働き方改革を推進するための施策として、オフィスの見直しを行う企業が増えています。ここではオフィス環境の整備をご検討中の経営者や担当者の方に向け、働き方改革の成功にオフィス環境が重要な理由や、オフィス環境の改善方法などを解説します。オフィスづくりの実例もご紹介いたしますので、ぜひ参考にしてください。
働き方改革ではオフィスの見直しも行おう
「働き方改革」に取り組まれている企業が増えている一方で、実際には思うように改革が進んでいない企業も多いようです。その要因の一つに、会社として方針や施策は立てたものの、社員の働き方にまで浸透していない等、働く環境に起因するケースがあります。社員はオフィスで多くの時間を過ごします。オフィスは社員の職場環境への満足度を左右し、業務効率にも大きな影響を与えます。そのため、働き方改革を行う上では、オフィス環境の見直しもセットで進めることをおすすめします。
そもそも働き方改革とは
働き方改革は、日本が直面する少子高齢化に伴う生産年齢人口の減少や、働く人々のニーズの多様化などを背景に、生産性向上、および働く機会や意欲の拡大のために、国をあげて推進されています。
厚生労働省によると、働き方改革は以下のように定義されています。
「働き方改革」は、働く方々が、個々の事情に応じた多様で柔軟な働き方を、自分で「選択」できるようにするための改革です。
出典：厚生労働省「働き方改革のあらまし（改正労働基準法編）」（外部リンク）
2019年4月1日より「働き方改革関連法」も順次施行され、企業にとっても重要課題として認識されるようになりました。また、新型コロナウイルス感染拡大の影響で、テレワークや時差出勤、オンライン会議など働き方も変化してきており、改めてこれまでの働き方やオフィスのあり方について見直しする企業が増えてきています。
働き方改革でオフィスの見直しが重要な理由
働き方改革でオフィスの見直しが重要な理由について、さまざまな観点から解説します。
業務効率の改善
オフィスの環境は、仕事の進み具合に大いに影響します。十分なスペースはあるか、明るさは適当か、設備や収納の過不足がないか、物や書類が散乱していないかなどをチェックし、スムーズに仕事を進められる環境を整えましょう。整ったオフィスは社員のモチベーションを高め、メリハリある仕事を可能にし、結果として業務効率の向上が期待できます。
新しいワークスタイルへの対応
働き方改革や感染症への対策を受け、テレワークを導入する企業が増えました。それによりWeb会議やオンライン会議も当たり前のように行われています。オフィス内でWeb会議を実施すると、周囲への音漏れが気になるなど新たな問題も出てくるため、Web会議専用のブースを設置したり、ヘッドフォンやマイクロフォンなどサポートツールを導入したりするなど、新しい働き方に合わせたオフィス環境づくりが必要となります。
社員の目的・理念の共有
テレワークの普及や雇用形態の多様化が進むと、全社コミュニケーションの機会が減ってしまい、組織力の低下が懸念されます。そこで、社員に企業理念やビジョンの共有を促す場としてオフィスを活用する方法があります。たとえば、企業ロゴやコーポレートカラーを取り入れたオフィスアートやデザインを、エントランスやラウンジ、壁紙に使うなどです。
社員間のコミュニケーション改善
オフィスのレイアウトや働き方の運用は、社内コミュニケーション活性化に大きな役割を果たします。社員同士がスムーズにやり取りできるレイアウトにすることで、社内の風通しがよくなり、業務が効率化や組織の活発化につながります。そのほか、部署を問わず利用可能なスペースを設けると、新しい人間関係が生まれたり、新たなアイデアが浮かんだりするなどの効果が期待できます。
社員のメンタルヘルス対策
企業には社員のメンタルヘルス対策が求められるようになりました。心理的な問題があると、仕事へのモチベーションが低下し生産性も低下してしまいます。その対策として、たとえば、オフィスにリフレッシュスペースや仮眠スペースをつくると、仕事の合間に休憩や休息を取りやすくなり、社員満足度や生産性の向上が期待できます。
オフィス環境の改善を行う方法
続いて、オフィス環境の改善方法について、レイアウトから家具の選び方までを紹介します。
適切なレイアウトにする
オフィスのレイアウトは、業務効率や社員同士のコミュニケーションに影響を及ぼします。社員の人数にあわせ、必要十分な作業場所を確保しましょう。作業を妨げない動線や、ストレスを避けるための開放感も意識してください。具体的なレイアウト例については、のちほど解説します。
家具を選ぶ
家具を選ぶ際は、コストやデザインだけではなく、使用感も考慮しましょう。たとえば、椅子の場合、座面が硬すぎる、パソコン操作をすると猫背になってしまう、座面の高さや奥行きが調整できないなどの問題があると、仕事に集中しにくくなってしまいます。機能性を高い家具を選び、業務効率を高めましょう。できれば、ショールームなどで実際の使用感を確かめるようにしましょう。
照明を選ぶ
照明の色や光、デザインなどは業務効率に影響を及ぼします。オフィスの使用用途に合わせた照明を選びましょう。特に照明の色味は雰囲気に大きく影響します。照明の色味はおもに「電球色」「温白色」「白色」「昼白色」「昼光色」にわけられます。
昼白色はナチュラルな色味で、エントランスや会議室などにおすすめです。昼光色は昼白色より白っぽく、執務室のように集中力を求められるスペースに向きます。また、赤味と温かみが特徴の電球色は、リフレッシュスペースや食堂などに適しています。
リフレッシュスペースを作る
オフィス内に、社員の気持ちを安らげるカフェのようなスペースをつくりましょう。リフレッシュできると生産性が向上し、コミュニケーションの促進などのメリットも得られます。また、リフレッシュスペースは休憩以外の活用も可能です。ソロワークができる家具やミーティングに向いたカウンターなどを設置すると、より多目的に社員に利用してもらえます。
