時間を有効活用できる新しい会議スタイルとしてハドルミーティングが注目されています。
ハドルミーティングを実施する場所をハドルスペースといい、設置するメリットとおすすめの家具について解説しています。
ハドルスペースとは
ハドルスペースの言葉の由来から詳しく解説していきます。
ハドルミーティングとは
ハドルミーティングとはビジネスシーンにおいて必要に応じて即座に集まり、短時間で効率よくミーティングをすることをいいます。ハドル(Huddle)のもともとの意味は、アメリカンフットボールの試合中にフィールド上で選手たちが円陣を組んで行う作戦会議のことをいいます。ハドルの時間は25秒と決められており、その時間の中で次のプレーの指示や作戦会議を行う手法をビジネスシーンに取り入れたものがハドルミーティングといい、その際のミーティングする場所をハドルスペースとよばれています。
ハドルスペースが注目される背景
働き方改革により企業は限られた時間の中で、今まで以上に効率よく業務を行っていく必要がでてきました。 その中でフォーカスされているのが会議の効率化になります。昔から日本企業の会議は海外に比べ長いといわれています。結論が出せずに会議の目的が果たせなかったり、会議が時間通りに終わらなかったりするケースも少なくありません。また常に会議室が予約で埋まっているなどの課題を抱えている企業様も多くいらっしゃいます。そのような背景から、会議を効率良く行えるだけでなく会議自体のスリム化も期待できるハドルスペースが注目されるようになりました。
会議室のレイアウトや家具の選び方について詳しく知りたい方はこちらの記事をご覧ください。
ハドルスペースの5つのメリット
ハドルスペースを取り入れるメリットをご紹介します。
「会議室待ち」がなくなる
会議室でミーティングをする場合、会議室の予約が必要だったり、前の会議が終了するまで外で待機しなければならなかったりするケースがあります。そもそもハドルスペースを使用する場合、会議室の予約や関係者のスケジュール調整をする必要がありません。場所が空いていたらすぐにミーティングをはじめられるので、時間を効率よく使うことができます。
小規模なオフィスにも導入できる
ハドルスペースは、すぐに移動してミーティングが行えるよう、オープンスペースに設置することが多いです。だいたい6名以下の集まりに合わせたデスクを設置するケースが多く、通常の会議室とは異なるので小規模オフィスにも導入しやすいとされています。
導入コストが低い
ハドルスペースには、新たに間仕切りやドアを設置する必要がありません。会議室を増やすには大掛かりな工事と費用が必要になります。しかしハドルスペースは、執務室や共有スペースのレイアウトを変更して簡易的なデスクを用意すれば、すぐにハドルスペースとして運用できます。
生産性が向上する
ハドルスペースでのミーティングは、必要なメンバーが必要なときにぱっと集まって、終了したら即業務に戻る形式です。会議の内容によっては情報交換や確認事項など、わざわざ会議室で行う必要がない場合や短時間で終了するミーティングには最適なスペースになります。必要なときにすぐに集まることができるので、以前より短時間で意思決定が可能になるでしょう。またハドルスペースを設置することで、ミーティングできるスペースが増えるので、会議室不足の解消が期待できます。
WEB会議にも対応できる
ハドルスペースは、WEB会議スペースとしても活用できます。WEB会議のために会議室を予約する必要がなくなります。場所が空いていれば参加者が自身のノートパソコンを持ってハドルスペースに移動するだけで、すぐWEB会議に参加できます。オープンスペースの場合、周囲への音環境への配慮が必要ですが、WEB会議システムやモニターが設置されているとさらに便利です。
ハドルスペースを設置するポイント
ハドルスペースを設置する際には、執務室内の社員が利用しやすい場所に設置する必要があります。ハドルスペースを設置するポイントを解説します。
使用人数は6人以下を目安にする
ハドルスペースは、少人数でミーティングするためのスペースです。少人数でも利用しやすいように基本的に2〜3人用、多くても6人以下を目安に検討しましょう。
執務室内設置する
ハドルミーティングはスピード感も大切になってきます。ハドルスペースはすぐに集まれるように執務室内に設置しましょう。普段使用しているデスクの近くにあれば、ミーティングが終了したあともすぐに自分業務に戻ることができます。
設置する場所によっては、コミュニケーション活性化も期待できます。たとえば社内のカタログ置き場やライブラリースペースにテーブルや作業台を置いておけば、自身のインプットだけでなく、カジュアルな相談や打ち合わせもしやすくなるのでコミュニケーションの活性化につながるでしょう。
予約制にしない
一般的に、会議室は事前の予約や参加者のスケジュールの調整が必要ですが、ハドルミーティングでは、その必要がありません。ハドルミーティングは事前に予定を立てて行うものではなく、必要なときにすぐに利用できるスペースでなければいけません。空いていればすぐに利用できるスペースとして運用しましょう。
オフィスのオープンスペースについて詳しく知りたい方はこちらの記事をご覧ください。
ハドルスペースの主なタイプ
