はじめてのオフィス(事務所)移転お役立ちマニュアル~オフィス移転をスムーズに進めるためのポイント~

「今度、オフィスを移転することになったから、準備進めておいてね。」
上司から急に、オフィス移転の担当を命じられ、「何をどうやって進めたらいいのか分からない・・・」と
お悩みの方も多いのではないでしょうか。

それもそのはず、一般的にオフィスの移転サイクルは5~10年に1度程度と言われています。
その為、社内にオフィス移転の専門的な知識や豊富な経験をもっている人が居ないというのが現状ではないでしょうか。

このコラムでは、はじめてオフィス移転を担当される方に向けて、
「オフィス移転のスケジュール」と「移転業務の内容」、「オフィス移転を成功させるためのポイント」をご紹介します。

1.オフィス(事務所)移転のスケジュール

オフィス移転を行うとなると、移転実務を担当される方は、通常業務と並行しながら、オフィス移転に関わる業務も
こなしていかなくてはなりません。

限られた時間の中で効率的に進めるためには、スケジュール管理が大切です。

オフィス移転には、約8か月程度の準備期間が必要ですので、計画的に進めていきましょう。
(移転にかかる期間は、オフィスの規模や移転内容によって前後します)

上の表は、オフィス移転の基本的なスケジュールを示したものです。(最大で300名程度の移転を想定)

2.オフィス(事務所)移転時に発生する業務

続いて、オフィス移転時に発生する業務をご紹介します。

<現オフィスに関する業務>

①解約通知
現オフィスを契約を解除する場合、一般的に解約日の6か月前にビル管理会社やオーナーへ「解約通知」を出す必要があります。
万が一、6か月以内に解約する場合は解約料が発生する場合もありますので、事前に現オフィスの賃貸契約条件を
確認するようにしましょう。

②原状回復工事
現オフィスを退去するにあたり、壁や天井、床等を入居時の状態に戻して返却するのが一般的です。
そのための工事を「原状回復工事」と言います。

<新オフィスに関する業務>

①目標ゴール設定・現状調査
レイアウトプランやビルの選定に入る前に、まずは「オフィス移転で達成したい目標」を設定しましょう。
目標を設定する前に、現オフィスの課題を抽出するための「現状調査」も併せて行うことが大切です。

②ビル選定
仲介業者へ問合せする前に、仲介業者や不動産会社のウェブサイトで、物件を下調べしましょう。
各社のウェブサイトで条件を入力すると、各会社所有のオフィスビル情報が調べられます。
複数の仲介業者や不動産会社のウェブサイトで様々な物件を見ることによって、
空室率や賃料の傾向、自分が探しているビルの特徴、仲介業者の傾向をつかむことができます。

③コンセプト検討
「①」で設定した目標を実現するために、「目指すべきオフィスのあり方」を検討しましょう。

④与条件設定
新オフィスには「何人入居するのか」「会議室は何部屋必要か」「デスクトップパソコンや複合機は何台設置するのか」など、
新オフィスを構築する上で必要な要件を整理しましょう。

⑤ゾーニング・レイアウト・設備、IT計画
移転先ビルのフロアに合わせて、新オフィスでのゾーニング(執務スペース、会議室、休憩スペースなどの配置)や
家具、コピー機などのオフィス設備、それに合わせたLAN設備の配置計画を策定します。
また、書類の収納計画もこの時期に併せて策定するようにしましょう。

⑥スケジュール検討
移転日に合わせて、各種工事(原状回復工事、LAN工事、電気工事、内装・間仕切り工事など)の計画や家具搬入日、
引越し日などのスケジューリングを行います。

⑦概算コスト算出
オフィス移転にかかるおおよその費用を算出しましょう。 

⑧プラン調整、実施計画図面作成
⑤で計画した内容を実行するため、実施計画図面を作成します。
引越しの3か月前にはオフィスレイアウトが決定できるように計画を進めましょう。
プラン決定後、工事や家具什器の手配を行います。

⑨コスト調整
予算枠におさまるよう、プランの見直し・調整を行います。

⑩関連工事業者調整
実施図面確定後、LAN通信工事、電気工事、内装、天井工事等の業者の選定を行います。
※工事の内容によって、ビル管理会社が工事業者を指定する場合と契約者任意の工事業者で施工が可能な場合が
ありますので、事前にビル管理会社への確認が必要です。

⑪施工管理
設計図通りの仕様で工事が進められているかという設計管理の面と、ビルの法規的な違反がないか施工面での
チェックを行います。

⑫引越し準備
・社員説明会実施
引越しの日程が決まったら、社員へ引越し説明会を開催します。移転後のレイアウトや書類収納庫の棚割り、
パソコンなどの電子機器の移動方法、廃棄物の処理方法や作業スケジュールに加え、
新オフィスのコンセプトやどのような働き方をするのか等もこのタイミングで社員へ共有するようにしましょう。

・現状調査
現オフィスで使用している家具什器を移転先で再利用する場合は、現場調査で廃棄分と区別して、
引越し時に確実に移動させる必要があります。

⑬各種工事現場
内装や間仕切をはじめとする各種工事が計画どおり進んでいるか確認します。

⑭届出・手続き
オフィス移転に伴い、法務局、税務署、社会保険事務所等への届出が必要です。 
提出期限がある書類もありますので、チェックリストを確認しながら、抜け漏れなく速やかに対応するようにしましょう。

<新オフィス移転後>

①新オフィスへの引越し
引越し日には、実施図面を持って、新オフィスの確認を行いましょう。
また、鍵の引き渡し方法は、事前に不動産会社へ確認しておきましょう。

②アフターフォロー
移転後の営業開始初日は、IT関連の不具合や突発的なトラブルに備え、
引越しや設備等移転に関わった協力業者に新オフィスへの待機をお願いしましょう。

③竣工図準備
竣工図は、レイアウト変更やリニューアル、配線計画の見直しなどに使用するため、
新オフィスの施工業者から取り寄せて、大切に保管するようにしましょう。

④事後評価
移転後も快適なオフィス環境を維持し続けるためには、社員が新オフィスに対して、機能や環境をどう評価しているか、
目指している働き方が実現できたかなど、移転後のオフィス環境を振り返ることが大切です。

3.オフィス(事務所)移転をスムーズに進めるために

オフィス移転業務は、外部業者との連携や、社内調整など多岐にわたり、また、専門的な知識も要します。
また、限られた時間の中で行わざるを得ないケースが多く、オフィス移転を担当される方には、多大な負担がかるのが現状です。

その為、数多くの実績やノウハウをもった専門業者に依頼するのも選択肢の一つです。

コクヨマーケティングでは、お客様のオフィス移転をスムーズに進めるために、移転の計画立案から、移転後の運用までの
スケジュール提案・管理をお手伝いするサービスメニューをご用意しています。

お客様のオフィス移転がよりよいものになるようサポートさせて頂きますので、ぜひ、お気軽にご相談ください。

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