コラム

オフィスのレイアウト変更は業者に依頼すべき?全体の流れや費用と業者の選び方を解説

オフィスのレイアウト変更は、専門の業者への依頼がおすすめです。
この記事では、レイアウト変更を検討されている企業の経営者様や担当者様に向けて、
レイアウト変更を専門業者に依頼するメリットや、依頼する業者の選び方について解説いたします。
全体の流れや費用の節約ポイントについても紹介しておりますので、参考にしてください。

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1.業者に依頼するメリット

オフィスのレイアウト変更は、一般住宅の模様替えと異なるポイントが多く存在します。
例えば、家具の移動だけでなく、配線工事や内装工事、新型コロナウイルス感染対策など、ポイントは様々です。
また、消防法や地震における家具の転倒防止対策など、専門的な知識が必要とされる作業が発生する場合もあり、
自社の社員だけで行うと負担は大きいでしょう。
専門の業者に依頼する事によって、これらの負担が大きく軽減され、効率的にレイアウト変更を行う事ができます。

【関連コラム】おしゃれなオフィスレイアウトとは?デスク配置のパターンや事例など詳しく紹介

2.オフィスレイアウト変更の流れ


オフィスレイアウト変更の流れは、大きく5つに分けられます。ここでは工程ごとの内容やポイントを解説します。

1.目的を決める
オフィスレイアウト変更の目的は、計画の大事な軸となります。
変更したい理由や、現状のオフィスの問題点をまとめましょう。
開放的なオフィスにしたい、業務に集中できる環境を作りたい、リフレッシュスペースを作りたい、
増員に伴い席を増やしたいなど、目的を明確化します。
目的が複数ある場合は、優先順位をつけましょう。


オフィスレイアウト変更コクヨマーケティング株式会社霞が関ライブオフィス


2.業者を選ぶ
コンセプト、デザイン、内装工事などの工程を、どの業者に依頼するのか検討します。
まずは、これらを一括で依頼するのか、分けて依頼するのかを選択する必要があります。
分けて依頼を行う場合、それぞれにこだわる事で満足度は高くなりますが、
その分だけ業者選びや打ち合わせにかかる時間がかかります。
また、内装工事を複数の業者に依頼すると、調整を行うためのプロジェクトマネジメント費が別に発生する事もあります。
1つの業者に一括で依頼すれば、よりスピーディーに計画を進め、施工スケジュールを全て把握してもらえる安心感があります。

3.見積り依頼・契約する
レイアウト変更の目的やコンセプトを提示し、デザイン力や提案力、必要な工期、作業内容、
アフターフォローの有無を確認、予算内で目的を達成できるのかを判断します。
希望や予算と合致しない場合は、業者の選び直しも必要です。

4.スケジュールを立てる
業者と打ち合わせを行いながら、施工スケジュールを立てます。
併せて社内告知や、規模によってはオフィスの一時移転といった社外向けの告知スケジュールも立てましょう。
施工中は通常通りにオフィスが使えなくなるため、社員に業務の前倒しやスケジュール調整を促さなければなりません。
予定が遅れると通常業務にも影響するため、余裕のある日程の設定が重要です。

5.レイアウト変更の実施
レイアウト変更が実施される段階では、細かい確認作業が必要になるため、ToDoリストの作成が役立ちます。
また、施工が完了したら、目的を達成できたのか確認を行いましょう。
課題は解決できたのか、働きやすくなったのか、社員の満足度が高まったのかなどの観点で判断します。
不備があれば、再度レイアウトや運用方法を見直したり、業者に連絡したりして、改善を行いましょう。

オフィスレイアウト変更コクヨマーケティング株式会社霞が関ライブオフィス


3.オフィスのレイアウト変更を依頼する業者選びのポイント


業者を選ぶ際は、実績・デザイン・対応力・ヒアリング力の4つのポイントを確認しましょう。

・実績が豊富か
豊富な実績がある事は、ノウハウがある証です。
業者の公式ホームページに公開されている事例を確認し、これまでの実績を確認しましょう。
施工実績の多さや、自社のオフィス規模と同じような施工実績があるのかが重要です。

小規模オフィスから大規模オフィスまで
年間25,000件以上の豊富な実績を持つコクヨマーケティング納入事例
オフィスレイアウト変更


(左)尾道造船株式会社様300名(右)富士通株式会社様27名


・デザインが豊富か
多彩なオフィスデザインの提案が可能であるか、
あるいは依頼したいイメージのオフィスを実現できるかどうかを確認しましょう。
オフィスデザインは、モノトーンを基調としたスタイリッシュなものから、ナチュラルな素材を活用したオフィスまで様々です。
イメージに沿ったデザインを得意とする業者に依頼すると、施工がスムーズです。

