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社内コミュニケーションツール|おすすめの機能やメリット・注意点をご紹介

働き方の変化を求められる中で、社内コミュニケーションを課題と感じていらっしゃる方は多いのではないでしょうか。そんなときはコミュニケーションツールの導入を検討してみましょう。ただし、導入の際、コミュニケーションツールが自社の業務にあうかどうかをよく検討することが大切です。


この記事では、コミュニケーションツールのメリットと注意点を紹介しておりますので、ツールを導入する際にぜひ、参考にしてください。


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1.社内コミュニケーションツールとは


社内コミュニケーションツールとは、会社で使う情報・意思伝達のツールのことです。以前は社内コミュニケーションツールといえばメールや電話でしたが、現在はビジネスチャットツールや社内SNSなどが代表的なツールとなっています。また業務における連絡や通達などに用いられるだけではなく、ノウハウの共有などにも活用されています。


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2.社内コミュニケーションツールの必要性が高まる背景


今回は、オンラインで活用する社内コミュニケーションツールを導入するメリットについて解説します。


社員同士のコミュニケーションが不足している


テレワークや時短勤務などの働き方が多様化すると社員同士のコミュニケーションが不足しがちです。コミュニケーションが希薄になると、同僚や上司、部下などの間で情報を知っている方と知らない方の情報格差が生じる可能性があります。さらに自部門だけでなく、他部署とのコミュニケーションが不足すると、業務に支障が生じたり、生産性が下がったりすることもあります。

3.社内コミュニケーションツールを導入するメリット


社内コミュニケーションツールの導入は、大きなメリットをもたらします。ここではツールを導入するメリットを解説します。


業務効率化につながる


社内コミュニケーションツールは連絡手段を統一できるため、効率よく情報や意思の伝達ができます。ビジネスメールのような形式ある文章だけではなく、ざっくばらんな文章も書くことで組織のコミュニケーションの活性化につながるでしょう。また、文章として情報が残ることにより、社員同士の聞き直しや確認などの手間が少なくなり、無駄な情報のやり取りを減らせるでしょう。


企業全体で情報を共有しやすくなる


コミュニケーションツールは、部署や役職を越えて企業全体で情報の共有ができます。情報の一元管理だけでなく、蓄積したノウハウや情報を公開することで、業務の属人化を避けられるでしょう。


社員のモチベーションが上がる


社内コミュニケーションツールを導入すると気軽に会話ができるため、社員のモチベーションが上がりやすくなります。オンラインのやり取りによってわざわざ出社する時間や移動の負担を軽減できるメリットもあります。何気ないやり取りから同僚の意外な一面がわかったり、ちょっとした会話から新しいアイデアが生まれたりするなど様々なメリットが期待できます。

4.社内コミュニケーションツールのおすすめ機能7選



社内コミュニケーションツールで使えるおすすめ機能を7つご紹介します。


スマホとパソコンの連携


コミュニケーションはオンラインで繋げられるため、スマホとパソコンを連携できます。ツールで情報を共有することで、外出先の社員とも連絡が取りやすくなるでしょう。


そして、共有した情報をいつでも確認できるため、連絡の抜け漏れなどのミスが減り、対応がよりスムーズになります。


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部署ごとのグループ管理


コミュニケーションツールのグループ管理の機能で部署限定のグループをつくると密なコミュニケーションも構築できます。グループ間の情報管理や業務の進捗の把握がしやすくなるでしょう。


ビデオ会議


コミュニケーションツールはテキストのやり取りだけではなく、ビデオ会議にも対応しているツールがあります。ツールによっては大人数でも参加できるため、社員数の多い企業の会議でも対応可能です。また対面などの個人面談や少人数の会議にも活用できるため、本音を話しやすい環境も作れるでしょう。


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タスク管理


ビジネスに特化したコミュニケーションツールには、タスク管理機能で業務の進捗も把握できます。表情が見えないコミュニケーションツールでも、社員の活動量などを分析して最適なタスク管理が可能になるでしょう。


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業務で使うツールとの連携


コミュニケーションツールが自社の業務で使うアプリと連携している場合、ファイルの共有や編集の機能を使える可能性があります。社内のコミュニケーションに加えて業務まで円滑にできるため、ツールの提供元を統一するのがおすすめです。使い慣れたアプリとコミュニケーションツールのインターフェースが似ていると、導入後の運用もスムーズになります。


スタンプ機能


コミュニケーションツールは、テキストだけではなく、スタンプ機能が備わっています。業務連絡や報告に加えて、テキストだけで伝わりにくいニュアンスを表現できるでしょう。


通話機能


コミュニケーションツールには、音声通話を使えるものがあります。携帯会社と契約せずに通話できるため、業務上の簡易な報告の際に便利です。また、画像やPDFなどを画面で共有ができると、テキストで伝わりにくい部分を補えるでしょう。



5.社内コミュニケーションツールを導入する際の注意点



社内コミュニケーションツールを導入する際は、いくつか注意点があります。以下を参考に検討を進めるようにしましょう。


利用目的を会社全体で共有する


コミュニケーションツールを導入する前に、社員にアンケートやヒアリングを実施し、利用する目的を社員全員と共有することが大切です。目的を明確し導入後の運用イメージを共有することで、定着しやすくなります。


