で働くワークスタイルのことです。図書館の閲覧テーブルのように、個人席を決めずに空いている席を使う形式で、その時オフィスにいない人のスペースを有効活用することができます。
フリーアドレスの目的
どのような目的でフリーアドレスを導入するケースが多いのか、主な目的を2つご紹介します。
スペースを効率よく使いたい
日中不在の社員が多い企業の場合、個別の座席を用意しても実際に座席が稼働している率が低く、ムダになっていることもあるでしょう。
フリーアドレスでは、基本的に社員全員分の席を個別に設けませんので、その分、オフィスのスペースを効率よく使えます。
人事異動の際にレイアウトを変更する負担も減らすことができますし、一人１台デスクを用意する必要もないので、中長期的にみるとコスト削減にもつながるでしょう。
他部署の社員同士のコミュニケーションを促進したい
フリーアドレスを導入したオフィスでは、固定席と異なり、座る席を自身で自由に選ぶため、業務上接点のない社員とも近い席で仕事をする機会が増え、部署の垣根を越えたコミュニケーションの活発化が期待できます。普段関わることがない社員同士が接することで人脈が広がったり、何気ない会話から新たなアイデアが生まれたりすることも珍しくありません。近年、知識や情報をもとに付加価値のあるものを生み出すナレッジワークが重要視される傾向にあり、フリーアドレスが進む一因になっています。
フリーアドレスの廃止・失敗の理由
なぜフリーアドレスがうまく機能しなかったのか、主な廃止や失敗の理由を8つご紹介します。
誰がどこにいるかわかりにくい
社員が常に決まった席にいるわけではないため、誰がどこで仕事をしているのか分かりにくい点はデメリットです。
外部からの電話の取り次ぎや来客時など、探すのに手間取ることもあるでしょう。必要な連絡を伝えたいときや上司に相談したい状況が発生したとき、すぐに見つからなければ業務に支障をきたしてしまいます。
集中力が落ちる
共用スペースは人が集まったり、往来したりする空間であるため、レイアウトによっては会話や電話の声などが否応なく耳に入ってきます。
なかには周囲の雑音が気になり、仕事に集中できない方もいるでしょう。その結果、業務効率が下がり、失敗の原因にもなります。
チーム・部署単位のコミュニケーションが不足する
部署の垣根を越えたコミュニケーションの活発化が、フリーアドレスのメリットのひとつです。
しかし、逆に自由に仕事をする場所を選べるフリーアドレスでは、部署やチームへの帰属意識が薄れることもあります。部署単位やチーム単位でのコミュニケーションはかえって不足しがちになり、意思統一を阻害する要因になる可能性もあります。
固定メンバーが集まって座る
自由に仕事をする場所が選べるとはいえ、気がつけば同じ人がいつも同じ場所に座ってしまうということもフリーアドレス導入後の課題としてよく挙げられます。
同じ部署やチームの仲間が集まって顔を合わせるメンバーが固定化してしまうと、フリーアドレスにした意味がないでしょう。結局は従来の固定席があるオフィスと変わらない状況になり、さまざまな部署の人たちとのコミュニケーション活発化という導入メリットが活かしきれない状態となってしまいます。
書類・持ち物などの管理が難しい
固定席があれば書類や文房具類などをデスクの引き出しに収納しておけますが、フリーアドレスでは置き場所に困ることがあります。
フリーアドレスの場合、デスクは他のメンバーとも共有して使用するため、個人の荷物を席に置きっぱなしにすることもできません。社内を移動するたびに持ち歩くことになれば、紛失などのトラブルにもつながりかねないため、書類や持ち物の管理方法もあわせて考える必要があります。
人材育成の妨げになる
同じ部署やチームの仲間が近くにいる従来のようなオフィスとは違い、若いスタッフが先輩や上司の仕事ぶりを目にできる機会が減ります。
上司は部下の仕事を常に見守ることもできないため、タイミングのよい指導ができません。もし、先輩や上司に相談したいことや質問があってもすぐに見つからず、業務効率の低下や人材育成の妨げにもつながります。
フリーアドレスにした目的が共有されていない
