コラム

オフィス移転を業者に依頼するメリットとは選ぶ際のポイントや注意点を解説

オフィス移転を検討する場合、一般の引っ越し業者に依頼するか、専門業者に依頼するか悩んでいる方も多いでしょう。
この記事では、オフィス移転を専門業者へ依頼することをおすすめし、
そのメリットや業者選びのポイントなどについて解説いたします。
オフィス移転を検討されているご担当者様は、ぜひご参考にしてください。

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1.オフィス移転を専門の業者に依頼するメリットとは


オフィスの移転は、一般住宅の引っ越しとは異なるポイントが多く存在します。
例えば、移転先の選定や什器の購入・レイアウトだけでなく、移転元の原状回復工事や、
移転先での配線工事などが発生し、引っ越し完了までかかる時間は半年以上と長くなる傾向があります。
専門的な知識が必要とされる作業を行わなければならないため、自社の社員だけで行うと負担は大きいでしょう。
そのため、オフィス移転を得意としている業者に依頼した方が、効率的で負担の少ない引っ越しを行うことができます。


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2.適切な業者を選ぶためには事前の準備が必要


オフィス移転で業者に依頼する場合は、事前の準備が必要です。どのような準備が必要なのか、以下で説明いたします。

・オフィス移転の目的、移転先の立地条件や環境整備する内容等を明確にしておく
まずは、なぜオフィスを移転したいのか目的を明確にしましょう。
目的によって、選ぶ業者は変わってきます。オフィス移転業者は多くありますが、業者により作業内容は異なります。
自社の目的をはっきりさせれば、求める内容が明確になります。
また、移転先の立地条件や環境整備の内容なども、あらかじめ可能な範囲で検討しておくと良いでしょう。

【関連コラム】オフィス(事務所)移転満足度を上げる!オフィスビルの探し方


・上記を明確にした上で、綿密な打ち合わせを業者と行う
先述のとおり、自社の目的を明確にした上で、オフィス移転業者がどのような内容の作業をしてくれるのか、
どこまでの範囲でサポートしてくれるのかなどの確認が必要です。
例えば、什器の運搬や内装工事、不用品の処分も含まれるのか、移転後のレイアウト作成や配線工事は可能かどうかなど、
自社の目的にあった作業をしてくれるかをチェックしましょう。

【関連コラム】【エクセル版チェックリスト】はじめてのオフィス移転に役立つ完全マニュアル

3.オフィス移転の主な作業とは


オフィス移転ではどのような作業が行われるのでしょうか。ここでは、オフィス移転時の主な作業内容について解説します。

・移転方針・計画の策定
まずは、移転方針を決定しましょう。
現状のオフィスの問題点や移転の目的、課題の洗い出しなどをしっかり行うと、オフィス移転を成功させやすくなります。
経営層だけでなく、社員からの意見などを参考にするとよいでしょう。
その後、社内の引っ越し担当者を決めて移転プロジェクトを立ち上げ、スケジュールを調整します。
オフィスの規模にもよりますが、最低でも6~8か月前、できれば1年程度前からスケジュールを立てて計画的に移転することが理想です。

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・オフィス什器などの運搬や新規準備、不用品の廃棄処分についての検討
オフィス移転では、経営ビジョンの実現や課題解決などを目的とするケースも多く、
今までの什器をそのまま全て移動させるというケースは少ないでしょう。
引っ越し時には大型什器を移動させるだけでなく、今まで使っていた什器を捨てたり、
新オフィスにあったものを購入したりする可能性が高いです。
新しいオフィスに合う什器の選定や、不用品の廃棄処分の検討などは、より良いオフィス環境を整えるために必要な作業です。

・移転後のレイアウト作成や内装工事、現オフィスの原状回復工事について確認
新オフィスのデザインやレイアウトなどについても、しっかり検討しましょう。
例えば、よりスムーズに仕事が行えるようなレイアウトにする、
自社のイメージにあったデザインにするために内装工事をするといった作業が考えられます。
また、現在のオフィスが賃貸物件の場合には、原状回復工事も必要となります。
原状回復の範囲などを貸主や管理会社に確認し、早めに見積もりを取っておきましょう。

