コラム

フリーアドレスオフィスで私物を収納するポイント |グッズや管理方法を解説します

従来はオフィス内に社員それぞれの固定席があり、その場所で業務に従事するのが当たり前でしたが、近年では「フリーアドレス」を採用する企業が増えています。フリーアドレスは業務効率化などのメリットがある一方、私物の収納方法については課題が生じる場合もあります。


この記事ではフリーアドレスで私物を収納するポイントについてご紹介します。ぜひお役立てください。

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1.フリーアドレスとは?


フリーアドレスとは、オフィス内で社員が固定席を持ちません。デスクを共用で利用することで自分の働き方にあった、自分の好きな席で働くワークスタイルのことです。まずは導入するメリットも含めて基本的な内容を解説します。


注目される働き方


自分の従来のオフィスのようにデスクトップパソコンを配置し、固定電話を引いてあるような固定席は基本的に持ちません。そのときオフィスにいる人が空いている席を自由に選んで使える働き方です。働き方改革の一環で注目され、導入する企業が増えています。ICTやモバイル端末の普及、ペーパーレス化により、決まった場所で働く必要がなくなったこともフリーアドレスの導入の一因になっています。


導入するメリット


オフィス内の席を固定していないことで、チームの人員に増減があったり、プロジェクトごとにメンバーが入れ替わったりしても、大がかりな変更を加えずに済みます。フリーアドレスでは毎日隣で働くのが同じ顔ぶれであるとは限りません。 さまざまな人と接することで視野が広がることや、コミュニケーションが活発化する可能性もあります。自分にとって居心地がよいと感じる場所で仕事をすることで、業務効率化につながり、社員の自律的な働き方を促進するきっかけにもなります。

2.フリーアドレス導入で起こる私物収納の課題


フリーアドレスを導入することで得られるメリットはいろいろありますが、固定席がないことで私物の収納に関しては課題が出てきます。社員が快適に働くためには、収納の課題をクリアにしておかなければなりません。仕事道具の持ち運びや収納スペースの問題、セキュリティ面の不安について詳しく解説します。


仕事道具の持ち運びが大変


従来のように固定席があれば、デスクの上や引き出しの中に仕事に必要な道具を置いておくことができます。出勤して自分のデスクに行けば、一式仕事道具がそろっていますが、フリーアドレスの場合、デスクは他の人と共有して使用するため、自分専用の収納スペースはありません。これまでデスクの引き出しにしまっていたものを、毎日ロッカーから作業するデスクまで持ち運ばなければいけません。


個人ロッカーでは収納が不十分


フリーアドレスを採用しているオフィスの場合、一人一台、専用の個人ロッカー(パーソナルロッカー)を用意します。パーソナルロッカーには、ロッカーの各庫内にPCなどが充電できる“電源付きのタイプ” や扉に郵便物の受け渡しに便利な“メール穴が付いたタイプ”など様々な機能の商品がありますので、コスト面や利便性も踏まえた上で、検討しましょう。 ただ、パソコンや業務ツール、書類などの業務で使用する仕事道具に加えて、通勤時に着る私服も合わせて収納するには難しいかもしれません。特にコートやブーツなどかさばるアイテムがある冬場は、収納に困ることがあります。


セキュリティ面が不安


一般的にフリーアドレスのオフィスに設置されているデスクは、収納スペースがあまり備わっていません。離席する際にパソコンや書類などを置いたままにしておけば、盗難や紛失のリスクがあります。特に規模の大きい企業はもともとオフィス内で働く人員が多く、社外の者が出入りしても気づかない可能性があります。区別が付きにくいオフィスではセキュリティ上の課題が生じやすいため、入退室管理などセキュリティチェックを徹底しておくことが大事です。

3.私物収納のポイント


オフィスをフリーアドレスにした際、従来と同じ感覚でいると混乱を招く場合もあり、私物の収納に工夫やルールが必要です。ここからは私物収納のポイントについて解説します。