現場のニーズではなく、トップの意向だけでフリーアドレスを導入した場合、社員の不満を生む懸念もあります。
決まった自席で仕事がしたい、ある程度プライバシーが確保されているほうがいいという方の場合は、逆効果になるかもしれません。社員がフリーアドレスにする目的を理解していなければ、本来得られるはずのメリットも十分享受できない可能性があります。
フリーアドレスに向かない部署にも導入した
外回りの社員が少なく、常にオフィスで仕事をしている社員が多い場合は、デスクを減らすこと自体が現実的ではありません。
業務で使用する道具類が多い職種も持ち運びに手間がかかるため、フリーアドレスには不向きです。
受付業務や受注業務などで電話対応が多く、業務中に固定電話を使わずにいられない部署もフリーアドレスでは業務が成り立たないでしょう。しっかりしたセキュリティが必要な部署もフリーアドレス化が困難な部署の例です。情報部門や経理部門、管理部門など、特定の端末やデスクトップパソコンを使って業務を行うクリエーターが所属する部署も、固定席のほうが向いています。
フリーアドレスの廃止・失敗を防ぐ9つの方法
せっかく導入したフリーアドレスを廃止・失敗しないためにできる方法を9つ、詳しく解説しますので参考にしてください。
フリーアドレス導入の目的を周知する
フリーアドレスを成功させるためには、まず実際にその空間で働く社員に導入の目的を理解してもらうことが大事です。せっかく環境を整えても、それを活かせなければコスト削減や業務効率のアップにはつなげられません。部署をまたいだコミュニケーションの促進を目的とするのか、生産性の向上までを目的とするのかなどを周知し、混乱を招かないようにしましょう。
誰がどこにいるかわかるようにする
社員の居場所が分かりにくいデメリットを解消するためには、フリーアドレスを導入したオフィスであっても、誰がどこにいるか分かるようにしておくことがポイントです。Web上で居場所を確認できるツールもリリースされており、活用すれば社員の状況を把握しやすくなるでしょう。
ペーパーレス化を進める
業務で扱う書類の量が多い場合、移動するたびに書類を持ち運びしなければならないので、大きな負担となります。書類をデータ化するなど、ペーパーレス化すればどの席にいても必要なデータにアクセスできるようになるのはもちろん、書類の紛失などのトラブルも防げます。印刷や書類の廃棄にかかる手間やコストも削減することができるほか、書類の保管に必要だったスペースの有効活用も可能です。
チーム・部署内で意思疎通ができるよう工夫する
部署内のコミュニケーションが不足してしまうというデメリットに対しては、意思疎通できるような工夫をすることである程度の対応ができます。業務自体はフリーアドレスで自由に行いながら、こまめにミーティングを開催するのも対策のひとつです。電話やメールよりも気軽にやりとりできるチャットツールもレスポンスしやすく、コミュニケーションをスムーズにするために活用できます。
席が固定されないよう工夫する
部署にとらわれず多様な部署とのコミュニケーション活発化を促進したいのであれば、席が固定化しないための対策もしなければなりません。常に仲のいい人ばかりで集まったり、いつも同じ席に座ったりしないよう、ルールを設ける必要があるでしょう。例えば席を決める際にくじやルーレットを使う、ローテーションを設ける座席管理ツールを導入するなど、毎回席が同じにならないよう工夫しましょう。
座席管理ツールを導入する
フリーアドレスの場合、好きな席を選ぶことができるメリットがある一方で、社員によっては出社するたびに席を探すことに苦痛を感じることもあると言われています。また、空席探しに時間を取られることをストレスに感じる社員もいるでしょう。座席管理システムを導入することで、空席がどこにあるか把握でき、また席をランダムに決めることができるため、時間削減に繋がるだけでなく、ストレス軽減にもなるでしょう。
座席管理ツールについて詳しく知りたい方はこちらの記事をご覧ください。
フリーアドレスに適したレイアウトにする
フリーアドレスを成功させるためには、フリーアドレス導入の目的に沿った空間づくりを行うことが大切です。
