RFP(提案依頼書)を作成して、最適なオフィス移転パートナーを選ぼう！

オフィス移転は、何度もあることではなく、担当者にとって大きな負担になると言われています。「提案依頼書」とも言われているRFPを作成することで、オフィス移転の目的を明確化できたり、レイアウトの要件整理ができたり、スムーズにオフィス移転を進めることができると言われています。本記事では、RFPのメリットや作成方法について詳しくご紹介します。

オフィス移転のRFP(提案依頼書)とは？

RFPは「発注者が業者に対して提出する要望などが書かれている書面」を指します。「Request for Proposal」の略で、日本語では提案依頼書と訳されます。オフィス移転のRFPの場合、具体的には、移転する目的、入居中もしくは移転先のビル情報、必要なスペースや什器などの要望を記載することが多いです。オフィス移転の時だけでなく、リニューアルの時も作成することで、要件を整理することができます。

オフィス移転でRFPを作成するメリット

オフィス移転やリニューアルの時にRFPを作成することで、「オフィス移転をスムーズに進める」「トラブル回避につながる」などのメリットがあると言われています。以下で詳しく解説します。

オフィス移転をスムーズに進めることができる

RFPを作成することで、要件の整理ができ目的を明確にすることができます。それにより、選考ポイントをはっきりさせることができるため、オフィス移転をスムーズに進められると言われています。

業者を選択しやすくなる

例えば、各社にRFPに沿った提案をしてもらうことで、業者を選択しやすくなると言われています。なぜならば、評価ポイントのバラつきがなくなり、項目ごとに比較しやすくなり、公平に判断することができます。また、業者に選考結果も伝えやすくなるでしょう。

トラブル回避につながる

オフィス移転は、発注者、ビル指定業者や発注先の業者、入居中のビルや移転先のビル管理会社などさまざまな関係者を巻き込んで進める大きなプロジェクトになります。そのため、関係者が各種条件をきちんと理解した上で進めることが大切です。RFPに各種条件を明記することで、トラブル回避につながるでしょう。

オフィス移転の目的や要件を明確にすることができる

RFPに必要な項目の中に「オフィス移転の目的」があります。「なぜ移転するのか」「移転をきっかけにどのように働き方を変えていきたいのか」「現状の働き方やオフィス環境の課題は何か」などを考えることで、「オフィス移転の目的」が明確になるでしょう。あわせて、「ありたい姿」や「これからの働き方」について考えることで、要件を整理しやすくなると言われています。

社内関係者の合意を得やすくなる

オフィス移転は、社外の関係者だけでなく、多くの社内の関係者と連携を取る必要があります。一般的に経営層、総務部門、プロジェクトメンバーなどが社内の関係者として、オフィス移転プロジェクトを進めることになります。RFPに「オフィス移転の目的」「オフィスの要件」などを記載することで、共通認識を持つことができると言われています。それによって、関係者の合意を得やすくなるでしょう。関係者の合意を得ることでスムーズにオフィス移転を進めることができます。

予算とスケジュールの妥当性が確認できる

「予算」や「スケジュール」を明記することで、実現したい内容に対し予算が妥当かどうか、提案スケジュールや納期に無理がないかどうかを確認することができます。場合によっては、予算の見直しやスケジュールの再検討が必要になる可能性もあります。オフィス移転には約８か月程度の準備期間が必要と言われています。余裕をもって進めるためには、実施の約1年前から業者選びをスタートすることをおすすめします。

RFPの作り方

さまざまなメリットがあるRFPの作成方法について、大きく「事前に確認するとよい項目」と「必要項目」にわけて以下で詳しく解説します。また、RFPの形式に決まりはなく一般的にエクセルやパワーポイントを使うことが多いです。

事前に確認するとよい項目

まずは、事前準備として「予算」「スケジュール」「図面や契約書などの必要書類」を確認しましょう。以下で詳しく解説します。

予算

大まかな予算を事前に確認するとよいでしょう。ある程度予算を明確にしておくと、提示した予算内で最大限できることを提案してもらえます。事前に確認することで、大きく予算オーバーにならずにオフィス移転を進めることができるでしょう。移転にかかる費用は多岐にわたり複雑ですので、依頼を考えている業者があれば事前に相談するなど、相場を確認しておくとよいでしょう。
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スケジュール

オフィス移転の場合、「退去日」と「引越し日」は事前に確認しましょう。「退去日」や「引越し日」にあわせて発注リミット、内装工事や原状回復工事などのスケジュールを立てるため、事前に日程の確認することでスムーズに進めることができます。あわせて、入居中のビルと移転先ビルの作業時間などの各種条件を確認するとよいでしょう。
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必要書類の取り寄せ

オフィス移転の場合、主な必要書類は「入居中のオフィスのレイアウト図面」「移転先のオフィスのレイアウト図面」「貸方基準書」です。「貸方基準書」では、工事をする時の注意事項や工事区分の記載があります。RFPに差し込むことで、必要な関係者を把握することができるため、スムーズにオフィス移転プロジェクトを進めることができるでしょう。
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RFPに必要な項目

RFPに必要な主な項目として、「オフィス移転プロジェクトの概要」「業務の依頼内容」「選考について」などがあります。それぞれの必要項目については、以下で詳しく解説します。

 オフィス移転プロジェクトの概要

主に「プロジェクト名」「オフィス移転の目的」「プロジェクトの体制」「入居中のビルの概要」「移転先ビルの概要」「スケジュール」の記載が必要になります。とくに業者が提案するにあたり、「オフィス移転の目的」は大事な項目になります。あわせて「ありたい姿」や「これからの働き方」について具体的に記載できるとよいでしょう。
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業者への依頼内容

主に「提案書の要項」「提案スケジュール」「プレゼンテーション」「現場調査」「提出書類」など業者に依頼したい内容の記載が必要になります。後々、業者の選定がしやすいように「提案書の要項」には、必要な項目を明記するとよいでしょう。また、「提案スケジュール」には、提案依頼説明会、質疑応答期間、プレゼンテーションの日程、業者決定など変更できない日程を記載しましょう。

選考について

主に「選考基準」「プレゼンテーションの結果通知方法」「配布予定資料」の記載が必要になります。

支払・契約について

主に「支払条件」「契約条件」の記載が必要になります。初めての業者と取引をする可能性もあるため、トラブルを回避するためにもしっかり記載するとよいでしょう。

レイアウトの要件

主に「コンセプト」「組織図や各組織の人数」「要望」「必要なスペース」の記載が必要になります。例えば、フリーアドレスを採用したオフィスにする場合、できれば座席設定率の記載するとよいでしょう。あわせて、空間イメージも伝えることで、提案内容とイメージの乖離を防ぐことができるでしょう。また組織図など機密情報を含む項目となるため、取り扱いには注意が必要です。
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プレゼンテーションでの提出資料

主に「レイアウト図面」「イメージパース」「マスタースケジュール」「見積書」などプレゼンテーションの時に必要な提出資料について明記しましょう。「イメージパース」 は、オフィス内を立体的に表現した絵を指します。レイアウト図面よりもイメージがしやすいため、提出資料に加えるとよいでしょう。

まとめ

「提案依頼書」とも言われているRFPを作成することで、スムーズにオフィス移転を進めることができたり、要件の整理ができたり、さまざまなメリットがあると言われています。

コクヨマーケティングは年間25,000件以上の豊富な実績から、働き方に合わせた空間を提案します。オフィス移転や移転後のオフィス維持・運用に至るまで、ワンストップのサポートが可能です。コクヨ社員が実際に働くオフィスを体感できる「オフィス見学会」を実施しているので、ぜひご活用ください。