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4.オフィス移転業者を選ぶ際のポイント


オフィス移転業者を選ぶ際には、ポイントを押さえましょう。ここでは、移転業者選びのポイントについて詳しく解説します。

・実績を確認し、オフィス移転を専門としている業者を選ぶ
オフィス移転業者を選ぶ際には、これまでの実績を確認しましょう。
オフィス移転を行う業者は数多くありますが、中には「オフィス移転も行っている」という業者もあります。
この場合、オフィス移転が得意、オフィス移転を専門にしている業者ではない可能性があるので注意しましょう。
オフィス移転は一般的に引っ越しとは異なり、経験やノウハウなどがないとスムーズに進まないケースもあります。
そのため、オフィス移転を専門にしている業者の方が安心です。


オフィス移転業者


・自社ニーズに対応可能なサービスを提供している業者を選ぶ
オフィス移転業者と一口にいっても、提供しているサービスはそれぞれ異なります。
什器などの運搬だけを行っている業者もあれば、運搬から内装工事、
レイアウトなどの移転に関する全ての作業を依頼できる業者もあります。
そのため、サービス範囲をしっかり確認しましょう。
特にオフィス移転が初めの場合は、ワンストップで発注できる業者がおすすめです。

・運送計画の立案・実行が可能な業者を選ぶ
オフィス移転時に運び出す荷物は数が多く、大型の荷物なども多くあります。
エレベーターの大きさ、トラックの駐車場所など、事前に確認すべきポイントも様々で、
しっかりとした計画を立てる必要があります。これらの運搬計画を立案・実行する能力の高さによって
移転の進行具合が大きく左右されるため、どのように計画を立てていくのかを確認しましょう。

・新オフィスのレイアウトプランや内装工事等まで依頼できる業者を選ぶ
新オフィスのレイアウト作成や内装工事、ネットワークや配線工事などを依頼できるかどうかも確認しましょう。
オフィスのレイアウトは、業務効率を向上させるための重要なポイントです。
社員の働き方や移転の目的などにあった導線設計を行ってくれる業者を選ぶと良いでしょう。
また、レイアウト作成から内装工事までワンストップで依頼できる業者なら、別の業者を選んだり、
打ち合わせを行ったりする時間を省くことができます。

・アフターフォローの有無などサポート体制を確認する
オフィス移転は、完了したら終わりではなく、移転後のフォローまで行ってくれる業者を選ぶと安心です。
オフィス移転は完了したものの、実際に仕事をしてみたら使い勝手が悪かった、
不具合が起こったなどのトラブルが起こるケースも考えられます。
業者によってサポート体制は異なるため、どのようなフォローを行ってくれるか確認しておくことをおすすめします。

オフィス移転業者


5.オフィス移転業者を選ぶ際の注意点


オフィス移転業者を選ぶ際には、以下の2つの注意点を意識してください。

①見積内容を確認しサービス内容と質が合っているか注意する
見積もりの内容は、しっかりと確認しましょう。この時、金額の詳細が記載されているかを重視します。
詳細な内容や金額が記載されているということは、
作業工程などを緻密に計画した上で見積もりを出しているため、信頼性が高まります。
作業に当たるスタッフは社員なのかアルバイトなのかも、サービスの質の判断基準になります。
また、破損や紛失などのトラブルが起こった際の補償内容も必ず事前に確かめておきましょう。

【関連コラム】オフィス移転にかかる費用相場はどのくらい?節約ポイントも紹介

②自社の持つ課題に対応してくれる業者かどうか注意する
現オフィスの問題点や課題点、新オフィスに求めるものなどについて、
しっかりヒアリングを行い、改善策の提案をしてくれるなど、対応が細やかで信頼できる業者がベストです。
事務的に作業だけを行う業者だと、せっかく移転を行っても課題は解決しにくいでしょう。
打ち合わせなどを丁寧に行い、自社に寄り添ってくれる業者を選ぶことがポイントです。
コクヨマーケティングでは、お客様へのヒアリングはもちろん、
WEB上のアンケートによって会社全体のオフィスに対する意見を集約する「はたナビPro」に基づき、
より満足度の高い環境づくりのご提案を行っております。

【関連コンテンツ】オフィス・働く環境の課題を見える化|コクヨの働く環境診断「はたナビPro」


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6.まとめ

オフィス移転では、やるべき作業が非常に多く内容も専門的であるため、オフィス移転専門の業者に任せると安心です。
実績やサービス内容、アフターフォローなどを確認し、自社に合った業者を選びましょう。
コクヨマーケティング株式会社は年間25,000件以上の豊富な実績があり、お客様の働き方に合わせた空間提案を行っております。
物件探しからレイアウトの作成、移転・維持・運用まで、ワンストップでまるごとサポート可能です。
ぜひ、お気軽にお問い合わせください。

オフィス移転・リニューアルのお問い合せ


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よくあるご質問FAQ

オフィス移転に関して

コストを抑えて移転を行いたいです。どんな方法がありますか?

