「デスクのトトノエ」 これならできる!書類整理の簡単メソッド

身近で始められる業務改善のひとつに「デスク周りの整理」があります。

しかし、年度末などの節目の時期に片付けをするだけでは、すぐに元の状態に戻ってしまい、 なかなか業務改善に結びつきにくいのが現状です。

そこで、従来の続かない「片付け」とは少し違った、簡単で定着しやすいテクニックをご紹介します。

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あなたのデスクは仕事がはかどるデスクになっていますか?

よく使う書類は、すぐに手が届く机の上に置いて管理したいと思うのは当たり前のことです。
しかし、ついつい溜め込んでしまい、机の上に書類の山ができてしまっている、という方も多いのではないでしょうか。

例えば、書類を横にして積み上げてしまうと、下の方の書類が取り出しづらく非効率ですし、書類の山が崩れてしまう危険性もあります。
また、書類をファイルに収録せずにそのまま放置していると、さまざまな種類の書類が混在してしまい、ミスにつながる原因にもなりかねません。

書類を整理した状態を保つことは、デスク周りの美観を保つためだけでなく、仕事を効率よく無駄なく進めるためにも重要です。


フリーアドレスで失敗しないための、書類の管理方法について | コラム | オフィス移転・レイアウト・デザイン | コクヨマーケティング

なぜデスク周りの書類は増えるのでしょうか?

机の上に書類の山ができてしまう、整理が進みにくい原因は、主に3つあります。

1.環境の問題

プリントアウトできる環境がオフィスの中に整備されているため、不必要な書類まで出力してしまい、 それが滞留してしまうことがあります。 書類の方がパソコンの画面よりも視認性や一覧性が高く、手書きで書き込みもできることから、 効率よく作業をすすめる上で紙を重宝するのは良いことです。 しかし、作業が終わったら捨てる習慣をつけておかないと、書類の山ができる原因にもなってしまうのです。

2.意識の問題

既に完了した昔の仕事の書類や、旧版のマニュアルやカタログなど、また見るかもしれない、 使うかもしれないし、不安だから手元に残しておくということもあるかもしれません。 しかし、デスク周りのスペースは有限です。古い情報にアクセスした機会がどれくらいあったのかを改めて振り返ってみると、 その多くが不要な書類ばかりだった、ということも少なくありません。

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3.手法の問題

書類を整理する重要性は理解しつつも、どこから手をつけて良いのかわからないと考える方も多くいらっしゃいます。 たくさんあるファイル用品の種類の中から自分に合ったツールを探すことができなかった、 自分でルールを決めてやってみたけれど定着しなかった、という方が意外に多いのが現状です。

「トトノエ」の基本テクニック、「書く」「立てる」「捨て る」を実践してみましょう。

はじめから細かいルールを自分に課しても、なかなか定着させることは難しいです。
そこで、コクヨが考える「トトノエ」のなかでも、デスク周りの書類整理の基本となる「書く」「立てる」「捨てる」のテクニックを しっかりと身につけることをオススメします。しかし、「書く」「立てる」「捨てる」のテクニックを実践する前に、まずは必要な書類を「厳選」し、 机の上に山積みされた書類の量を減らすことから始める必要があります。

1.厳選する

書類を厳選するうえで重要なポイントは2つあります。
まず1つめは、「書類の最大保有量」を最初に決めることです。 使用しているデスク環境により保有できる量の差はあると思いますが、目安として最大でA4サイズのファイルボックス4つ以内に設定すると 良いでしょう。 2つめは、「最大保有量の7割」に収まる量まで厳選することです。 はじめから最大保有量めいっぱいまで書類を残してしまうと、仕事を進める上で増える書類に対応することができませんので注意が必要です。

2.書く

書類が発生したらそのままで管理せず、ファイル用品に収録をしましょう。
その際に大事なのが、ファイル用品に必ずタイトルを「書く」ことです。 似たようなファイル用品にタイトルを書かないまま収録してしまうと、探す時間がかかってしまい、かえって逆効果です。 自分だけがわかる簡易な目印だけでも良いので、必ずタイトルを書く習慣をつけてください。

