これさえ読めば完璧！オフィス移転初心者の方に向けてオフィス移転業務をスムーズに進めるためのスケジュール管理や業務内容、業者の選び方、お役立ち資料など、オフィス移転時におさえておきたい情報を詳しくご紹介します。
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オフィス移転を成功させるために検討すべきこと
オフィス移転を成功させるために重要なことは、オフィスビル探しやレイアウトの検討をはじめる前に、まず「移転の目的」を明確にすることです。
なぜ、はじめに「移転の目的」を明確にする必要があるのかというと、例えば「コスト削減のため、今より家賃が安いところに移りたい」といった漠然としたイメージでオフィス移転を進めてしまうと、移転後、オフィスの快適性や生産性の低下やそれに起因する社員満足度の低下などを引き起こす可能性があるからです。
ここで大切なのは、「移転先のオフィスでどのような働き方をしたいのか」といった「理想の働き方」まで掘り下げて、オフィス移転の目的を設定することです。
理想の働き方をイメージしてオフィス移転の目的を設定することは、移転先ビルの選定やレイアウト検討の際の判断基準を明確にし、オフィス移転の効果を最大化することにつながります。
「理想の働き方」を検討する際の代表的な3つの手法とは
理想の働き方を検討する際に用いられる代表的な３つの手法をご紹介します。なお、これらの方法は、単独で行うケースもありますが、混合して実施することもあります。
| トップダウン型 | 経営陣が会社の目指すべき方向性、ビジョンを策定。経営陣が策定したビジョンに基づきプロジェクトメンバー内で具体的な働き方などを検討し、経営陣に答申 |
|---|---|
| プロジェクト主導型 | プロジェクトメンバー主導で理想の働き方を策定し、経営陣に答申 |
| ボトムアップ型 | ワークショップやサーベイを通じて、理想の働き方について社員の一人ひとりの意見を集約し、経営陣に答申 |
ボトムアップ型で「社員の意見を反映したオフィスづくり」を行う場合、ワークショップやインターネットを利用したアンケートシステム「オフィスサーベイ」などを活用し社員の意見を集約しながら進めましょう。
コクヨでは、社員一人ひとりに対し、今の働き方やオフィスにおける「満足度」や「重要度」を調査し、その結果から、課題の優先順位づけまでを無料で行う働く環境診断「はたナビ プロ」という無料の診断サービスをご用意しています。
診断ツールを活用して社員の意見を集約し、定量的に示すことは、経営層と社員の意識のギャップを埋める手段としても非常に有効です。
コクヨの働く環境診断「はたナビ プロ」についてもっと詳しく知りたい方はこちらのページをご覧ください。
目的の設定が完了したら、オフィス移転の目的を社員と共有しましょう。
新しいオフィスでの働き方のイメージを社員一人ひとりが持ち、会社が描いている働き方を社員に理解してもらうことが、理想の働き方を実現するために非常に重要なプロセスです。
オフィス移転のスケジュール、業者選びのポイント
オフィス移転の目的の設定と共に重要なのが「オフィス移転業者選び」です。
オフィス移転は、検討からオフィス構築までに、半年～１年以上かかる長期プロジェクトとなるケースが一般的です。その間、担当者様と一緒にプロジェクトを推進するのがオフィス移転業者です。
また、移転が完了した後も、働く人にとって、最適なオフィス環境を維持するためには、 継続的な「運用の工夫」や「オフィス空間の改善」が欠かせません。
そのため、オフィスづくりを一緒に進めるパートナー（オフィス移転業者）選びは、継続的なお付き合いができるかどうか、自社が理想とするオフィスづくりに対応できるのかなど、費用やデザインだけではなく、複数の視点から比較・検討し、慎重に進めることが大切です。
オフィス移転業者を探しはじめるタイミング
下図は、オフィス移転の基本的なスケジュールを示したものですが、オフィス移転は、物件探しを含めると約15か月程度の準備期間が必要です。
オフィス移転のスケジュール
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- 上記は、最大300名程度の移転を想定したスケジュールです（オフィスの規模や移転内容によって変動します）
