ミーティングスペースの作り方|メリットや注意点、アイデアを詳しく解説

社内の打ち合わせや会議など、ミーティングスペースはさまざまな役割を果たします。ミーティングスペースは、目的に合わせた仕様で設置することが大切です。今回はオフィスにミーティングスペースを導入したい方に向けて、注意点や設置方法、事例を解説します。自社に最適なミーティングスペースを整えるヒントにしてください。

ミーティングスペースとは

ミーティングスペースは、社内コミュニケーションをはじめ多様な用途のために設置されます。
オフィスで働く人が自由に発想できるようカジュアルな雰囲気にするケースや、1on1、ブレインストーミングに対応したミーティングスペースも増えています。

ミーティングスペースと会議室の違い

ミーティングスペースと会議室は、使う際の目的が異なります。

ミーティングスペースの利用目的:情報交換、思考共有、新しいアイデア出し
会議室の利用目的:議論、協議、意思決定、方針決定

アイデア出しや情報共有が目的のミーティングは、広く参加者を募るケースが多く、一方、会議は意思・方針決定が目的であり、参加者も意思決定に関わる方に限られる傾向が強いです。

会議室についてもっと詳しく知りたい方は、こちらの記事もご覧ください。

【KOKUYOおすすめ5選】会議テーブルのサイズや選び方とポイントを解説します。 | コラム | オフィス移転・レイアウト・デザイン | コクヨマーケティング

ミーティングスペースは4種類に分けられる

ミーティングスペースは空間の仕切り方と会議スタイルにより、4種類に分けられます。それぞれの特徴とメリットを解説します。

オープンスペースかクローズドスペースか

オープンスペースは、壁や間仕切りに囲まれていないミーティングスペースです。ワークスペースの一角や通路脇などに設置されます。開放的な空間が、気軽なセッションやコミュニケーションを促します。

オープンなミーティングスペース

クローズドスペースは、四方を仕切られたミーティングスペースです。従来の会議室をイメージしてください。音漏れしにくく、機密性が保たれるメリットがあります。

クローズドなミーティングスペース

座るスタイルか立つスタイルか

テーブルを置き、椅子に座ってミーティングをするスタイルは、パソコンと資料を広げてじっくりミーティングをしたい場面に向いています。

オープンなミーティングスペース

一方、参加者が立ったままミーティングを行うスタイルは、スタンディングと呼ばれます。テーブルだけを置き、椅子は配置しません。短時間の打ち合わせをスピーディーに進めたいときに向いています。

スタンディングタイプのミーティングスペース

スタンディングミーティングについてもっと詳しく知りたい方は、こちらの記事もご覧ください。

スタンディングミーティングとは?6つのメリットと注意点をわかりやすく解説 | コラム | オフィス移転・レイアウト・デザイン | コクヨマーケティング

ミーティングスペースによって得られるメリット

オフィスにミーティングスペースを設置することで得られる、3つのメリットを解説します。期待する効果が得られそうか、チェックしてみてください。

思い立ったときにすぐミーティングを始められる

オフィス内に手軽に利用できるミーティングスペースを設置することで、相談事や協議事項が発生した時にすぐ利用できます。
オフィス内に設えのことなる複数のスペースを用意しておくと、利用人数や目的に応じて自由に選べるので利便性が向上します。スピード感が必要なアイデア出しや情報共有をタイムリーに実施できるため、仕事の効率が上がります。
また、ワークスペースに近い場所にミーティングスペース設置することで、メンバー集めや移動に手間がかからず、より機動的なミーティングが実現します。

クイックにミーティングできるスペース

ミーティングに適した環境で闊達な意見交換ができる

ワークスペースには置きづらいホワイトボードやモニターなどの会議用ツールも、ミーティングスペースならば設置可能です。記録を取ったりアイデアを共有したりしながら打ち合わせすることができ、ミーティング後の内容共有もスムーズに行えます。
また、ミーティングスペースは、会議室より気軽に話せる雰囲気を作りやすい点もメリットです。誰でも発言しやすく、斬新なアイデアの登場も期待できます。

