コラム

オフィス移転の理由とは|働き方改革との関連性や成功させるポイントを解説

オフィス移転は単なる職場の引っ越しではなく、企業の成長戦略に関わる重要な施策です。
オフィス移転を行った事によって、生産性やワークライフバランスの向上、
優秀な人材の確保、経費削減などを実現している企業は少なくありません。
この記事では、企業の経営者様や総務ファシリティ責任者様に向けて、近年多く見られるオフィス移転の理由や、
オフィス移転で得られる成果、移転を成功させるポイントを解説いたします。自社のオフィス移転のご参考にしてください。


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1.オフィス移転の主な理由


どのようなときに企業はオフィス移転を決断するのでしょうか。ここでは、代表的なケースを5つ解説します。

・生産性を上げる
社員の仕事の効率や集中力、モチベーションの向上や、組織の生産性を上げることを目的に、移転を行う場合があります。
例えば、オフィスには作業スペースや業務フローに合ったレイアウトだけでなく、
気軽にコミュニケーションを取るためのミーティングスペースや、
メリハリをつけるためのリフレッシュスペースがあると、生産性が高まることが期待できます。
特に近年はコロナ禍を受けてテレワーク化が進み、よりオフィスならではの価値が求められるようになりました。
適切なオフィス環境づくりと、オフィス面積の見直しのために移転を行う企業が増えています。

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オフィス移転


・ブランド化を狙う
業界によっては、企業の所在地がブランド的な価値を持つことがあります。
例えば、銀行なら丸の内や大手町、IT企業なら六本木や渋谷周辺、
デザイン・アパレル系企業なら青山・六本木に移転して、更なるブランド化を狙うことができます。
業界の中心地に所在地があることで、取引相手として信頼性が増す事があります。
また、同じ分野の企業が地域周辺に集まっている事から、業務効率化やビジネスチャンス拡大を期待できます。


優秀な人材を確保する
就職先や転職先を選ぶ際、オフィス環境は重要な選択肢の1つです。
先に説明したように、オフィスの所在地によって企業イメージが良くなる事があります。
交通アクセスが良い場所や憧れといわれるような場所に移転すれば、就職希望者を多く集められる可能性が高まります。
また、オフィス環境が整っていれば、「この企業で働きたい」と多くの方に思ってもらえる可能性が高くなります。
眺望がきれいなオフィス、遊び心のあるフリースペース、社内で使えるジムやカフェスタイルの休憩室など、
働きやすい環境を整えている企業も人気です。


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オフィス移転 理由

・経費を削減する
経費削減のために賃料が安いオフィスに移転するケースもあります。
業態転換や業績悪化など理由は様々ですが、いずれにしても賃料の安いオフィスに移転するのは、コスト削減に有効な方法です。
会社運営にかかるコストのうち、オフィス賃料は大きな部分を占めている事が多いため、確実なコストカットが見込めます。
ただし、引っ越し代など移転によって一時的に発生する費用や、社員の通勤交通費の変動など、
賃料以外のコストとのバランスを入念に計算した上で物件を選ぶようにしましょう。

・縮小移転する
縮小移転とは、オフィス面積を小さくするため、違う物件・フロアに移動するか、一部のスペースを返却することです。
縮小移転という言葉を使う際は、先に解説した経費削減のためのオフィス移転ではなく、
現在の働き方に適応させるというニュアンスが強くなります。
テレワークなどによって出勤者が減ったため固定席を減らし、フリーアドレスを導入するなど、
特に新型コロナの影響を受けて、これらの動きが大きくなりました。
また、社員の通勤の負担を減らしたり、より多様な働き方を実現させたりする事もできます。
災害やウイルス感染拡大など非常事態が起きた際のリスクの分散にも繋がり、BCP対策にも有効です。


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オフィス移転 レイアウト


2.建物の要因によるオフィス移転


ここでは、賃貸借契約満了やビルの建て替えなど、
建物の契約内容や状態よってオフィスを移転するケースを紹介いたします。

・賃貸借契約が満了する
賃貸借契約の満了によって、オフィス移転の必要が生じる事もあります。
例えば、使用期限が決まっていたり、オーナーが変わった事で継続契約できなくなったりするなどの場合も想定されます。
このような移転が発生する可能性は低いですが、どの企業にも起こり得る事態です。
定期的に契約内容を確認したり、情報収集を行ったりしておくと、想定外の移転に慌てる事を防げます。

