ハイブリッドワークの広がりにより、働き方が多様化し、オフィスはワーカーが“行きたくなる場”、“出社する価値のある場”へとアップデートが求められています。そのような背景の中、オフィス移転をきっかけに未来の働き方に向けてオフィスのあり方を見直す企業が増えています。
この記事では、オフィス移転のメリットや事例、移転成功のポイントを解説します。オフィス移転を考えている企業の担当者の方は、ぜひ参考にしてみてください。
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オフィス移転のメリット
オフィス移転にはさまざまなメリットがあります。具体的なメリットとそれぞれの詳細は以下の通りです。
作業効率の上昇
オフィス移転をきっかけに、オフィス環境を整備することにより作業効率の向上が期待できます。レイアウトを工夫することで、部署間の連携が取りやすくなったり、行き来にかかる時間が省けたりするからです。また、オフィスが綺麗になることにより、従業員のストレスや不満解消、集中力や生産性の向上も期待できるでしょう。
従業員のモチベーション向上
オフィス移転により、内装デザインを一新し、レイアウトを改善したり、オフィスに新たな機能を加えたりすることで、従業員が働きやすくなります。オフィスがおしゃれで清潔感のある環境になると、従業員のモチベーションが上がり、帰属意識や働く意欲の向上につながります。
また、移転により従業員が通いやすい立地になった場合も、通勤にかかる負担が減って意欲向上につながるでしょう。
企業のブランディング向上
オフィス移転を機に内装デザインを見直し、おしゃれで洗練されたオフィスへと変化を遂げることで、来訪者に好印象を与え企業イメージの向上につながります。また、企業理念を反映したオフィスデザインを採用することで、自社の理念やブランド価値を社内外に効果的に伝えられます。求職者にも好印象を与えられ採用面でもプラスの効果を生むでしょう。
社内に企業理念やブランド価値を浸透させる「インナーブランディング」について詳しい情報はこちらのページをご覧ください。
コミュニケーションの活性化
オフィス移転の際に、執務席だけでなく、コミュニケーションやミーティング、リフレッシュなどに利用できる場をつくることで、自然と従業員同士の交流を生む機会が増え、組織力向上も期待できます。
安全性の向上
安全性の高い物件にオフィスを移転することで、地震や台風などの被害を最小限に抑えやすくなります。オフィスビルを検討する際は、BCP（事業継続計画）の観点も取り入れ、耐震性能やビル管理会社の防災対策、周辺環境なども確認しましょう。
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オフィス移転のデメリット
オフィス移転にはデメリットも伴うため注意が必要です。ここからは代表的なデメリット2つと、それぞれの詳細を解説します。
手間がかかる
オフィス移転は簡単な業務ではありません。規模によりますが8か月から1年ほどかかる一大プロジェクトです。移転先のビル選定やレイアウト計画、現オフィスの解約手続きや原状回復工事、新オフィスの工事や引っ越し、備品手配など業務は多岐にわたります。現在入居中のオフィスも稼働させながら業務を止めることなく限られた時間の中で行わなければならないケースが多く、実務担当者の方に多大な負担がかかります。
オフィス移転に不満を抱く従業員もいる
オフィス移転は全ての従業員にとってプラスになるとは限りません。移転後のオフィスの立地では自宅から遠くなったり、通勤時間が長くなったりする従業員もいるからです。
またオフィス周辺の飲食店の有無も、従業員のモチベーションを保つのに重要なポイントとなりやすいです。移転先を選ぶ際は、従業員の通勤時間や周辺環境も考慮しましょう。
オフィス移転を成功させるポイント
オフィス移転を成功させるには、いくつか意識するべきポイントがあります。以下は、具体的なポイントとそれぞれの詳細です。
移転の目的を明確にする
オフィス移転を成功させるために重要なことは、オフィスビル探しやレイアウトの検討をはじめる前に、まず「移転の目的」を明確にすることです。
なぜ、はじめに「移転の目的」を明確にする必要があるのかというと、例えば「コスト削減のため、今より家賃が安いところに移りたい」といった漠然としたイメージでオフィス移転を進めてしまうと、移転後、オフィスの快適性や生産性の低下やそれに起因する社員満足度の低下などを引き起こす可能性があるからです。
ここで大切なのは、「移転先のオフィスでどのような働き方をしたいのか」といった「理想の働き方」まで掘り下げて、オフィス移転の目的を設定することです。
理想の働き方をイメージしてオフィス移転の目的を設定することは、移転先ビルの選定やレイアウト検討の際の判断基準を明確にし、オフィス移転の効果を最大化することにつながります。
オフィス移転のスケジュールや成功のポイントについて詳しい情報はこちらのページをご覧ください。
事前の計画を入念にする
