オフィス移転は、企業の環境を整える大切な節目ですが、実務を担当する総務の方にとっては、多岐にわたる工程の管理が必要になるプロジェクトです。数年に一度といった頻度の低い業務を通常業務と並行して進めるため、進め方に悩まれるケースも少なくありません。本コラムでは、オフィス移転の決定から新オフィスでの運用開始までを5つのフェーズに分け、実務に役立つ知識を整理して解説します。
▼オフィス移転チェックリスト無料テンプレート|ダウンロードする
オフィス移転を検討中の方へ
オフィス移転についてまずは無料相談
オフィス移転の全体像
オフィス移転を円滑に進めるためには、まず全体の流れを時系列で把握することが大切です。一般的に、オフィス移転は大きく以下の5つのフェーズで構成されます。
オフィス移転の基本フロー
| フェーズ | 項目名 | 主な内容 |
|---|---|---|
| 1 | オフィス移転計画立案 | 基本方針・構想の策定、現状課題の分析、スケジュールの設定 |
| 2 | 移転先選定・契約 | 情報収集、候補ビルの比較検討、賃貸借契約の締結、現ビルの解約 |
| 3 | オフィスプランニング | レイアウト設計、内装・設備・IT工事の計画、家具等の発注 |
| 4 | オフィス移転実施 | 引越し準備・作業の実施、各種官公庁への届出・手続き |
| 5 | 運用維持管理 | 新オフィスの運用ルールの整備、資産管理、事後評価と改善 |
オフィス移転が決まってまず取り掛かりたいのは、現在の賃貸借契約の内容を改めて見直すことです。解約通知をいつまでに出すべきか（退去予告期間）や、原状回復の範囲はどこまでかといった、見落としがちなポイントをしっかりと確認しておきましょう。
その上で、自社の事業計画への影響も考えながら、大まかなオフィス移転時期を決めていきます。繁忙期や決算期、大型連休なども踏まえた、無理のない現実的なスケジュールを立てることが、長いプロジェクトを成功させるための大切な第一歩となります。
オフィス移転のスケジュール
以下は、オフィス移転の基本的なスケジュールを示したものです。理想の物件探しやコンセプトの策定といった準備期間を含めると、全体で約15か月程度のゆとりを持った計画が必要です。
▲オフィス移転チェックリス(スケジュール表)｜ダウンロードはこちら
- 上記は、最大300名程度の移転を想定したスケジュールです（オフィスの規模や移転内容によって変動します）
- 要件定義にいたる基本計画策定、社内の意見調整に時間を要する場合がございます
フェーズ 1：オフィス移転計画立案
オフィス移転の成否は、このフェーズでの準備にかかっているといっても過言ではありません。単なる「場所の移動」で終わらせず、どのような成果を得るためのオフィス移転なのかを明確にします。
基本構想の立案
移転プロジェクトをどの「タイプ」で捉えるかによって、投資対効果や将来の働き方が大きく変わります。自社の目的に合わせた最適なアプローチを選択しましょう。
タイプ1：物理的な移動（コスト・機能維持重視）
現在の働き方や機能を維持したまま、場所だけを移す「引越し」としての捉え方です。
- 主な目的: 賃料コストの削減、建物の老朽化対応、契約満了に伴うオフィスの移転
- メリット: 移転コストを最小限に抑えやすく、準備期間を短縮できる可能性があります
- 懸念点: 現状の不満（会議室不足など）が解消されず、新しい働き方への対応が遅れるリスクがあります
タイプ2：課題解決（業務効率・利便性向上重視）
現在のオフィスで顕在化している不満や課題を、新しいレイアウトや設備で解決する「オフィス改善」としての捉え方です。
- 主な目的: 会議室不足の解消、集中スペースの設置、部門間動線の改善などの改善
- 期待される効果: 業務の無駄が減り、社員の利便性が高まることで、日常的な生産性の向上が見込めます
- ポイント: 現状調査などを通じて、社員のニーズを的確に反映させることが重要です
タイプ3：組織活性化・企業文化の醸成（経営戦略・ブランド重視）
オフィス移転を機に、企業文化の変革やブランディングの強化を図る「戦略的投資」としての捉え方です。