コミュニケーションの促進が目的であれば、オフィス内の回遊を促すジグザグ型のレイアウトにする、集中環境とコミュニケーションを両立したい場合には、フリーアドレスのスペースとは別に集中して業務を行いたい時に利用することができる専用のスペースを設けるなど、オフィスレイアウトは目的とセットで検討することが重要です。
私物の収納や荷物持ち運びのためのツールを導入する
フリーアドレスの場合、固定席にあるような個人専用のワゴンがないため、パソコンや書類などを保管するために1人1台「パーソナルロッカー」を用意しましょう。
パーソナルロッカーとは、オフィス用の個人用収納庫のことです。
個人で使用する書類やパソコン、その他の仕事道具は、このパーソナルロッカーで管理します。出社後、その日に必要な仕事道具をパーソナルロッカーから取り出し、外出や退社時にオフィスから出る際は、ロッカーに荷物をしまいます。
また、社内でパソコンや書類など仕事に必要な荷物を持ち運ぶ場合には、荷物をまとめて収納できる「モバイルバッグ」を活用することをおすすめします。
文具は「一括管理式」にする
今までは、個人のワゴンや引き出しに置いていたクリヤーホルダーやハサミ、セロテープなどの文房具。
フリーアドレス移行により、デスクは共有化するため、今までのような保管方法をとることが難しくなります。また、パーソナルロッカーも収納スペースが限られているので、個人で管理するには限界があります。その為、オフィスで使う文具消耗品の管理方法を見直す必要があります。
オフィスの文具消耗品は、集中管理式にすることで、個人の手持ちが減るため、フリーアドレスワーカー中心のオフィスに最適です。
また、総務担当者の業務削減やオフィススペース削減、消耗品購買コスト削減効果が期待できるほか、オフィスの整理整頓にもつながります。
フリーアドレスのオフィスにおすすめ！文具消耗品の一括管理＜サプライドック＞
コクヨマーケティング霞が関ライブオフィスの消耗品管理の実践例をこちらのブログで詳しくご紹介しています。
専門業者に依頼する
フリーアドレス化を導入するためには、現状の把握や課題の設定、レイアウトの検討、必要な備品の手配など専門的な知識と労力が必要です。フリーアドレスのノウハウを持つ専門業者ならばニーズに合わせた導入が可能になり、運用に至るまでプロの視点でサポートしてもらえる安心感もあります。
フリーアドレスお役立ち資料のご紹介
フリーアドレス廃止を防ぐための参考資料をご紹介します。
こちらでご紹介する資料は、コクヨマーケティングのホームページから無料でダウンロードいただけますので、ぜひご活用ください。
・はじめてのフリーアドレス導入ガイド（全33ページ）
フリーアドレスご検討の方向け、導入手順やメリット・デメリット、オフィスレイアウト例などをご紹介しています。
フリーアドレスに最適なオフィス家具の選び方（全30ページ）
フリーアドレス用のデスクや収納庫、イス、集中ブースの選び方をご紹介しています。
・フリーアドレスに最適なオフィス家具の選び方（全30ページ）
フリーアドレス用のデスクや収納庫、イス、集中ブースの選び方をご紹介しています。
・フリーアドレスを導入したオフィスのオフィスレイアウト納入事例集（全16ページ）
フリーアドレスを導入したオフィスのレイアウトやオフィスデザイン事例をご紹介しています。
まとめ
フリーアドレスにはスペースの効率化や部署の垣根を越えたコミュニケーションの促進が期待できるなどさまざまなメリットがありますが、ただ導入すればいいわけではありません。せっかくフリーアドレス化したものの失敗だったという状況に陥らないために、対策を立てておく必要があります。
コクヨには20年を越えるフリーアドレスオフィス実施の経験があります。
自ら体験を重ねることで、机上の空論ではない、実際の社員の行動・気持ちから考えたオフィスの提案が可能です。フリーアドレスで起こりうる課題に対して、御社の働き方を踏まえた上で、最適なソリューションを提供いたします。
フリーアドレスの導入を検討中の方は、ぜひコクヨマーケティングにご相談ください。
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