コラム

フリーアドレスで社員の居場所を知るには|位置情報の確認方法と企業の具体例を紹介

働き方改革や急激なテレワークへの移行によるワークスタイルの変化により、社員同士のコミュニケーションの促進、仕事の生産性向上、オフィスの省スペース化などを目的に、フリーアドレス導入を検討する企業が増えています。


フリーアドレスとは、オフィスの中で固定席を持たずに、自分の好きな席で働くワークスタイルのことです。
そのため、フリーアドレスの課題のひとつとして「社員の居場所の把握が難しい」ということが挙げられます。フリーアドレスを成功に導くためには、課題に対して事前に対策を検討しておくことが大切です。


この記事では、フリーアドレスの導入を検討中の企業の方に向けて、フリーアドレスでも社員の位置情報を確認する方法や具体例について解説します。
フリーアドレスを成功させるための参考にしてください。

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1.フリーアドレスの定義や導入に向けた準備

フリーアドレスについて、定義や導入に向けた準備について解説します。



●フリーアドレスとは
フリーアドレスとは、オフィスの中で固定席を持たずに、ノートパソコンなどを活用して自分の好きな席で働くワークスタイルのことです。図書館の閲覧テーブルのように、個人席を決めずに空いている席を使う形式で、その時オフィスにいない人のスペースを有効活用できます。



●導入に向けて準備すること
フリーアドレスの導入に向け、準備する代表的なものは次のとおりです。


・ノートパソコン
・パーソナルロッカー
・共用の備品と、備品をしまうスペースや家具
・インターネット環境
・グループワークに向いたテーブルや長机
・ソロワークに向いた簡易ブース
・パソコンや備品を入れ持ち運べるモバイルバッグ


また、フリーアドレスの特有の課題に対応するための運用ルールづくりも事前に行いましょう。


【関連コラム】フリーアドレス化には運用ルール作成が重要|必要な事前準備と合わせて紹介

2.フリーアドレスが普及した背景

フリーアドレスが普及した背景を「働く環境の変化」と「働き方の変化」の2つの視点で解説します。


●働く環境の変化
今までは、自席に固定電話とデスクトップパソコンを置き、引き出しに入れた紙の書類を見ながら仕事をするというスタイルが当たり前でしたが、 ICT(情報通信技術)の進化により、働く環境が大きく変化しました。


無線LANが整備され、モバイルツールが普及し、紙の書類はデジタル化しクラウドで管理するなど、テクノロジーの進化により、物理的な阻害要因が無くなったことから、フリーアドレスという働き方がより現実的な選択肢の一つとなってきています。


また、新型コロナウイルスの感染拡大で、ソーシャルディスタンスの確保が求められている中、フリーアドレスならではの柔軟な運用がこの問題を解消できると期待されていることも増加の背景として挙げられます。


●働き方の変化
政府主導で進められている「働き方改革」。そのテーマのひとつがテレワークです。
テレワーク推進によって、オフィス以外の場所で仕事をするという働き方が広まりつつある中で、オフィスのあり方も見直されています。働く場所の選択肢が増えるにつれ、「社員の人数分座席を用意する」という従来のオフィスのスタイルから、人数の変化に柔軟に対応できるフリーアドレスが注目を集めています。



【関連コラム】【導入ガイド付き】フリーアドレスとは?メリット・デメリット、成功のために実践すべき3つのポイントを解説!

3.フリーアドレスのメリットと課題

フリーアドレスの導入により得られるメリットと、課題についてご紹介します。



<フリーアドレスのメリット>
●組織変更・人数変更への柔軟な対応ができる席
と人が結びついていないので、組織変更やプロジェクトだけでなく、急なメンバー増減などもレイアウト変更工事が不要なため臨機応変に対応できます。


●コミュニケーションの促進
日によって異なる様々な人と席を接して会話することで、チーム内に固定しがちなコミュニケーションが柔軟になり、新たな情報や発想を得ることができます。


●自律的な働き方の促進
自分が集中しやすい場所など好みの場所を選んだり、今日の仕事に必要なものや環境を考えて仕事に向かうことで、仕事の組み立てに対して自律的に取り組むことができます。


