社内ルールとは、企業ごとに独自に定めるルールのことです。
企業の経営者や総務ファシリティ担当者の中には、
社内ルールをどのように決めるべきか、悩んでいる方もいるのではないでしょうか。
この記事では、社内ルールや就業規則との違いについて詳しく解説します。
社内ルールのメリットやデメリット、作る際の流れについても解説しているため、役立ててください。
社内ルールとは
社内ルールとは、各企業が独自に定めるルールで、社内のみで適用されます。社内ルールには、外見的と内面的なことがあり、服装や髪色などのみだしなみは、外見的なルールです。内面的なルールとしては、仕事の進め方やオフィスの使い方が当てはまるでしょう。また、社内ルールは、文章化されているもの、暗黙のルールとなっているものが存在します。オフィス内の見えるところに掲示をしたり、運用ルールブックを作成することで、ルールの遵守が期待できるでしょう。
就業規則とは
就業規則とは、雇用主である企業と労働者の間で雇用に対して定められたルールのことで、賃金や労働時間、休日などについて記載されています。就業規則は、労働基準法で定められており、従業員が10名以上いる企業は、就業規則を作成して、労働基準監督署へ届け出なければなりません。
社内ルールと就業規則の違い
社内ルールと就業規則は、カバーできる範囲が違います。社内ルールは、全てが企業の判断で制定できて、企業と従業員の間で合意は必要ありません。就業規則は就業に関するルールのみに適用され、企業と従業員が契約する際に、お互いの合意が必要です。
社内ルールが必要な理由
従業員の少ない企業では、経営者自らが従業員へ指導ができて、仕事に対する考え方や行動も、経営者がまとめられます。しかし、従業員数の多い企業では、経営者だけで従業員を管理することが難しくなり、トラブルを避けかつ快適に働くためにも社内ルールが必要です。また、多様性を活かすためにも、社内ルールは欠かせません。社内ルールは、定めるだけでなく運用が大切です。時代の傾向や価値観の変遷に合わせて、内容や項目を見直しましょう。
社内ルールの制定で得られるメリット
社内ルールを定めると、どのようなメリットが得られるのでしょうか。ここでは、6つのメリットについて解説します。
オフィスに愛着を感じるようになる
社内での運用ルールを策定することで、オフィスを綺麗に使おうという意識を高めることができ、愛着を感じるようになるでしょう。例えば、就業時間内に掃除の時間を設けることで、自分事として捉える社員が増えるでしょう。また、それぞれの視点からオフィスに対する意見を出していく機会を設けることも効果的です。
従業員へ企業理念や風土の醸成が進む
社内ルールを定めるメリットには、従業員へ企業理念や風土の醸成が進むことも含まれます。企業理念や方向性に基づいた意識・考え方などの内面的なルールも定められるため、従業員へ周知されることで企業理念や風土の醸成が進みやすくなります。また、経営者の意思決定が従業員に反映されやすくなり、経営者と従業員に一体感が生まれやすくなるでしょう。
働きやすい環境になる
時代の流れや従業員のニーズから、社内ルールを定めると、従業員が働きやすい環境になります。社内ルールは状況にあわせて更新していくことが大切です。より多くの社員の意見を取り入れることで納得感があり、かつ働きやすい社内ルールができあがるでしょう。社内ルールを運用しながら、状況にあわせて変更することで、従業員がより働きやすい環境へ改善できます。
情報漏洩や不正などを防げる
情報漏洩や不正などを防げることも、社内ルールを定めるメリットの1つです。機密書類を収納する場所を決める、書類を出したままにしない、など基本的なルールを定めることで、情報漏洩のリスクを低減させることができるでしょう。情報漏洩や不正は企業の信頼を大きく失うため、事故防止対策は健全な企業経営に必要です。
企業の生産性が上がる
社内ルールの制定により、従業員のやる気や業務レベルが高まると、企業全体の生産性が上がります。環境が整って働きやすくなることも、生産性の向上につながるでしょう。
従業員同士のコミュニケーションが円滑に進んだり、従業員が働く場所や時間を選べたりすることで生産性が向上し、最終的に企業の業績アップにつながります。
社内ルールにはデメリットもある
社内ルールの制定には、デメリットもあります。社内ルールを定める前に確認すべき3つのデメリットについて解説します。
ルールが多すぎると遵守が難しくなる
社内ルールが増えすぎてしまうと、遵守することが難しくなります。誰にとってもわかりやすく簡潔な内容のルールを策定するとよいでしょう。また、細かいところまでルールを設定してしまうと崩壊してしまう可能性が高くなります。
従業員の発案力や思考力が低下する