モニターを設置したミーティングスペース

ミーティング以外の用途にも活用できる

ミーティングスペースは、本来の用途であるミーティング以外にも、さまざまな用途に活用できます。スペースの有効活用と働く環境の改善が同時にかなえられるでしょう。

ミーティングスペースの用途例を、以下にまとめました。

・リフレッシュルーム
・ランチルーム
・フリースペース

他の用途と兼用する場合には、例えば「お昼休憩中(12:00~13:00)はランチタイム利用の方を優先する」など運用ルールを事前に決めておきましょう。

オフィスの運用ルール策定の際は、以下のフォーマットを参考にしてみてください。

【資料ダウンロード】オフィス運用ルールフォーマット

ミーティングスペースの作り方

ミーティングスペースを導入する方に向けて、失敗しないミーティングスペースの作り方を解説します。

ミーティングスペースの主な目的・用途を決定する

はじめに、ミーティングスペースの主な利用目的や用途を決めましょう。目的と用途により、最適な面積と必要な設備が明確になります。気軽なコミュニケーションには、オープンスペースが適しています。機密性の高い情報を扱う場合は、クローズドな空間にしましょう。

ミーティングスペースの最適な位置を決定する

目的と用途が決まったら、最適な位置を選びましょう。ミーティングスペースが具体的に利用されているシーンを想起すると、位置を決めやすくなります。従業員の同士の気軽な打ち合わせ用なら、ワークスペースの近くが良いでしょう。来客対応に使いたい場合は、エントランスの近くがおすすめです。

ミーティングスペースの内装やインテリアを決定する

ミーティングスペースの内装やインテリアは、使う方のパフォーマンスに影響します。目的と用途に合わせてカラーや照明、オフィス家具を選定しましょう。

社内にミーティングスペースについて周知し活用を促す

ミーティングスペースを設置したら社内に周知し、積極的な利用を促しましょう。同時に「ミーティングスペースを設置した狙い(期待する利用目的)」や「使い方とルール」周知するとより利用を促進することができます。

ミーティングスペース設置時のポイント

ミーティングスペース設置時のポイントを2つご紹介します。各ポイントを詳しく解説します。

ミーティングスペースからの周囲の音漏れに十分配慮する

オープンミーティングスペースは、話している内容が周囲に筒抜けになります。機密性の高い情報を扱う可能性があるミーティングスペースは、クローズドにする配慮が必要です。

また、オープンスタイルのミーティングスペースを作る場合には、周囲への音漏れ対策としてサウンドマキシングシステムの導入がおすすめです。サウンドマスキングシステムとは、音によって特定の音を妨害し、話し声を聞こえにくくする仕組みです。これにより、オープンな空間でも「話している内容が周囲に筒抜けになってしまう」という問題を解消できます。

サウンドマスキングについて詳しく知りたい方は、こちらのページも併せてご覧ください。

コクヨのサウンドマスキングシステム

サウンドマスキング

異なるタイプのミーティングスペースを複数設置する

異なるタイプのミーティングスペースを複数用意すると、ミーティングの目的に応じて使い分けができるので、オフィスの利便性が向上します。
カジュアルなやり取りのなかでアイデア出しをしたいなら、オープンな空間が向いています。秘匿性の高い内容を扱うミーティングでは、コクヨのワークポッドがおすすめです。オープンスペースに、手軽に周囲から独立した空間を作れます。

コクヨワークポッド

コクヨ ワークポッド4人掛けソファータイプ

また、報告・相談やプライバシーへの配慮が必要な場面では、半個室型のミーティングスペースがおすすめです。

半個室型のミーティングスペース

コクヨ フォーレシリーズ

活用されるミーティングスペースのアイデア4選

活用されるミーティングスペースにするために、取り入れたいアイデアを4つ紹介します。

オフィスの中央に配置

ミーティングスペースを、あえてオフィスの中央に配置するのもおすすめです。オフィスの中央にミーティングスペースがあることで、どの部門の従業員も立ち寄りやすい空間にできます。

オフィスの中央に設置したミーティングスペース

昇降式デスクを設置

ミーティングスペースに、高さ調節ができる昇降式デスクを配置したアイデアです。
昇降式デスクは、着座とスタンディングを簡単に切り替えられる点がメリットです。時間をかけて話したいときは着座で、スピーディーに進めたいときはスタンディングでと、効率を意識して使い分けられます。