ハドルスペースには、いくつかのタイプがあります。ボックス型のハドルルームもあると、よりミーティングしやすい空間になるでしょう。ここでは、主な２タイプについて解説します。
ボックスタイプ
ファミリーレストランや、電車のボックス席のイメージに近いタイプのハドルスペースです。中央にテーブルを配置し、向かい合うようにソファが置かれたボックスタイプは少人数のミーティングに最適です。ソファの背もたれにより適度に周囲の視線を遮断でき、吸音素材の使用したブースだと会話漏れを気にせずにミーティングに集中できる空間になるでしょう。モニターを設置していれば、パソコンの画面を見ながらミーティングが可能です。
スタンディングタイプ
背の高い丸いテーブルを中心にしたハドルスペースになります。周囲と遮断されない、オープンなスペースに設置すると気軽にミーティングがはじめられます。
スタンディングタイプのハドルスペースでは、基本的に椅子を設置しないケースが多いです。座ってしまうとついついリラックスしてしまいがちですが、スタンディングであればそういったリスクを防ぐことができます。また椅子を置かないことでスペースの効率化につながります。椅子を置く場合は、ちょっとした腰掛けとしてハイタイプのチェアやハイスツールがオススメです。
ハドルスペースに導入する備品
ハドルスペースは活用目的により必要な備品が異なります。導入の際のおすすめの備品をご紹介します。
ホワイトボード
ホワイトボードは、会議室やミーティングルームに設置される定番の備品になります。ホワイトボードに書き出せば、会議の目的や議題など必要な情報を全員で共有できるため、円滑なコミュニケーションにつながります。
インタラクティブホワイトボード（電子黒板）
インタラクティブホワイトボードは、板面がデジタル化したホワイトボードです。通常のホワイトボード同様に情報の可視化が可能になります。画面に追加情報をそのまま書き込むことができたり、データを保存できたりします。また、遠隔の相手にも情報共有や共同作業がしやすくなります。
おすすめのインタラクティブホワイドボードMAXHUB（マックスハブ）について詳しく知りたい方はこちらのページをご覧ください。
ディスプレイモニター
ホワイトボードや、インタラクティブホワイトボードの代わりに、ディスプレイモニターを設置するケースも多いです。モニターに映る情報は参加者それぞれのパソコンに共有できます。
ハドルスペースにおすすめのオフィス家具５選
ハドルスペースの設置するおすすめの家具をご紹介します。
Regionリージョン
着席時に足が当たらないカフェのような居心地のよいラフさとビジネスシーンに合う、凜としたデザインを併せ持ったテーブルです。高さが異なるテーブルを組み合わせることで、偶発的で自然な会話がしやすくなります。
コクヨのRegion(リージョン)について詳しく知りたい方はこちらのページをご覧ください。
INITIAイニシア
立ったり、座ったりのシーンに合わせて3段階の高さ調節ができるフラップテーブルです。サイドからも座りやすいので人数が増えた際もミーティングしやすく、また天板がフラップできるので効率良く収納ができます。
コクヨのINITIA（イニシア）について詳しく知りたい方はこちらのページをご覧ください。
ハイテーブルにおすすめのjoin(ジョイン)のハイスツール
スツールが斜めに傾き、安定する脚形状なのでアクティブに立ち座りしやすいハイスツールです。持ち運びやすい軽さとハンドル付きなので、様々なシーンに合わせて簡単に移動ができます。
コクヨのオフィスチェアーjoin(ジョイン)について詳しく知りたい方はこちらの記事をご覧ください。
Ａny（エニー）シリーズ
活発なコミュニケーションを生むハイスツールとハイベンチです。多方向から座れ、キャスターまで同色に揃えたシンプルなデザインなので執務室だけでなく、カジュアルな空間でも馴染むデザインになります。
コクヨのオフィス家具Any(エニー)シリーズについて詳しく知りたい方はこちらのページをご覧ください。
ハイスツールは、握りやすい背肘のフレーム形状が立ち座りや移動をサポートし、ハイベンチはつかみやすく安定して持ち運べるので、レイアウト変更もスムーズにおこなえます。
ボックス型のミーティングスペースBrackets（ブラケッツ）
オープンオフィスの中に集中しやすいセミクローズな空間をつくることができます。背パネルには周囲からの音や声などを軽減させる吸音ウレタンを内蔵しているので、周囲を気にすることなくミーティングや作業に集中できます。置き家具のためレイアウト変更する際の組み替えも簡単です。
コクヨのBrackets（ブラケッツ）について詳しく知りたい方はこちらのページをご覧ください。
まとめ
ハドルミーティングとは必要に応じて即座に集まり、短時間で効率よくミーティングをすることをいい、その場所をハドルスペースといいます。近年、会議室不足の解消や時間を有効活用できる新しい会議スタイルとして注目されています。
ハドルスペースを検討する際は、年間25,000件以上の豊富な実績があるコクヨマーケティングにぜひご相談ください。お客様の働き方に合わせた空間を提案し、移転後のオフィス維持、運用に至るまで継続的にサポートいたします。
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