- 要件定義にいたる基本計画策定、社内の意見調整に時間を要する場合がございます
次に、オフィス移転業者を選ぶ上でのポイントを３つご紹介します。
ポイント①：業者選びを行う前にオフィス要件を整理しておく
対応範囲や得意分野は業者によって様々です。
そのため、移転の目的や依頼範囲、環境面への希望などを事前に整理しておくことが大切です。予め整理しておくことで、オフィス移転業者の選定基準や求めるものが明確になり、自社に適した業者選びにつながります。
業者選びを行う前に整理するオフィス要件
・予算
業者に予算を伝える時は「できるだけ安く」ではなく、例えば「引越し費用も含めて1,000万円以内でお願いしたい」など、具体的な金額ベースで伝えるようにしましょう。
オフィス移転の費用についてもっと詳しく知りたい方はこちらの記事をご覧ください。
・移転対象人数
人数は、業者に移転の規模感を伝える時に必要です。
・オフィス面積
オフィスビルの選定やレイアウト検討、原状回復工事費用の算出などに使用します。
・実施時期
「5月までには移転したい」などおおよその実施時期を決めましょう。
・依頼範囲
「ビル探しからお願いしたい」「施工に関する各業者との調整作業もお願いしたい」など業者への依頼範囲のイメージを予めもっておきましょう。
※ビル探しから業者に依頼する場合は、希望する「立地」「広さ」「賃料」についても予めイメージを持っておくとスムーズです。
ポイント②：管理体制をチェックする
営業を中心に、設計や施工管理など各工程に対し専門スキルを持ったプロジェクトメンバーがチームで対応する業者を選ぶことをおすすめします。
そういった業者を選ぶことで「移転業務や準備に携わる人手が確保できない」「移転業務の進め方がわからない」「専門知識がないため不安」などオフィスづくりに関する課題や不安を解決することにつながります。
＜例＞コクヨマーケティングの移転プロジェクト体制
ポイント③：オフィス完成後の対応も重視する
「移転完了＝オフィス完成」と思ってしまいがちですが、オフィス構築が完了した後も、働く人にとって、最適なオフィスを維持するためには、 継続的な「運用の工夫」や「オフィス空間の改善」が欠かせません。
また、テレワークが急速に普及したように「働き方」は時代の変化・市場の変化に応じて常に変化が求められます。
また、さまざまな価値観や背景を持った社員が活躍する上で、これからの時代、「働き方」は多様化していくでしょう。
それによって、働く場所であるオフィスも「働き方」に合わせて変えていく必要があります。
そのため、オフィスづくりを一緒に進めるパートナー（オフィス移転業者）選びは、コストを重視したその場限りの選択ではなく、継続的なお付き合いができるかどうかも検討材料のひとつに入れておきましょう。
オフィス移転後の「オフィスカイゼン活動」についてはこちらの記事で詳しくご紹介しています。
オフィス移転時に発生する業務
オフィス移転には、さまざまな業者とのやり取りが発生するため、総務部門がすべてを担うのは大変です。そのため、オフィス移転業務を効率的に進めていくためには、予めどのような業務が発生するのか把握しておくことが重要となります。
また、移転にかかる業務負担を最小限に抑えるためには、「自社で対応する部分」、「業者に依頼する部分」を整理した上で進めるようにしましょう。
オフィス移転時に発生する主な業務を時系列でご紹介します。
現オフィスに関する業務
・解約通知
賃貸人（オーナー）と普通借家契約を結んでいる場合、1年前から6ヶ月前までの間に、相手方に対して更新をしない旨の通知（解約通知）をしましょう。
6か月以内に解約する場合は、解約料が発生するケースもありますので、事前に現在入居中のオフィスの賃貸契約条件を確認しておくことをおすすめします。
※定期借家契約の場合は、予め賃貸人（オーナー）と入居時に契約した期間の満了をもって契約が終了します。
オフィスの解約通知についてもっと詳しく知りたい方はこちらの記事もご覧ください。
・原状回復工事
現オフィスを退去するにあたり、壁や天井、床等を入居時の状態に戻して返却するのが一般的です。 そのための工事を「原状回復工事」と言います。