オフィス移転にかかる期間は規模や施工内容によって異なりますが、一般的に計画から完成まで約8か月～1年程度かかります。オフィス移転の業務は多岐にわたるため、新オフィス稼働予定日からスケジュールを逆算し、やることを整理した上で抜け漏れなく進めることが大切です。
オフィス移転業務の進行管理は、チェックリストなどを用いて効率的に進めましょう。業務一覧を時系列で整理したチェックリストを以下から無料でダウンロードいただけます。
納得感のあるプロセスを経て進める
オフィス移転は、社員のモチベーション向上や理想とする働き方を実現する絶好の機会です。その機会を最大限活かすには、トップダウンで強引におしすすめるのでなく、社員の納得感のあるプロセスを経て進めることが大切です。
アンケートやサーベイなどを実施し、今の働き方やオフィス環境に対する課題をヒアリングしたり、ワークショップなどを通じて理想とする働き方を社員自らが創造したりする機会をつくりましょう。
コクヨでは、社員一人ひとりに対し、今の働き方やオフィスにおける「満足度」や「重要度」をアンケート調査し、その結果から、課題の優先順位づけまでを無料で行う働く環境診断「はたナビ プロ」という無料の診断サービスをご用意しています。
移転前の優先課題の可視化だけでなく、移転後の評価にも活用できます。
コクヨの働く環境診断「はたナビ プロ」についてもっと詳しく知りたい方はこちらのページをご覧ください。
専門家へ相談する
オフィス移転によるメリットは多岐に渡りますが、適切に進めることができなけでば業務に支障をきたす可能性もあります。オフィス移転の担当者は通常業務と並行しながら移転業務を行わなければならないケースが多く、また専門知識のインプットも必要です。そのため、社内で対応しきれない場合は、専門業者へ相談することをおすすめします。
コクヨマーケティングでは、専門スキルを持ったメンバーがチームを結成し、お客様のオフィス移転プロジェクトをサポートいたします。
「移転に関する人手が確保できない」「移転業務の進め方がわからない」「専門知識がないため不安」などオフィス移転における課題を解決し、確実・円滑な移転業務をご提案します。
コクヨマーケテングのオフィス移転サービスに関する詳しい情報はこちらのページをご覧ください。
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オフィス移転の事例
コクヨマーケティングが手掛けたオフィス移転の事例をご紹介します。
会社に行くことが楽しみに。社員が幸せになれるオフィス
株式会社LIFULL様は、ビルの契約更新をきっかけに、大阪支店を移転。本社総務と支店で組成したプロジェクトメンバーを中心に、ハイブリッドワーク時代にふさわしい交流が生まれるオフィスを構築しました。「Holiday office」をコンセプトに、休日に自分の好きな場所へ来たかのような明るい印象のエントランスやリラックスしながら休憩できるソファ席、セミオープンの1on1ブースなどを配置しています。
株式会社LIFULL様のオフィス移転事例はこちらのページでご紹介しています。
業務にチーム、グループ会社との新たな連携を模索し、成果に応じて柔軟に連携し活動するつなげる働き方を実現するオフィス
名鉄都市開発株式会社様は、鉄道およびグループ会社のオフィス再構築計画に伴いオフィスを移転されました。グループ会社間の連携強化とシナジー効果高めるため、同時にグループ2社を1つのビルに集約しました。
メインエントランスには、ブランディングの一環として、名古屋中心部の航空写真を用いています。また、ガラスの壁面で構成された会議室や応接室は、空間を広々と開放的に感じられることで、開かれた企業イメージを演出しています。
オフィス内には、同時移転したグループ3社の共有ラウンジを中間階のフロアに配置。 階段でアクセスできる動線を確保し、会社の枠を超えたコミュニケーションの拠点として構築しました。イベント等に活用して交流を促進しています。木目調の家具やグリーン構成された空間は、オフィスとは異なるリラックスできる環境を演出しています。
名鉄都市開発株式会社様のオフィス移転事例はこちらのページでご紹介しています。
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まとめ
オフィス移転のメリット・デメリットや、オフィス移転を成功させるポイント、オフィス移転の事例などを解説してきました。
オフィス移転は上手く実施できればさまざまなメリットを得られる反面、失敗した際のデメリットも大きい傾向にあります。そのため、自社だけで対応することが不安な場合は、専門業者への相談・依頼をおすすめします。
コクヨマーケティングは、移転計画の立案からコンセプト設計、移転後の運用に至るまでのスケジュール提案・タスク管理が可能です。移転業務の各フェーズをサポートするメニューをご用意し、実務担当者様の負担を最小化することに務めています。オフィス移転を検討している企業の担当者の方は、ぜひコクヨマーケティングへご相談ください。
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