コラム

フリーアドレスの失敗の原因とは|導入前に注意したいポイントなど解説

働き方の柔軟性が求められ、ICTが進展する中、フリーアドレスを採用する企業が増えています。しかし、フリーアドレスの導入に失敗してしまうケースも少なくありません。


この記事では、フリーアドレスの失敗の原因と、成功のために押さえておきたいポイントを解説します。ぜひお役立てください。

1.オフィスの「フリーアドレス化」が注目される理由


フリーアドレス化が注目されているのは、テレワーク導入が進み、働く環境や働き方が変化しているからです。ICT技術が発展し、紙の書類ではなくデジタル化したデータを利用する場面も増えています。モバイル端末があれば、いつでもどこでも業務を進められる環境が整い、フリーアドレス化しやすい状況になりました。

2.フリーアドレスとは


フリーアドレスとは、オフィスの中で固定席を持たずに、ノートパソコンなどを活用して自分の好きな席で働くワークスタイルのことです。図書館の閲覧テーブルのように、個人席を決めずに空いている席を使う形式になります。


フリーアドレス導入の目的・メリット


フリーアドレスを導入する目的は、社内のコミュニケーションの促進や空いている席を有効活用したいなど、企業によってもさまざまです。最近ではABWの考え方を意識して導入する企業も増えてきました。ABWとは「Activity Based Working」の頭文字をとった表現であり、場所や時間を社員が自由に選択する働き方です。フリーアドレスを導入すれば、組織の規模や人数が変化してもオフィススペースを柔軟に活用できます。


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3.導入企業の増加とともに、失敗事例も出てきている


しかし、導入する企業の増加とともに、失敗事例も目立つようになっています。フリーアドレスの失敗を防ぐための方法を解説します。


フリーアドレス導入の失敗原因は?どのような事例があるか


フリーアドレス化の失敗はなぜ起きるのでしょうか。ここでは、具体的な失敗事例や原因について解説します。


フリーアドレス化の目的が曖昧なまま導入してしまった


フリーアドレスを導入する際は、目的を明確にする必要があります。たとえば、安易に他社の真似をして導入すると、実際に働く社員が納得していなければ失敗に終わってしまうケースも少なくありません。


フリーアドレス化に必要なオフィス環境が整わないうちに導入してしまった


フリーアドレスの場合、デスクや机は、そこで働く社員の共有物です。その為、会議や外出で離席する際に、自分の荷物を全部持ってでなくてはなりません。そして帰宅時は、デスク上に何もない状態にしなければならないなど、固定席にはないルールに対応するために、社員個々の負担が大きくなる傾向があります。フリーアドレスに適した環境を整えなければ、かえって働きにくくなる恐れもあります。


社員自らが積極的に席を選べず、いつも同じ席に座ってしまう


フリーアドレス化しても、自由に席を選びづらい雰囲気があれば、いつも同じ席に座ってしまう可能性があります。なかには、毎日異なる席を選ばなければならないことを面倒に感じる社員もいるかもしれません。


参考例)毎朝、自分の席をくじで席を決定


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自由に席を選ぶのではなく、特定のルールやくじびきで席を決めるなど、席の占有時間を決めて時間になれば移動するなど、固定化しないように工夫しましょう。


居場所がわかりにくいことから、報連相がスムーズにいかないなどの混乱


従来の固定席では同じ部署やチームのメンバーが常に近くにいるため、こまめな情報共有が可能です。しかし、フリーアドレスではどこに誰がいるかをすぐに把握できず、報連相がスムーズにいかない場面も出てくるでしょう。結果、チーム内のコミュニケーション不足への不安を感じるケースもあります。


4.フリーアドレス導入前の課題


フリーアドレス化には導入後だけでなく、導入前にも課題があります。ここでは、導入前の課題について解説します。


導入コストがかかる


フリーアドレスを導入する際、オフィスのレイアウトを変更や、必要な設備を導入するコストがかかります。フリーアドレス用のデスクやイスを用意しただけでは、そのメリットを十分に活かすことができず、思ったような効果が得られないケースが多いのも現状です。ただし、導入後は組織変更や急な人数増減、短期間のプロジェクト対応など、レイアウト変更もしやすくなりますので、それぞれのバランスを考えて導入を進めましょう。


セキュリティ上の各種課題がある


フリーアドレス化すると、オフィスに社外の人間が紛れ込んでいても気づきにくくなります。また社内では顧客に関する重要な情報を扱っているため、セキュリティの観点から考えるとフリーアドレスの導入が難しい場合も少なくありません。

5.フリーアドレス導入を成功させるには?


