普段、何気なく使っている会議室。実は目的にあわせて変えることで、パフォーマンスが向上すると言われています。
本記事では、会議室のレイアウト例や適切な会議室の寸法などについて解説します。参加者の満足度を高めて実りのある会議にするために、レイアウトや広さへの理解を深めておきましょう。企業の経営者や総務、ファシリティ担当者の方は、ぜひ参考にしてください。
会議室のレイアウトの種類
会議室の代表的なレイアウトの種類を解説します。
対面形式
テーブルを挟んで参加者が対面する形式です。参加者同士が顔を見ながら意見を交わせる点がメリットで、立場が異なる2グループの小規模な会議や商談に向いています。ただし、人数が増えるとテーブルの両端に座る参加者同士の距離が離れるため、ディスカッションに参加しにくくなる可能性があります。
島型形式
複数のテーブルを並べて「島」を作る形式です。参加者はテーブルを囲んで着席します。1つの会議室に複数の「島」を設置するケースもあります。
参加者が対等な立場で議論しやすいため、4～6人ほどの小規模会議やブレーンストーミング、新人研修のグループワークなどに利用されています。
コの字形式
カタカナのコの字型にテーブルを配置する形式です。プレゼンテーションや企画会議など様々な用途に使われています。テーブルを置かない部分には、プロジェクタースクリーンやホワイトボード、ディスプレイなどの機器を配置するケースが一般的です。テーブルの内側にプロジェクターを設置する場合もあります。
ロの字形式
カタカナのロの字型にテーブルを配置する形式です。参加者全員が互いに顔を見ながら緊張感を持って議論できる点が特徴で、中～大規模の重要な会議に利用されています。ただし、テーブルの内側がデッドスペースになるため、大きめの部屋を用意する必要があります。
スクール形式
学校のようにすべてのテーブルと椅子を正面に向けて配置する形式です。セミナーや新人研修、講義、講演会などに利用されています。講師が参加者の表情を見ながら進行する会議には適していますが、参加者同士の議論には向きません。正面に複数のテーブルと椅子を配置すれば、説明会などにも活用できます。
シアター形式
椅子だけを正面に向けて設置する形式です。テーブルを置かない分、多くの参加者を動員可能です。多人数に対して一方的に発表・報告する場面や入社式、パネルディスカッションなどに利用されています。スピーディーかつ臨機応変な設営が可能ですが、メモがとりにくいため、必要に応じてバインダーを配るなどの配慮が必要です。
会議室に必要な寸法
会議室に必要な寸法を解説します。
4～6人が使用する会議室の寸法
4～6人程度の小規模会議の場合、対面形式のレイアウトが向いています。目安となる寸法は下記のとおりです。
・4人：6㎡弱（参考値：約３m×2ｍ）
・6人：14.5㎡程度（参考地：約4.5m×３m）
必要な寸法を検討する際には、下記の項目を考慮しましょう。
・参加者1人あたりに必要な座席幅と奥行き（最低でも幅600～700ｍｍ×奥行き450~600mm程度）
・テーブルサイズやテーブル間の距離
・通路スペースや動作スペース（空間が狭い分、圧迫感がでないよう、テーブルから壁面まで900mm 以上の通路幅を取りましょう)
・チェアとのバランス （肘つきチェアの場合は一人あたり幅700~800mmが望ましいです）
＜4人用の会議室レイアウト例：6～8㎡＞
10名前後が使用する会議室の寸法
10名前後の人が参加する中規模会議室は、24～30㎡程度あれば設営可能です。中規模会議には、対面形式や島型形式、コの字・ロの字形式、スクール形式などのレイアウトが向いています。ソーシャルディスタンスを確保したい場合は、さらに広めの会議室を用意しましょう。
スクール形式のレイアウトを例に会議室の寸法を解説します。
