インフォーマルコミュニケーションとは?メリットや活性化するオフィスづくりを解説

インフォーマルコミュニケーションとは、業務上で発生する会話ではなく、偶然に出会った人同士によって何気なく交わされる雑談などのことです。社内での雑談はタブーとされているケースもありますが、インフォーマルコミュニケーションを活用すれば、新しいアイデアの創出など、大きなメリットがあります。そのため、オフィスづくりでも重視したいポイントといえるでしょう。

この記事では企業の経営者や責任者に向けて、インフォーマルコミュニケーションを詳しく解説します。ぜひお役立てください。

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インフォーマルコミュニケーションとは


インフォーマルコミュニケーションとは、偶然に出会った人同士が日常的な会話、雑談、何気ないやりとりを行うことです。

従来は社内で仕事以外のコミュニケーションを取るのは悪いこと、無駄なことというイメージがありました。しかし最近では、雑談をすると脳が活性化したり、アイデアが生まれやすかったりとポジティブに捉えられています。

コミュニケーションのチャンスを増やすオフィスづくりや、仕掛けづくりにより、この機会をうまく活用することができるでしょう。

フォーマルコミュニケーションとの違い

フォーマルコミュニケーションとは、社内での会議や業務報告など仕事上発生するコミュニケーションのことです。

フォーマルコミュニケーションでは私的な会話は無駄とされていました。しかし、フォーマルコミュニケーションのスタンスを重視しすぎてしまうと、特にテレワーク導入企業では業務上やりとりのある人以外とのコミュニケーションをとる機会が減ってしまうなど、人間関係が作りにくいという問題があります。

そこで、あらためてコミュニケーションの場が見直され、インフォーマルコミュニケーションが注目されているのです。

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インフォーマルコミュニケーションがもたらす効果

インフォーマルコミュニケーションのメリットについて具体的に解説します。

社員同士の距離が縮まる

インフォーマルコミュニケーションを取り入れることで、社員同士の距離が縮まるというメリットがあります。雑談によって仕事以外のつながりができ、社員同士のコミュニケーションが活性化するでしょう。

また、気軽に上司や同僚とのコミュニケーションが取れる人間関係が構築できるため、結果として社内で業務報告がしやすくなり、業務効率化や生産性アップにつながります。

オフィス内での雑談のイラスト

メンタルコンディションを整える

業務以外のコミュニケーションを取ることでストレス発散にもなります。

インフォーマルコミュニケーションの取れる場所が、ストレス発散の場としてメンタルコンディションを整え、モチベーションアップに貢献します。話しやすく相談しやすい環境を作ることで、社内エンゲージメントを高める効果も期待できるでしょう。

普段から社内でコミュニケーションを取ることで会議での発言が出やすく、結論にも達しやすくなります。

マインドフルネスのイラスト

解決策やアイデアが浮かびやすい

解決策やアイデアは、ストレスから解放された状態のときに浮かびやすいといわれています。その点で、インフォーマルコミュニケーションは普段の業務とは離れてリラックスした状態で発言するため、アイデアが浮かんだり、気づきを共有できたりします。

そのため、普段の会議では出てこないような解決策が自然に生まれることもあるでしょう。

雑談によるひらめきのイラスト

代表例は雑談

インフォーマルコミュニケーションの代表例は雑談です。社内ではどうしても決まったメンバーとしか会話しないなど、なかなか雑談をする機会は少ないものです。しかし雑談はメンバー間の関係性が深まったり、仕事で役に立つ知見を得られたりとメリットがたくさんあります。そのため、雑談の場を設けるために企業としての仕掛けが重要です。

オフィス内であれば、デスクの配置を工夫したり、雑談スペースを設けたりと、いろいろと工夫をしていきましょう。

ソファ席で雑談のイラスト

コロナ禍で社員交流に変化が生じている

2020年4月に行われた日経BPコンサルティングの調査によると、コロナ禍でインフォーマルコミュニケーションの課題意識の高さが目立つようになりました。つまりコロナ渦で社員交流に変化が生じているのです。調査結果では「必要な情報の共有が徹底できない」「上司、同僚、部下の行動が見えない」といったコミュニケーションの課題が30%を超えました。