フリーアドレスは部門の違いを気にせず席を選べるため、コミュニケーションが活発化します。また、常に整理整頓が必要になるため、オフィスの美化とセキュリティの強化につながることもメリットです。



<フリーアドレスの課題>
フリーアドレスでは以下の課題が挙げられます。

●部下の管理の難しさUP
誰がどこにいるか、明確でないため、報連相がスムーズでなくなってしまうなどチーム内のコミュニケーション不足への不安を感じるケースもあります。


●ワーカー個々の既得権益の喪失
固定席からフリーアドレスに移行することで、「今まであった既得権がはく奪された」と感じる社員が出てくるケースもあります。


●ワーカー個々の負担増
フリーアドレスの場合、デスクや机は、そこで働く社員の共有物です。
その為、会議や外出で離席する際に、自分の荷物を全部持ってでなくてはならなかったり、帰宅時は、デスク上に何もない状態にしなければならないなど、固定席にはないルールに対応するために、ワーカー個々の負担が大きくなる傾向があります。
また、なかでも多くの企業が抱える課題は、社員の居場所を把握する方法です。対面で話をしたいとき、固定電話を取り次ぐ相手を探すときなど、自席がなければ居場所の特定に時間がかかってしまいます。業務に支障が出ることを理由に、フリーアドレスに踏み切れない企業は少なくありません。

4.社員の居場所がわからないことによる弊害

社員の居場所を確認する方法がなければ、数々の弊害が発生します。問題を事前に把握し、居場所の把握に努めましょう。


●社員同士のコミュニケーションが不足する
社員同士のコミュニケーションが不足する可能性があります。コミュニケーション不足により、生産性が低下してしまう場合があります。また、自席がないことで孤独を感じ、企業や部門への愛着が薄れる社員も少なくありません。


●感染症対策が難しい
フリーアドレスでは、誰がどこに座っていたかの記録を残さなければ、濃厚接触者の特定が困難です。記録に関するルールを決め、社員に徹底してもらわなければなりません。また、座席の使用前後には、消毒の徹底が求められます。


●結局もとの固定席化してしまう
社員の居場所が特定できないことによる弊害は多いため、対策を考えなければフリーアドレスが定着しません。フリーアドレスに向けオフィスの環境やルールを見直しましょう。手始めに特定の部署のみにフリーアドレスを導入し、課題を抽出しながら導入を進める方法もあります。

5.社員の居場所を把握する方法

社員の居場所を即座に把握するためには、ビーコンが便利です。ビーコンの仕組みを解説します。


●ビーコンとは
ビーコンとはBluetooth Low Energy(BLE)の信号を1秒に数回、半径約30mの範囲内に発信する端末のことです。

ビーコンをオフィス内に設置し、専用のアプリをインストールしたスマートフォンなどを携帯することで、ビーコンが発した電波を付近のスマートフォンが感知すると、居場所を特定できるという仕組みです。


ビーコンの仕組み

6.フリーアドレスで社員の居場所を把握するためのツールを導入した事例

コクヨマーケティングでは、フリーアドレスの働き方を導入しています。フリーアドレス化により、社員の出社状況や居場所の見える化が課題でした。


その課題を解決するため、Beacapp Here(ビーキャップヒア)という仕組みを導入しました。
これはスマートフォンとビーコンにより社員の居場所が分かるだけでなく、新型コロナ感染者が発生した場合に、2週間前まで濃厚接触者の履歴が追えるため感染対策としても活用することができます。
また、下の画像のように、座席が密になっている場所を表示することも可能で、分散を促すこともできるといった利点もあります。


単に居場所や密状態の把握をするだけでなく、会議室やオープンスペースの利用状況も可視化することができますので、その情報を元にオフィスレイアウトなどの見直しを行うこともできます。


ビーキャップヒアで社員の居場所を特定

※BeacappHereの画面:名前検索も可能ですし、図の人型をクリックすると名前も表示されます


【関連ブログ】どうして総務にフリーアドレスを導入したのか。 総務は受身の部署ではありません!パート2


7.フリーアドレスで社員の居場所を把握するメリット

社員の居場所を把握するメリットを紹介します。コミュニケーションの確保から感染症対策まで、多くのメリットが期待できます。



●コミュニケーションが円滑になる
社員の居場所がわかればスムーズにコミュニケーションが可能になります。確認したいことがあれば向き合って話せるため、部下のマネジメントや社員同士のやり取りがスムーズです。また、固定電話を活用している企業では、電話の取次ぎが楽になります。