昇降デスク

アウトドアテイストの家具を用いる

ブレインストーミングなどアイデア出しを目的としたミーティングでは、新奇なアイデアを出しやすくする仕掛けを施しましょう。参加者の気持ちをリラックスさせ、カジュアルな意見交換を可能にするには、アウトドアテイストの家具がおすすめです。コクヨの「inGreen(イングリーン)」は、あえてオフィスと対極にあるアウトドアで余暇を過ごすような雰囲気を想起させ、自然体でコミュニケーションができるワークスタイルを目指した家具シリーズです。アウトドアの臨場感を感じるテーブル、ベンチ、ウッドデッキ等は、フレッシュな印象と肌触りのある素材使いで、臨場感のある空間を構成できます。

アウトドアテイストの家具

人数の増減に合わせて組み換え可能な家具を使用する

人数に合わせてフレキシブルに組み換えできるタイプの家具を置くことで、レイアウトの自由度が高いミーティングスペースをつくることが可能となります。コクヨのオフィス家具「Any way(エニーウェイ)」シリーズは可動性が高く、ミーティングの目的に合わせて最適なレイアウトを手軽に実現できます。機動性と豊富なカラーリング、シンプルなデザインが特徴の家具シリーズです。

可変性の高い家具

また、移動可能なポータブル電源を搭載したモバイルディスプレイやモバイルカートを併せて活用することで、固定電源が少ない場所でも、ディスプレイやノートPCを使用したワークを快適に行うことができます。

エナジーカート

コクヨ エナジーシリーズ

ミーティングスペース設置事例

ここからは、これまでにコクヨマーケティングが手掛けたミーティングスペースの設置事例を、4つ紹介します。

セミオープンな1on1スペースとオープンなミーティングスペースを設置

株式会社LIFULL様のオフィスでは、オフィスコンセプト「Holiday office」を実現するため、休日に好きな場所に行くように、会社でも場所を選んで自発的働けるよう、さまざまな形態のミーティングスペースを設置しました。オフィス内にあるセミオープンな1on1ブースは、気軽に利用できる適度な開放感があります。ひと目で空きが確認できるため、突発的なミーティングにも対応可能です。オープンミーティングスペースも豊富に配置し、目的によって使い分けできます。

株式会社LIFULL様のミーティングスペース

【関連事例】株式会社LIFULL様 会社に行くことが楽しみに。社員が幸せになれるオフィス

ワークスペースの中心にミーティングスペースを設置

新田ゼラチン株式会社様のオフィスは、オープンタイプのミーティングスペースをワークスペースの中心に配置しています。従業員の方が「集まりたいときにすぐ集まれる」「活発な意見交換ができる」ことを目指しました。
また、ミーティングスペースの雰囲気を柔らかくし、リラックスできるよう温もりを感じる木目調のデスクを採用しました。アイデアの創出や情報共有がしやすくなるよう、モニターとホワイトボードも設置しています。

新田ゼラチン株式会社様のミーティングスペース

【関連事例】新田ゼラチン株式会社様 社員満足度の高いオフィスを目指して

WEBミーティングから複数名のミーティングまで対応したミーティングスペース

西日本高速道路エンジニアリング九州株式会社様は、オフィス内に空きスペースを有効活用したミーティングスペースを設置しました。さまざまな用途に利用できるよう、ミーティングスペースのバリエーションが豊富な点が特徴です。webミーティングもできる個室ブース型の家具(コクヨ・ワークポッド)や、複数人にも対応したミーティングスペースなどがあります。

西日本高速道路エンジニアリング九州株式会社のミーティングスペース

【関連事例】西日本高速道路エンジニアリング九州株式会社様 社内若手メンバーPJによるリフレッシュルームとミーティングスペース構築

社員の憩いの空間としても活用されているミーティングスペース

日本エンジニアリング株式会社様のオフィスは、250平米以上のラウンジエリアを誂え、ミーティングスペースと兼用されています。「社員ファースト」のコンセプトのもと、ミーティングスペースの中央にはシンボルツリーを設置、憩い空間となっています。家具の種類も豊富に設置しました。大きなテーブル席は大人数のミーティングに、ボックスシートは1on1にと使い分けができます。やぐらが付いたエリアは「ファミレスコーナー」と命名し、社内外問わず、多くの方に愛される場所となりました。

日本エンジニアリング株式会社様のミーティングスペース

【関連事例】日本エンジニアリング株式会社様の 社員ファーストのオフィス空間構築

まとめ

ミーティングスペースは気軽な打ち合わせやアイデア出し、情報共有を目的としたものなど、多様に活用できます。設置したスペースを有効活用するには、目的の明確化と目的に適した誂えが欠かせません。