コストを抑えた移転は、移転先ビルの選定から始まります。
お客様の働き方から、出勤率やオフィス機能を見極め、契約面積を最適化する事が重要になります。
ぜひ、移転先のビル検討からご相談ください。

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見積もりを依頼する際に用意しておくことはありますか?

移転費用は、オフィスの面積や諸条件によって大きく異なります。

基本的には弊社の担当者が現場へお伺いし、現地調査を行った上で、お見積りを作成いたします。
現状の平面図レイアウト図や移転先の図面をご用意いただければ、より早くお見積りが可能です。

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見積もり段階での費用は発生しますか?

基本的にお見積りは無料で対応しております。費用が発生する場合は、事前にご連絡いたします。お気軽にご相談ください。

大体どのくらい前から準備をすれば良いですか?

平均8か月~1年程度の準備期間が必要です。規模にもよりますが、短期の移転でもコクヨマーケティングなら、計画立案から移転先オフィス運用までのスケジュール提案・管理が可能です。
「初めてのオフィス移転お役マニュアル」を無料配布中です。スケジュール管理に役立つエクセル版のチェックリスト付きです。
ぜひ、ダウンロードしてご活用ください。

オフィス移転の経験がないため、何から手を付ければ良いか分かりません

お客様の環境・状況によって、何から始めれば良いのかは全く異なります。
コクヨマーケティングでは、ヒアリングや現状調査を行う事で、お客様それぞれのゴールイメージを明確化し、いつまでに何を行う必要があるのかを適切にご提案いたします。

移転準備の業務まで手が回るか心配です

年間25,000件以上の実績を持つコクヨマーケティングは、お客様の移転プロジェクトを円滑に進めるために、移転先ビルの選定かららオフィスの運用まで、ワンストップでサポートいたします。経験豊富な弊社のスタッフにおまかせください。

オフィスのリニューアルに関して

社内のレイアウトを変更したいのですが、現状図がありません

正確なレイアウト設計を行うため、直接現場へお伺いして実測し、現状図を作成いたします。OA機器、サーバー、電話交換機の配線状況や、家具配置の安全性なども考慮した上で、現状図作成から変更図の作成も可能です。

業務を続けながら施工してもらうことは可能ですか?

ご依頼の内容によって異なります。家具の移動や配線工事であれば、業務を続けながら施工を行う事が可能です。
造作やパーティションの解体など、工具の音が大きく、作業スペースが必要な場合は、ビル管理と調整しながら、土日や夜間を利用して安全に施工を行います。お客様ごとに詳細なお打ち合わせをし、最適なスケジュールをご提案いたします。

どのくらいの費用がかかりますか?

リニューアル費用は、オフィスの現状や、お客様の解決すべき課題、目指す働き方によって、大きく異なります。
コクヨマーケティングでは、オフィスづくりのプロフェッショナルがヒアリングや現状調査を行い、家具やICT、内装工事からオフィスの運用方法まで、幅広いご提案をいたします。お見積りは無料で対応しております。お気軽にご相談ください。

フリーアドレスやWEB会議の導入など、新しい働き方の提案も行っていただけますか?

はい。社会の変化やお客様の課題に対して、柔軟に対応できる働き方を様々な角度からご提案いたします。時代の動きに合わせて、これからの新しい働き方を一緒に考えていただけるのが「コクヨライブオフィス」です。コクヨ社員が多様な働き方を実践するオフィスをご案内させていただきます。
詳しくはオフィス見学のページをご確認ください。

各部署の意見を取り入れたリニューアルを行いたいです。何か方法はありますか?

働く環境診断「はたなびPro」によって、社員の意識やオフィス環境の課題の見える化と、優先順位付けが可能です。
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