コラム

オンライン会議に必要なもの|必需品や便利ツール・オフィス環境の整備について

オンライン会議は、新型コロナウイルスの感染症対策やリモートワークの普及などを背景に、多くの企業で導入が進みました。しかし、オンライン会議の運用(会議の準備ややり方)に課題を感じていらっしゃる担当者様も多いのではないでしょうか。


この記事では、オンライン会議に必要なものや、便利なツールをご紹介します。


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1.オンライン会議とは?


オンライン会議はWeb会議とも呼ばれ、ネットワークを通じ、遠方の相手と行う会議です。対面の会議のようにメンバーが一同に集まる必要がないため、自宅や出張先などあらゆる場所から会議に参加できるのが大きな特徴です。テレビ会議とどのように使い分けるのかも解説します。


【関連記事】Web会議のメリット・デメリット|導入する際のポイントなどWeb会議の基礎知識を解説


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オンライン会議の特徴


オンライン環境にできるデバイスを用意し、離れた相手と画面越しで行う会議のことです。メールや電話とは違い、表情も交えて細かいニュアンスが伝えられます。リアルタイムで音声や映像でやり取りでき、お互いの画面を共有することも可能です。最近では社内だけでなく、顧客との商談に活用しているケースも増えてきています。


オンライン会議とテレビ会議の使いわけ


テレビ会議もオンライン会議と同様に、ネットワークを介し遠方の相手とやり取りします。テレビ会議では専用の機器とネットワークを使うため、オンライン会議よりも音質と画質が安定します。また、大画面のテレビを用意すると、1台の設備で多くの方が会議に参加可能です。規模が大きい行事、イベントなどにはテレビ会議を検討しましょう。一方で、専用の機器が必要なため、テレビ会議は導入コストが発生します。コストを抑えたい場合は、オンライン会議を検討しましょう



2.オンライン会議に最低限必要なもの


オンライン会議を導入する場合、参加者全員が必要になるものを紹介します。


オンライン環境にできるデバイス


スマートフォンやパソコンなど、オンライン環境にできるデバイスを1人につき1台用意しましょう。安定して通信できなければ、音声や映像が途切れてしてしまうため、高速の光回線の完備や有線LANによる接続がおすすめです。外出してパソコンが手元にない場合でも、ネットワークにつなげられるスマートフォンやタブレットがあれば会議に参加できます。


カメラ


デバイスに備え付けのカメラもありますが、専用のカメラを用意することがおすすめです。カメラは高画質のものを選ぶとより相手の表情がわかりやすく、会議をスムーズに行えます。1台のカメラで複数人をうつしたいときには、画角が広めのカメラを用意しましょう。


ヘッドセット


ヘッドセットはイヤホンとマイクがセットになった機器です。首にかけて使用できるため、ハンズフリーで会話でき、メモをとりながら会議に参加できます。


マイクスピーカー


ヘッドセットではなくイヤホンを使用する場合は、別にマイクスピーカーを用意します。パソコンにマイクが搭載されている場合もありますが、専用のものを用意したほうが自分の声を鮮明に届けられます。生活音を排除できるノイズキャンセル機能や、音の響きを押さえるエコーキャンセル機能が搭載されているものが良いでしょう。


オンライン会議システム


オンライン会議システムはWeb会議システムとも呼ばれ、クラウド型とオンプレミス型にわけられます。クラウド型は、サービスを提供する企業のクラウドサーバーを使う仕組みです。一方オンプレミス型では、企業専用のサーバーを設置し自社内にシステムを導入します。会議を行う状況や、自社の規模にあわせて選びましょう。


例)霞が関オフィスでの使用例


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3.オンライン会議に役立つ便利なツール


オンライン会議では、業務効率の向上やセキュリティ性にも注意が必要です。オンライン会議に役立つ便利なツールを紹介します。


ボイスレコーダー


オンライン会議システムに録音機能が備わっていなければ、ボイスレコーダーを活用しましょう。議事録をまとめるときに使用する、未参加者に内容を伝える、といったときに便利なツールです。パソコン自体に録音機能は備わっているものもありますので、手持ちのパソコンを確認してみましょう。


のぞき見防止フィルム


周囲に不特定多数がいる環境では、画面をのぞき見される可能性がありますので、画面にのぞき見防止フィルム貼りましょう。

4.オンライン会議のメリット


オンライン会議にはさまざまなメリットがあります。そのなかで代表的なものを解説します。


導入の簡易さ


オンライン会議は、インターネットが使えるデバイスがあればすぐ実行可能です。本来は画質や音質にこだわりたいところですが、時間がなければ手持ちのスマートフォンやパソコンに搭載されているオンライン会議用のソフトウェアから利用してみましょう。