フリーアドレス化を成功させるには、どのようなことを意識すればいいのでしょうか。ここでは、具体的なポイントを解説します。


導入目的や運用ルールを明確にする


まずはフリーアドレスを導入する目的や導入後のイメージを固めましょう。いろいろな立場の利用者が公平感・納得感を得られる運用ルールをつくることが大切です。フリーアドレスへの移行時には運用ルールの説明会を行い、社員が納得してオフィスを使用できるようにしましょう。また、電話対応や業務中の会話など細かい部分についてもルールを決めることも重要です。


社内コミュニケーションの現状を把握する


フリーアドレス化した後も社員同士がスムーズに連携できるように、社内のコミュニケーションの現状を把握しておく必要があります。事前に社員へヒアリングし、導入後も違和感なくコミュニケーションがとれる環境を整えましょう。


オフィス環境整備など事前準備をしっかりと行う


社員がしっかりパフォーマンスを発揮できるよう、環境を整備が大切です。オフィスのレイアウトや必要な座席数について入念に検討しましょう。入退室管理システムをはじめ、必要なツールやソフトウェアなどの導入も進める必要があります。


部分的な導入や、試験導入をして様子を見る


いきなり全社的にフリーアドレスを導入するのではなく、部分的に導入して様子をみるのもひとつの方法です。まず事務局部門で先行してパイロット運用してみるのもよいでしょう。具体的には以下の方法をご紹介します。


完全フリーアドレスではなく、「グループアドレス」を導入する


例えばグループ単位で場所を指定し、その範囲内で席を自由に選べるようにする方法があります。人事部エリアや総務部エリアなどの区切りを定めておくと、同じ部署の方が集まって業務を進められます。


企業への帰属意識を高める工夫をする


自分の固定席がないと、企業に所属しているというアイデンティティが薄くなる社員が出てくる可能性があります。すべての社員が高いモチベーションを保って業務に取り組めるようにするには、帰属意識を高めるための工夫も大切です。


「ABW」も意識する


社員が席を自由に選べるフリーアドレスをさらに発展させた考え方として、ABWがあります。すでに触れたとおり、ABWでは社員が目的にあわせて働く環境を選べます。フリーアドレスを導入する上で、ABWの考え方も意識するといいでしょう。


導入後の検証・改善も必要


フリーアドレス導入後も定期的に運用ルールが守られているか、チェックしましょう。フィードバックを通じて実態を調べることで、設定したルールに不具合が無いかを見直す仕組みが大切です。


6.フリーアドレス導入の手順


フリーアドレスの導入はどのように進めればいいのでしょうか。ここでは、具体的な手順について解説します。


導入の目的を明確化する


すでに触れたとおり、最初にフリーアドレスを導入する目的を定め、しっかりと社内へ共有しましょう。


対象者を決める


フリーアドレスを社内の一部のみに導入する場合は、それぞれの状況を考慮したうえで対象者を決定します。


座席設定率を検討し、必要な座席数を算出する


フリーアドレスの対象者の人数を把握したうえで、座席設定率を検討しましょう。座席設定率とは、対象者に対する座席数の割合を表しています。座席設定率によって必要な座席数は変化するため、事前によく確認しましょう。


「完全フリーアドレス」にするか、「グループアドレス」にするか検討


エリアを限定しない完全フリーアドレスと、グループごとにエリアを限定するグループアドレスの2パターンあります。それぞれ異なるメリットとデメリットがあるため、社内の状況にあわせて検討しましょう。


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フリーアドレスに適したデスクなどを導入する


フリーアドレスを導入する際は、レイアウト変更がしやすいデスクが適しています。たとえば、キャスター付きのデスクやパーツを連結できるデスクがおすすめです。これらのデスクは固定席のような引出しやワゴンはありませんのでパーソナルロッカーの納入も不可欠となります。