【関連コラム】綺麗なオフィスの事例21選 | オフィスづくりのポイントまで徹底解説

オフィスレイアウト変更(左)株式会社トータテハウジング様(右)株式会社ピー・シー・エー様


オフィスレイアウト変更日本軽金属グループ様

・予算内でどこまで対応できるのか
予算内でどこまで対応できるのかは、業者によって大きく異なります。
予算を汲み取り、理想のレイアウトを提案してくれるだけでなく、予算内で実現が難しい場合の対応にも注目します。
可能な範囲の代替案を提案してくれる業者は信頼できます。
また、価格だけで決めるのではなく、作業内容やスケジュール、レイアウト変更の目的が達成できるかどうかを考えた上で、
ベストな費用かどうかを判断しましょう。

・丁寧にヒアリングしてくれるか
レイアウト変更を成功させるためには、業者とのスムーズな意思疎通が重要です。
丁寧にヒアリングしてくれる業者は、レイアウト変更の目的をしっかりと把握し、使いやすいオフィスを一緒に考えてくれます。
また、コクヨマーケティングではオフィスの利用者全員の声を反映するためのアンケート「はたナビPro」の実施が可能です。
「はたナビPro」は、社員の皆様の「働き方」と「働く環境」への考えを可視化し、診断レポートとしてご提供します。
ぜひ、レイアウト変更の際にご活用ください。

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L18110010_15.jpg株式会社公文教育研究会東京神奈川本部様


4.オフィスレイアウト変更の費用を節約する方法


オフィスレイアウト変更の費用を節約するには、
デザインや内装工事などをトータルで行う事ができる一社にまとめて依頼する事がおすすめです。
これによって、各業者へ個別に頼むより、費用を安く抑える事が可能です。
また、レイアウト変更は限られた期間の中で行わざるを得ないケースが多く、
業者間とのやり取りは担当者様に多大な負担がかかります。
トータルで依頼できる業者を選択する事で、担当者様の業務負担の軽減にも繋がります。


オフィスレイアウト変更 節約


5.まとめ

オフィスのレイアウト変更を依頼する業者は、
実績・デザインの豊富さ、予算内の対応力、ヒアリング力の4つのポイントで比較しましょう。
コクヨマーケティングでは、年間25,000件以上の豊富な実績から、お客様の働き方に合わせた空間をご提案いたします。
10名前後のコンパクトなオフィスから、500名以上の大規模オフィスまでご対応可能です。
また、レイアウトの変更作業だけでなく、スケジュール管理、コスト調整、品質管理、関係者調整など、
関連する業務全般をワンストップでご依頼頂けます。
専門スキルを持ったメンバーが対応いたしますので、ぜひご相談ください。

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よくあるご質問FAQ

オフィスのリニューアルに関して

社内のレイアウトを変更したいのですが、現状図がありません

正確なレイアウト設計を行うため、直接現場へお伺いして実測し、現状図を作成いたします。OA機器、サーバー、電話交換機の配線状況や、家具配置の安全性なども考慮した上で、現状図作成から変更図の作成も可能です。

業務を続けながら施工してもらうことは可能ですか?

ご依頼の内容によって異なります。家具の移動や配線工事であれば、業務を続けながら施工を行う事が可能です。
造作やパーティションの解体など、工具の音が大きく、作業スペースが必要な場合は、ビル管理と調整しながら、土日や夜間を利用して安全に施工を行います。お客様ごとに詳細なお打ち合わせをし、最適なスケジュールをご提案いたします。

どのくらいの費用がかかりますか?

リニューアル費用は、オフィスの現状や、お客様の解決すべき課題、目指す働き方によって、大きく異なります。
コクヨマーケティングでは、オフィスづくりのプロフェッショナルがヒアリングや現状調査を行い、家具やICT、内装工事からオフィスの運用方法まで、幅広いご提案をいたします。お見積りは無料で対応しております。お気軽にご相談ください。

フリーアドレスやWEB会議の導入など、新しい働き方の提案も行っていただけますか?

はい。社会の変化やお客様の課題に対して、柔軟に対応できる働き方を様々な角度からご提案いたします。時代の動きに合わせて、これからの新しい働き方を一緒に考えていただけるのが「コクヨライブオフィス」です。コクヨ社員が多様な働き方を実践するオフィスをご案内させていただきます。
詳しくはオフィス見学のページをご確認ください。

各部署の意見を取り入れたリニューアルを行いたいです。何か方法はありますか?

働く環境診断「はたなびPro」によって、社員の意識やオフィス環境の課題の見える化と、優先順位付けが可能です。
各社員に専用WEBページの案内をメールで発信し、任意の期間内で64問の質問に回答して頂く仕組みです。
コクヨマーケティングでは、診断結果をもとにレポートを作成、お客様に合ったプランをご提案いたします。診断は無料です。お気軽にお問合せください。

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