「1on1ミーティング」とは、上司と部下が1対1で話し合う人材育成手法のひとつです。
この記事では、1on1ミーティングの導入を検討しているご担当者様向けに1on1ミーティングの基礎についてお伝えします。
メリット・デメリット、実施方法なども紹介しますので、導入の参考にしてください。
1on1ミーティングとは
1on1ミーティングは人材育成手法のひとつであり、上司と部下が1対1で定期的に対話を行います。
頻度は週に1回から月に1回のペースで、30～60分程度行われることが多いです。
もともとアメリカ・シリコンバレーの企業で行われ、今では日本でも大企業を筆頭に、次々と導入されるようになっています。
1on1ミーティングを実施する目的
1on1ミーティングの目的は、部下の成長を促進することです。
上司は部下の悩みや課題を聞き出し、フィードバックによって部下自身が解決法を考えたり
自分の才能に気付いたりする機会を与えます。
これによって上司と部下の信頼関係もうまれ、多くの面でプラスの影響がもたらされます。
1on1ミーティングと「面談」の違い
人事評価などの面談が半年に1回程度のペースで実施されるのと比べ、
1on1ミーティングは多くて週に1回と比較的短いサイクルで頻繁に行われるのが特徴です。
評価や進捗確認のための面談と異なり、上司が部下に一方的に指示を与えるのではなく、
上司と部下双方のコミュニケーションが大切であることも違いのひとつです。
部下がどのような悩みを持っているのか、どのようなキャリアを目指しているのかを把握し、
今後の自主的な行動を促すような質の高いコミュニケーションが求められます。
1on1ミーティングが実施されるようになった背景
ここでは、なぜ1on1ミーティングが実施されるようになったのか、その背景について解説します。
ビジネス環境における「VUCA時代」の到来
現在のビジネスを取り巻く環境は、「Volatility（変動・不安定さ）」「Uncertainty（不確実さ）」
「Complexity（複雑さ）」「Ambiguity（曖昧さ）」の頭文字をとり「VUCA時代」といわれています。
予測不能な社会情勢の中、個々の社員の主体性や創造性を高め、時代の流れの速さに対応できる人材を育成するために、
1on1ミーティングが活用されるようになっています。
少子高齢化に伴う労働力不足
上述したビジネス環境の変化と同時に、少子高齢化による労働力不足も企業にとって深刻な問題です。
また、終身雇用制度や年功序列制度も崩壊しており、人材の流出は大きな課題となっています。
流動化する労働力を引き留めるためにも、上司と部下が互いの理解を深め、
部下の成長意欲やモチベーションを高める環境を整える必要性が高まっています。
1on1ミーティングのメリット
部下の自発的な成長を促す
部下が上司に意見を伝え、それが認められたと感じることが、
仕事へのモチベーション向上に繋がり、自発的な成長につながります。一人では考えきれなかったことも、
定期的に上司に伝える場を用意することで、早く解決の糸口を見つけ、ステップアップする速度が高まります。
また、1on1ミーティングを繰り返す事によって自分の才能や成長、得られたスキルなどに気付き、
生産性向上につながる可能性も少なくありません
上司と部下が信頼関係を構築できる
部下は上司に対して距離を持って接してしまいがちです。
1on1ミーティングの継続によって上司・部下間のコミュニケーションがより円滑なものとなり、
上司と部下が信頼関係を構築できるのも大きなメリットです。
部下に対する傾聴の姿勢をこころがけ、課題や悩みを聞き取り、解決へと導きましょう。
離職率の低下につながる
1on1ミーティングで対話を重ねていく中で、部下の仕事に対する課題や職場における悩みを
適宜解消することができれば、仕事への充実感や社内エンゲージメントが向上し、離職率の低下につながります。
また、上司が部下の置かれている状況や現場で何が行われているのか詳細に把握できれば、
正当な人事評価も行うことができます。
これによって、部下の評価への納得度も高まり、離職するリスクを低減させることができます。
1on1ミーティングのデメリット
1on1ミーティングは頻度が高いため、時間を取られてしまいがちです。
上司は部下の人数が多いほど、1on1に使う時間を設ける必要があります。
よって、毎週１回から隔週１回にしたり、１回１時間を30分にしたりするなど、
原状の忙しさなどを考慮して1on1ミーティングをセッティングしましょう。
また、部下が上司に本音を言いづらい、実施する目的がぶれる、などの問題もあります。