・建物の劣化・老朽化が進んでいる
建物の劣化・老朽化が進むと、建て直しや取り壊しが行われる事があります。
このタイミングは自社で決められないため、特に築年数が古い建物の場合は注意しなければなりません。
耐震基準などの法律が変わる事で補強や建て直しが必要になったり、
大地震や台風などで被害が出た際に建て直しや取り壊しの時期が早まったりする事もあります。
そのため、新しい耐震基準で建てられているのか確認する事が大切です。


自社ビルを取得する
自社ビルを取得して賃貸ビルを離れるケースもあります。
対外的な信頼度の向上やブランディングなど、経営戦略上の必要から自社ビルを取得する場合や、
子育て中の社員をサポートするために社内託児所を設ける場合など、理由は様々です。
近年では、多様な食文化に対応するための社員食堂を用意しなければならないケースも出てきています。
賃貸ビルを離れて自社ビルを持つことにより、オフィスづくりの自由度が高くなるのが特徴です。

3.オフィス移転は働き方改革のチャンス


オフィス移転が働き方改革の促進に繋げられる事について解説いたします。

・働き方改革とは
働き方改革とは、長時間労働の是正・時間や場所にとらわれない柔軟な働き方の実現・
多様な人材雇用の推進などを目的にした法律と、それに関連した取り組みです。
具体的には、残業時間が月45時間以内、年360時間以内へ変更、
毎年5日の年次有給休暇を取得させる事が企業の義務になりました。
また、不合理な待遇差解消のための法改正や、
テレワーク導入による多様な働き方の実現についての指針なども設けられています。
企業は様々な方法で働き方改革に取り組んでおり、オフィス移転による環境整備も、施策の1つとして役立てられます。

新しいワークスタイルへの対応
働き方改革や感染症への対策を受け、テレワークを導入する企業が増えました。
それによりWeb会議やWeb商談も当たり前のように行われています。
オフィス内でWebミーティングを実施すると、周囲への音漏れが気になるなど新たな問題も出てくるため、
Web会議専用のブースを設置するなど、新しい働き方に合わせたオフィスづくりが必要となります。
移転はオフィス環境を見直す良いタイミングになります。


【関連コラム】オフィスにWEB会議や個人ワークに役立つ「集中ブース」を導入|設置方法や注意点を紹介


WEBミーティング社員間のコミュニケーション改善
オフィスのレイアウトは、社内コミュニケーションの活性化に大きな役割を果たします。
社員同士がスムーズにやり取りできるレイアウトにすることで、社内の風通しが良くなり、
業務が効率化や組織の活発化に繋がります。
その他、部署を問わず利用可能なスペースを設けると、新しい人間関係が生まれたり、
アイデアが浮かんだりするなどの効果も期待できます。
コミュニケーションの取りやすいオフィスづくりを目指しましょう。

【関連コラム】オフィス コミュニケーションを活性化するには|役立つ空間レイアウト事例など紹介



社内コミュニケーション社員のメンタルヘルス対策
企業には社員のメンタルヘルス対策が求められるようになりました。
心理的な問題があると、仕事へのモチベーションが低下し生産性も低下してしまいます。
その対策として、たとえば、オフィスにリフレッシュスペースや仮眠スペースをつくると、
仕事の合間に休憩や休息を取りやすくなり、社員満足度や生産性の向上が期待できます。
社員全員が健康に働く事のできるオフィスづくりを行う事が大切です。


【関連コラム】オフィスの休憩スペースはなぜ重要? 生産性や満足度を向上させる休憩スペースのつくり方


リフレッシュスペース


4.オフィス移転を成功させる方法


ここでは、オフィス移転を成功させる方法を、4つのプロセスに分けて紹介いたします。

①目的・理由を明確化する
オフィスを移転する目的をまず明確にしておきましょう。
例えば「事業拡大のために業務スペースを広げる」「テレワーク導入に伴い縮小移転を行う」
など目的を決めておく必要があります。
目的・理由を具体的にしなければ、物件選びやオフィスデザインで問題が発生してしまう可能性が高くなります。
複数の理由がある場合は、優先順位を決定しておきましょう。