オフィスの原状回復工事についてもっと詳しく知りたい方はこちらの記事をご覧ください。
新オフィスに関する業務
・目標ゴール設定・現状調査
レイアウトプランやビルの選定に入る前に、まずは「オフィス移転で達成したい目標」を設定しましょう。 目標を設定する前に、現オフィスの課題を抽出するために今のオフィスや働き方に関する「現状調査」も併せて行うことが大切です。
・ビル選定
仲介業者へ問合せする前に、仲介業者や不動産会社のウェブサイトで、物件を下調べしましょう。 各社のウェブサイトで条件を入力すると、各会社所有のオフィスビル情報が調べられます。
複数の仲介業者や不動産会社のウェブサイトで様々な物件を見ることによって、 空室率や賃料の傾向、自分が探しているビルの特徴、仲介業者の傾向をつかむことができます。
・コンセプト検討
設定した目標を基に「オフィスのコンセプト」を検討しましょう。
コンセプトは、オフィスづくりの軸となるものです。レイアウトや必要な機能、デザインを検討する際、常にコンセプトに立ち返り統一したイメージで進めていくことが大切です。
コンセプトの決定プロセスについてもっと詳しく知りたい方はこちらの記事をご覧ください。
・与条件設定
新オフィスには「何人入居するのか」「会議室は何部屋必要か」「デスクトップパソコンや複合機は何台設置するのか」など、 新オフィスを構築する上で必要な要件を整理しましょう。
・ゾーニング・レイアウト・設備、IT計画
移転先ビルのフロアに合わせて、新オフィスでのゾーニング(執務スペース、会議室、休憩スペースなどの配置)や 家具、コピー機などのオフィス設備、それに合わせたLAN設備の配置計画を策定します。 また、書類の収納計画もこの時期に併せて策定するようにしましょう。
オフィスレイアウトについてもっと詳しく知りたい方はこちらの記事をご覧ください。
・スケジュール検討
まずは、現在入居中のオフィスの「原状回復工事」に関する打合せを行い、どれくらいの期間とコストがかかるのかを確認しましょう。
それを踏まて、移転先のオフィスで行う各種工事（LAN工事、電気工事、内装・間仕切り工事など)のコストや期間を検討し、家具搬入日、 引越し日などのスケジューリングを行います。
・概算コスト算出
オフィス移転にかかるおおよその費用を算出しましょう。
・プラン調整、実施計画図面作成
計画した内容を実行するため、実施計画図面を作成します。 引越しの3か月前にはオフィスレイアウトが決定できるように計画を進めましょう。 プラン決定後、工事や家具什器の手配を行います。
・コスト調整
予算枠におさまるよう、プランの見直し・調整を行います。
・関連工事業者調整
実施図面確定後、LAN通信工事、電気工事、内装、天井工事等の業者の選定を行います。
※工事の内容によって、ビル管理会社が工事業者を指定する場合と契約者任意の工事業者で施工が可能な場合が ありますので、事前にビル管理会社への確認が必要です。
オフィス移転の際の電話移設について詳しく知りたい方はこちらの記事をご覧ください。
・施工管理
設計図通りの仕様で工事が進められているかという設計管理の面と、ビルの法規的な違反がないか施工面での チェックを行います。
・引越し準備 ・社員説明会実施
引越しの日程が決まったら、社員へ引越し説明会を開催します。移転後のレイアウトや書類収納庫の棚割り、 パソコンなどの電子機器の移動方法、廃棄物の処理方法や作業スケジュールに加え、 新オフィスのコンセプトやどのような働き方をするのか等もこのタイミングで社員へ共有するようにしましょう。
※現在入居中のオフィスで使用している家具什器を移転先で再利用する場合は、現場調査で廃棄分と区別して、引越し時に確実に移動させる必要があります。
引っ越し説明会用の資料フォーマットをご用意していますので、ぜひダウンロードのうえご活用ください。
・各種工事現場
内装や間仕切をはじめとする各種工事が計画どおり進んでいるか確認します。
・届出・手続き
オフィス移転に伴い、法務局、税務署、社会保険事務所等への届出が必要です。提出期限がある書類もありますので、チェックリストを確認しながら、抜け漏れなく速やかに対応するようにしましょう。
オフィス移転の際の届出や手続きについてもっと詳しく知りたい方はこちらの記事をご覧ください。