ワークフィット



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運用ルールを社内に浸透させる


フリーアドレスを導入する際は、運用ルールを定めたうえでしっかり共有する必要があります。マニュアルを作成し、社員が必要なときにいつでも確認できるようにしましょう。また新入社員や出張でオフィスを利用する方も理解できるよう、冊子や社内サイトなどでルールを閲覧できるようにしましょう。


7.フリーアドレスに向いてない職種


社内から問い合わせを受ける職種は、フリーアドレスには向いていません。居場所を固定していたほうがスムーズに質問に答えられるからです。具体的には、経理部門やコーポレート部門などがあげられます。また、高いセキュリティレベルを求められる職種もフリーアドレスには不向きです。席を移動した際に重要な資料を紛失して情報漏洩につながる恐れがあります。


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8.まとめ



柔軟な働き方を実現するためのひとつの方法として、フリーアドレスを導入している企業が増えています。導入を進める上でさまざまなポイント触れてきました。ぜひ、ご参考にしてください。


コクヨマーケティングは、オフィス移転をはじめとし、移転後のオフィスの運用までワンストップで支援しています。年間25,000件以上の豊富な実績があり、それぞれにあわせた最適な提案が可能です。コクヨの社員が働くオフィスの見学会も実施しているため、まずは相談してみてください。


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よくあるご質問FAQ

フリーアドレスに関して

フリーアドレスが社員に浸透するか不安です

導入前に経営者様・社員様向けにフリーアドレスでの働き方をイメージして頂けるよう、ライブオフィスにてコクヨ社員の働き方をご紹介いたします。
また、フリーアドレスへの不安を解消し、目的を共有するためのワークショップ開催や社員の声を取り入れたオフィスづくりを実現する働く環境診断「はたナビPRO」などフリーアドレス成功をサポートする各種メニューをご用意しております。

フリーアドレスの導入にはどのくらいの費用がかかるでしょうか?

一般的に、フリーアドレス対応デスクは固定席タイプのデスクと比較すると、一人あたり同額、あるいは若干コストが下がります。
一方で、フリーアドレス対応デスクには引き出しやワゴンなどの収納機能がないため、デスク入れ替え時には個人用の収納スペース(個別ロッカー等)が別途必要になります。
また、什器以外に配線設備工事や既存デスクの処分費がかかります。
お客様の状況や目的によって異なりますので、お気軽にご相談ください。

フリーアドレスを導入する場合、どのような点に注意すれば良いでしょうか?

フリーアドレス化の成功には「目的の明確化」と「運用が維持できる仕組み」がポイントになります。
まず、フリーアドレスの導入前には、経営者・管理職・社員各々がフリーアドレスの目的を把握し、理解する事が必要です。
導入後も、せっかくのフリーアドレスが固定席化しないように運用ルールを決めて、守られているかどうかチェックを行うなどの工夫が大切です。

詳しくは「【資料】はじめてのフリーアドレス導入ガイド」でご紹介しています。
無料でダウンロードいただけますので、ぜひご活用ください。

自社にフリーアドレスが合うのか分かりません

フリーアドレス化の目的やお客様の働き方によって、導入範囲や運用方式などは異なります。
また、全席フリーアドレスを導入するのではなく、まずは一部の部署だけ試験的に導入して、徐々に他の部署へ拡げていくパターンもあります。
コクヨマーケティングは、お客様へのヒアリングやアンケートの結果を元に、目的や働き方に応じたタイプのフリーアドレスをご提案いたします。

フリーアドレスを導入するメリットは何ですか?

主に「スペース効率の向上」「組織変更・人数変更への柔軟な対応」「コミュニケーションの促進」「自律的な働き方の促進」の4つがメリットとして挙げられます。

フリーアドレスを成功させるポイントを教えてください。

フリーアドレスを成功させるためには、以下の3つのポイントをおさえることが大切です。
①目的を明確にし、社員へ浸透させる②「運用」が維持できる仕組みを作る③働き方をサポート「ツール」を用意する

詳しくは「【資料】はじめてのフリーアドレス導入ガイド」でご紹介しています。
無料でダウンロードいただけますので、ぜひご活用ください。

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