社内ルールで何もかも決められてしまうと、従業員は自ら考えて行動しなくなります。従業員が自ら考えなくなると思考力や発案力が低下して、企業は成長できません。社内ルールの本来の目的を忘れないようにしてください。
企業が硬直化する
社内ルールの内容によっては、企業の硬直化を招きます。同じような考え方や価値観を持つ方が増えて、ルールに沿った行動をとるようになると、企業が硬直化しやすくなります。社内ルールは柔軟に修正することが大切です。
社内ルールの項目
社内ルールの項目は、企業が自由に定められます。以下で、一般的な社内ルールの項目を箇条書きで紹介します。
- 企業理念や経営理念
- 組織や役職の管理規程
- 人事評価制度
- 賃金・賞与規定
- ハラスメント防止の規程
- 育児休業や介護休業規程
- 個人情報や内部情報の取り扱い
- 業務マニュアル
- 社内の共有言語
- クレーム対応
- 服装や髪型などの身だしなみ
- オフィス環境の整理整頓
- 備品や機材の使い方
- 出張旅費や接待交際費規程
- 災害時の緊急対応
オフィスの運用やテレワークにも社内ルールは必要
オフィスの運用やテレワークをスムーズに行うためにも、社内ルールを制定しましょう。それぞれの具体的な例を紹介します。
オフィス
オフィス環境やレイアウトを変更すると、運用ルールが必要になります。例えば、フリーアドレス制を導入した場合は、同じ席に連続で座らない、退席する時は机の上を綺麗に片付けるなどのルールを決める必要があります。運用ルールの目的を伝えることで、納得感がでるでしょう。
テレワーク
テレワークは、オフィス勤務と異なる部分が多いため、テレワーク向けのルールが必要です。例えば、テレワークはオフィス勤務と比べて、労働時間や労働場所の管理が難しくなります。情報漏洩のリスクを低減させるためにも、書類やPCの管理ルールを定める必要があります。
社内ルールを作る流れ
社内ルールは、どのように作るとよいのでしょうか。4つのポイントに絞り、ルール作りの流れについて解説します。
現状を把握して目的を明確にする
社内ルールを作る際には、まず社内の現状を洗い出して、課題を特定してから、目的を明確にしましょう。目的を明確にすると、誰のためのルールなのか、企業にとって本当に必要なルールなのかを判断しやすくなります。
社内ルールの内容が業務に整合するか確認する
目的が明確になったら、社内ルールの内容を集めてください。集まった内容は、解決すべき項目ごとに整理して、マニュアル化を試みましょう。社内ルールの内容が、業務に支障をきたさないためにも、関係部署と協力して調節します。
従業員への周知する
仕上がった社内ルールは、従業員へ周知しましょう。社内ルールを従業員に広く周知するには、オフィス内に掲示したり、データを配布する必要があります。
社内ルールを定める際に注意すべきこと
社内ルールは自由に定められますが、注意すべき点もいくつかあります。
ここでは、4つの注意点について解説します。
理念に基づいた内容にする
社内ルールは、自社の理念や社風に基づいた内容にしましょう。自社の理念や社風と社内ルールが矛盾していると、企業の方向性が定まらず、従業員はルールを徹底しにくくなります。自社の理念や社風を把握・整理してから社内ルールを定めると、矛盾のない内容になります。
一部の人達でルールを作成しない
社内ルールは、社長やリーダーなど、企業のトップが独断で定めてはなりません。独断で社内ルールを定めると、従業員の納得を得られない可能性が高まります。従業員が納得できない社内ルールの運用は円滑に進めません。社内ルールを作る際には、さまざまな立場の従業員の意見を取り入れるようにしましょう。
例外を認めない
社内ルールは社内全員に適用すべきもので、例外を認めてはなりません。例外が増えると、社内ルールとしての意味がなくなります。「社長や幹部は例外」「入社1年目は30分早出社して2年目以降は定時でよい」といった、特権階級を設けるような社内ルールを作ることは避けましょう。
必要にあわせて修正する
社内ルールは、法律の改正や社会問題、業務内容の変更など、必要に応じて柔軟に対応しましょう。法律が改正された際には、違反を避けるために専門家に確認すると安心です。社内ルールは、細かい内容の追加も定期的な見直し対応といえます。常に、自社のニーズにあうようにすることが大切です。
まとめ
社内ルールは正しく定めると、従業員のやる気やスキルをアップさせたり、
働きやすい環境になったりするなど、多くのメリットがあります。
役員だけが得をするルールなどは避け、従業員全員がメリットを享受できるように配慮すべきです。
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