・施主検査
実施図面どおりに工事が行われているか、家具やOA機器の配置が依頼どおりになっているかなど、入居前の最終的な確認を行います。
オフィス移転当日の業務
・アフターフォロー
移転後の営業開始初日は、IT関連の不具合や突発的なトラブルに備え、 引越しや設備等移転に関わった協力業者に新オフィスへの待機をお願いしましょう。
・竣工図準備
竣工図は、レイアウト変更やリニューアル、配線計画の見直しなどに使用するため、 新オフィスの施工業者から取り寄せて、大切に保管するようにしましょう。
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オフィス移転後の運用、効果検証について
移転後も快適なオフィス環境を維持し続けるためには、社員が新しいオフィスに対して、機能や環境をどう評価しているか、目指している働き方が実現できたかなど、移転後のオフィス環境や働き方を振り返り、効果検証することが大切です。
効果検証には、移転目的の検討をボトムアップ型で実施する際にご紹介したアンケートシステム「オフィスサーベイ」がここでも活用できます。
移転前に実施しておけば、移転前・移転後でオフィスや働き方の効果がどれだけ上がったのか比較することも可能です。社員一人ひとりが今のオフィスや働き方についてどう評価しているのか、ぜひ調査してみてください。
コクヨでは、現状の働き方やオフィスにおける「満足度」や「重要度」を測定し課題の優先順位づけまでを無料で行う診断ツール「はたナビ プロ」というサービスをご用意しています。
コクヨの働く環境診断「はたナビ プロ」についてもっと詳しく知りたい方はこちらのページをご覧ください。
また、移転後半年から1年に１回程度、定期的に調査を行い、今のオフィスや働き方が自社の理想とする状態になっているのか振り返る機会を持ち、課題となる部分は改善していくことで、快適なオフィス環境を維持することができます。
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オフィス移転事例のご紹介
コクヨマーケティングが手掛けたオフィス移転の事例をご紹介します。
社員参画により快適なオフィス空間を構築、人を惹きつける生産性の高いワークスペース
クローダジャパン株式会社様は、ビジネス拡大に伴い、社員数が増加し、より大きなオフィススペースが必要になったことをきっかけにオフィスを移転されました。社員の方の意見も積極的に取り入れ、自席以外の場所で打合せしたり、リラックスしたりできるような、仕事とリフレッシュを両立させた共有スペースをつくり、様々な仕事のシーンに合わせて、働く場所を自分自身で選べる環境となり快適なオフィス空間を実現しています。
クローダジャパン株式会社様の事例はこちらのページで詳しくご紹介しています。
働く人の環境を第一に考えたコールセンター
一般社団法人日本自動車連盟様は、オフィス移転を機に、職員の方の働きやすさを追求したオフィス環境を構築されました。業務内容に合わせたワークスペースを設置されたほか、リフレッシュスペースには、靴を脱いでくつろげる小上がりスペースなども設け、快適なオフィス環境をつくっています。
一般社団法人日本自動車連盟様の事例はこちらのページで詳しくご紹介しています。
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オフィス移転お役立ち資料
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まとめ
オフィス移転業務は、移転先物件の選定からレイアウト検討、工事・家具等の手配、各種届出、引っ越しなど、やることが多岐にわたります。そのため、いつまでに何をやらなければいけないのかスケジュールを明確にして対応を進めましょう。オフィス移転を成功させるには、オフィス移転を共に進めるパートナー(オフィス移転業者)の選定も重要です。
コクヨマーケティングでは、年間25,000件以上の豊富な実績から、お客様の働き方に合わせた空間提案を行っています。
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