スクール形式では、横方向に幅600～800ｍｍ程度の通路を確保してテーブルを設置しましょう。縦方向では、椅子を引きやすいように800ｍｍ程度のスペースを空けてテーブルを設置するケースが一般的です。参加者が会議室に収まらない場合は、テーブルを置かないシアター形式も検討しましょう。
＜12人用会議室レイアウト例：24～30㎡＞
＜壁と席の間の寸法＞
壁と席の間に通路スペースを設ける場合は幅800ｍｍ程度、避難通路として利用する場合は幅1,000～1,200ｍｍ程度が必要です。
使用上は、イスを引いた際にテーブルに干渉せずに容易に立ち上がれること、イスを引いたときに後部側に人が通れるスペースがあると良いでしょう。
壁際にものを置くと必要な通路幅がとれない場合があります。特に、避難時に人が殺到する会議室の出口付近には、ものを置かないよう注意しましょう。
＜ホワイトボードを設置する際は、動作スペースを考慮する＞
ホワイトボードを利用する場合は、ボード前を通行できるスペースと講師の動作スペースを確保するため、壁と最前列の席の間を1,200ｍｍ程度とりましょう。
30人を超えるときの会議室の寸法
参加者が30人を超える大規模な会議室を設営する場合は、120㎡程度のスペースが必要です。グループ会議には島型形式、セミナーや発表会にはスクール形式が適しています。テーブルサイズが決まっている場合は、1つのテーブルに何人座るのかによって動員上限数が変わってきます。
会議室でよく使用されるテーブルの寸法
会議テーブルは、人数に合わせて適切な寸法を選ぶことが大切です。
ここでは、対面会議用テーブルの寸法と多目的な会議シーンで活用することができるフラップテーブルの使用人数ごとの寸法をご紹介します。
対面会議用テーブル
＜使用人数別の最適な会議テーブルの寸法(横幅)＞
※コクヨ会議用テーブル既製品サイズ(SAIBIサイビ)を基準としています
4人の場合：1,500・1,800ｍｍ（1人あたりの幅を狭めに設定する場合は1,200ｍｍでも可）
6人の場合：2,100・2,400ｍｍ（1人あたりの幅を狭めに設定する場合は1,800ｍｍでも可）
8人の場合：3,200・3,600ｍｍ（1人あたりの幅を狭めに設定する場合は2,400ｍｍでも可）
10人の場合：3,600・4,000ｍｍ
対面式テーブルの奥行は、会議シーンに合わせて選びましょう。
＜対面式テーブルの奥行について＞
奥行：750ｍｍ＝社内のショートミーティング向け
奥行：900ｍｍ＝資料やＰＣを広げてミーテングするのに最適
※相手に圧迫感を与えないギリギリの距離で、打合せがしやすい距離感
奥行：1,200ｍｍ＝応接会議室・役員会議に最適
※1,200ｍｍは相手に圧迫感を与えない絶妙の距離
奥行：1,400ｍｍ以上＝大人数での対面式会議やプレゼンルームで最適
会議用フラップテーブル
＜使用人数別の最適な会議テーブルの寸法(横幅)＞
※コクヨ会議用デーブル既製品サイズ(Leaflineリーフライン)を基準としています
2人の場合：1,500ｍｍ(広め)、1,200ｍｍ(標準)
3人の場合：2,100ｍｍ(広め)、1,800ｍｍ(標準)
最近の会議スペースの傾向
会議室、会議スペースは、働き方の変化に合わせて必要な機能やデザインを検討することが大切です。例えば、近年、急速に普及している「リモート会議に対応した会議スペース」や「参加人数の増減に合わせて自由にレイアウトの変更ができるアジャイルな会議空間」などが挙げられます。
リモート会議に対応した会議室
テレワークなどの働き方の多様化により、WEB会議が急速に普及しました。そのような環境変化を踏まえ、対面とWEB会議の両方に対応した環境の整備が求められています。近頃は、1つの会議体で参加メンバーが「オフィスから参加する人」と「オンラインで参加する人」の２種類に分かれるケースも増えてきました。そのような場合でも、オンライン参加の人が「発言しにくい」「音声が聞き取りずらい」といったことを感じることなく、スムーズに意思疎通が図れる環境をつくることが大切です。