ルールを決める


フリーアドレスの導入を決定したら、新しい環境に合わせたルール作りをすることがポイントです。固定席とは違い、フリーアドレスでは同じデスクを複数で使用します。離席するときは次の人がデスクを使用することができるように、自分のパソコンや書類などはパーソナルロッカーにしまい、デスク上に何もない状態にする「クリーンデスク」をマナーとして徹底することが大切です。また、デスク周りにクリーナーやウェットティッシュなどを設置し、離席時に清掃することをルール化しておくことで、デスクを清潔に保つことができます。周りにクリーナーやウェットティッシュなどを設置しておくといいでしょう。


クリーンデスク 例    詳しくはこちら



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そして、私物を最小限に抑えることで周囲が乱雑になるのも防ぎましょう。とくに荷物を足元に置くのも乱雑に見える原因のひとつです。隣の椅子に置いて席数が減ることもありますので、デスク周りの荷物の扱いを事前に考慮しておく必要があります。


ペーパーレス化を推進する


従来のように書類を多く使う業務形態のままでは、紙を収納する場所がなくなります。紙の文書を電子データとして保存するように変更すれば、書類を収納していたスペースを別の目的に有効活用することもできます。共有フォルダにデータを保存するのも紙を減らす方法のひとつです。自社の業務に合わせたルールを作りながら、ペーパーレス化と書類廃棄を推進しましょう。


個人ロッカーを設置する


フリーアドレスを導入したオフィスでは、個人ロッカーを設置するのが一般的です。



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大事な書類や重要なデータが入ったパソコンなどを収納することを考慮すれば、鍵付きが望ましいでしょう。


共有の収納スペースを準備する


個人ロッカーに入らないものについては、まとめて収納できる共有のスペースを確保するのもいいでしょう。例えばコートやジャケット、ブーツなど、仕事中は身につけないものを収納しておくコートハンガーの設置を検討しましょう。人数が多いオフィスやジャケットを着用する営業職が中心のオフィスならば、大人数用のロッカーやクロークがおすすめです。


4.活用したい収納グッズ


ロッカーとデスクの間で荷物を持ち運びしやすいグッズなどを使うことで、フリーアドレスの導入がスムーズになります。ここではフリーアドレスで活用したい収納グッズを3つ紹介します。


仕事道具を持ち運べるバッグ


社内での荷物持ち運び用として書類はもちろん、パソコンや私物をまとめて入れられるバッグが便利です。例えばデスクでの作業が多いなら、ファイルボックスの形で中身が見やすい手提げタイプのバッグがスペースを取らずおすすめです。社内でも移動することが多い場合、ショルダータイプなど用途に合わせて使い勝手がいいものを選ぶようにしましょう。


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mo・baco up / mo・baco | KOKUYO


文房具入れ


ペンや付箋のようなデスク周りで使う細かいものも、コンパクトに収納できるグッズがあれば便利です。立てて使えるものや持ち手が付いているものなど、さまざまな種類があります。


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ハコビズ・ネオクリッツチェルフ.JPG



Haco・biz | KOKUYO /    ネオクリッツ シェルフ | KOKUYO


職種×モバコアップ.JPG



カバン用フックとフリーワゴン


デスクにカバン用フックを取り付けておくのもおすすめです。強力マグネットフックや360度回転式など、さまざまなタイプがあります。私物をロッカーに入れてしまうと、その都度取りに行かなければなりません。フックにかけて手元に荷物を置いておければ時間のロスを減らせるメリットがあるのはもちろん、荷物を床置きしなくても済みます。収納スペース不足に対応したツールを活用しましょう。フリーワゴンは、荷物が置きやすい上下オープンタイプのワゴンです。蓋を開ける必要がないため、両手に書類を持っていてもさっと置くことができます。


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キャスター付きなので、取り出しやすい場所にワゴンを自由に移動できる点も嬉しいポイントです。お弁当袋やごみ袋などをセットできる、便利なサイドフック付きです。



