働き方改革への対応や新型コロナウイルス感染症への対策を目的として、Web会議を取り入れる企業が増加しています。ここではWeb会議の導入を検討中の企業に向け、Web会議のメリットを詳しく解説します。Web会議のデメリットや導入する際のポイントも解説するため、円滑なビジネスの参考にしてください。
Web会議とは？
インターネットを活用して会議をする方法を、Web会議と呼びます。ネットワークに接続可能な環境であれば、パソコンやスマートフォンを使って気軽にWeb会議に参加できます。
Web会議の種類
Web会議には、オンプレミス型とクラウド（ASP）型の2種類があります。それぞれの違いはサーバーの種類です。オンプレミス型では企業の内部にサーバーを設定します。一方クラウド型は、外部サービスが提供するサーバーを利用し会議を行います。
・オンプレミス型
オンプレミス型は、外部のネットワークを使わないWeb会議です。企業内でデータのやり取りが完結するため、高セキュアな点が特徴です。また企業に適したサービスにカスタマイズしやすく、必要な機能のみ搭載すると、コストを抑えながらも高機能なWeb会議システムを構築できます。
ただし、サーバーを導入しカスタマイズする際の費用がかさむ点や、構築に時間がかかる点に注意しましょう。
・クラウド型
クラウド型は外部サーバーを使うため、自社でサーバーの構築をする手間がかかりません。クラウド型は低コストでスピーディーに導入でき、管理やメンテナンスをすべて外部業者に任せられます。ただしクラウド型は外部ネットワークに接続するため、セキュリティ面が懸念される点を理解しておきましょう。
Web会議とテレビ会議との違い
Web会議とテレビ会議は、いずれも距離の離れた相手と会議を行うツールです。ただしテレビ会議で音声や画像でコミュニケーションを取るには、専用の機材を用意しなければいけません。そのため初期費用も大きくなり、会議にアクセスできる場所も限られます。
なおテレビ会議は、専用の機材とネットワーク回線を使うため、高品質かつ高セキュアな接続が可能で、会議内容により使い分ける企業もあります。
Web会議が普及した背景
Web会議が普及した背景について、働き方改革への対応や、新型コロナウイルス感染症対策にふれつつ解説します。
働き方改革への対応
Web会議を導入すると、働き方改革に対応した柔軟な働き方が可能になります。Web会議は場所を選ばず参加でき、事情があり出勤が困難な方でも自宅から会議に参加できるためです。しかも、遠方の企業ということで応募をためらっていた方でも、Web面談ならば採用試験への意気込みが高まります
新型コロナウイルス感染症対策としての導入
新型コロナウイルス感染症対策でテレワークが普及した際に、Web会議はコミュニケーションツールとして注目されました。オフィスに社員が集まると感染のリスクが高まるため、多くの企業がテレワークを積極的に取り入れて出社率の抑制や、ワーカーのディスタンス確保に貢献できました。Web会議はオフィスに集まらずに業務進捗を報告できるため、感染拡大防止に寄与しながら業務を滞らせない仕組みとして評価されています。
営業方法の変容
営業方法の多様化も、Web会議の普及に拍車をかけました。たとえば不動産業界では、契約時に必須とされる「重要事項説明」が、Web会議で行われています。また商品説明、各種コンサルティング、セミナーなどもオンラインで可能です。場所を選ばず顧客とやり取りでき、効率よく営業活動ができる点が、Web会議の魅力です。
コミュニケーションの多様化
ICTの発達により、コミュニケーションの手段は多様化しました。Web会議であれば移動の手間や交通費の負担がないため、遠隔地の方と接触するハードルが下がります。たとえば求職者の負担を減らそうと、対面ではなくオンライン面談を採用する企業も多くみられます。
Web会議を導入する8つのメリット
Web会議の導入は社員の負担を減らし、ビジネス上のメリットをもたらします。
場所を選ばず会議を行える
これまでは会議に参加する人数に応じ、十分なスペースの会議室を確保する必要がありました。しかも会議室を押さえられなければ、スケジュールを組み直す、ほかの場所を探す手間が発生してしまいます。その点Web会議であれば場所を問わずに会議を行え、スペースの縛りがないため参加人数の縛りもありません。
会議資料の準備が簡素化される
ペーパーレス化により、会議資料を印刷し配布する手間が省け、社員の負担を減らせ業務効率が向上します。ペーパーレス化は環境にやさしく、オフィスの経費を削減できる取り組みです。さらに、デジタル情報であれば置き忘れや盗難の心配がないため、情報漏洩のリスクも抑えられます。デジタル化されても使いやすい資料にするには、紙書類と同じように整理されていることが必要です。特にファイル名の統一やフォルダー整理など最初にルールを決めておくことが重要になってきます。
会議に付随する移動や手間を省ける
参加者を特定の場所に集めるには、移動時間やスケジュール調整に手間がかかります。遠方の場所から参加するとなると、丸一日往復に費やす可能性があります。交通手段の検討やチケットの手配も大変です。一方Web会議であれば、このような苦労をせずとも会議に参加できます。
コストを削減できる
