オフィス移転を検討する場合、一般の引っ越し業者に依頼するか、専門業者に依頼するか悩んでいる方も多いでしょう。
この記事では、オフィス移転を専門業者へ依頼することをおすすめし、
そのメリットや業者選びのポイントなどについて解説いたします。
オフィス移転を検討されているご担当者様は、ぜひご参考にしてください。
オフィス移転を専門の業者に依頼するメリットとは
オフィスの移転は、一般住宅の引っ越しとは異なるポイントが多く存在します。
例えば、移転先の選定や什器の購入・レイアウトだけでなく、移転元の原状回復工事や、
移転先での配線工事などが発生し、引っ越し完了までかかる時間は半年以上と長くなる傾向があります。
専門的な知識が必要とされる作業を行わなければならないため、自社の社員だけで行うと負担は大きいでしょう。
そのため、オフィス移転を得意としている業者に依頼した方が、効率的で負担の少ない引っ越しを行うことができます。
適切な業者を選ぶためには事前の準備が必要
オフィス移転で業者に依頼する場合は、事前の準備が必要です。どのような準備が必要なのか、以下で説明いたします。
オフィス移転の目的、移転先の立地条件や環境整備する内容等を明確にしておく
まずは、なぜオフィスを移転したいのか目的を明確にしましょう。
目的によって、選ぶ業者は変わってきます。オフィス移転業者は多くありますが、業者により作業内容は異なります。
自社の目的をはっきりさせれば、求める内容が明確になります。
また、移転先の立地条件や環境整備の内容なども、あらかじめ可能な範囲で検討しておくと良いでしょう。
上記を明確にした上で、綿密な打ち合わせを業者と行う
先述のとおり、自社の目的を明確にした上で、オフィス移転業者がどのような内容の作業をしてくれるのか、
どこまでの範囲でサポートしてくれるのかなどの確認が必要です。
例えば、什器の運搬や内装工事、不用品の処分も含まれるのか、移転後のレイアウト作成や配線工事は可能かどうかなど、
自社の目的にあった作業をしてくれるかをチェックしましょう。
オフィス移転の主な作業とは
オフィス移転ではどのような作業が行われるのでしょうか。ここでは、オフィス移転時の主な作業内容について解説します。
移転方針・計画の策定
まずは、移転方針を決定しましょう。
現状のオフィスの問題点や移転の目的、課題の洗い出しなどをしっかり行うと、オフィス移転を成功させやすくなります。
経営層だけでなく、社員からの意見などを参考にするとよいでしょう。
その後、社内の引っ越し担当者を決めて移転プロジェクトを立ち上げ、スケジュールを調整します。
オフィスの規模にもよりますが、最低でも６～８か月前、できれば1年程度前からスケジュールを立てて計画的に移転することが理想です。
オフィス什器などの運搬や新規準備、不用品の廃棄処分についての検討
オフィス移転では、経営ビジョンの実現や課題解決などを目的とするケースも多く、
今までの什器をそのまま全て移動させるというケースは少ないでしょう。
引っ越し時には大型什器を移動させるだけでなく、今まで使っていた什器を捨てたり、
新オフィスにあったものを購入したりする可能性が高いです。
新しいオフィスに合う什器の選定や、不用品の廃棄処分の検討などは、より良いオフィス環境を整えるために必要な作業です。
移転後のレイアウト作成や内装工事、現オフィスの原状回復工事について確認
新オフィスのデザインやレイアウトなどについても、しっかり検討しましょう。
例えば、よりスムーズに仕事が行えるようなレイアウトにする、
自社のイメージにあったデザインにするために内装工事をするといった作業が考えられます。
また、現在のオフィスが賃貸物件の場合には、原状回復工事も必要となります。
原状回復の範囲などを貸主や管理会社に確認し、早めに見積もりを取っておきましょう。
オフィス移転業者を選ぶ際のポイント
オフィス移転業者を選ぶ際には、ポイントを押さえましょう。ここでは、移転業者選びのポイントについて詳しく解説します。
実績を確認し、オフィス移転を専門としている業者を選ぶ
オフィス移転業者を選ぶ際には、これまでの実績を確認しましょう。
オフィス移転を行う業者は数多くありますが、中には「オフィス移転も行っている」という業者もあります。
この場合、オフィス移転が得意、オフィス移転を専門にしている業者ではない可能性があるので注意しましょう。
オフィス移転は一般的に引っ越しとは異なり、経験やノウハウなどがないとスムーズに進まないケースもあります。
そのため、オフィス移転を専門にしている業者の方が安心です。
自社ニーズに対応可能なサービスを提供している業者を選ぶ
オフィス移転業者と一口にいっても、提供しているサービスはそれぞれ異なります。
什器などの運搬だけを行っている業者もあれば、運搬から内装工事、
レイアウトなどの移転に関する全ての作業を依頼できる業者もあります。
そのため、サービス範囲をしっかり確認しましょう。
特にオフィス移転が初めの場合は、ワンストップで発注できる業者がおすすめです。
運送計画の立案・実行が可能な業者を選ぶ
