コラム

オフィスのユニバーサルレイアウトとはメリット・デメリットや導入のコツを解説

ニューノーマルな働き方が求められるなか、
企業で注目されているオフィスのレイアウトに「ユニバーサルレイアウト」があります。
この記事では、オフィスリニューアルを検討している企業の経営者様や担当者様に向けて、
ユニバーサルレイアウトのメリット・デメリット、導入時のコツなどの詳細を解説します。
快適なオフィス環境づくりのために、ぜひ役立ててください。



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1.「ユニバーサルレイアウト」とは


これまで「島型対向式」レイアウトが主流だったのに対して、
近年「ユニバーサルレイアウト」が広まってきています。
ユニバーサルレイアウトとは、役職席を決めず横並びに配置し、デスクを横一列にすることです。
「ユニバーサルプラン」とも呼ばれており、組織変更に対応しやすい、
オフィスのスペースを有効活用できる、などのメリットがあります。
また、テレワークなどのニューノーマルな働き方にも合っており、オフィスの人員の増減にも対応しやすくなっています。


・従来の「島型対向式」レイアウトとの違い
基本的に、島型対向式レイアウトは部署ごとにデスクを配置します。
役職席があらかじめ決められており、組織変更や人員の増減などがあるたびにレイアウトを変更しなければなりません。
また、レイアウト変更によって配線の変更などの手間やコストがかかるうえに、
デスクの並べ替えなどで時間を取られてしまいます。

【関連コラム】おしゃれなオフィスレイアウトとは?デスク配置のパターンや事例など詳しく紹介


(参考)オフィスデスク レイアウト


(従来の島型対向式の一例)


オフィスデスク レイアウト

一方で、ユニバーサルレイアウトは部署やチーム、役職ごとに席を固定していないため、
組織変更や人員の増減でレイアウトを大きく変える必要はありません。
配線の引き直しなどの手間も省くことができます。


【関連コラム】オフィスデスクはサイズ選びが重要|それぞれのサイズの特徴や選ぶ際の注意点など解説


【関連コラム】おしゃれなオフィスレイアウトとは?デスク配置のパターンや事例など詳しく紹介


(ユニバーサルレイアウトの一例)


オフィスデスク レイアウト


・フリーアドレスとの違い
フリーアドレスとは、個人の席を固定しない配置方法のことで、社員自身が好きな座席を選べる場合がほとんどです。
役職によって席を固定していない点は、フリーアドレスとユニバーサルレイアウトのどちらにも共通しています。
ただし、ユニバーサルレイアウトは基本的に固定席です。


【関連コラム】フリーアドレスデスクの選び方|種類や特徴、デスクを選ぶ前に検討すべきポイントを徹底解説


・ユニバーサルデザインとの違い
ユニバーサルレイアウトに似た言葉として、ユニバーサルデザインがあります。
ユニバーサルデザインとは、障がいや国籍、性別などに関係なく誰もが公平な立場で働けることを前提としたデザインです。
車椅子を利用する方が通りやすいように通路の幅を広くする、利き手にかかわらず利用しやすい家具などが挙げられます。


(参考)コクヨのユニバーサルデザイン商品


2.ユニバーサルレイアウト3つのメリット


ユニバーサルレイアウトを採用した場合、主に3つのメリットが得られます。
以下では、どのようなメリットがあるのか紹介いたします。


・レイアウト変更の手間がかからない
ユニバーサルレイアウトは、組織変更や社員の増減などに対応しやすい配置です。
部署やチームの座席を島にして分けたり、
デスクの配置を変えたりするなどのレイアウトを変更する必要がありません。
そのため、部署内の人員が増減しても最小限の労力やコストで済み、スピーディーに組織変更ができます。


ユニバーサルレイアウト


【事例紹介】高円宮記念JFA夢フィールド様
ユニバーサルレイアウトかつグループアドレス制を導入。
グループアドレスとはフリーアドレスのタイプの1つで、
グループのメンバーが指定された範囲の席に座るオフィス形態です。


・備品や私物を管理しやすい
ユニバーサルレイアウトのメリットは、備品や私物の管理をしやすいことです。
基本的に同じデザインのデスクやイスを使用するため、
部品の過不足が分かりやすく、管理しやすくなります。また、社員の私物や備品をキャスター付きのワゴンなどに保管するようにすれば、ワゴンの移動だけで人員の入れ替えがスムーズに行えます。


ユニバーサルレイアウト


【事例紹介】西部ガスリビング株式会社様
ワゴンを移動させるだけで、簡単に席替えが可能なレイアウトです。


・他部署との連携がしやすい
部署内だけでなく、他部署との連携も図りやすいことも
ユニバーサルレイアウトのメリットのひとつです。
部署ごとに座席が区切られていないため、進行中のプロジェクトの関連部署を隣接させるなど、
柔軟に座席の配置を変更できます。
プロジェクトや導線に配慮した座席の振り分けを行うことで生産性を向上させられます。


ユニバーサルレイアウト


【事例紹介】西日本高速道路株式会社 九州支社様
部署ごとの仕切りがないオープンなオフィスは、コミュニケーションの活性化に役立ちます。


3.ユニバーサルレイアウトのデメリット


ユニバーサルレイアウトにはデメリットもあります。
ここでは、どのようなユニバーサルレイアウトを取り入れることによって想定される
2つのデメリットを説明いたします。

・社員の所属部署がわかりにくい
ユニバーサルレイアウトは、社員がどの部署に所属しているのかを一目で判断できません。
違う部署同士が同じ列に、同じ部署でも異なる列に配置される場合があり、
誰がどの部署なのかを周りから判断しづらくなります。


