コラム

ニューノーマル時代のオフィスづくりに大切な5つの視点

新型コロナウィルス感染拡大により、テレワークや時差出勤、ABWが推進されるなど、短期間のうちに働き方は大きく変化しました。


そのような変化の中で、ITツールの整備や制度設計と共に、オフィスの意味を改めて問い直し、働く環境の見直しを検討している方も多いのではないでしょうか。


そこで今回は、これからの時代のオフィスづくりや、オフィスのリニューアル・移転・増床・減床を検討する際におさえておくべき5つの視点をご紹介します。

※ABW:仕事の内容によって「時間」と「場所」を自由に選択する働き方 「Activity Based Working」の略です。


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1.オフィス移転やリニューアルに潜むリスク


冒頭でも触れましたとおり、今、世の中は新型コロナウィルス感染拡大の影響でオフィス環境や働き方が変わりつつあります。


【関連コラム】これからのオフィスや働き方に関する調査 -ポストコロナに向けたオフィスや働き方について-


そういった状況下で危険なのは、「目の前の課題」にとらわれ、拙速にオフィス縮小やリニューアルを進めてしまうことです。
コスト削減を優先したオフィス縮小やリニューアルは、オフィスの快適性低下やそれに起因する人材の流出等を引き起こす可能性があることも忘れてはいけません。


なぜならば、働く環境というのは、社員のモチベーションや生産性、仕事の効率などと密接な関係があるからです。
あくまでもオフィス移転やリニューアルは手段であり、オフィス移転やリニューアルによって得られる成果や目指すべき働き方(理想の働き方)を明確にしておくことが大切です。


そして、仕事の内容に合わせて場所や時間を選ぶ働き方(ABW)が浸透しつつある今、働く場はオフィスに限らず、自宅やカフェなども働く場としてとらえ、俯瞰的な視点でオフィスの在り方を見直すことが重要であることから、オフィスをはじめとした働く環境を見直す際は、従来よりも一層、緻密さが求められているのです。


では、具体的にはどのように考えればよいのでしょうか。
オフィスや働き方を見直す際は、次に示す5つの視点をおさえることが大切です。


オフィスでの打合せ風景


2.オフィス移転やリニューアルの際におさえておくべき5つの視点


コクヨは長年オフィスづくりに携わってきた経験から、オフィスや働き方を見直す際は、以下の5つの視点をおさえておくことが重要であると考えています。


①効率性
働く環境における「効率性」が高い状態とは「ムダがなく、より良い成果が出せる環境」のことです。
例えば、「デスク上に書類が乱雑に積まれていて、業務で必要な書類を探し出すのに時間がかかる」といった状況では、効率性が高いとはいえません。書類を収納するファイルボックス②快適性
働く環境における「快適性」が高い状況とは「誰もが気持ちよく働ける環境」のことです。
例えば、仕事中にひと息つける「リフレッシュスペース」があり、社員に活用されているオフィスは、快適性が高いといえるでしょう。カフェ風のオフィス③創造性
「創造性」が高い状況とは、例えば、「個人もしくは、チームでアイデアを練るときに、アイデア出しを促進する環境がある」ということです。
「一人で集中して物事を考えたい時は、個人用のブース席がある」「チームでアイデアを出し合いたい時には、カジュアルな雰囲気のミーティングスペースがある」などが挙げられます。



オフィス内の個人ブース席④ABW(エービーダブリュー)
「ABW」とはActivity Based Working(アクティビティ・ベースド・ワーキング)」の略で、「時間」と「場所」を自由に選択できる働き方のことです。

ABWは元々オランダから始まったワークスタイルで、従来はグローバル企業で採用するケースが多かったのですが、コロナ以降、ABW的な働き方というのは、日本企業にも急速に浸透しつつあり、これからの働き方やオフィスづくりにおいて無視できない視点です。


広義でのABWとは、自宅やカフェなど、オフィス以外の場所も働く場として捉え、制度やITツールに不足がないかを考えます。

狭義のABWとは、オフィス内に自席以外でも働ける場をつくり、集中ワークの時は個人ブースで仕事したり、リラックスしながらアイデアを練りたいときには、社内に設けられたカフェスペースで仕事をしたりと、仕事の内容によって、オフィス内のスペースを自由に選択して働くといったことを指しますので、そういった働き方を実現できる設えになっているか、ITツールは整っているかを考えます。ABWのオフィスレイアウト⑤あんしん、あんぜんの担保
ここで指す「あんしん・あんぜん」とは、防災備蓄や感染拡大防止策、セキュリティのことです。
防災備蓄に関しては、ABWが浸透することで、従来の方法では対応できない可能性もあります。オフィス外で働く社員への対応や防災管理者が在宅勤務時の対応など踏まえた上で、防災計画を検討する必要があります。

【関連コラム】新しい常識がオフィスの防災を変える



また感染拡大防止策では、飛沫拡散防止の措置が取られているかといった予防の面や感染者発生時、濃厚接触者特定のための行動履歴が追えるようになっているといった発生時の備えも大切です。