上司は部下の意見を聞く姿勢を身につける、適切な振り返りやフィードバックをする、
アジェンダを作成するなど工夫を行いましょう。
1on1ミーティングを導入する際に行うべきこと
1on1ミーティングを導入する際に行うべきことについて、人事と現場双方の立場に向けて解説します。
人事が行うべきこと
1on1ミーティングの導入そのものが目的になってしまうと、得るべき効果が得られなくなる可能性があります。
なぜ行うのか、目的を現場としっかり共有し、浸透させましょう。
上司が負担なく育成マネジメントを行えるように、コミュニケーションスキル向上の研修を行うなどのサポートも大切です。
現場が行うべきこと
通常の面談と1on1ミーティングの違いを明確にし、適切に実施できるよう心がけましょう。
部下の意見に耳を傾けつつ話を引き出し、課題のフィードバックを適宜行いながら成長を促すことが重要です。
また、PDCAサイクルを回し、その場限りとならないよう注意しましょう。
1on1ミーティングの実施方法
1on1ミーティングは、事前準備や実施後の振り返りなども重要です。その方法を紹介いたします。
1on1ミーティングの目的を周知する
まず、実施の目的を周知します。場合によっては「時間が取られる」「ただの話し合いで終わる可能性がある」など、
部下からのネガティブなイメージを持たれる可能性もあります。
部下の中長期的な成長のための時間であることを伝え、理解を得られるようにしましょう。
事前準備を行う
いきなり何を話せば良いのかわからず、時間を無駄にしてしまうことのないよう事前にアジェンダの設定も大切です。
内容としては、仕事の課題や悩み、今後のキャリアについての他にも、体調やメンタル面の状態などが挙げられます。
スケジュールを設定する
部下とスケジュールを調整し、1on1ミーティングを実施する日時を設定します。
定期的に開催する前提でスケジュールを組み、開催が難しい場合は別の日時に柔軟に変更するようにしましょう。
1on1ミーティングを実施する
事前に用意したアジェンダをもとに1on1ミーティングを実施します。人の成長には、継続性・連続性が大切です。
上司・部下がお互いミーティング内容を記録し、
常に過去のミーティングを振り返る事ができる状態をつくっておくと効果的です。
次回の開催までの課題を明確にしておくこともおすすめです。
振り返りを行い、継続する
部下の成長を促したり、コミュニケーションの質を高めたりするには時間がかかります。
よって、1on1ミーティングは定期的かつ継続的に実施することが重要です。
1on1ミーティングが定着し、効果が実感できるには早くて３ヶ月、大きな組織になれば３年はかかるとも言われています。
1on1ミーティングを有意義なものにするために、課題や悩みなどについては必ず振り返り、
進捗を適切に確認し続けるよう心がけましょう。
1on1ミーティングを成功させるためのコツ
1on1ミーティングを成功させるためのコツはあるのでしょうか。以下にポイントをまとめました。
「傾聴」スキルを身に付ける
1on1ミーティングには、相手の話に真剣に耳を傾ける「傾聴」スキルが重要です。
頷く、相槌を打つといった聴く姿勢を見せることによって、部下は上司に対して自分のことを話しやすくなります。
また、「〇〇？」と同じことを繰り返したり、「〇〇とは、つまり△△ということですか？」と言い換えたりすることで、
上司が部下の発言内容を確認し理解するだけでなく、部下自身が本当にそうなのか再考するきっかけにもなります。
有効な3つの働きかけ
1on1ミーティングの場で、部下の成長を促進するために用いられる働きかけに
「コーチング」「ティーチング」「フィードバック」の3つの手法があります。
①コーチング
1on1ミーティングにおけるコーチングとは、部下との対話や傾聴によって、部下の問題解決や自己実現に導くことを指します。
部下が自発的に考えたり、行動したりすることを促すものであり、すぐに上司が答えを出さないことが重要です。
部下自身に、どうすれば良いのか考えさせること、
あるいは考えられるようヒントを与えてサポートすることが、次で述べるティーチングとの違いです。
②ティーチング
1on1ミーティングにおけるティーチングとは、字のごとく上司が部下に対して技術や知識、情報を与えることを指します。
上司は、状況に応じてティーチングとコーチングを適切に使い分ける必要があります。
ティーチングを行う時は「なぜそれを行うのか」「どう行うのか」など具体的に伝えると、部下にとって気付きの多いものとなります。