多様な働き方に対応


テレワークをスムーズに導入・運用する上でもオンライン会議は必要なツールの一つです。オンライン会議は自宅からでも参加できるため、感染症対策や自然災害などで自宅待機になったとしても、通常どおり業務が可能になります。


業務効率の改善


インターネット環境がある場所であればどこでも参加できるため、会議室まで移動する時間は必要ありません。そのため、隙間時間に会議に参加可能になり、スケジュール調整がしやすくなります。主催者と参加者、双方にとって負担が少なく、業務効率の改善が期待できるでしょう。


コスト削減


オンライン会議であれば、会場は必要がないため、会場にかかるコストを削減できます。また遠方の参加者に支払っていた交通費、宿泊費も不要になります。会議資料はその場で画面共有することも可能なため、ペーパーレス化によるコスト削減にもつながります。

5.オンライン会議のデメリット

オンライン会議のデメリットを紹介します。


セキュリティ対策の困難さ


オンライン会議はインターネットを介してやり取りするため、サイバー攻撃を受ける可能性があります。また、不特定多数が集まる場所でオンライン会議に参加した場合、のぞき見や音漏れなどのリスクも懸念されます。


微妙なニュアンスの伝わりにくさ


画面越しでは直接やり取りできず、表情が見えにくいため、相手に誤解を与える可能性があります。スムーズに会話ができるよう安定した通信環境の下で、高性能のマイクやカメラを使用するようにしましょう。


接続の不安定さ


普段は問題なくインターネットを利用できていたとしても、会議で大容量のデータをやり取りすると、不具合が出る可能性があります。会議の前に機器の状態をテストしておきましょう。

6.オンライン会議の用途

オンライン会議システムは、社内での業務内容のすりあわせ以外でも活用可能です。オンラインを活用した用途をご紹介します。


・リモートワーク時のコミュニケーション


・オンライン飲み会


・画面共有機能を使ったパソコンのトラブル対応


・研修


・セミナー


・商談


このように、会議だけではなくさまざまな用途に活用できます。場所を選ばずやり取りできる点が、オンライン会議の魅力の一つです。

7.オンライン会議システムを選ぶポイント

オンライン会議システムを選ぶポイントは以下のとおりです。


・参加可能人数(同時接続数)


・録音または録画機能


・サポート体制


・セキュリティ対策


・操作性


・導入や維持にかかるコスト


無料トライアルができるシステムであれば、業務内容にあっているか実際に確かめてみましょう。

8.オンライン会議の手順と円滑な運用のコツ

オンライン会議システムの選定から会議の開催まで、円滑に運用する手順について解説します。


1.オンライン会議システムを検討する


オンライン会議システムを選ぶポイントをもとに、どのシステムを導入するのか選定しましょう。


2.必要なものを用意する


従業員の人数、会議に参加する人数に応じて必要な機器やツールを用意しましょう。数人が同じ場所から参加する場合は、収音機能が高いマイクスピーカーや大型のディスプレイを用意しましょう。


3.スケジュール調整やデータ共有を行う


会議のスケジュール調整を行い、データをメールやクラウドを使い共有しましょう。事前に内容を伝えておくとスムーズに開始できるでしょう。また、共有予定のデータへのアクセス権も、設定しておく必要があります。オンライン会議開始後に慌てないようにしましょう。


4.Web会議を開催する


オンライン会議当日は、主催者側は早めに入室しておきましょう。開始間際になってもアクセスできなければ、参加者は不安を感じます。会議中は、発言者以外はミュートにするようルール化するなど、音声を聞き取りやすい状態にしておきましょう。

9.オンライン会議に向けたオフィス環境の整備


オンライン会議をスムーズに行うためには、オフィス環境を見直しましょう。見直しのポイントについて解説します。


必要な機器の置き場所を決める


使用する機器を共有する場合は、ひと目で置き場がわかるようにしましょう。また、感染症対策として、使用後消毒するために除菌グッズも準備しておくこともポイントです。その都度消毒しておけば、機器を介して感染を広めることを防げます。


例)霞が関オフィスのオンライン会議に使用する機器


WEB会議用ヘットフォン除菌.jpg



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オンライン会議のルールを掲示する


オンライン会議が増えるにつれ、会議の音が原因で業務に集中できないという事態が発生する可能性があります。オンライン会議を行う場所や、音漏れを防止するためのルールは、あらかじめ決めておき、周知しましょう。「情報を漏らさず聞く」と「静かなオフィスで作業する」を両立するにはオフィスの整備がポイントになってきます。


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10.まとめ


オンライン会議にはセキュリティ対策の困難さ、ニュアンスの伝わりにくさなどの課題があります。これらの課題を解決するためには、オンライン会議に向け、オフィス環境の見直しをするとよいでしょう。


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