- 主な目的: 企業理念の浸透、採用力の強化、イノベーション創出のためのコミュニケーション促進など
- 期待される効果: 社員のエンゲージメントが高まり、外部に対しても「自社らしさ」を強力にアピールできるオフィスとなります
- ポイント: 経営層のビジョンや現場社員の想い、共通の企業文化を空間デザインや運用ルールに落とし込む緻密なプランニングが求められます
市場把握と条件設定
移転先の検討にあたっては、市場の空室率や賃料相場を事前に把握しておくことが、後の交渉や予算策定に役立ちます。その上で、以下のような前提条件と優先順位を設定します。
【移転先選定の前提条件と優先順位の例】
| 条件項目 | 内容の例 |
|---|---|
| 立地 | 交通利便性、周辺環境、エリアのブランディング、顧客との距離 |
| 面積 | 人員計画に基づいた適正な広さの設定 |
| 時期 | 入居可能時期、現ビルの解約時期、採用や決算のタイミング |
| 設備 | 照明、電源、空調、セキュリティ、フラッパーゲートの有無など |
| コスト | 賃料、共益費、預託金などの予算範囲 |
| 特殊要件 | 耐震性能（免震・制震）、BCP対応、駐車場、厨房設備など |
現状オフィスの課題抽出
新しいオフィスに必要な要件を整理するためには、まず「現状把握」で事実を確認し、「現状分析」を通じて課題を導き出すプロセスが基本となります。
| ステップ | 内容 | 目的 |
|---|---|---|
| 現状把握 | 各スペースの面積、使用状況、什器・機器類の数、書類量、室内環境などの数値化 | 客観的なデータ収集による、事実の正確な可視化 |
| 現状分析 | 物理的な不満（広さ・収納）や、働き方の変化に伴う課題（効率・安全性・意識・ルール等）の抽出 | 解決すべき問題の特定と、抜本的な見直し案の検討 |
現状分析は、ワークショップやインターネットを利用したアンケートシステム「オフィスサーベイ」などを活用し、社員の意見を集約しながら進めましょう。
コクヨでは、社員一人ひとりに対し、今の働き方やオフィスにおける「満足度」や「重要度」を調査し、その結果から課題の優先順位づけまでを無料で行う働く環境診断「はたナビ プロ」という診断サービスをご用意しています。診断ツールを活用して社員の意見を集約し、定量的に示すことは、経営層と社員の意識のギャップを埋める手段としても有効な方法です。
コクヨの働く環境診断「はたナビ プロ」についてもっと詳しく知りたい方はこちらのページをご覧ください。
オフィス移転プロジェクト体制の結成
オフィス移転は総務部門だけで完結するものではありません。経営と現場の調整役となる事務局（管理部門）を中心に、適切なメンバー構成でプロジェクトを結成します。
また、PM（プロジェクトマネジメント）会社やオフィスコンサルタント、設計会社といった外部パートナーの活用についても検討が必要です。自社で対応できる範囲と、専門性に委ねる範囲を明確にすることで、プロジェクトの品質とスピードを確保しやすくなります。
▼オフィス移転のプロジェクトマネジメントについてはこちらの記事も併せてご覧ください。
フェーズ 2：移転先選定・契約
計画に基づき、具体的な物件情報の収集と選定を行います。
情報収集と現地確認
物件情報は、インターネットやオフィス仲介会社を通じて入手するのが一般的です。希望条件に合うビルリストや賃貸借条件表を揃え、候補を絞り込んだら現地確認（内覧）を行います。
内覧時には、数値だけでは分からない「ビルのグレード感」「共有部の管理状態」「コア（エレベーターや水回り）のパターン」「柱の位置や数」などをチェックします。これらは後のレイアウト効率に大きく影響するため、慎重な確認が求められます。
ビル比較の視点
複数の候補となるビルを比較する際は、以下の視点で情報を整理すると、経営判断がしやすくなります。
| 比較項目 | チェック内容 |
|---|---|
| コスト面 | 賃料（坪単価）、共益費、預託金の額、水道光熱費などの付加使用料 |
| 設備・機能 | 空調方式（個別/中央）、天井高、床荷重、通信・IT化への対応 |
| BCP面 | 耐震性能（免震・制震・耐震）、非常用電源の供給能力、防災備蓄や避難訓練の実施体制、地域のハザードマップ（高潮・津波・地盤等） |