そのためテレワークによるコミュニケーションが減少している場合は、代替手段の検討など対策が必要といえるでしょう。

テレワークで出社している人が少ないイラスト

交流を促すオフィスづくりのポイント

インフォーマルコミュニケーションは偶発的に発生するものです。

そのため、企業はインフォーマルコミュニケーションが生まれやすいオフィスづくり・仕掛けを作ることが大切です。また、人は刺激にすぐ慣れてしまうため、定期的にリフレッシュできるような仕組みづくりが重要になります。

ここからは、偶発的にインフォーマルコミュニケーションを誘発するオフィスづくりの方法、テレワークでのポイントを解説します。

マグネットスペースをつくる

マグネットスペースとは、人が自然と引き寄せられて会話が生まれるスペースのことです。たとえば、自販機の前やコピー機の前などがマグネットスペースにあげられます。このような場所にテーブルやイスを用意しておくと、自然と雑談が生まれる環境となります。

マグネットスペースを設けることで、例えば、紙の出力を待っている間、資料をステープラ―で綴じているとき、またはドリンクを飲んでいる間など、「最近仕事どう?」など、偶然その場所に居合わせたメンバー間での会話が発生し、コミュニケーションを促せます。マグネットスペースのつくる際は、コピーをする、ゴミを捨てに行く、ドリンクを買うなど、そこへ行く用事を作ることがポイントです。

自販機コーナー

コピーコーナー

マグネットスペースと業務効率を両立「サプライドック」
サプライドックとは、オフィスで使う文具・消耗品を1か所で集中管理する新しい運用方法です。コピーコーナーに併設すれば、文具を使う・取りに行くなど、そこに行く理由ができますので、偶然居合わせた人同士での会話が生まれるなど、マグネットスペースとして機能させる効果も期待できます。

文具コーナー

社内カフェをつくる

社内カフェをつくることもインフォーマルコミュニケーションを発生させる取り組みとして効果的です。社員が気軽に立ち寄れる社内カフェがあると社員のリフレッシュになるだけでなく、部門を超えた社員同士が出会い、雑談する環境を作ることができます。

社内カフェに人が滞在しやすくするには、リラックスできる木製のデスクや座りやすいソファ席で居心地の良い空間をつくること、また、雑誌や新聞、社内掲示板、テレビを置くなど、そこに行きたくなる仕掛けをしてみるとよいでしょう。

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社内カフェ1

社内カフェ2

フリーアドレス制を導入する

フリーアドレス制とは、個人を特定した固定席を設置するのではなく、空いている席に誰でも自由に座って仕事ができる運用のことです。毎日決まった座席だと、普段会話する人がどうしても隣の席の人に限定されてしまうなど偏ってしまいがちですが、フリーアドレス制は、毎日違う人が隣の席になるため、色々な人と接点を持つことが期待できます。

その結果、インフォーマルコミュニケーションも発生しやすく、社内コミュニケーションが活性化するというメリットがあります。

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フリーアドレス

オンラインランチ・懇親会を実施する

テレワークや在宅勤務になると、どうしても会社に出社している人とコミュニケーションを取る機会が少なくなります。そのため、オンラインを活用した雑談の場を設けることが効果的です。

たとえば、新入社員歓迎のオンラインランチや、誰でも気軽に参加できるオンライン飲み会、ただ雑談を行うオンラインイベントなど、テレワークでも仕事以外のコミュニケーションが取れる場所をつくりましょう。そうすることで、インフォーマルコミュニケーションの誘発につながります。

