「トップから『働き方改革』を考えてくれと言われたが、何から手をつけてよいかわからない」 「ノー残業DAYを導入したが成果が上がらない」「有給取得率を上げたいが具体的にどうしたら良いのかわからない」などお困りではありませんか？
このコラムでは、『働き方改革』を進めたいけど具体的に何をしたら良いのかわからないという方に向けて、コクヨが考える『働き方改革の進め方』をご紹介します。
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『働く環境』の重要性
働く人一人ひとりが実感できる『働き方改革』を進めるためには、 「制度」や「IT・インフラ」だけではなく、「働く環境」を加えた３つの視点から変化を起こすことが重要であるとわたしたちコクヨは考えます。
「働く環境」とは働く人が働きやすくなるための【場】と、 働きやすさをサポートする文具や家具といった【ツール】、そして場やツールを働いている人が使いやすくなるような【運用】のことです。
『働き方改革』というと、真っ先にノー残業DAYや時短勤務など「制度」の導入や、フレキシブルな働き方をするために必要な「IT」ツールを導入し「インフラ」環境を整備することなどがあげられます。
しかし働き方が変わらなければせっかく「制度」や「IT・インフラ」を導入しても十分に活用されていないという現状があります。
そこで働く人一人ひとりの意識や行動に直接影響を与える「働く環境」の視点を加えた上で、「働く環境」「制度」「IT・インフラ」が繋がっている状態を目指すことが重要だと考えています。
働き方改革を進めるためには、「制度」や「IT・インフラ」の整備とともに、働く人一人ひとりの意識や行動に影響を与える「働く環境」＝場・ツール・運用を改善し、働きやすさを向上させていくことが大切です。
コクヨが追求していく『働きやすさ』
わたしたちコクヨは「働く環境」の改善提案により効率性・快適性・創造性の３つがバランスよく発揮されている状態を目指しています。
そのためには、働く人が自立的に働ける【場】【ツール】【運用】が整っていることが重要であると考えています。
具体例をいくつかご紹介します。
Case 01：一人で物事をじっくりと考える場所がない
周りの音や視線、会話などで仕事への集中が途切れてしまうことはありませんか？
一人で邪魔されずに作業できる『集中スペース』があれば、目の前の仕事がはかどるだけでなく、良いアイデアをじっくり生み出すことにもつながります。
創造性の向上を促進する「場」・「ツール」・「運用」の例
［場］
執務エリアの喧騒から少し離れた場所に、集中作業のための個人ブースを設置しませんか。例えば、窓際など外の景色が見える場所に配置することで、気分転換もでき、より高い集中効果が期待できます。
［ツール］
窓際に昇降天板デスクを設置することは、創造性を高める上で効果が期待できます。姿勢を変えたり窓からの眺めを楽しんだりすることが心身のリフレッシュにつながり、思考の行き詰まりを打開するきっかけや、新たなアイデアの創出を後押ししてくれるでしょう。
［運用］
一人ひとりが集中して思考できる時間を確保し、仕事のオンとオフを切り替えやすくするために、いくつかの運用ルールを取り入れます。「1回の利用は2時間まで」とし、また「ブース内にいる人には話しかけない」といった配慮を徹底することで、質の高い集中環境を整えます。
Case 02：リフレッシュコーナーがない、もしくはあまり使われていない
せっかくリフレッシュスペース（休憩室）があるのに、ランチの時間以外は閑散としている…そんなことはありませんか？
ただ休憩するだけでなく、多様な過ごし方ができる場所にすることで、社員が自然と足を運ぶようになり、スペースの活用率もぐっと高まります。
快適性の向上をサポートする「場」「ツール」「運用」の例
［場］
カフェのようなテーブル席や、一人で集中しやすいカウンター席。あえてデザインや形の異なる家具を組み合わせることで、空間に多様な表情が生まれます。休憩や雑談はもちろん、気分を変えて仕事をするのにも使える、多目的なスペースとして活用できます。
［ツール］
業務に関連する資料や書籍を置くことも、スペース活用の良いきっかけになります。社員が気軽に手に取れる環境をつくることで、自然とスペースの利用を促し、新たな価値を生み出します。
［運用］
リフレッシュスペースを社員交流の場としてさらに活性化させるため、業務外の情報共有といった企画を取り入れるのも効果的です。
Case 03：机の上はいつも書類が山積みになっている
ペーパーレス化が進んだ現在でも、チェック作業や資料の全体像を確認するために、紙の書類を使う場面は少なくありません。問題なのは、こうした書類の管理に「探す」という無駄な時間が発生していることです。日常業務に隠れている、このような非効率な時間を見つけ出すことが、業務改善につながります。
効率性の向上につながる「場」「ツール」「運用」の例
［場］
皆で使う備品や資料は、共有スペースにまとめて保管しましょう。これにより、同じものを別々の場所で保管してしまう無駄がなくなり、情報共有もスムーズになります。
［ツール］
コクヨの調査によると、私たちは書類を探すために1日平均で約20分も費やしているそうです。この無駄な時間をなくすためにも、書類は「立てて収納」しましょう。一覧性が高まり、目的のものをすぐに見つけられるようになります。
［運用］
帰宅時は、デスク上の荷物を片づけて何も残さないようにするなどの運用ルール(クリーンデスク)で綺麗な状態を保ちましょう。翌日も気持ちの良い状態で仕事が始められます。
『はたナビ プロ』で働く環境の課題を見える化しましょう
働く環境をより良くしていくためには、まずは「今、一体何に課題があるのか」を明確にすることが大切です。
課題を明確にした上で、どのような対策が取れるのかを考えるというプロセスを経ることで、働く現場の環境改善は進みます。
働く環境の課題を見える化するために『はたナビ プロ』というツールをご用意しています。
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