3.立てる

書類を収録したファイル用品を「立てる」ように、ファイルボックスやブックエンドなどをうまく使いましょう。
書類を立てることで、書類が山の下に埋もれて見つからない、といったことが軽減されます。 また、立てて並べる時にもうひと工夫することで、書類がより見つかりやすくなります。 最も簡単な並べ方のルールは、「最後に使った書類を、常に最も左側に戻す」ことです。 これを継続すると、閲覧頻度の高い書類が収録されたファイルは自然に左へ、閲覧頻度の低い書類は右に寄ることになるので、 書類がさらに見つけやすくなります。

4.捨てる

書類の量が増えないように、こまめに見直し、捨てる習慣をつけることが大事です。
毎日終業時、5分間でも良いので、保有している書類をざっと見返して不要な書類がないかチェックする「クリーンタイム」を 設けることで、書類の増加を防ぐことができます。

あなたのデスクもきっと生まれ変わります。

従来の「共有、ファイリング」といった考え方ではなく、仕事の効率化を目的とした「個人、デスク周りの整理」を しやすくするためのファイル用品も増えてきています。 そういった新しいツールを上手く使いこなし、「トトノエ」の基本である「書く」「立てる」「捨てる」 のテクニックがしっかりと身につけば、あなたのデスクは気持ちよく無駄なく働けるデスクに変わるだけでなく、 創造性を育む場へと進化することでしょう。

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オフィスの移転に関して

コストを抑えて移転を行いたいです。どんな方法がありますか?

コストを抑えた移転は、移転先ビルの選定から始まります。

お客様の働き方から、出勤率やオフィス機能を見極め、契約面積を最適化する事が重要になります。

ぜひ、移転先のビル検討からご相談ください。

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見積もりを依頼する際に用意しておくことはありますか?

移転費用は、オフィスの面積や諸条件によって大きく異なります。

基本的には弊社の担当者が現場へお伺いし、現地調査を行った上で、お見積りを作成いたします。

現状の平面レイアウト図や移転先の図面をご用意いただければ、より早くお見積りが可能です。

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見積もり段階での費用は発生しますか?

基本的にお見積りは無料で対応しております。費用が発生する場合は、事前にご連絡いたします。お気軽にご相談ください。

大体どのくらい前から準備をすれば良いですか?

平均8ヵ月~1年程度の準備期間が必要です。規模にもよりますが、短期の移転でもコクヨマーケティングなら、計画立案から移転先オフィス運用までのスケジュール提案・管理が可能です。

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ぜひ、ダウンロードしてご活用ください。

オフィス移転の経験がないため、何から手を付ければ良いか分かりません

お客様の環境・状況によって、何から始めれば良いのかは全く異なります。
コクヨマーケティングでは、ヒアリングや現状調査を行う事で、お客様それぞれのゴールイメージを明確化し、いつまでに何を行う必要があるのかを適切にご提案いたします。

移転準備の業務まで手が回るか心配です

年間25,000件以上の実績を持つコクヨマーケティングは、お客様の移転プロジェクトを円滑に進めるために、移転先ビルの選定からオフィスの運用まで、ワンストップでサポートいたします。経験豊富な弊社のスタッフにおまかせください。

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申し込みから診断レポート発行までどれくらいかかりますか

コクヨの働く環境診断 はたナビ プロ」はお申し込みから診断レポートのご提出まで約3~4週間が目安となります。

何名から実施可能ですか

上限下限ともに、人数の制限はございませんが、より効果的な結果を得るため、1事業所あたり30名以上での実施をお勧めしております。30名未満の事業所様には、よりコンパクトで手軽な「はたナビ クイック」をご用意しています。ぜひお試しください。

属性別での分析は可能ですか

年齢・役職・性別・職種など、属性別での分析は可能です。詳細はお申し込み時にお問合せください。

インターネット環境がないのですが、実施できますか

紙での実施も可能です。詳細はお申し込み時にお問合せください。

実施する単位は会社単位ですか

各事業所単位での実施をおすすめしています。

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回答期間中に何名様がご回答されたか、把握することが可能です。
問合せいただけますと、弊社担当者より回答させていただきます。

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PDF形式にてお渡しさせていただきます。

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