在宅勤務の気分転換や新しいアイデアのきっかけ、交流の活性化ができるでしょう。

まとめ

インフォーマルコミュニケーションとは、普段の業務とは別に社内で偶然出会った人同士が日常的な会話、雑談、何気ないやりとりを行うことです。以前は、社内での雑談は業務と関係ないためタブーとされていましたが、近年では生産性が高まるとして注目されています。インフォーマルコミュニケーションが行われることで、社内の交流が活発化し、業務の効率も高まるため、ぜひオフィスへ取り入れてみてはいかがでしょうか。

インフォーマルコミュニケーションを活性化するにはオフィスのレイアウトを変えることが効果的です。コクヨマーケティング株式会社では、オフィス移転はもちろんのこと、移転後のオフィス維持・運用に至るまで、ワンストップでサポートし、年間25,000件以上の豊富な実績から、お客様の働き方に合わせた空間提案をしています。ぜひお問い合わせください。

コクヨ社員が実際に働くオフィス体感いただける「オフィス見学会」も実施しています。ぜひお気軽にお問い合わせください。

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コクヨの働く環境診断 はたナビ プロに関して

申し込みから診断レポート発行までどれくらいかかりますか

コクヨの働く環境診断 はたナビ プロ」はお申し込みから診断レポートのご提出まで約3~4週間が目安となります。

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上限下限ともに、人数の制限はございませんが、より効果的な結果を得るため、1事業所あたり30名以上での実施をお勧めしております。30名未満の事業所様には、よりコンパクトで手軽な「はたナビ クイック」をご用意しています。ぜひお試しください。

属性別での分析は可能ですか

年齢・役職・性別・職種など、属性別での分析は可能です。詳細はお申し込み時にお問合せください。

インターネット環境がないのですが、実施できますか

紙での実施も可能です。詳細はお申し込み時にお問合せください。

実施する単位は会社単位ですか

各事業所単位での実施をおすすめしています。

各人が回答したアンケート結果は確認できますか

個人は特定できないようにしています。

日本語以外でも対応可能ですか

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回答期間中に回答済みの人数を教えていただけますか

回答期間中に何名様がご回答されたか、把握することが可能です。
問合せいただけますと、弊社担当者より回答させていただきます。

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オフィスのリニューアルに関して

社内のレイアウトを変更したいのですが、現状図がありません

正確なレイアウト設計を行うため、直接現場へお伺いして実測し、現状図を作成いたします。OA機器、サーバー、電話交換機の配線状況や、家具配置の安全性なども考慮した上で、現状図作成から変更図の作成も可能です。

業務を続けながら施工してもらうことは可能ですか?

ご依頼の内容によって異なります。家具の移動や配線工事であれば、業務を続けながら施工を行う事が可能です。
造作やパーティションの解体など、工具の音が大きく、作業スペースが必要な場合は、ビル管理と調整しながら、土日や夜間を利用して安全に施工を行います。お客様ごとに詳細なお打ち合わせをし、最適なスケジュールをご提案いたします。

どのくらいの費用がかかりますか?

リニューアル費用は、オフィスの現状や、お客様の解決すべき課題、目指す働き方によって、大きく異なります。
コクヨマーケティングでは、オフィスづくりのプロフェッショナルがヒアリングや現状調査を行い、家具やICT、内装工事からオフィスの運用方法まで、幅広いご提案をいたします。お見積りは無料で対応しております。お気軽にご相談ください。

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はい。社会の変化やお客様の課題に対して、柔軟に対応できる働き方を様々な角度からご提案いたします。時代の動きに合わせて、これからの新しい働き方を一緒に考えていただけるのが「コクヨライブオフィス」です。コクヨ社員が多様な働き方を実践するオフィスをご案内させていただきます。

詳しくはオフィス見学のページをご確認ください。

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コクヨの働く環境診断 はたナビ プロ」によって、社員の意識やオフィス環境の課題の見える化と、優先順位付けが可能です。

各社員に専用WEBページの案内をメールで発信し、任意の期間内で64問の質問に回答して頂く仕組みです。

コクヨマーケティングでは、診断結果をもとにレポートを作成、お客様に合ったプランをご提案いたします。診断は無料です。お気軽にお問合せください。