| 契約条件 | 賃料起算日、支払時期、解約予告期間、原状回復の範囲や工事条件 |
オフィス移転費用のシミュレーション
オフィス移転の予算を立てることは、多くの担当者様が最も頭を悩ませるポイントの一つです。どうしても「今いくら必要か」という初期コストに意識が向きがちですが、移転後に継続して発生する「ランニングコスト」も含めた全体像を把握しておくことが大切です。
オフィス移転に関わる費用の内訳例
| 分類 | 費用カテゴリー | 主な項目 |
|---|---|---|
| 初期費用 | 設備・工事等 | 入居工事費（建築・設備）、IT・通信工事費、什器購入費、オフィス移転作業費、原状回復費 |
| 契約・不動産 | 預託金（敷金・保証金）の差額、仲介手数料、前払賃料、駐車場預託金 | |
| 諸経費・事務等 | コンサルティング費用、廃棄物処理費、印刷物（名刺・封筒等）の更新費 | |
| 運用 | ランニングコスト | オフィス賃料（共益費込）、清掃費、警備費、設備保守費、水道光熱費、通勤費 |
特に「原状回復費」の相場や、ビルオーナー様が指定する業者によって進める「B工事」の範囲は、予算を左右する大きなポイントとなるケースが多いです。できるだけ早い段階で概算だけでも把握しておくことで、スムーズな調整につなげることができます。
契約の締結と現ビルの解約
最終的な詳細協議を経て、賃貸借契約を締結します。契約内容には、面積の計算単位、原状回復の工事範囲や仕様、館内細則（入退館方法や看板使用規制）などが含まれます。
また、新オフィスの契約と同時に忘れてはならないのが、現ビルの解約手続きです。解約予告の期限（退去予告期間）を一日でも過ぎてしまうと、余分な賃料が発生してしまうこともあります。移転スケジュールに合わせて、期限内にもれなく手続きを終えられるよう、早めに契約書を確認し、計画的に進めていきましょう。
フェーズ 3：オフィスプランニング
移転先が決まったら、コンセプトに基づいた具体的なオフィスづくりに入ります。
基本計画と設計
「オフィス移転後に目指すべきオフィスのあり方」というコンセプトを軸に、設計要件を定義します。
基本設計
ゾーニング（配置計画）、レイアウト、インテリア（内装・サイン）、設備、IT・セキュリティ、什器の各計画を決定します。
実施設計
基本設計で決定したゾーニングやデザイン案を具体化し、実際の施工が可能なレベルまで詳細を詰める工程です。具体的には以下の作業が含まれます。
詳細図面の作成
意匠図（内装デザイン）、電気・照明図、空調・給排水図、IT・LAN配線図、什器配置図など、各工事会社が正確に見積を行い、施工するための図面を整備します。
仕様資料の作成
壁紙の品番、床材の素材、什器のスペック、造作家具の詳細仕様などを決定し、マテリアルボードや仕様書にまとめます。
B工事との取合い箇所の調整
オーナー指定業者が行う「B工事」（空調の移設や火災報知器の増設等）と、自社で選定する業者が行う「C工事」（内装や間仕切り等）の境界線を明確にします。例えば、「間仕切り壁を立てたことで必要になる空調吹き出し口の変更」など、双方の工事範囲が重なる部分の調整をこの段階で行うことで、工事の漏れや二重費用の発生を防ぎます。
調達と施工管理
設計仕様に基づき、工事や什器の発注をタイムリーに進めます。工事期間中は「現場定例会議」を開催し、スケジュール通りに進んでいるか、設計図通りの仕様になっているか、法規的な違反がないかなどを細かく管理することが一般的です。
フェーズ 4：オフィス移転実施
引越しの実作業と、法的・事務的な手続きが集中するフェーズです。
引越し計画と準備
引越しは「段取り八分」と言われるほど事前準備が重要です。2〜3ヶ月前から引越し会社と連携し、以下のように進めます。
引越し準備の主要ステップ
| ステップ | 項目名 | 主な内容 |
|---|---|---|
| 1 | 体制づくり | プロジェクト事務局、引越し会社、各部門担当者による連絡体制を確立します。 |
| 2 | 転用計画の確定 | 移転先に持ち込む什器・備品と、廃棄するものを確定させます。 |