そして、セキュリティ面では、オフィス内のセキュリティレベルに合わせてゾーニングがされているか等、情報漏えいを防ぐための対策も忘れてはなりません。

防災用品


3.5つの視点で重要度・満足度を図り今の状態を可視化する


重要なのは、先にご紹介した5つの視点で現状のオフィスや働き方を振り返った時に、自社にとって「特にどの部分が重要なのか(重要度)」、「どの部分が満たされていないのか(満足度)」を把握することです。

重要度と満足度の開きが大きい部分が優先的に解決すべき課題です。


例えば、「効率性」の指標で「会議室の効率的な運用」に関する重要度が高いとします。

しかし、実情は「10人部屋なのに、2~3人で使用していることが多い。効率的に運用されておらず、満足度が低い状態」であれば、「会議室を人数に合わせてフレキシブルにレイアウト変更できる設えにする」が解決策の一つとして挙げられます。


オフィス内でのミーティング風景




重要度や満足度を測る際は、社員様1人1人の声に耳を傾け、その上で課題の優先順位付けをし、どこにコストをかけるのかを定量的なデータをもって判断することが大切です。


ただし、社員様1人1人の声に耳を傾けるといっても、実際に意見を聞いて周るのは、とても労力がかかる作業ですので、Google Formなど無料で使えるアンケート作成ツールなどを活用すると良いでしょう。アンケート項目は、先に挙げた5つの視点を参考にしてみてください。


オフィス移転やリニューアルを検討されている方は、今回ご紹介した5つの視点をポイントに、社員様の声も取り入れながら、今のオフィスや働き方の課題を見つけ、よりよいオフィスづくりにつなげていただければと思います。


コクヨでは、はたナビPro(はたナビプロ)という社員様1人1人に、WEBを通じてアンケートをとり、働く環境の満足度や重要度の指標で診断結果を無料でご提出する診断ツールをご用意しています。


はたナビProは、コクヨが今までに蓄積した30,000名以上のワーカーの実績平均値と比較することが可能ですので、自社の働く環境の現状を定量的かつ客観的に評価することができます。


現在、民間企業様や官公庁様など業種業界問わず、幅広いお客様にご活用いただいています。



「はたナビPro」を実施された総務担当者様の声

<社員の声を反映したオフィスプランニングが可能となる>
今までは、総務部や経営層のみでプランを策定していま
したが、はたナビProで1人1人の声を聞き、プランニングに参画してもらうことで、社員からは「会社に対する愛着や、帰属意識が高まった」との声がでるなど、社員の意識の変化を感じています。



<投資判断材料としても活用できる>
優先課題を定量的に把握し、根拠をもって解決策を経営層に上申することで、投資判断のスピード上がったと感じます。



<効果測定ができる>
オフィスリニューアル後に、再度同じアンケートをとることで、リニューアルによって数値にどれくらい変化(効果)があったのかを知ることができました。リニューアルによる効果は、人の感情に左右される部分が大きく、定量的に測ることが難しいと思っていたので、実施して良かったなと思います。




コクヨマーケティングは、オフィスづくりのプロとして、診断結果から課題を紐解き、将来のありたい姿を見据えた新しい働き方、オフィスづくりのご提案をさせていただきます。ぜひ、お気軽にご相談ください。


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よくあるご質問FAQ

オフィスのリニューアルに関して

社内のレイアウトを変更したいのですが、現状図がありません

正確なレイアウト設計を行うため、直接現場へお伺いして実測し、現状図を作成いたします。OA機器、サーバー、電話交換機の配線状況や、家具配置の安全性なども考慮した上で、現状図作成から変更図の作成も可能です。

業務を続けながら施工してもらうことは可能ですか?

ご依頼の内容によって異なります。家具の移動や配線工事であれば、業務を続けながら施工を行う事が可能です。
造作やパーティションの解体など、工具の音が大きく、作業スペースが必要な場合は、ビル管理と調整しながら、土日や夜間を利用して安全に施工を行います。お客様ごとに詳細なお打ち合わせをし、最適なスケジュールをご提案いたします。

どのくらいの費用がかかりますか?

リニューアル費用は、オフィスの現状や、お客様の解決すべき課題、目指す働き方によって、大きく異なります。
コクヨマーケティングでは、オフィスづくりのプロフェッショナルがヒアリングや現状調査を行い、家具やICT、内装工事からオフィスの運用方法まで、幅広いご提案をいたします。お見積りは無料で対応しております。お気軽にご相談ください。

フリーアドレスやWEB会議の導入など、新しい働き方の提案も行っていただけますか?

はい。社会の変化やお客様の課題に対して、柔軟に対応できる働き方を様々な角度からご提案いたします。時代の動きに合わせて、これからの新しい働き方を一緒に考えていただけるのが「コクヨライブオフィス」です。コクヨ社員が多様な働き方を実践するオフィスをご案内させていただきます。
詳しくはオフィス見学のページをご確認ください。

各部署の意見を取り入れたリニューアルを行いたいです。何か方法はありますか?

働く環境診断「はたなびPro」によって、社員の意識やオフィス環境の課題の見える化と、優先順位付けが可能です。
各社員に専用WEBページの案内をメールで発信し、任意の期間内で64問の質問に回答して頂く仕組みです。
コクヨマーケティングでは、診断結果をもとにレポートを作成、お客様に合ったプランをご提案いたします。診断は無料です。お気軽にお問合せください。

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