コラム

どうしてWithコロナでフリーアドレスが増えるのかテレワーク・時差出勤・オフィス縮小・ニューノーマル時代の働き方

新型コロナウイルスの感染拡大で、席を自由に選べるフリーアドレスを導入する企業が増加※しています。

テレワーク増加による働き方の変化に、部署を超えての席の調整ができる運用が改めて評価されているのです。
※コクヨマーケティングのフリーアドレス物件増加数から判断

固定席では特定の部門の出社率が上がった場合、ソーシャルディスタンスの確保が難しくなりますが、フリーアドレスならではの柔軟な運用がこの問題を解消できると期待されています。

今回は、新しい働き方としてなぜフリーアドレスが注目されているのか、withコロナ特有の運用メリットも踏まえて解説いたします。



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1.外部環境の変化~デジタルワークの急速な普及

新型コロナウイルスの感染拡大により、私たちの働き方は大きく変わることになりました。


社員の安全確保の為に出社制限や時差出勤が始まり、緊急事態宣言下での政府の要請もあり、企業は在宅勤務やテレワークを急速に普及させていくことになります。情報環境を整えるためにノートパソコンやWebミーティングのためのICTツールを、このタイミングで導入された企業も多いのではないでしょうか。


押印や印刷のために出社しなければならないといったテレワーク特有の課題も浮き彫りになりましたが、この期間、半強制的にデジタル化した働き方に適応した企業も多く、思ったよりも生産性が上がった、無駄な会議が減った、移動時間が減った分自分の時間が増えた、といったテレワークのメリットも享受でき、今後、テレワークが常態化した働き方が進んでいくと思われます。

2.オフィスでの新しい働き方とオフィスツールの変化


緊急事態宣言が明けると、オフィスの機能回復のために、飛沫防止のためのアクリルパネルや消毒液といった衛生用品の設置など、感染症対策のための備品の設置からオフィスの見直しが始まりました。


一方で、ソーシャルディスタンスの確保は、現在の座席配置やテレワークを併用した出社率の設定など、運用も含めて対策する必要がありますが、固定席運用では、難しい面が浮き彫りになりました。


例えば、オフィスが固定席の場合、特定の部門の出社率が上がるとソーシャルディスタンスの確保が難しくなります。片や、出社率の低い部門では空席が目立ち、座席の無駄を感じることになります。


こうした背景から、固定席からフリーアドレスへ、検討に入る企業が増えてきたのです。また、テレワークでノートパソコンが普及したことも、フリーアドレス導入の追い風になっています。


オフィスのツール面では、フリーアドレスでは自席に荷物を置く場所がないため「引き出し・ワゴンのないデスク」や、不特定多数との接触が避けられる「パーソナル収納」など、フリーアドレスに最適なオフィスツールを導入すると運用もスムーズです。さらにキャスター付きのデスクに変更すれば、今後の情勢変化、例えば第2波・第3波がきたとしても、すぐに座席を間引けるなど、柔軟にレイアウト変更できるメリットがあります。


いずれにしても、固定席からフリーアドレスという新しい働き方を取り入れる際は、導入した目的を明確にし、運用ルールとあわせて社員への理解を高めることが必要となります。


【関連記事】フリーアドレスで荷物の収納はどうする?事前にチェックしておきたいサポートツール


3.フリーアドレス運用の変化


では、Withコロナ時代のフリーアドレス運用は、これまでと何が違うのでしょうか。


フリーアドレスのメリットは、全社員分の席を用意しなくてもよく、テレワークとの併用に適している点です。デメリットは、新型コロナウイルスの感染が確認された場合、感染者と濃厚接触者のトレーサビリティの確保が、固定席と比べて難しくなる点があげられます。


そのため、Withコロナ時代でのフリーアドレス運用では、着席後は1日同じ席を利用するルールや、着席記録を取るなどの運用で補完していきましょう。運用面では、部門やグループ別に特定エリアで運用する”グループアドレス”もおすすめです。誰がどのエリアに座っていたかが把握しやすくなりますし、同じグループで固まって座っているため、上司・部下のコミュニケーションも促進されやすいでしょう。


【関連コラム】フリーアドレスとは?メリット・デメリット、成功のために実践すべき3つのポイントを解説!

