コラム

「デスクのトトノエ」これならできる!書類整理の簡単メソッド

身近で始められる業務改善のひとつに「デスク周りの整理」があります。

しかし、年度末などの節目の時期に片付けをするだけでは、すぐに元の状態に戻ってしまい、
なかなか業務改善に結びつきにくいのが現状です。

そこで、従来の続かない「片付け」とは少し違った、簡単で定着しやすいテクニックをご紹介します。

1.あなたのデスクは仕事がはかどるデスクになっていますか?

よく使う書類は、すぐに手が届く机の上に置いて管理したいと思うのは当たり前のことです。
しかし、ついつい溜め込んでしまい、机の上に書類の山ができてしまっている、という方も多いのではないでしょうか。

例えば、書類を横にして積み上げてしまうと、下の方の書類が取り出しづらく非効率ですし、書類の山が崩れてしまう危険性もあります。
また、書類をファイルに収録せずにそのまま放置していると、さまざまな種類の書類が混在してしまい、ミスにつながる原因にもなりかねません。

書類を整理した状態を保つことは、デスク周りの美観を保つためだけでなく、仕事を効率よく無駄なく進めるためにも重要です。




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2.なぜデスク周りの書類は増えるのでしょうか?

机の上に書類の山ができてしまう、整理が進みにくい原因は、主に3つあります。



  1. 環境の問題
    プリントアウトできる環境がオフィスの中に整備されているため、不必要な書類まで出力してしまい、 それが滞留してしまうことがあります。 書類の方がパソコンの画面よりも視認性や一覧性が高く、手書きで書き込みもできることから、 効率よく作業をすすめる上で紙を重宝するのは良いことです。 しかし、作業が終わったら捨てる習慣をつけておかないと、書類の山ができる原因にもなってしまうのです。


  2. 意識の問題
    既に完了した昔の仕事の書類や、旧版のマニュアルやカタログなど、また見るかもしれない、 使うかもしれないし、不安だから手元に残しておくということもあるかもしれません。 しかし、デスク周りのスペースは有限です。古い情報にアクセスした機会がどれくらいあったのかを改めて振り返ってみると、 その多くが不要な書類ばかりだった、ということも少なくありません。

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  3. 手法の問題
    書類を整理する重要性は理解しつつも、どこから手をつけて良いのかわからないと考える方も多くいらっしゃいます。 たくさんあるファイル用品の種類の中から自分に合ったツールを探すことができなかった、 自分でルールを決めてやってみたけれど定着しなかった、という方が意外に多いのが現状です。

3.「トトノエ」の基本テクニック、「書く」「立てる」「捨て る」を実践してみましょう。

はじめから細かいルールを自分に課しても、なかなか定着させることは難しいです。
そこで、コクヨが考える「トトノエ」のなかでも、デスク周りの書類整理の基本となる「書く」「立てる」「捨てる」のテクニックを しっかりと身につけることをオススメします。しかし、「書く」「立てる」「捨てる」のテクニックを実践する前に、まずは必要な書類を「厳選」し、 机の上に山積みされた書類の量を減らすことから始める必要があります。



  1. 厳選する
    書類を厳選するうえで重要なポイントは2つあります。
    まず1つめは、「書類の最大保有量」を最初に決めることです。 使用しているデスク環境により保有できる量の差はあると思いますが、目安として最大でA4サイズのファイルボックス4つ以内に設定すると 良いでしょう。 2つめは、「最大保有量の7割」に収まる量まで厳選することです。 はじめから最大保有量めいっぱいまで書類を残してしまうと、仕事を進める上で増える書類に対応することができませんので注意が必要です。


  2. 書く
    書類が発生したらそのままで管理せず、ファイル用品に収録をしましょう。
    その際に大事なのが、ファイル用品に必ずタイトルを「書く」ことです。 似たようなファイル用品にタイトルを書かないまま収録してしまうと、探す時間がかかってしまい、かえって逆効果です。 自分だけがわかる簡易な目印だけでも良いので、必ずタイトルを書く習慣をつけてください。

  3. 立てる
    書類を収録したファイル用品を「立てる」ように、ファイルボックスやブックエンドなどをうまく使いましょう。
    書類を立てることで、書類が山の下に埋もれて見つからない、といったことが軽減されます。 また、立てて並べる時にもうひと工夫することで、書類がより見つかりやすくなります。 最も簡単な並べ方のルールは、「最後に使った書類を、常に最も左側に戻す」ことです。 これを継続すると、閲覧頻度の高い書類が収録されたファイルは自然に左へ、閲覧頻度の低い書類は右に寄ることになるので、 書類がさらに見つけやすくなります。

  4. 捨てる
    書類の量が増えないように、こまめに見直し、捨てる習慣をつけることが大事です。
    毎日終業時、5分間でも良いので、保有している書類をざっと見返して不要な書類がないかチェックする「クリーンタイム」を 設けることで、書類の増加を防ぐことができます。

4.あなたのデスクもきっと生まれ変わります。

従来の「共有、ファイリング」といった考え方ではなく、仕事の効率化を目的とした「個人、デスク周りの整理」を しやすくするためのファイル用品も増えてきています。 そういった新しいツールを上手く使いこなし、「トトノエ」の基本である「書く」「立てる」「捨てる」 のテクニックがしっかりと身につけば、あなたのデスクは気持ちよく無駄なく働けるデスクに変わるだけでなく、 創造性を育む場へと進化することでしょう。

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