| 3 | 社内説明会の実施 | 従業員に対し、作業手順、タイムスケジュール、荷造りのルール、ナンバリング図の活用方法などを周知します。 |
| 4 | 梱包・搬出 | 各部門での不用書類の事前廃棄を進め、マニフェスト（廃棄物管理票）に基づき適正に処理します。 |
オフィス移転に伴う届出・手続き
移転先や業種により異なりますが、一般的に以下の官公庁への手続きが必要となります。期限が定められているものが多いため、遅延のないよう注意が必要です。なお、法改正や自治体独自のルールにより、手続き内容や必要書類が変更される場合もあります。必ず事前に各担当局の窓口や公式ホームページで最新の情報を確認しましょう。
| 届出先 | 手続き内容 | 期限の目安 |
|---|---|---|
| 法務局 | 本店（支店）オフィス移転登記 | オフィス移転日から2週間以内 |
| 税務署 | 異動届出書、給与支払事務所等の届出 | オフィス移転後遅滞なく（または1ヶ月以内） |
| 年金事務所 | 健康保険・厚生年金保険の所在地変更 | 事実発生から5日以内 |
| 労働基準監督署 | 労働保険名称・所在地変更届 | 変更日の翌日から10日以内 |
| 公共職業安定所 | 雇用保険事業主実態変更届 | 変更日の翌日から10日以内 |
| 消防署 | 防火対象物工事等計画届・防火対象物使用開始届 | 工事着工の7日前まで（工事がある場合）・使用開始の7日前まで（入居時） |
官公庁への手続きの多くは「移転後」で間に合いますが、消防署への届出は「入居前」に行うのが原則です。 特に内装工事で間仕切りを立てる場合、火災報知器やスプリンクラーの増設工事が必要になることがあります。これらが不備だと、予定通りの入居ができなくなる恐れがあるため、設計段階から早めに消防署へ相談し、余裕を持って手続きを進めましょう。
フェーズ5：運用維持管理
オフィスの運用はここからが本番です。移転はあくまで手段であり、本来の目的である「働きやすさの向上」や「生産性の向上」を実現するためには、これからの運用・維持管理が重要になります。
運用ルールの見直しと浸透
新しい環境に合わせて、オフィス利用のルールを柔軟に整えていきましょう。
| 項目名 | 主な内容 |
|---|---|
| 使い心地の確認 | 入退館のセキュリティや会議室の予約システムなど、実際に使ってみて不便がないかを社員の声を聞きながら調整します。 |
| みんなで守るルールづくり | 共用エリア（給湯、休憩スペース等）の利用規定など、全員が気持ちよく過ごすためのマニュアルを整備し、丁寧に周知していきます。 |
| 安全・安心の継続 | 新しいビルでの防災体制や避難経路を改めて確認し、いざという時の備えを共有します。 |
▼【資料ダウンロード】オフィス運用ルールフォーマット
▼【資料ダウンロード】オフィス運用ルールアイコン集
資産の適切な管理と保管
オフィスのさらなる改善や将来のオフィス移転に向けて、今回のプロジェクトで得た情報を整理して大切に保管しておきましょう。
| 項目名 | 主な内容 |
|---|---|
| レイアウト・図面の管理 | 最新の図面と備品管理台帳をリンクさせ、什器やOA機器の配置、リース期間などを適切に把握します。 |
| 竣工資料の整理 | 工事の図面や各種見積書、写真などは、将来のメンテナンスや修繕時に不可欠な財産となります。 |
オフィス移転後の運用、効果検証について
移転後も快適なオフィス環境を維持し続けるためには、社員が新しいオフィスに対して、機能や環境をどう評価しているか、目指している働き方が実現できたかなど、移転後のオフィス環境や働き方を振り返り、効果検証することが大切です。
コクヨでは、現状の働き方やオフィスにおける「満足度」や「重要度」を測定し課題の優先順位づけまでを無料で行う診断ツール「はたナビ プロ」というサービスをご用意しています。オフィス移転後の効果測定にぜひご活用ください。
コクヨの働く環境診断「はたナビ プロ」についてもっと詳しく知りたい方はこちらのページをご覧ください。
また、移転後半年から1年に１回程度、定期的に調査を行い、今のオフィスや働き方が自社の理想とする状態になっているのか振り返る機会を持ち、課題となる部分は改善していくことで、快適なオフィス環境を維持することができます。