使用上のルールを明確にする


コミュニケーションツールは勤務時間外に使わない、プライベートの質問や話をしないなど、ルールを明確にしましょう。社員がツールの使用にストレスを感じると、利用に消極的になり、一部の人のみが利用する状況になりやすいため注意が必要です。


社内コミュニケーションツールのみに頼らない


コミュニケーションツールは便利ですが、ツールのみのやり取りに頼らないことが大切です。オンラインだけの繋がりは社員のモチベーション低下や、会社の帰属意識を失うきっかけになります。特にオフラインは、実際に会うからこそ伝わる情報があるため、オンラインとオフラインのバランスを大切にしましょう。


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6.まとめ



社内コミュニケーションツールは、企業内のコミュニケーションを改善するための有効なツールです。オンライン・オフラインの使い方を工夫することで、業績や社員のモチベーションの向上に繋げられるでしょう。


コミュニケーションをさらに活性化させるためには、社内のレイアウト変更も有効です。コクヨマーケティングは、年間25,000件以上の豊富な実績から、企業の働き方に合わせて最適な空間を提案しています。実際にコクヨ社員の働き方を体験できる「オフィス見学会」も実施していますので、コミュニケーションツールの導入を検討する際に、ぜひお問合せください。


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よくあるご質問FAQ

オフィス移転に関して

コストを抑えて移転を行いたいです。どんな方法がありますか?

コストを抑えた移転は、移転先ビルの選定から始まります。
お客様の働き方から、出勤率やオフィス機能を見極め、契約面積を最適化する事が重要になります。
ぜひ、移転先のビル検討からご相談ください。

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見積もりを依頼する際に用意しておくことはありますか?

移転費用は、オフィスの面積や諸条件によって大きく異なります。

基本的には弊社の担当者が現場へお伺いし、現地調査を行った上で、お見積りを作成いたします。
現状の平面図レイアウト図や移転先の図面をご用意いただければ、より早くお見積りが可能です。

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見積もり段階での費用は発生しますか?

基本的にお見積りは無料で対応しております。費用が発生する場合は、事前にご連絡いたします。お気軽にご相談ください。

大体どのくらい前から準備をすれば良いですか?

平均8か月~1年程度の準備期間が必要です。規模にもよりますが、短期の移転でもコクヨマーケティングなら、計画立案から移転先オフィス運用までのスケジュール提案・管理が可能です。
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オフィス移転の経験がないため、何から手を付ければ良いか分かりません

お客様の環境・状況によって、何から始めれば良いのかは全く異なります。
コクヨマーケティングでは、ヒアリングや現状調査を行う事で、お客様それぞれのゴールイメージを明確化し、いつまでに何を行う必要があるのかを適切にご提案いたします。

移転準備の業務まで手が回るか心配です

年間25,000件以上の実績を持つコクヨマーケティングは、お客様の移転プロジェクトを円滑に進めるために、移転先ビルの選定かららオフィスの運用まで、ワンストップでサポートいたします。経験豊富な弊社のスタッフにおまかせください。

オフィスのリニューアルに関して

社内のレイアウトを変更したいのですが、現状図がありません

正確なレイアウト設計を行うため、直接現場へお伺いして実測し、現状図を作成いたします。OA機器、サーバー、電話交換機の配線状況や、家具配置の安全性なども考慮した上で、現状図作成から変更図の作成も可能です。

業務を続けながら施工してもらうことは可能ですか?

ご依頼の内容によって異なります。家具の移動や配線工事であれば、業務を続けながら施工を行う事が可能です。
造作やパーティションの解体など、工具の音が大きく、作業スペースが必要な場合は、ビル管理と調整しながら、土日や夜間を利用して安全に施工を行います。お客様ごとに詳細なお打ち合わせをし、最適なスケジュールをご提案いたします。

どのくらいの費用がかかりますか?

リニューアル費用は、オフィスの現状や、お客様の解決すべき課題、目指す働き方によって、大きく異なります。
コクヨマーケティングでは、オフィスづくりのプロフェッショナルがヒアリングや現状調査を行い、家具やICT、内装工事からオフィスの運用方法まで、幅広いご提案をいたします。お見積りは無料で対応しております。お気軽にご相談ください。

フリーアドレスやWEB会議の導入など、新しい働き方の提案も行っていただけますか?

はい。社会の変化やお客様の課題に対して、柔軟に対応できる働き方を様々な角度からご提案いたします。時代の動きに合わせて、これからの新しい働き方を一緒に考えていただけるのが「コクヨライブオフィス」です。コクヨ社員が多様な働き方を実践するオフィスをご案内させていただきます。
詳しくはオフィス見学のページをご確認ください。

各部署の意見を取り入れたリニューアルを行いたいです。何か方法はありますか?

働く環境診断「はたなびPro」によって、社員の意識やオフィス環境の課題の見える化と、優先順位付けが可能です。
各社員に専用WEBページの案内をメールで発信し、任意の期間内で64問の質問に回答して頂く仕組みです。
コクヨマーケティングでは、診断結果をもとにレポートを作成、お客様に合ったプランをご提案いたします。診断は無料です。お気軽にお問合せください。

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