会議のたびに交通費や会場費が発生すると、コストが膨れ上がります。場合によっては宿泊費も発生します。対してWeb会議であれば、移動が不要です。Web会議システムの使用料もわずかであるため、コスト削減が見込めます。
コミュニケーションの活性化をはかれる
Web会議では、出張しなくとも拠点間の会議が可能であり、勤務地が異なる社員同士のコミュニケーションが発展します。また同じ建物で働く社員同士についても、Web会議システムを活用によりコミュニケーションが活性化します。朝礼や式典、イベント、研修やセミナー、カウンセリングなどにWeb会議システムを利用しましょう。
スピーディーな意思決定が可能になる
責任者が参加しなければ、後日議事録を見せ承認をもらったのちに、プロジェクトに取りかかります。しかし承認に時間がかかると、ビジネスのチャンスを逃してしまうかもしれません。場所を問わず参加できるWeb会議ならば、責任者が参加しやすいため会議中に意思決定を下せます。プロジェクトがスムーズに進むと、業務効率化や生産性の向上をはかれます。
多様な働き方の実現につながる
Web会議では、会議のためにわざわざオフィスに出社する必要がありません。普段は自宅で仕事をしている方は、そのまま会議に参加できます。積極的にテレワークを取り入れる企業というイメージが世間に広まれば、働きやすい環境を求める人材にアピールできます。
BCP（事業継続計画）対策になる
災害や感染症予防対策などの緊急時にも、Web会議は有効です。実際コロナ禍を機に、テレワークやオンライン営業の手段として、幾多の企業がWeb会議を取り入れました。また日頃からWeb会議になれておくと、緊急時の利用がスムーズです。BCP対策に向け、Web会議を導入しましょう。
Web会議における3つのデメリット
メリットが多いWeb会議ですが、事前に注意点を確認しましょう。Web会議の3つのデメリットを紹介します。
通信状況に左右される
ネットワーク回線が混雑していると、音声や画像の質が低下したり、通信が切断されたりする可能性があります。対処法として、音声を優先して会議可能なWeb会議システムを導入する、事前に接続テストを行うなどの方法が挙げられます。
参加者の雰囲気や表情をつかみにくい
Web会議では参加者の雰囲気や表情がわかりにくく、臨場感にも欠けます。また誰に向けての発言かわかりにくい場合もあります。ニュアンスが伝わりにくい分は、チャットツールやうなずきのジェスチャーでカバーしましょう。とはいえ、相手の感情を重視する場合は、やはりオンラインよりも対面が向いています。人事面談は対面式で行うと決めている企業もあります。また、思いついた意見を言い合うブレスト会議や、経験の無い新しいプロジェクトの打ち合わせなどは相手の反応を理解しやすいリアルな対面式がおすすめです。
会議の相手や人数によって不向きなケースもある
Web会議を実施するには、相手も同じシステムを所有していなければ利用できません。また相手がITツールに抵抗がある場合も不向きです。さらにWeb会議システムには少人数を前提としたものが多く、大人数での利用では不具合が起きる可能性があります。参加者すべての発言を拾えなかったり、適当に聞いている方がいてもわからなかったりという弊害が生じます。
Web会議を導入する際のポイント
Web会議をスムーズに導入し、運営するためのポイントを紹介します。準備から会議の進め方まで参考にしてください。
Web会議に必要な通信環境を整備する
通信環境はWeb会議の要です。意思疎通に支障がないように丁寧に整備しましょう。まずは参加者全員に、カメラやマイクの所有状況を確認してください。パソコンに内蔵されたカメラやマイクでは、品質が十分ではないかもしれません。事前に動作テストを行い、会議に支障がないか確認しておきましょう。
Web会議の専用ツールを導入する
Web会議の専用ツールを決め、パソコンにインストールします。会議の人数や使用状況をイメージし、適切なものを選んでください。また外部ネットワークを使用し会議を行うため、情報漏洩を防ぐ観点から、セキュリティ面も考慮すべきです。
機材の作動確認や接続テストを行う
当日になって慌てることのないように、Web会議で使用する機器の、作動や接続テストを行います。画面表示や音声の切り替えなど、会議で使いがちな機能もチェックしてください。また、会議後に議事録作成や欠席者への情報共有を考えている場合は、録画・録音機能の確認も行いましょう。
会議の進行役とルールを定める
相手の状況が見えにくいWeb会議では、進行役やルールなしでは会議の進行が困難です。Web会議では意見を言い終えたタイミングがわかりにくく、発言がかぶってしまい聞き取りにくくなる場合があります。また会議に不慣れな方が多ければ、特定の方ばかりが発言することも珍しくありません。
また資料画面の共有や、発言者以外のマイクをミュートにするなどの具体的なルールも決めておきましょう。
まとめ
Web会議は柔軟な働き方を可能にし、スピーディーな意思決定や業務効率化に貢献します。Web会議では通信状況とセキュリティ面が重要です。企業にマッチするWeb会議システムを導入しましょう。
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