③フィードバック
1on1ミーティングにおけるフィードバックとは、
部下が知らないことや気づいていない部分、周りからはどう見えているのかを伝えることを指します。
部下の良い部分を伝えることもあれば、耳の痛い内容を伝えなければいけないことがあるため、
上司は言い方に気をつけ、パワハラになりかねない指摘は避けましょう。
また、フィードバックに対して部下がどう思ったのか、今後はどうしたいかを確認すると、
より1on1ミーティングの時間が有意義なものとなります。
アジェンダの設定
せっかくのミーティングが上司の持論で終わったり、
開催が目的になって形骸化したりすることのないよう、事前にアジェンダを作っておくことも必要です。
次のテーマでは、目的別アジェンダ設定について解説します。
【目的別】1on1ミーティングのアジェンダ設定
1on1ミーティングにおいて、目的別に設定しておくと良いアジェンダを紹介いたします。
自発的な学びや気づきを深めてもらうためのアジェンダ設定
自発的な学びや気づきを深めてもらうためには、
上司はすぐにアドバイスを行わず、部下に内省を促すよう誘導する必要があります。
緊急度は低いが困っていることや、どんな小さくてもよいので仕事を通して気づいたことや困っていること、
良かったこと、悔しかったことなどをアジェンダに設定しましょう。
部下のスキルや専門性を伸ばすためのアジェンダ設定
傾聴と質問を織り交ぜることで部下の気づきを促しながら、スキルや専門性を伸ばすヒントを与えます。
現在取り組んでいるテーマや課題点などをアジェンダに設定し、ミーティング当日はそれらを聞き出しながら、
部下が自分なりの答えを見つけ出せるようにしましょう。
部下が目指すキャリアパスの深掘りするためのアジェンダ設定
中長期的なビジョンについてしっかりヒアリングし、部下がより具体的にキャリアパスを描けるようにしましょう。
実現したい仕事や、部下自身の強みと弱み、どんな仕事内容にやりがいを感じているのか、
大切にしていることは何か、などを聞き出せるようアジェンダ設定してください。
オフィスの1on1スペースの作り方
1on1ミーティングを円滑に快適に進めるには、スペースの確保が必要です。
部下が話しやすいよう周囲の目線が気にならないようにする、声が漏れないようにする、
1対1の対話に適した距離感を持てるスペースにするなど、様々な工夫が求められます。
新型コロナウイルスの対策も不可欠です。
例えば、コクヨの「WORK POD 1on1タイプ」は、
クローズド環境でも飛沫を防止し、対面でのミーティングを可能にするブースです。
課題解決や人材育成に必要な1on1ミーティングをこれまでのように対面で行うことが難しくなっている中、
2人用サイズの「WORK POD」をガラスパーティションで仕切ることで、対面でありながらも飛沫を防止しています。
【製品紹介】WORK POD（ワークポッド） 1on1タイプ
「WORK POD 1on1タイプ」は専用のスピーカーマイクを完備しているため、円滑なコミュニケーションが可能です。
クローズドでありながら、飛沫防止と換気対策を備えた環境で、1on1ミーティングを実現できます。
「WORK POD 1on1タイプ」以外にも「ブラケッツ」や「インフレーム」など、
1on1ミーティングの実施をサポートする様々な製品を取り揃えております。
完全密室は圧迫感を与えることもあるため、いくらかオープンさを保つなどして、視覚的な配慮を行うこともポイントです。
また、心理学の研究結果から、座る位置によって会話のしやすさが異なると言われています。
正面に座る位置関係は、競争・対立を生みやすく、相手を緊張させる可能性もあります。
下の写真のように半円のテーブル「ワークフィット・半円形」を使い、斜めに座る事によって、上下関係がつきづらく、
リラックスした状態で会話することができます。テーブルは半円に限らず、一般的な四角形のものであっても、
正対することを避け、角を挟んで座ることで、同じような環境をつくることができます。
まとめ
1on1ミーティングを成功させるには、目的の共有や上司のコミュニケーションスキル向上、
アジェンダ準備など、様々なポイントがあります。
コクヨマーケティング株式会社では、年間25,000件以上の豊富な実績から、お客様の働き方に合わせた空間をご提案します。
1on1ミーティングのための快適な環境づくりのサポートいたしますので、お気軽にご相談ください。
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