オフィスのミーティングスペース設置なら、年間25,000件以上の豊富な実績を誇るコクヨマーケティングにお問い合わせください。貴社の働き方に合わせた最適な空間をご提案します。

オフィスの移転やオフィス維持・運用まで、ワンストップでサポートします。コクヨ社員が働くオフィスを体感できる「オフィス見学会」では、実際の運用方法を見て確かめられます。

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よくあるご質問

オフィスの移転に関して

コストを抑えて移転を行いたいです。どんな方法がありますか?

コストを抑えた移転は、移転先ビルの選定から始まります。

お客様の働き方から、出勤率やオフィス機能を見極め、契約面積を最適化する事が重要になります。

ぜひ、移転先のビル検討からご相談ください。

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見積もりを依頼する際に用意しておくことはありますか?

移転費用は、オフィスの面積や諸条件によって大きく異なります。

基本的には弊社の担当者が現場へお伺いし、現地調査を行った上で、お見積りを作成いたします。

現状の平面レイアウト図や移転先の図面をご用意いただければ、より早くお見積りが可能です。

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見積もり段階での費用は発生しますか?

基本的にお見積りは無料で対応しております。費用が発生する場合は、事前にご連絡いたします。お気軽にご相談ください。

大体どのくらい前から準備をすれば良いですか?

平均8ヵ月~1年程度の準備期間が必要です。規模にもよりますが、短期の移転でもコクヨマーケティングなら、計画立案から移転先オフィス運用までのスケジュール提案・管理が可能です。

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オフィス移転の経験がないため、何から手を付ければ良いか分かりません

お客様の環境・状況によって、何から始めれば良いのかは全く異なります。
コクヨマーケティングでは、ヒアリングや現状調査を行う事で、お客様それぞれのゴールイメージを明確化し、いつまでに何を行う必要があるのかを適切にご提案いたします。

移転準備の業務まで手が回るか心配です

年間25,000件以上の実績を持つコクヨマーケティングは、お客様の移転プロジェクトを円滑に進めるために、移転先ビルの選定からオフィスの運用まで、ワンストップでサポートいたします。経験豊富な弊社のスタッフにおまかせください。

オフィスのリニューアルに関して

社内のレイアウトを変更したいのですが、現状図がありません

正確なレイアウト設計を行うため、直接現場へお伺いして実測し、現状図を作成いたします。OA機器、サーバー、電話交換機の配線状況や、家具配置の安全性なども考慮した上で、現状図作成から変更図の作成も可能です。

業務を続けながら施工してもらうことは可能ですか?

ご依頼の内容によって異なります。家具の移動や配線工事であれば、業務を続けながら施工を行う事が可能です。
造作やパーティションの解体など、工具の音が大きく、作業スペースが必要な場合は、ビル管理と調整しながら、土日や夜間を利用して安全に施工を行います。お客様ごとに詳細なお打ち合わせをし、最適なスケジュールをご提案いたします。

どのくらいの費用がかかりますか?

リニューアル費用は、オフィスの現状や、お客様の解決すべき課題、目指す働き方によって、大きく異なります。
コクヨマーケティングでは、オフィスづくりのプロフェッショナルがヒアリングや現状調査を行い、家具やICT、内装工事からオフィスの運用方法まで、幅広いご提案をいたします。お見積りは無料で対応しております。お気軽にご相談ください。

フリーアドレスやWEB会議の導入など、新しい働き方の提案も行っていただけますか?

はい。社会の変化やお客様の課題に対して、柔軟に対応できる働き方を様々な角度からご提案いたします。時代の動きに合わせて、これからの新しい働き方を一緒に考えていただけるのが「コクヨライブオフィス」です。コクヨ社員が多様な働き方を実践するオフィスをご案内させていただきます。

詳しくはオフィス見学のページをご確認ください。

各部署の意見を取り入れたリニューアルを行いたいです。何か方法はありますか?

コクヨの働く環境診断 はたナビ プロ」によって、社員の意識やオフィス環境の課題の見える化と、優先順位付けが可能です。

各社員に専用WEBページの案内をメールで発信し、任意の期間内で64問の質問に回答して頂く仕組みです。

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