オフィス移転時に運び出す荷物は数が多く、大型の荷物なども多くあります。
エレベーターの大きさ、トラックの駐車場所など、事前に確認すべきポイントも様々で、
しっかりとした計画を立てる必要があります。これらの運搬計画を立案・実行する能力の高さによって
移転の進行具合が大きく左右されるため、どのように計画を立てていくのかを確認しましょう。
新オフィスのレイアウトプランや内装工事等まで依頼できる業者を選ぶ
新オフィスのレイアウト作成や内装工事、ネットワークや配線工事などを依頼できるかどうかも確認しましょう。
オフィスのレイアウトは、業務効率を向上させるための重要なポイントです。
社員の働き方や移転の目的などにあった導線設計を行ってくれる業者を選ぶと良いでしょう。
また、レイアウト作成から内装工事までワンストップで依頼できる業者なら、別の業者を選んだり、
打ち合わせを行ったりする時間を省くことができます。
アフターフォローの有無などサポート体制を確認する
オフィス移転は、完了したら終わりではなく、移転後のフォローまで行ってくれる業者を選ぶと安心です。
オフィス移転は完了したものの、実際に仕事をしてみたら使い勝手が悪かった、
不具合が起こったなどのトラブルが起こるケースも考えられます。
業者によってサポート体制は異なるため、どのようなフォローを行ってくれるか確認しておくことをおすすめします。
オフィス移転業者を選ぶ際の注意点
オフィス移転業者を選ぶ際には、以下の2つの注意点を意識してください。
見積内容を確認しサービス内容と質が合っているか注意する
見積もりの内容は、しっかりと確認しましょう。この時、金額の詳細が記載されているかを重視します。
詳細な内容や金額が記載されているということは、
作業工程などを緻密に計画した上で見積もりを出しているため、信頼性が高まります。
作業に当たるスタッフは社員なのかアルバイトなのかも、サービスの質の判断基準になります。
また、破損や紛失などのトラブルが起こった際の補償内容も必ず事前に確かめておきましょう。
自社の持つ課題に対応してくれる業者かどうか注意する
現オフィスの問題点や課題点、新オフィスに求めるものなどについて、
しっかりヒアリングを行い、改善策の提案をしてくれるなど、対応が細やかで信頼できる業者がベストです。
事務的に作業だけを行う業者だと、せっかく移転を行っても課題は解決しにくいでしょう。
打ち合わせなどを丁寧に行い、自社に寄り添ってくれる業者を選ぶことがポイントです。
コクヨマーケティングでは、お客様へのヒアリングはもちろん、
WEB上のアンケートによって会社全体のオフィスに対する意見を集約する「はたナビPro」に基づき、
より満足度の高い環境づくりのご提案を行っております。
移転の事例５社
移転を機に、働き方を見直し、オフィスをリニューアルするケースも増えています。
ぜひ参考にされてください。
①日本軽金属グループ様（規模11,977.31㎡）東京都
総力を結集して、連携を密に行い、一体となってお客様への価値を創造するため、18社のグループ会社が1つのビルに集結。
移転に伴い、完全フリーアドレスを導入し、仕事内容に合わせて場所を選択する働き方「ABW」を実践している。
②一般社団法人日本自動車連盟様（規模218名/1,860㎡）東京都
移転後にメンバーが新天地で仕事をする姿を思い浮かべ、働きやすさを第一にレイアウトを行った。
新たな人材確保と継続勤務・職員のモチベーション向上を実現も目指している。
③株式会社角川アップリンク様（規模 80名）沖縄県
社員同士のコミュニケーション強化と健康的で快適に働くことができるオフィスを目指し移転を計画。
フロア内に社員同士の交流スポットを散りばめ、活気のあるオフィス空間を構築。
④株式会社エバラ物流 川崎物流センター様（規模 40人/240㎡）神奈川県
オフィス環境を改善することで「従業員の働きやすい環境づくり」と
「会社に対する共感や信頼を向上させるブランディング」を実現するため、同じビル内での移転を実施。
⑤マツダジャパン株式会社様（規模 16名）東京都
自社ビル竣工にともなう移転リニューアル。
関連会社や上司部下とのコミュニケーションが上手く取れておらず、充分な作業スペースも無い。
また、オフィス空間に統一感が取れていない事も課題。
移転を機に、円滑なコミュニケーションと作業効率の両立を兼ね備えたオフィスづくりを検討。
まとめ
オフィス移転では、やるべき作業が非常に多く内容も専門的であるため、オフィス移転専門の業者に任せると安心です。
実績やサービス内容、アフターフォローなどを確認し、自社に合った業者を選びましょう。
コクヨマーケティング株式会社は年間25,000件以上の豊富な実績があり、お客様の働き方に合わせた空間提案を行っております。
物件探しからレイアウトの作成、移転・維持・運用まで、ワンストップでまるごとサポート可能です。
ぜひ、お気軽にお問い合わせください。
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