・役職席が作れない
ユニバーサルレイアウトは横並びでデスクを均一に配置するため、
役職席と一目でわかる座席を作れません。
島型対向式のように役職者が設けられていれば、部署全体を見渡すことができます。
しかし、ユニバーサルレイアウトは役職席がなく部署全体に目が届きづらくなることから、
業務内容によっては、上司が部下の管理を行いづらくなる可能性があります。

4.ユニバーサルレイアウトのコツ


ユニバーサルレイアウトを採用する際は、以下で解説するコツを参考にしてみてください。

・ユニバーサルレイアウトに適したオフィス家具にする
ユニバーサルレイアウトのコツとして、適したオフィス家具を選ぶことが大切です。
例えば、座席のデスクやイス、什器などは同じデザインに統一しましょう。
オフィス家具を揃えることで、誰が同じ座席を使用しても同じ作業環境を維持できます。
また、キャスター付きのイスやデスクを選べば、ミーティングなどの際に柔軟な対応が取れます。


【関連コラム】オフィスのデスク選びのポイント


ユニバーサルレイアウト


・事前に社員の理解を得る
あらかじめ社員の理解を得てから、オフィスのレイアウトを変更するようにしましょう。
島型対向式レイアウトを長く採用している企業の場合、
社員から部署内で座席が離れることなどへの不満が出る可能性があります。
事前にユニバーサルレイアウトを採用するメリットや目的を明確にし、
社員に周知した上でレイアウト変更を行いましょう。


・近くにミーティングスペースを作る
ユニバーサルレイアウトにする場合、近くにミーティングスペースを設けることがおすすめです。
島型対向式レイアウトのように部署ごとにまとまっていれば、その場でミーティングに対応できます。
一方で、離れた場所に座席が設けられていると、ミーティングは行えません。
このような場合は、近くにミーティングスペースを作ることで問題を解決できます。


【関連コラム】オフィス コミュニケーションを活性化するには|役立つ空間レイアウト事例など紹介


ミーティングスペース

5.まとめ

ユニバーサルレイアウトは、働き方の変化へ対応しやすいため注目を集めています。
具体的にどのようなレイアウトにして、どのような家具を選べば良いのか悩んだ際は、
オフィス環境に詳しいプロへ相談しましょう。
コクヨマーケティングは、年間25,000件以上の豊富な実績を持ち、
お客様の働き方に合わせた空間を提案しています。
オフィス移転から移転後のオフィス維持・運用まで、ワンストップでサポートします。
ユニバーサルレイアウトの導入についても、ぜひお気軽にご相談ください。


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よくあるご質問FAQ

オフィス移転に関して

コストを抑えて移転を行いたいです。どんな方法がありますか?

コストを抑えた移転は、移転先ビルの選定から始まります。
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見積もりを依頼する際に用意しておくことはありますか?

移転費用は、オフィスの面積や諸条件によって大きく異なります。

基本的には弊社の担当者が現場へお伺いし、現地調査を行った上で、お見積りを作成いたします。
現状の平面図レイアウト図や移転先の図面をご用意いただければ、より早くお見積りが可能です。

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見積もり段階での費用は発生しますか?

基本的にお見積りは無料で対応しております。費用が発生する場合は、事前にご連絡いたします。お気軽にご相談ください。

大体どのくらい前から準備をすれば良いですか?

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お客様の環境・状況によって、何から始めれば良いのかは全く異なります。
コクヨマーケティングでは、ヒアリングや現状調査を行う事で、お客様それぞれのゴールイメージを明確化し、いつまでに何を行う必要があるのかを適切にご提案いたします。

移転準備の業務まで手が回るか心配です

年間25,000件以上の実績を持つコクヨマーケティングは、お客様の移転プロジェクトを円滑に進めるために、移転先ビルの選定かららオフィスの運用まで、ワンストップでサポートいたします。経験豊富な弊社のスタッフにおまかせください。

オフィスのリニューアルに関して

社内のレイアウトを変更したいのですが、現状図がありません

正確なレイアウト設計を行うため、直接現場へお伺いして実測し、現状図を作成いたします。OA機器、サーバー、電話交換機の配線状況や、家具配置の安全性なども考慮した上で、現状図作成から変更図の作成も可能です。

業務を続けながら施工してもらうことは可能ですか?

ご依頼の内容によって異なります。家具の移動や配線工事であれば、業務を続けながら施工を行う事が可能です。
造作やパーティションの解体など、工具の音が大きく、作業スペースが必要な場合は、ビル管理と調整しながら、土日や夜間を利用して安全に施工を行います。お客様ごとに詳細なお打ち合わせをし、最適なスケジュールをご提案いたします。

どのくらいの費用がかかりますか?

リニューアル費用は、オフィスの現状や、お客様の解決すべき課題、目指す働き方によって、大きく異なります。
コクヨマーケティングでは、オフィスづくりのプロフェッショナルがヒアリングや現状調査を行い、家具やICT、内装工事からオフィスの運用方法まで、幅広いご提案をいたします。お見積りは無料で対応しております。お気軽にご相談ください。

フリーアドレスやWEB会議の導入など、新しい働き方の提案も行っていただけますか?

はい。社会の変化やお客様の課題に対して、柔軟に対応できる働き方を様々な角度からご提案いたします。時代の動きに合わせて、これからの新しい働き方を一緒に考えていただけるのが「コクヨライブオフィス」です。コクヨ社員が多様な働き方を実践するオフィスをご案内させていただきます。
詳しくはオフィス見学のページをご確認ください。

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