【事例つき】偶発的な出会いを促すマグネットスペースとは?

働き方の多様化により、社内のコミュニケーションに「課題がある」と考えている企業は多いと言われています。 フリーアドレスの導入やリフレッシュスペースの設置など、社内コミュニケーションを活性化させる方法はさまざまありますが、本記事では、マグネットスペースに注目して解説します。

マグネットスペースとは

マグネットスペースとは、磁石に引き寄せられるように「自然と人が集まる場所」を指します。オフィスでのマグネットスペースとして、「リフレッシュスペース」や「喫煙室」や「コピーコーナー」や「デッドスペース」などが挙げられ、多岐にわたります。このような場所は、同じ部署の社員だけでなく、他の部署の社員も利用するため、偶発的なコミュニケーションが取りやすいと言われています。オフィス内でのマグネットスペースが多い程、偶発的なコミュニケーションが生まれ、活気がある雰囲気になるでしょう。

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マグネットスペースを設置するメリット

マグネットスペースを設置することで、「コミュニケーション活性化」「生産性向上」「企業のブランドイメージ向上」などのメリットがあると言われています。以下で詳しく解説します。

コミュニケーション活性化につながる

マグネットスペースを設置することで、「コミュニケーションが活性化する」と言われています。なぜなら、マグネットスペースはさまざまな社員が利用し、偶然その場に居合わせた社員同士での会話が生まれやすいためです。その場での会話がきっかけとなり、部門や役職を超えたコミュニケーションが取りやすくなるでしょう。それによって、気軽に相談できる関係性に発展するなどの効果を期待することができます。

生産性向上につながる

マグネットスペースを設置することで、「生産性向上につながる」と言われています。なぜなら、さまざまな社員との気軽な交流の場となることで、業務上の情報交換やちょっとした相談ができ、新しいアイデアが生まれる可能性があるためです。また、雑談がしやすいスペースにすることで、リラックス効果も期待できるでしょう。

企業のブランドイメージ向上

マグネットスペースは企業のブランドイメージ向上にもつながると言われています。昨今オフィス環境を重視している学生が増えていると言われています。マグネットスペースを設置することで、働く環境面で良い印象を与え、優れた人材の採用や定着につながるでしょう。
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簡単に設置できる

マグネットスペースは工夫次第で簡単に設置することができます。例えば、自動販売機の近くやコーヒーマシンの近くにスタンディングテーブルを設置するだけで、マグネットスペースとなります。使われていない収納庫を撤去して、テーブルと椅子を設置する方法もよいでしょう。また、既設のコピーコーナーを活用して、マグネットスペースにすることもできます。ステープラーやクリップなど紙資料をまとめる時によく使う文房具を一か所に集め共有化したり、作業台を併設したりすることでマグネットスペースに生まれ変わります。このように、マグネットスペースは新たにスペースを確保することなく、工夫次第ですぐに設置できます。

オフィスで使う文具を探しているビジネスマン

マグネットスペースを設置するデメリット

さまざまなメリットがあるマグネットスペースですが、運用ルールを定めることで、より使いやすいスペースになります。以下で詳しく解説します。

情報漏洩の恐れがある

マグネットスペースは、さまざまな社員とコミュニケーションがとれる一方で、機密情報を含む会話が聞かれてしまう可能性もあります。また設置場所によっては、来訪者に会話が漏れてしまい、情報漏洩につながる恐れもあります。事前にしっかりと運用ルールや設置場所を検討するとよいでしょう。

管理の手間がかかる

コーヒーマシンやコピーコーナーをマグネットスペースとして活用する場合、備品の補充や発注などメンテナンスが発生します。事前に管理方法について検討するとよいでしょう。外部業者を活用し、社員の手間を減らすこともできます。但し、サービス内容によって費用が異なるため、事前に確認するとよいでしょう。

マグネットスペースを設置するときのポイント

簡単に設置できるマグネットスペースですが、「人が集まりやすい場所に設置する」「目的にあわせて場所や家具を決める」ことで、よりコミュニケーションが取りやすくなるでしょう。以下で詳しく解説します。

人が集まりやすい場所に設置する

人が集まりやすい場所にマグネットスペースを設置することで、利用しやすい場所になるでしょう。例えば、社員が集まりやすいオフィスの中心やメイン動線上がおすすめです。また、自動販売機やお知らせなどの社内掲示物、新聞・雑誌を一緒に設置しておくと、そこに行く理由が生まれ、人が集まりやすくなります。

ソファに腰かけてホワイトボードを使って打ち合わせをするビジネスマン

目的に合わせた家具や配色にする

マグネットスペースの目的や空間の雰囲気にあわせて、家具を準備するとよいでしょう。例えば、コピーコーナーでの作業中のコミュニケーションを活性化させたい場合は、作業がしやすいハイテーブルがおすすめです。また、リフレッシュスペースを活用する場合は、リラックスしやすいようにソファ席などがあるとよいでしょう。あわせて、空間のイメージにあわせて配色にこだわると、より雰囲気がでると言われています。
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マグネットスペースを設置するときの注意点

