働き方改革の推進や感染症対策によりテレワークが定着しました。そのため、オフィスでもWEB会議が行いやすい環境整備が必要になってきています。この記事では、WEB会議ブースを取り入れるメリットや注意点を解説しています。
ぜひ参考にしてください。
WEB会議ブースとは
WEB会議ブースとは、WEB会議や打ち合わせに使用する個室ブースのことです。「テレカンブース」「テレワークブース」「集中ブース」などとも呼ばれています。
ひとりで集中して仕事をしたい時だけでなく、社外の人との打ち合わせや商談、1on1ミーティングなどにも利用できます。
集中ブース・個室ブースについて詳しく知りたい方はこちらのページをご覧ください。
WEB会議ブースが注目される背景
新型コロナウイルスの感染症対策や働き方改革によりテレワークが推奨されWEB会議が急増しました。そこで会議室不足を解消するために個人でも利用できるWEB会議ブースの需要が高まりました。
WEB会議ブースの種類
クローズ型
クローズ型のWEB会議ブースは、遮音性や吸音性に優れています。床・天井・壁のすべてが覆われているため、遮音性に優れ、高い集中環境をつくることができます。一般的なWEB会議や社外秘の重要な会議でもブース内の会話が外に漏れる心配はありません。
オープン型
WEB会議ブースのなかではもっとも簡易的な作りで三方向は壁、一方向はオープンになっています。個室感はあるものの、一方向が解放されているため作業しながらも社内にいることを周囲に伝えられます。しかし、遮音性は十分ではありません。WEB会議の際は、周囲の音環境に配慮する必要があります。
WEB会議ブースを設置するメリット
ここではWEB会議ブースをオフィスに導入するメリットを解説します。
会議室不足が解消できる
先述のとおり、会議室不足を解消するためWEB会議ブースを活用するケースが多くなっています。会議室をWEBミーティングで使用しているケースが多い場合には、WEB会議用の個室ブースを設置することで、対面で会議を行う際は「会議室」、リモートで会議を行う際は「WEB会議ブース」といった棲み分けが可能となり、会議室不足の解消につながります。
作業効率を高められる
WEB会議ブースは、WEB会議以外の用途でも活用できます。例えば、個人で集中したい時にWEB会議ブースを利用することで、外部からの視線や音を気にせず個人作業に集中でき、クリエイティブな作業やアイデアを捻出する場としても利用できます。
WEB会議ブースの選び方
現状のオフィス環境や予算によってブースの設置方法は異なります。遮音性や吸音性をどこまで重視し、導入後はどのように利用するのかを想定しておくことが大切です。そして導入前には必ず現物を確認し、実際に体験することをおすすめします。
またデザインや素材も大切です。同じ色合いでも、素材によって質感や雰囲気が異なりますので、オフィスにあったデザインや素材を選びましょう。
WEB会議ブースを導入する際の注意点
ここではWEB会議ブースを導入するときの注意点をご紹介します。
建築基準法と消防法を確認する
建築基準法や消防法では、オープン型は「家具」、クローズ型は「居室」として扱われます。WEB会議ブースの設置で居室スペースが増えると、建築基準法に接触する可能性があります。また火災を防止する観点から設置場所や音圧に制限がかかる場合、またスプリンクラーの増設が必要になる場合もあります。
WEB会議ブースを設置する前に、ビルの管理会社や自治体、消防署などに建築基準法や消防法を確認しましょう。
設置場所を慎重に検討する
基本的にWEB会議ブースは入り口や通路の近くは避け、人が頻繁には通らない場所に設置するのがおすすめです。壁際や窓際など、周囲の雑音や視線を感じにくい場所に設置しましょう。窓際に設置する場合は、地震の時に窓からの落下を防止する対策も必要となってきます。
WEB会議ブースの使用ルールを作成する
WEB会議ブースは、あくまでもシェアスペースです。飲食の可否や1回の利用時間を決め、特定の社員だけが利用することがないようにしましょう。
コクヨ霞が関ライブオフィスでは、運用ルールを利用者に分かりやすく示すために、各エリア(各ブース席)に運用ルールを明記した「サイン」を作成し、取り付けています。
詳しくはこちらのページで詳しくご紹介していますのでぜひご覧ください。
WEB会議ブースは需要にあった数を導入する
