多くの企業がテレワーク導入時の課題として、コミュニケーションの取り方を挙げています。この課題をクリアしなければ業務に支障が生じたり、生産性が下がったりすることもあります。この記事ではテレワークにおけるコミュニケーションの課題とテレワークでも円滑なコミュニケーションがとれる方法についても説明しますので、ぜひ、参考にしてください。
テレワーク導入における課題点は「コミュニケーション」への不安
テレワークは、オフィスで勤務に比べると、どうしてもコミュニケーションがとりにくくなります。十分なコミュニケーションが取れないことは、社員を不安にさせ、業務に対するモチベーションも下げる可能性があります。コミュニケーションは業務効率化のためだけではなく、社員の企業への定着率においても大事な課題です。ここでは、その課題について、深堀して解説します。
テレワークのコミュニケーションに関する4つの課題
コミュニケーションが取りにくい
テレワークを導入すると、社員同士や上司と部下が直接顔を合わす機会が減ります。オフィスの同じ空間にいれば、ときには業務に関連のない話題でも会話することがあるでしょう。しかし、テレワークではほかのメンバーが手の空くタイミングも計りにくく、雑談のような気軽なコミュニケーションも取りにくい状況です。
近くにいれば相手の反応も分かりますが、テレワークではすぐに返事がくるとは限りません。そのような状況が続けば意思疎通が図りにくくなり、チームワークにも影響を及ぼす可能性があります。
勤怠管理がしにくい
勤怠管理がしにくいことと同様に、テレワークでは業務の進捗状況に関しても把握や管理がしにくいデメリットがあります。目の前に部下がいれば、実際に今どのような業務に取り組んでいるのかが目に見えます。
業務に向き合う様子や表情などから、ある程度うまく進んでいるのか、悩みを抱えているのかなども読み取れるでしょう。テレワークでは部下の状況が把握しにくいため、適切に相談に乗り、悩みがあれば引き出す工夫をすることが大事です。
従業員が孤独や不安を感じやすい
チームの仲間や上司などに会う機会が少ないテレワークは、先述したようにコミュニケーション不足に陥る懸念があります。悩みが生じても相談ができない、連絡自体もとりにくいという状況では、オフィス勤務よりも孤独や不安を感じやすくなります。
結果的にモチベーションの低下を招いたり、離職につながったりするケースも珍しくありません。社員が孤独や不安を感じることなく業務に従事できるように、コミュニケーションを取りやすい状態にしておく必要があります。
ITリテラシーが求められる
それまでテレワークとは無縁だった企業の場合、実際にテレワークを導入しようとすれば、まず環境整備から始めなければなりません。自社の業務に適したITツールを導入し、セキュリティ対策もしっかり施す必要があります。
ただ、物理的な環境を整えたとしても、機能していなくては結局生産性の低下につながります。スムーズにコミュニケーションが図れるようになるためには、社員がITツールを理解したうえで使いこなせることが大事です。
テレワークでのコミュニケーションに有効な課題解決策
次に、テレワークでコミュニケーションをスムーズにさせる有効的な課題解決策について、具体的に4つのポイントに分けて詳しく解説していきます。
業務状況を可視化する
コミュニケーション不足に陥らないための解決策として、有効的な方法のひとつが業務状況の可視化です。チームのメンバーがそれぞれどのような状況で業務に取り組んでいるのかを、分かりやすく把握しておく必要があります。様子を直接見られないからこそ、テレワークでも業務を効率よく行うためには大事なポイントです。
具体的にはスケジュールの共有によってチーム全体の業務を可視化するとともに、グループチャットなどを活用して常に情報を共有しながら進捗状況も把握しておきましょう。カレンダー入力の徹底によって、活動状況を分かりやすく可視化するのも解決策のひとつです。細かくチームのスケジュールが分かっていれば、コミュニケーションのタイミングもつかみやすくなります。
コミュニケーションツールを導入する
たとえ機能が優れていても、ITが苦手な人にとって使いづらいツールでは積極的に使ってもらえないかもしれません。自社の業務に合う機能を備え、なおかつ使いやすいコミュニケーションツールを導入することで、問題解決が図りやすくなります。
特に双方向のコミュニケーションが取れるツールを取り入れれば、直接かかわる機会が減るテレワークでのコミュニケーション不足を補うことが可能です。特別なことがなくても毎日数分ずつコミュニケーションの時間を取るなど、工夫することで遠慮せずに相談しやすい環境も作れます。具体的にコミュニケーションを活発化させるためのツールとしてビデオ通話とWeb会議システム、チャットツールについて詳しく紹介しますので参考にしてください。
①ビデオ通話・Web会議システム
ビデオ通話やWeb会議システムは、インターネットを通じて会話や会議が行えるツールです。ツールによっては映像をオフにすることもできますが、できるだけ映像はオンにして使用することを推奨してください。
お互いの表情を読み取ることで細かいニュアンスも伝わりやすく、意思疎通がしやすくなります。テレワークではコミュニケーション不足が原因で不安を抱えやすいからこそ、体調やメンタルヘルスも含めて表情や様子から社員の状態を判断することが求められます。
②チャットツール
チャットツールはビデオ通話やWeb会議システムのように映像はないものの、文字によるコミュニケーションが図れます。メールのようにかしこまった定型文を用いたり、挨拶文を記載したりする必要がなく、気軽な会話ができるツールです。
雑談のような気軽なコミュニケーションも交え、社員がモチベーションを維持できるように工夫して活用しましょう。チャットツールは日常的な業務の確認に役立つのはもちろん、朝会のような短時間で行われるコミュニケーションの機会を設けるのにも向いています。
コミュニケーションツールの使用に関するルールを策定する
コミュニケーションツールを導入しさえすれば、うまく機能するとは限りません。せっかくコミュニケーションツールを使用するのなら、メリットを上手に活用できるようルールを策定しておくことが大切です。勤怠の定期的なチェックやスケジュールの入力方法はもちろん、内容の標準化など、業務にかかわるルールを具体的に決めておいたほうがまとまりやすくなります。
また、チャットツールはオフィスにいる時とは違い、相手がすぐ返事を返せる状況にあるかどうか分かりません。即レスを求めない、緊急性の高い内容の場合は電話を使うなど、状況に応じた対処法を選択するように決めておく必要もあります。テレワークであっても仕事とプライベートを区別できるよう、オン・オフの切り替えがしやすいルール作りもしておきましょう。
雑談や休憩は意識的に取り入れる
自宅などでテレワークを行う場合、通勤などの負担がかからない分、楽になると考えることがあるかもしれません。しかし、オフィスワークに比べて孤独な環境で業務を行わなければならず、むしろ精神的な疲労は起こりやすくなります。確かにテレワークによって業務が効率化するケースも多いですが、オン・オフをしっかり切り替えできずに長時間労働になる場合もあるため注意が必要です。
テレワークによる弊害が出ないようにするためには適度な休憩を挟むとともに、部下が話しやすい環境をつくることが重要です。他愛もない話から業務に関わるヒントが得られるかもしれませせん。業務には関係のない雑談で気分転換ができることもあるでしょう。孤独になりやすいテレワーク時は、意識して休憩や雑談を取り入れることが重要です。
まとめ
テレワークではコミュニケーション不足が大きな課題のひとつです。課題を解決するためには業務状況の可視化や適切なツールの導入が必要であるとともに、気軽にコミュニケーションが図れる環境作りも大切です。
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