マグネットスペースを設置するポイントを説明しましたが、以下からは設置するときの注意点について解説します。以下の注意点に気を付けていただくことで、より快適なマグネットスペースとなります。

来客が多い場所を避ける

マグネットスペースを設置する時には、来客が多い場所を避けるとよいでしょう。来客が多い場所に設置すると、会話が漏れ、情報漏洩につながるおそれがあります。また、社員同士も気軽に会話がしづらくなってしまうかもしれません。

清潔感を保てる環境にする

多くの社員が使う場所になるため、清潔感を保てる環境にすることが大切です。マグネットスペースを設置する前に、運用ルールや管理方法を決めるとよいでしょう。決まった運用ルールは、マグネットスペースの見やすいところに掲示することで、スムーズに社員に浸透すると言われています。

マグネットスぺースを用いたオフィス事例

コクヨマーケティングのオフィスでは、コミュニケーション活性化を目的とし、マグネットスペースを導入しています。霞が関オフィスと梅田オフィスのマグネットスペースをご紹介します。

コクヨマーケティング株式会社 霞が関オフィス

霞が関オフィスでは、コピーコーナーを活用したマグネットスペースを設置しています。コピーコーナーでよく使うはさみやのりなどの文具を一括集約しており、書類をまとめながら気軽にコミュニケーションがとれる場所になっています。

コクヨマーケティング株式会社のオフィス事例

コクヨマーケティング株式会社 梅田オフィス

梅田オフィスでは、カフェコーナーを活用したマグネットスペースを設置しています。ハイカウンターの内側にコーヒーマシンがあるので、リラックスした状態でコミュニケーションがとれる場所になっています。

コクヨマーケティング株式会社のオフィス事例

▼社員が実際に働いているオフィスを見学できるライブオフィスを全国で展開しています。
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まとめ

マグネットスペースには、さまざまなメリットがあります。ポイントを押さえて設置することで、部門を超えたコミュニケーションをより活性化させることができるでしょう。

年間25,000件以上の豊富な実績を持つコクヨマーケティングでは、お客様が理想とするオフィスのイメージを、これからの働き方に合わせてご提案することが可能です。安心・信頼のコクヨグループにぜひご相談ください。コクヨ社員が実際に働くオフィスを体感いただける「オフィス見学会」も実施中です。

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よくあるご質問

オフィスレイアウトに関して

オフィスの平面図が手元にない

ビル管理を担当している不動産会社が図面を保管している場合がございます。ご確認お願いします。
または室内を実測していただき、簡単な図面を作成の上、アップロードいただいても対応可能です。

既存の家具も持込予定なので、レイアウトに加えてほしい

現在、お使いの家具の品名・サイズ・数量を記載したリストを平面図と同様にアップロードをお願いします。
(例)品名:デスク、サイズ:W1000xD700xH700、数量:2台

電話やメールでレイアウトの相談をしたい

無料レイアウト提案サービスのレイアウト対応はリモートでのご相談に限らせていただいております。電話・メール・訪問による相談には対応しておりません。

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社内のレイアウトを変更したいのですが、現状図がありません

正確なレイアウト設計を行うため、直接現場へお伺いして実測し、現状図を作成いたします。OA機器、サーバー、電話交換機の配線状況や、家具配置の安全性なども考慮した上で、現状図作成から変更図の作成も可能です。

業務を続けながら施工してもらうことは可能ですか?

ご依頼の内容によって異なります。家具の移動や配線工事であれば、業務を続けながら施工を行う事が可能です。
造作やパーティションの解体など、工具の音が大きく、作業スペースが必要な場合は、ビル管理と調整しながら、土日や夜間を利用して安全に施工を行います。お客様ごとに詳細なお打ち合わせをし、最適なスケジュールをご提案いたします。

どのくらいの費用がかかりますか?

リニューアル費用は、オフィスの現状や、お客様の解決すべき課題、目指す働き方によって、大きく異なります。
コクヨマーケティングでは、オフィスづくりのプロフェッショナルがヒアリングや現状調査を行い、家具やICT、内装工事からオフィスの運用方法まで、幅広いご提案をいたします。お見積りは無料で対応しております。お気軽にご相談ください。

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はい。社会の変化やお客様の課題に対して、柔軟に対応できる働き方を様々な角度からご提案いたします。時代の動きに合わせて、これからの新しい働き方を一緒に考えていただけるのが「コクヨライブオフィス」です。コクヨ社員が多様な働き方を実践するオフィスをご案内させていただきます。

詳しくはオフィス見学のページをご確認ください。

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コクヨの働く環境診断 はたナビ プロ」によって、社員の意識やオフィス環境の課題の見える化と、優先順位付けが可能です。

各社員に専用WEBページの案内をメールで発信し、任意の期間内で64問の質問に回答して頂く仕組みです。

コクヨマーケティングでは、診断結果をもとにレポートを作成、お客様に合ったプランをご提案いたします。診断は無料です。お気軽にお問合せください。