マグネットスペースを活用してコミュニケーションがとりやすいオフィスへ！ 偶発的な出会いを促すマグネットスペースとは

働き方の多様化により、社内のコミュニケーションに「課題がある」と考えている企業は多いと言われています。 フリーアドレスの導入やリフレッシュスペースの設置など、社内コミュニケーションを活性化させる方法はさまざまありますが、本記事では、マグネットスペースに注目して解説します。

マグネットスペースとは

マグネットスペースとは、磁石に引き寄せられるように「自然と人が集まる場所」を指します。オフィスでのマグネットスペースとして、「リフレッシュスペース」や「喫煙室」や「コピーコーナー」や「デッドスペース」などが挙げられ、多岐にわたります。このような場所は、同じ部署の社員だけでなく、他の部署の社員も利用するため、偶発的なコミュニケーションが取りやすいと言われています。オフィス内でのマグネットスペースが多い程、偶発的なコミュニケーションが生まれ、活気がある雰囲気になるでしょう。

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マグネットスペースを設置するメリット

マグネットスペースを設置することで、「コミュニケーション活性化」「生産性向上」「企業のブランドイメージ向上」などのメリットがあると言われています。以下で詳しく解説します。

コミュニケーション活性化につながる

マグネットスペースを設置することで、「コミュニケーションが活性化する」と言われています。なぜなら、マグネットスペースはさまざまな社員が利用し、偶然その場に居合わせた社員同士での会話が生まれやすいためです。その場での会話がきっかけとなり、部門や役職を超えたコミュニケーションが取りやすくなるでしょう。それによって、気軽に相談できる関係性に発展するなどの効果を期待することができます。

生産性向上につながる

マグネットスペースを設置することで、「生産性向上につながる」と言われています。なぜなら、さまざまな社員との気軽な交流の場となることで、業務上の情報交換やちょっとした相談ができ、新しいアイデアが生まれる可能性があるためです。また、雑談がしやすいスペースにすることで、リラックス効果も期待できるでしょう。

企業のブランドイメージ向上

マグネットスペースは企業のブランドイメージ向上にもつながると言われています。昨今オフィス環境を重視している学生が増えていると言われています。マグネットスペースを設置することで、働く環境面で良い印象を与え、優れた人材の採用や定着につながるでしょう。
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簡単に設置できる

マグネットスペースは工夫次第で簡単に設置することができます。例えば、自動販売機の近くやコーヒーマシンの近くにスタンディングテーブルを設置するだけで、マグネットスペースとなります。使われていない収納庫を撤去して、テーブルと椅子を設置する方法もよいでしょう。また、既設のコピーコーナーを活用して、マグネットスペースにすることもできます。ステープラーやクリップなど紙資料をまとめる時によく使う文房具を一か所に集め共有化したり、作業台を併設したりすることでマグネットスペースに生まれ変わります。このように、マグネットスペースは新たにスペースを確保することなく、工夫次第ですぐに設置できます。

マグネットスペースを設置するデメリット

さまざまなメリットがあるマグネットスペースですが、運用ルールを定めることで、より使いやすいスペースになります。以下で詳しく解説します。

情報漏洩の恐れがある

マグネットスペースは、さまざまな社員とコミュニケーションがとれる一方で、機密情報を含む会話が聞かれてしまう可能性もあります。また設置場所によっては、来訪者に会話が漏れてしまい、情報漏洩につながる恐れもあります。事前にしっかりと運用ルールや設置場所を検討するとよいでしょう。

管理の手間がかかる

コーヒーマシンやコピーコーナーをマグネットスペースとして活用する場合、備品の補充や発注などメンテナンスが発生します。事前に管理方法について検討するとよいでしょう。外部業者を活用し、社員の手間を減らすこともできます。但し、サービス内容によって費用が異なるため、事前に確認するとよいでしょう。

マグネットスペースを設置するときのポイント

簡単に設置できるマグネットスペースですが、「人が集まりやすい場所に設置する」「目的にあわせて場所や家具を決める」ことで、よりコミュニケーションが取りやすくなるでしょう。以下で詳しく解説します。

人が集まりやすい場所に設置する

人が集まりやすい場所にマグネットスペースを設置することで、利用しやすい場所になるでしょう。例えば、社員が集まりやすいオフィスの中心やメイン動線上がおすすめです。また、自動販売機やお知らせなどの社内掲示物、新聞・雑誌を一緒に設置しておくと、そこに行く理由が生まれ、人が集まりやすくなります。

目的に合わせた家具や配色にする

マグネットスペースの目的や空間の雰囲気にあわせて、家具を準備するとよいでしょう。例えば、コピーコーナーでの作業中のコミュニケーションを活性化させたい場合は、作業がしやすいハイテーブルがおすすめです。また、リフレッシュスペースを活用する場合は、リラックスしやすいようにソファ席などがあるとよいでしょう。あわせて、空間のイメージにあわせて配色にこだわると、より雰囲気がでると言われています。
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マグネットスペースを設置するときの注意点

マグネットスペースを設置するポイントを説明しましたが、以下からは設置するときの注意点について解説します。以下の注意点に気を付けていただくことで、より快適なマグネットスペースとなります。

来客が多い場所を避ける

マグネットスペースを設置する時には、来客が多い場所を避けるとよいでしょう。来客が多い場所に設置すると、会話が漏れ、情報漏洩につながるおそれがあります。また、社員同士も気軽に会話がしづらくなってしまうかもしれません。

清潔感を保てる環境にする

多くの社員が使う場所になるため、清潔感を保てる環境にすることが大切です。マグネットスペースを設置する前に、運用ルールや管理方法を決めるとよいでしょう。決まった運用ルールは、マグネットスペースの見やすいところに掲示することで、スムーズに社員に浸透すると言われています。

マグネットスぺースを用いたオフィス事例

コクヨマーケティングのオフィスでは、コミュニケーション活性化を目的とし、マグネットスペースを導入しています。霞が関オフィスと梅田オフィスのマグネットスペースをご紹介します。

コクヨマーケティング株式会社　霞が関オフィス

霞が関オフィスでは、コピーコーナーを活用したマグネットスペースを設置しています。コピーコーナーでよく使うはさみやのりなどの文具を一括集約しており、書類をまとめながら気軽にコミュニケーションがとれる場所になっています。

コクヨマーケティング株式会社　梅田オフィス

梅田オフィスでは、カフェコーナーを活用したマグネットスペースを設置しています。ハイカウンターの内側にコーヒーマシンがあるので、リラックスした状態でコミュニケーションがとれる場所になっています。

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まとめ

マグネットスペースには、さまざまなメリットがあります。ポイントを押さえて設置することで、部門を超えたコミュニケーションをより活性化させることができるでしょう。

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