オフィス移転を検討中の方へ
オフィス移転についてまずは無料相談
オフィス移転事例のご紹介
コクヨマーケティングが手掛けたオフィス移転の事例をご紹介します。
社員参画により快適なオフィス空間を構築、人を惹きつける生産性の高いワークスペース
クローダジャパン株式会社様は、ビジネス拡大に伴い、社員数が増加し、より大きなオフィススペースが必要になったことをきっかけにオフィスを移転されました。社員の方の意見も積極的に取り入れ、自席以外の場所で打合せしたり、リラックスしたりできるような、仕事とリフレッシュを両立させた共有スペースをつくり、様々な仕事のシーンに合わせて、働く場所を自分自身で選べる環境となり快適なオフィス空間を実現しています。
クローダジャパン株式会社様の事例はこちらのページで詳しくご紹介しています。
働く人の環境を第一に考えたコールセンター
一般社団法人日本自動車連盟様は、オフィス移転を機に、職員の方の働きやすさを追求したオフィス環境を構築されました。業務内容に合わせたワークスペースを設置されたほか、リフレッシュスペースには、靴を脱いでくつろげる小上がりスペースなども設け、快適なオフィス環境をつくっています。
一般社団法人日本自動車連盟様の事例はこちらのページで詳しくご紹介しています。
オフィス移転を検討中の方へ
オフィス移転についてまずは無料相談
オフィス移転お役立ち資料
オフィス移転を進める際お役立ていただける「はじめてのオフィス移転お役立ちマニュアル」をご用意しています。PDF形式のマニュアルと共に「移転業務チェックリストをエクセル形式」でご提供しています。こちらから無料でダウンロードいただけますので、ぜひご活用ください。
まとめ
オフィス移転業務は、移転先物件の選定からレイアウト検討、工事・家具等の手配、各種届出、引っ越しなど、やることが多岐にわたります。そのため、いつまでに何をやらなければいけないのかスケジュールを明確にして対応を進めましょう。オフィス移転を成功させるには、オフィス移転を共に進めるパートナー(オフィス移転業者)の選定も重要です。
コクヨマーケティングでは、豊富な実績から、お客様の働き方に合わせた空間提案を行っています。
オフィス移転はもちろん、移転後のオフィス維持・運用に至るまで、ワンストップでサポートします。また、コクヨの社員が実際に働くオフィスを体感いただける「オフィス見学」を実施しています。気軽にお問い合せください。
オフィス移転・改装レイアウトの課題を解決します
オフィス移転に関するよくある質問
- Q1: オフィス移転を成功させるために最も重要なことは何ですか？
- A1: 移転の目的を明確にすることが最も重要です。「理想の働き方」まで掘り下げて目的を設定することで、移転先ビルの選定やレイアウト検討の判断基準が明確になり、移転効果を最大化できます。
- Q2: 理想の働き方を検討する手法にはどのようなものがありますか？
- A2: トップダウン型、プロジェクト主導型、ボトムアップ型の3つの手法があります。経営陣主導、プロジェクトメンバー主導、社員の意見集約型など、企業の状況に応じて単独または混合で実施することが可能です。
- Q3: オフィス移転業者選びで重要なポイントは何ですか？
- A3: 費用やデザインだけでなく、継続的なお付き合いができるか、理想のオフィス実現に対応できるかが重要です。半年～1年以上の長期プロジェクトになるため、信頼できるパートナーとして慎重に選定しましょう。
- Q4: 社員の意見をオフィス移転に反映させる方法はありますか？
- A4: ワークショップやオフィスサーベイを活用して社員の意見を集約する方法があります。働き方や満足度、重要度を調査し、定量的に示すことで経営層と社員の意識ギャップを埋めることができます。
- Q5: オフィス移転の目的設定後に重要なプロセスはありますか？
- A5: 移転の目的を社員と共有することが重要です。新しいオフィスでの働き方のイメージを社員一人ひとりが持ち、会社が描いている働き方を理解してもらうことが、理想の働き方実現のために不可欠です。