例えば、ホワイトボードのように書き込めるディスプレイ、カメラやマイク、そしてPCまで、会議に必要なすべてを1台に集約したMAXHUBは、WEB会議のメンバーを双方向でつなげ、まるで隣にいるかのような、臨場感あふれるコミュニケーションを実現します。
コクヨ霞が関オフィスのMAXHUB活用方法について、こちらのブログでご紹介していますのでぜひご覧ください。
人数の増減に合わせて自由にレイアウト変更できる会議スペース
社内会議やちょっとした相談ごとには、オープンミーティングスペースが便利です。会議室キャスター付きの机やイスでオープンなミーティングスペースをつくることで、参加人数に合わせて自由にレイアウト変更が可能です。個室の会議室と異なり、人数に応じて即時に組み換えが可能なため、会議室不足の解消につながります。また、このようなスペースを執務スペースの脇に設けることで、「会議室に行くまでもないけど、ちょっと相談したい」といったニーズにも応えられ社内コミュニケーションの促進につながります。
オープンミーティングスペースの種類や事例について詳しく知りたい方はこちらの記事をご覧ください。
会議室・会議スペース事例
コクヨマーケテングが手掛けた会議室・会議スペースの事例をご紹介します。
オフィス内に3種類の会議室を設置
三菱電機株式会社 福山製作所様のオフィスでは、目的や参加人数に応じて使い分け可能な3種類の会議室を設けています。
会議室の大きさや利用目的に合わせた組み替えやすい台形のキャスター付きテーブルを設置。レイアウト変更も簡単で幅広いシーンに対応できます。
ゆったりと使用できるよう1人あたりW1200のテーブルを採用しました。またテーブル付のチェアを組み合わせることで、ワークショップやパソコンを使用した大人数での会議でも使えるよう工夫しています。
壁紙やタイルカーペット、オフィス家具は落ち着いたトーンで統一し、意思決定の場に相応しい雰囲気にしました。見やすい位置にモニターを設置することで会議の効率化を図っています。
三菱電機株式会社 福山製作所様のオフィス事例はこちらのページで詳しくご紹介しています。
オフィスの一角にオープンな会議スペースを設置
新田ゼラチン株式会社様のオフィスでは、執務スペースの一角にオープンな会議スペースを設けています。
リラックスしてミーティングができるように柔らかい雰囲気の什器を採用しました。アイデア発散と情報共有がしやすいように、モニターとホワイトボードを設置しています。
新田ゼラチン株式会社様のオフィス事例はこちらのページで詳しくご紹介しています。
人数の増減に対応しやすい会議スペース
コクヨ霞が関オフィスでは、オフィス内にイベントやワークショップ、研修等に対応した大人数向けの会議スペースを設けています。
キャスターとテーブルが付いたイスを採用し、人数の増減やレイアウト変更が簡単に行えます。
コクヨ霞が関ライブオフィスに関する詳しい情報はこちらのページをご覧ください。
まとめ
成果につながる会議を開くためには、まずは環境の整備が大切です。適切な広さや会議内容に合わせたレイアウトを検討しましょう。オフィス内に会議室を設置できない場合は、ファミレス席の導入などを検討しましょう。
コクヨマーケティングは、オフィスの移転やリニューアルについてワンストップでサポート可能です。年間25,000件以上の豊富な実績があり、それぞれの企業に最適な空間を提案しています。また、コクヨ従業員が働くオフィスを体感できる「オフィス見学会」を実施中です。社員のパフォーマンスを最大化する会議室づくりについて、ぜひお気軽にご相談ください。
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