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5.私物を減らす方法


企業が一括管理をすることで私物を減らせる部分もあります。特に文房具は一括管理するメリットがあるアイテムです。


文房具を共有物として一括管理する


社員が共通して使用するような文房具は、一括管理することで個々の私物を減らせます。例えばハサミやセロハンテープ、ホッチキスなどの基本的な文房具は自由に使える共有物として、共通ロッカーやテーブルなどに設置しておくとロッカーから持ち運ぶ必要がありません。



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一人ひとりが所有しているよりも、共有物にしたほうがコスト削減につながります。私物を減らすことができれば、社員にとっても自分の収納スペースを有効的に使えるメリットがあります。


6.まとめ


固定席を持たず、好きな場所を選んで仕事ができるフリーアドレスにはメリットもありますが、私物の収納については困りごとも生まれてきます。個人ロッカーの設置や共有の収納スペースの確保など、オフィスの状況に応じた対策が必要です。フリーアドレスでもスムーズに仕事ができるよう、働き方をサポートするツールを活用していきましょう。


コクヨマーケティングはコクヨグループの安心・信頼をもとに、働き方に合わせた空間を提案しています。年間25,000件の豊富な実績があり、コクヨ社員が実際に働くオフィスを体感できる「オフィス見学会」も実施しています。フリーアドレスの導入を検討しているなら、コクヨマーケティングにお問い合わせください。


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よくあるご質問FAQ

フリーアドレスに関して

フリーアドレスが社員に浸透するか不安です

導入前に経営者様・社員様向けにフリーアドレスでの働き方をイメージして頂けるよう、ライブオフィスにてコクヨ社員の働き方をご紹介いたします。
また、フリーアドレスへの不安を解消し、目的を共有するためのワークショップ開催や社員の声を取り入れたオフィスづくりを実現する働く環境診断「はたナビPRO」などフリーアドレス成功をサポートする各種メニューをご用意しております。

フリーアドレスの導入にはどのくらいの費用がかかるでしょうか?

一般的に、フリーアドレス対応デスクは固定席タイプのデスクと比較すると、一人あたり同額、あるいは若干コストが下がります。
一方で、フリーアドレス対応デスクには引き出しやワゴンなどの収納機能がないため、デスク入れ替え時には個人用の収納スペース(個別ロッカー等)が別途必要になります。
また、什器以外に配線設備工事や既存デスクの処分費がかかります。
お客様の状況や目的によって異なりますので、お気軽にご相談ください。

フリーアドレスを導入する場合、どのような点に注意すれば良いでしょうか?

フリーアドレス化の成功には「目的の明確化」と「運用が維持できる仕組み」がポイントになります。
まず、フリーアドレスの導入前には、経営者・管理職・社員各々がフリーアドレスの目的を把握し、理解する事が必要です。
導入後も、せっかくのフリーアドレスが固定席化しないように運用ルールを決めて、守られているかどうかチェックを行うなどの工夫が大切です。

詳しくは「【資料】はじめてのフリーアドレス導入ガイド」でご紹介しています。
無料でダウンロードいただけますので、ぜひご活用ください。

自社にフリーアドレスが合うのか分かりません

フリーアドレス化の目的やお客様の働き方によって、導入範囲や運用方式などは異なります。
また、全席フリーアドレスを導入するのではなく、まずは一部の部署だけ試験的に導入して、徐々に他の部署へ拡げていくパターンもあります。
コクヨマーケティングは、お客様へのヒアリングやアンケートの結果を元に、目的や働き方に応じたタイプのフリーアドレスをご提案いたします。

フリーアドレスを導入するメリットは何ですか?

主に「スペース効率の向上」「組織変更・人数変更への柔軟な対応」「コミュニケーションの促進」「自律的な働き方の促進」の4つがメリットとして挙げられます。

フリーアドレスを成功させるポイントを教えてください。

フリーアドレスを成功させるためには、以下の3つのポイントをおさえることが大切です。
①目的を明確にし、社員へ浸透させる②「運用」が維持できる仕組みを作る③働き方をサポート「ツール」を用意する

詳しくは「【資料】はじめてのフリーアドレス導入ガイド」でご紹介しています。
無料でダウンロードいただけますので、ぜひご活用ください。

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