集中できるスペースを作る
個人ブースや間仕切りのある席など、一人で集中できるスペースをつくるとメリハリがつき業務効率が上がります。大勢で意見を交わしながらすすめたい仕事もあれば、一人で思考を巡らせたい仕事もあります。業務内容に応じて好きな場所で働けるように、集中できるスペースを設けましょう。遮音できる集中ブースであれば、周囲への音漏れも気にならなくなるためWEB会議にも最適です。
オフィスに緑を置く
オフィスには積極的に植物を取り入れるとよいでしょう。ストレスや眼精疲労の軽減が見込めるほか、社員の緊張がほぐれ、社員が快適に業務を進めることに繋がります。スペースがなくても、天井からつるす、壁に飾るなどの配置が可能です。
執務スペースのレイアウト例
執務スペースのレイアウト例について、特徴とメリットとデメリットをまじえて紹介します。
対向島型
対向島型は部署やチームごとに机を向い合せで並べ、一つの島をつくるレイアウトです。コミュニケーションが取りやすく、面積効率も良いとされています。一方、社員同士の距離が近すぎて作業効率が落ちる懸念があります。
背面対向型
対向島型と似ていますが、背面型では社員が背中あわせで仕事をします。それぞれの視線が気にならず仕事に集中でき、振り返ってのコミュニケーションが取りやすいです。コミュニケーション促進のために間にテーブルを設置する場合は広さが必要です。
クロス式
テーブルを縦横交差して配置するレイアウトです。ジグザグ通路のため導線が固定化するのを防ぎ、人と接する機会が自然と増える仕掛けになっています。一方で集中しにくい環境となっています。
ブーメラン型
120°のテーブルを用いた亀甲状のレイアウトです。一人あたりの机上面積が広く、モニターを二つ置いた作業も可能で作業効率アップが期待できます。対人距離を確保しながら個人の集中とコミュニケーションが両立できます。
ブース型
パーティションでそれぞれの席を囲うレイアウトです。ブーメラン型同様、 個人の集中環境が確保でき、作業効率のアップは期待できますが、コミュニケーションは取りづらくなります。
働き方改革でオフィス環境を改善するときに注意すべきこと
オフィス環境を改善するにあたり、注意すべきことについて紹介します。
社員の意見を取り入れる
オフィス環境を見直す際は、ぜひ社員の意見に耳を傾け、オフィスに対する満足度や働きやすさ、問題点、課題を把握するようにしましょう。現場の意見をベースにレイアウトや家具、インテリアについて検討すると、社員満足度の高いオフィス環境に繋がり、より業務効率やコミュニケーションに関する課題解決が期待できます。
コクヨでは、社員お一人おひとりの「働き方」や「働く環境」に対する考えを可視化するWebアンケートと診断レポートを無料でご提供しております。働き方改革を推進する上で、皆さまのオフィスづくりにぜひお役立てください。
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他社の事例を参考にする
オフィスレイアウトのイメージがわかないときは、他社のレイアウトを参考にするという手もあります。業務内容や職種が似ている企業のオフィスであれば、取り入れやすい点を多く見つけられるかもしれません。また、フリーアドレスなど新しい働き方を導入する際、自社にマッチするのか、事前にイメージすることも可能です。オフィスの見学会を開催している企業もあるため、積極的に参加してみましょう。
全国のコクヨ社員が実際に働くオフィスをご見学いただけます。詳しくは下記よりご確認ください。
コクヨマーケティングが企画・設計・施工等を実施したお客様の納入事例をご紹介している資料です。
オフィスデザインやレイアウトを検討する際の参考にしていただければ幸いです。
働き方改革にともなうオフィス改善事例
働き方改革にともない、オフィスの改善に乗り出した企業について紹介します。改善事例を参考にしましょう。
西部ガスリビング株式会社様
西部ガスリビング株式会社様は、全社員の声を反映した移転プロジェクトを実施され、社員のモチベーションが向上に成功しました。社内コミュニケーションを活性化するために、執務スペースの中央にコピーコーナーを設置したり、さまざまな家具やグリーンを配置したリフレッシュスペースを設置したりしました。
西部ガスリビング株式会社様｜全社員の声を反映したワークスタイルの変革を実現するオフィス（第32回 日経ニューオフィス賞 九州・沖縄ニューオフィス奨励賞）
株式会社トータテハウジング様
株式会社トータテハウジング様は、社員の主体性や情報共有の活発化を促進させるために、「フリーアドレス」を採用されました。フリーアドレスを浸透させるため、ペーパーレス化も行っています。オフィス改善後のアンケートでは、「フリーアドレスにしてよかった」「職場環境が快適になった」などの意見が得られました。
株式会社トータテハウジング様｜コミュニケーションの連鎖を実現するための一大プロジェクト（第33回日経ニューオフィス賞 中国ニューオフィス推進賞）
まとめ
働き方改革を進めるには、オフィスの改善が求められます。現場の意見をもとに課題解決に努めましょう。
コクヨマーケティングは、安心・信頼のコクヨグループの一員として、年間25,000件以上の豊富な実績からお客様の働き方に合わせた空間を提案します。オフィス移転から移転後のオフィス維持・運用に至るまで、ワンストップでサポート可能です。また、コクヨ社員が実際に働くオフィス体感いただける「オフィス見学会」を実施中です。ぜひお気軽にお問合せください。
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