●出社状況がわかる
居場所の把握ができれば、正確な勤怠管理に役立ちます。固定席のように目の前に部署のメンバーが座っていなくてもリアルタイムに社員の位置情報を確認できるシステムを導入することで、勤怠管理がスムーズになるでしょう。


●感染症対策ができる
居場所を把握するツールには、ホテリング機能が使えるものがあり感染症対策に役立てることができます。
ホテリング機能とは、座席を予約できる仕組みです。感染症対策のために事前に使用可能な席を決めておき、システム内で管理することで「密」を避けて席を確保でき、職場に感染者が出た際は、履歴を確認して濃厚接触者を確認することができます。

8.まとめ

フリーアドレスを導入する際は、居場所の把握が大きな課題になります。コミュニケーションの確保や感染症対策のため、居場所を把握する仕組みを検討しましょう。


コクヨマーケティングは、年間25,000件以上の豊富な実績から、お客様の働き方に合わせた空間を提案します。
コクヨグループの安心・信頼を元に、オフィス移転はもちろんのこと、移転後のオフィス維持・運用に至るまで、ワンストップでサポートいたします。
また、コクヨ社員が実際に働くオフィスを体感いただける「オフィス見学会」を実施中です。


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よくあるご質問FAQ

フリーアドレスに関して

フリーアドレスが社員に浸透するか不安です

導入前に経営者様・社員様向けにフリーアドレスでの働き方をイメージして頂けるよう、ライブオフィスにてコクヨ社員の働き方をご紹介いたします。
また、フリーアドレスへの不安を解消し、目的を共有するためのワークショップ開催や社員の声を取り入れたオフィスづくりを実現する働く環境診断「はたナビPRO」などフリーアドレス成功をサポートする各種メニューをご用意しております。

フリーアドレスの導入にはどのくらいの費用がかかるでしょうか?

一般的に、フリーアドレス対応デスクは固定席タイプのデスクと比較すると、一人あたり同額、あるいは若干コストが下がります。
一方で、フリーアドレス対応デスクには引き出しやワゴンなどの収納機能がないため、デスク入れ替え時には個人用の収納スペース(個別ロッカー等)が別途必要になります。
また、什器以外に配線設備工事や既存デスクの処分費がかかります。
お客様の状況や目的によって異なりますので、お気軽にご相談ください。

フリーアドレスを導入する場合、どのような点に注意すれば良いでしょうか?

フリーアドレス化の成功には「目的の明確化」と「運用が維持できる仕組み」がポイントになります。
まず、フリーアドレスの導入前には、経営者・管理職・社員各々がフリーアドレスの目的を把握し、理解する事が必要です。
導入後も、せっかくのフリーアドレスが固定席化しないように運用ルールを決めて、守られているかどうかチェックを行うなどの工夫が大切です。

詳しくは「【資料】はじめてのフリーアドレス導入ガイド」でご紹介しています。
無料でダウンロードいただけますので、ぜひご活用ください。

自社にフリーアドレスが合うのか分かりません

フリーアドレス化の目的やお客様の働き方によって、導入範囲や運用方式などは異なります。
また、全席フリーアドレスを導入するのではなく、まずは一部の部署だけ試験的に導入して、徐々に他の部署へ拡げていくパターンもあります。
コクヨマーケティングは、お客様へのヒアリングやアンケートの結果を元に、目的や働き方に応じたタイプのフリーアドレスをご提案いたします。

フリーアドレスを導入するメリットは何ですか?

主に「スペース効率の向上」「組織変更・人数変更への柔軟な対応」「コミュニケーションの促進」「自律的な働き方の促進」の4つがメリットとして挙げられます。

フリーアドレスを成功させるポイントを教えてください。

フリーアドレスを成功させるためには、以下の3つのポイントをおさえることが大切です。
①目的を明確にし、社員へ浸透させる②「運用」が維持できる仕組みを作る③働き方をサポート「ツール」を用意する

詳しくは「【資料】はじめてのフリーアドレス導入ガイド」でご紹介しています。
無料でダウンロードいただけますので、ぜひご活用ください。

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