WEB会議ブースはオフィス面積やオフィスで働く社員数、そしてWEB会議の頻度を踏まえて設置台数を検討していきましょう。
WEB会議ブースおすすめ7選
オフィスにおすすめのWEB会議ブースを7つご紹介します。
WORK POD（ワークポッド）
防音性に優れた強化ガラスで機密性がありながら、換気もできるWEB会議ブースです。人感センサーで換気と照明を管理するため、無駄な電気を消費しません。ディスプレイの設置やLANケーブルの追加ができるので、会議以外にも幅広い使い方ができます。
▼WORK PODのプロモーション動画はこちら
製品の仕様など詳しい情報はこちらWORK POD（ワークポッド）
WORK POD FREX（ワークポッドフレックス）
先述のワークポッドよりも豊富なバリエーションからWORKPODをカスタマイズできます。例えば、左右の扉の開きや本体背面のガラスやパネルの仕様をレイアウトに合わせて選択できます。
製品の仕様など詳しい情報はこちらWORK POD FREX（ワークポッドフレックス）
verte（ヴェルテ）
こちらはコンパクトな1人用パネルブースです。特に背面の映り込みに配慮したバックパネルはWEBミーティングに最適です。またバックパネルは周囲の視線を遮るので、オフィス内の集中作業にも向いています。
製品の仕様などの詳しい情報はこちらverte（ヴェルテ）
fore（フォーレ）
吸音効果の高い素材を壁面に採用しています。音漏れを軽減する屋根オプションを使う事でミーティングだけでなくWEB会議にも利用できる、音環境に配慮したパネルブースです。
製品の仕様などの詳しい情報はこちらfore（フォーレ）
inframe（インフレーム）
ゆるやかなアール形状がオフィスにリラックス感を演出し、置くだけで導入できます。足元が見えるようになっているため、ブースの中で作業や会議をしていても、社内にいることを周知できます。
製品の仕様などの詳しい情報はこちらinframe（インフレーム）
dop（ドップ）
パフォーマンス向上をサポートするソロワークブースです。集中作業の時には前傾姿勢で、休憩したいときはフルリクライニングにするなど背角度を電動で調整することができます。
製品の仕様などの詳しい情報はこちらdop（ドップ）
Focus Panel（フォーカスパネル）
オープンなオフィスでもデスクの前に広げるだけで周囲からの視線を遮り、集中ワークやWEB会議の環境が整います。またパネルの上部が内側に折りたたまれているため、対面に飛沫が拡散する不安がありません。さらに簡単に折りたたむことができ、持ち運びや収納も簡単です。
製品の仕様などの詳しい情報はこちらFocus Panel（フォーカスパネル）
WEB会議ブースの設置事例
コクヨマーケテングが手掛けたWEB会議ブースの設置事例をご紹介します。
個室ブース型WEB会議スペースの新設で、秘匿性の高い会議を安心して行える環境に
関東化成工業株式会社様は、遠隔地のお取引先様と円滑にコミュニケーションを図れるよう個室ブース型のWEB会議スペースを新設。コクヨWORKPOD＜ワークポッド＞ １人用ソファタイプ１台、１人用スタンディングタイプ１台、４人用タイプを1台導入しました。WORKPOD導入後、既存の会議室をWEB会議で利用するといったことはなくなりましたので、慢性的な会議室不足が解消されました。また、WORKPODを導入したことにより、お取引先様との重要な情報を取り扱うWEB会議も秘匿性が確保された空間で安心して行うことができるようになりました。
関東化成工業株式会社様の事例はこちらのページで詳しくご紹介しています。
まとめ
WEB会議ブースは、WEB会議としての活用だけでなく、個人の集中ブースやオンライン商談などにも活用できます。WEB会議ブースを導入する前には、設置場所だけでなく、消防法や社内ルールなども検討しながら進めていきましょう
コクヨマーケティングは、年間25,000件以上の豊富な実績から、お客様の働き方に合わせた空間を提案します。オフィス移転はもちろんのこと、移転後のオフィス維持・運用に至るまで、ワンストップでサポートいたします。また、コクヨ社員が実際に働くオフィスを体感いただける「オフィス見学会」」を実施中です。
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