4.オフィス改善の定量分析


フリーアドレス運用では、位置情報システムや人員可視化ツールを利用できると、さらに便利になります。
社員の出社状況や、どこにいるのかが可視化されますので、どこに誰が座っているか分からないといったフリーアドレスならではのデメリットも補完することができます。




最新のシステムでは、部門間のコミュニケーション度合いや、使われていないオフィス空間の把握など、きめ細かい定量データが把握できるのも魅力であり、これらデータを活用することによって、ニューノーマル時代のオフィスのあり方を検討する際の有益なデータとなってくるでしょう。もちろんコロナ禍においては、感染者が発生した場合、濃厚接触者の抽出といった用途にも有効です。

5.さいごに


今回は、新しい働き方としてなぜフリーアドレスが注目されているのか、withコロナ特有の運用メリットも踏まえて解説させていただきました。


既にフリーアドレスを導入されている方も、これからフリーアドレス導入を検討されている方も、ご参考いただけると幸いです。


コクヨマーケテイングでもフリーアドレス運用を取り入れていますが、情勢変化や課題感に合わせて柔軟に働き方の運用を見直しております。Withコロナ時代のフリーアドレス運用についてお困りの際は、お気軽にお問合せください。



Withコロナ時代のフリーアドレス運用や、最適なツールをパンフレットにまとめております。これからのオフィスを検討される際の材料として、是非ダウンロードしてご一読ください。


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よくあるご質問FAQ

フリーアドレスに関して

フリーアドレスが社員に浸透するか不安です

導入前に経営者様・社員様向けにフリーアドレスでの働き方をイメージして頂けるよう、ライブオフィスにてコクヨ社員の働き方をご紹介いたします。
また、フリーアドレスへの不安を解消し、目的を共有するためのワークショップ開催や社員の声を取り入れたオフィスづくりを実現する働く環境診断「はたナビPRO」などフリーアドレス成功をサポートする各種メニューをご用意しております。

フリーアドレスの導入にはどのくらいの費用がかかるでしょうか?

一般的に、フリーアドレス対応デスクは固定席タイプのデスクと比較すると、一人あたり同額、あるいは若干コストが下がります。
一方で、フリーアドレス対応デスクには引き出しやワゴンなどの収納機能がないため、デスク入れ替え時には個人用の収納スペース(個別ロッカー等)が別途必要になります。
また、什器以外に配線設備工事や既存デスクの処分費がかかります。
お客様の状況や目的によって異なりますので、お気軽にご相談ください。

フリーアドレスを導入する場合、どのような点に注意すれば良いでしょうか?

フリーアドレス化の成功には「目的の明確化」と「運用が維持できる仕組み」がポイントになります。
まず、フリーアドレスの導入前には、経営者・管理職・社員各々がフリーアドレスの目的を把握し、理解する事が必要です。
導入後も、せっかくのフリーアドレスが固定席化しないように運用ルールを決めて、守られているかどうかチェックを行うなどの工夫が大切です。

詳しくは「【資料】はじめてのフリーアドレス導入ガイド」でご紹介しています。
無料でダウンロードいただけますので、ぜひご活用ください。

自社にフリーアドレスが合うのか分かりません

フリーアドレス化の目的やお客様の働き方によって、導入範囲や運用方式などは異なります。
また、全席フリーアドレスを導入するのではなく、まずは一部の部署だけ試験的に導入して、徐々に他の部署へ拡げていくパターンもあります。
コクヨマーケティングは、お客様へのヒアリングやアンケートの結果を元に、目的や働き方に応じたタイプのフリーアドレスをご提案いたします。

フリーアドレスを導入するメリットは何ですか?

主に「スペース効率の向上」「組織変更・人数変更への柔軟な対応」「コミュニケーションの促進」「自律的な働き方の促進」の4つがメリットとして挙げられます。

フリーアドレスを成功させるポイントを教えてください。

フリーアドレスを成功させるためには、以下の3つのポイントをおさえることが大切です。
①目的を明確にし、社員へ浸透させる②「運用」が維持できる仕組みを作る③働き方をサポート「ツール」を用意する

詳しくは「【資料】はじめてのフリーアドレス導入ガイド」でご紹介しています。
無料でダウンロードいただけますので、ぜひご活用ください。

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