ニューノーマルな働き方が求められるなか、
企業で注目されているオフィスのレイアウトに「ユニバーサルレイアウト」があります。
この記事では、オフィスリニューアルを検討している企業の経営者様や担当者様に向けて、ユニバーサルレイアウトのメリット・デメリット、導入時のコツなどの詳細を解説します。
快適なオフィス環境づくりのために、ぜひ役立ててください。
「ユニバーサルレイアウト」とは
ユニバーサルレイアウトとは、「特定の部署や個人に依存しない、標準化された家具配置」のことです。全社でデスクのサイズや仕様を統一し、特定の「島（部署）」を作らずに配置します。
従来の「島型対向式」との違い
| レイアウト形式 | 特徴・運用方法 |
|---|---|
| 島型対向式 |
部署の人数に合わせてデスクを組み替え、電話・LAN配線をその都度引き直す。 ※組織変更のたびにレイアウト工事とコストが発生。 |
| ユニバーサルレイアウト |
家具は動かさず、「人」と「荷物（ワゴン）」だけが移動する。 ※什器（家具）の規格を統一することで、工事不要の柔軟な運用が可能。 |
補足）フリーアドレスとの関係
ユニバーサルレイアウトは「配置の形式」を指し、フリーアドレスは「座席の運用方法」を指します。ユニバーサルレイアウトを採用した上で、固定席にする運用もあれば、フリーアドレスにする運用もあります。
（参考）
（従来の島型対向式の一例）
（ユニバーサルレイアウトの一例）
ユニバーサルデザインとの違い
ユニバーサルレイアウトに似た言葉として、ユニバーサルデザインがあります。
ユニバーサルデザインとは、障がいや国籍、性別などに関係なく誰もが公平な立場で働けることを前提としたデザインです。車椅子を利用する方が通りやすいように通路の幅を広くする、利き手にかかわらず利用しやすい家具などが挙げられます。
ユニバーサルレイアウト3つのメリット
ユニバーサルレイアウトを採用した場合、主に3つのメリットが得られます。
以下では、どのようなメリットがあるのか紹介いたします。
レイアウト変更の手間がかからない
ユニバーサルレイアウトは、組織変更や社員の増減などに対応しやすい配置です。
部署やチームの座席を島にして分けたり、デスクの配置を変えたりするなどのレイアウトを変更する必要がありません。
そのため、部署内の人員が増減しても最小限の労力やコストで済み、スピーディーに組織変更ができます。
【事例紹介】高円宮記念JFA夢フィールド様
ユニバーサルレイアウトかつグループアドレス制を導入。
グループアドレスとはフリーアドレスのタイプの１つで、
グループのメンバーが指定された範囲の席に座るオフィス形態です。
備品や私物を管理しやすい
ユニバーサルレイアウトのメリットは、備品や私物の管理をしやすいことです。
基本的に同じデザインのデスクやイスを使用するため、部品の過不足が分かりやすく、管理しやすくなります。
また、社員の私物や備品をキャスター付きのワゴンなどに保管するようにすれば、ワゴンの移動だけで人員の入れ替えがスムーズに行えます。
【事例紹介】西部ガスリビング株式会社様
ワゴンを移動させるだけで、簡単に席替えが可能なレイアウトです。
他部署との連携がしやすい
部署内だけでなく、他部署との連携も図りやすいこともユニバーサルレイアウトのメリットのひとつです。
部署ごとに座席が区切られていないため、進行中のプロジェクトの関連部署を隣接させるなど、柔軟に座席の配置を変更できます。
プロジェクトや導線に配慮した座席の振り分けを行うことで生産性を向上させられます。
【事例紹介】西日本高速道路株式会社 九州支社様
部署ごとの仕切りがないオープンなオフィスは、コミュニケーションの活性化に役立ちます。
ユニバーサルレイアウトのデメリット
ユニバーサルレイアウトにはデメリットもあります。
ここでは、どのようなユニバーサルレイアウトを取り入れることによって想定される
２つのデメリットを説明いたします。
社員の所属部署がわかりにくい
ユニバーサルレイアウトは、社員がどの部署に所属しているのかを一目で判断できません。
違う部署同士が同じ列に、同じ部署でも異なる列に配置される場合があり、
誰がどの部署なのかを周りから判断しづらくなります。
役職席が作れない
ユニバーサルレイアウトは横並びでデスクを均一に配置するため、役職席と一目でわかる座席を作れません。
島型対向式のように役職者が設けられていれば、部署全体を見渡すことができます。
しかし、ユニバーサルレイアウトは役職席がなく部署全体に目が届きづらくなることから、業務内容によっては、上司が部下の管理を行いづらくなる可能性があります。
ユニバーサルレイアウトのコツ
ユニバーサルレイアウトを採用する際は、以下で解説するコツを参考にしてみてください。
ユニバーサルレイアウトに適したオフィス家具にする
ユニバーサルレイアウトのコツとして、適したオフィス家具を選ぶことが大切です。
例えば、座席のデスクやイス、什器などは同じデザインに統一しましょう。
オフィス家具を揃えることで、誰が同じ座席を使用しても同じ作業環境を維持できます。
また、キャスター付きのイスやデスクを選べば、ミーティングなどの際に柔軟な対応が取れます。
事前に社員の理解を得る
あらかじめ社員の理解を得てから、オフィスのレイアウトを変更するようにしましょう。
島型対向式レイアウトを長く採用している企業の場合、
社員から部署内で座席が離れることなどへの不満が出る可能性があります。
事前にユニバーサルレイアウトを採用するメリットや目的を明確にし、
社員に周知した上でレイアウト変更を行いましょう。
近くにミーティングスペースを作る
ユニバーサルレイアウトにする場合、近くにミーティングスペースを設けることがおすすめです。
島型対向式レイアウトのように部署ごとにまとまっていれば、その場でミーティングに対応できます。
一方で、離れた場所に座席が設けられていると、ミーティングは行えません。
このような場合は、近くにミーティングスペースを作ることで問題を解決できます。
まとめ
ユニバーサルレイアウトは、働き方の変化へ対応しやすいため注目を集めています。
具体的にどのようなレイアウトにして、どのような家具を選べば良いのか悩んだ際は、
オフィス環境に詳しいプロへ相談しましょう。
コクヨマーケティングは、豊富な実績を持ち、
お客様の働き方に合わせた空間を提案しています。
オフィス移転から移転後のオフィス維持・運用まで、ワンストップでサポートします。
ユニバーサルレイアウトの導入についても、ぜひお気軽にご相談ください。
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