②理想の働き方をイメージする
現状の課題を分析し、理想の働き方のコンセプトを決めましょう。
現場の社員からヒアリングを重ね、率直な意見をもらうと、具体的なイメージが定まるはずです。
コンセプトが決まると、設計者やデザイナーに意図が伝わりやすくなります。
自社に適した物件やオフィスレイアウト、デスクやチェアなどを提案してもらえるでしょう。


コクヨでは、はたナビPro(はたナビプロ)というWEBアンケートを通じて社員様1人1人の意見を集約し、
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診断結果にもとづき、現場の声を反映させたオフィス空間の提案も可能です。お気軽にお問い合わせください。


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③プランを立てる
オフィス移転は一般的に約8か月かかります。大きなオフィスの場合は、1年以上かかる事もあります。
物件探しからオフィスのレイアウト、デザインの検討、内装工事、オフィス機器の手配、
移転作業など、検討すべき項目は様々です。
オフィスの移転は何度も行われる事ではなく、移転業務に詳しい人材が社内にいる事が少ないため、プロの専門業者に相談する事をおすすめします。


【関連コラム】オフィス移転を業者に依頼するメリットとは選ぶ際のポイントや注意点を解説


④社内で新しい働き方を定着させる
オフィス移転後は、新しい働き方を社員に定着・浸透させる施策が必要です。
具体的には、経営者から改めてオフィス移転の意義と新しい働き方のビジョンについてのメッセージを発信したり、
オフィスの運用ルールを決めて共有したりする事が求められます。
また、定期的なオフィスの見直しや、改善を実施する事も大切です。
移転して終わりではなく、移転後に気付く事も多々あります。
それらを把握し、1つずつ対応していく事で、より良いオフィスをつくっていきましょう。


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【関連コラム】フリーアドレス化には運用ルール作成が重要|必要な事前準備と合わせて紹介


【関連コラム】ABWとは?働き方やメリット・デメリット、導入事例について解説


5.まとめ

オフィス移転は、生産性向上・経費削減・テレワーク促進など、様々な理由で行われます。
オフィス移転は簡単ではありませんが、職場環境の改善だけでなく、社員のワークライフバランスを向上させる事などにも繋がります。
コクヨマーケティングは年間25,000件以上の豊富な実績から、お客様の働き方に合わせた空間をご提案いたします。
物件選定からオフィス維持・運用に至るまでワンストップでサポートできるため、
オフィス移転が初めての場合も安心してご依頼頂けます。
移転をご検討されている際は、ぜひお気軽にご相談ください。

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よくあるご質問FAQ

オフィス移転に関して

コストを抑えて移転を行いたいです。どんな方法がありますか?

コストを抑えた移転は、移転先ビルの選定から始まります。
お客様の働き方から、出勤率やオフィス機能を見極め、契約面積を最適化する事が重要になります。
ぜひ、移転先のビル検討からご相談ください。

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見積もりを依頼する際に用意しておくことはありますか?

移転費用は、オフィスの面積や諸条件によって大きく異なります。

基本的には弊社の担当者が現場へお伺いし、現地調査を行った上で、お見積りを作成いたします。
現状の平面図レイアウト図や移転先の図面をご用意いただければ、より早くお見積りが可能です。

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見積もり段階での費用は発生しますか?

基本的にお見積りは無料で対応しております。費用が発生する場合は、事前にご連絡いたします。お気軽にご相談ください。

大体どのくらい前から準備をすれば良いですか?

平均8か月~1年程度の準備期間が必要です。規模にもよりますが、短期の移転でもコクヨマーケティングなら、計画立案から移転先オフィス運用までのスケジュール提案・管理が可能です。
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オフィス移転の経験がないため、何から手を付ければ良いか分かりません

お客様の環境・状況によって、何から始めれば良いのかは全く異なります。
コクヨマーケティングでは、ヒアリングや現状調査を行う事で、お客様それぞれのゴールイメージを明確化し、いつまでに何を行う必要があるのかを適切にご提案いたします。

移転準備の業務まで手が回るか心配です

年間25,000件以上の実績を持つコクヨマーケティングは、お客様の移転プロジェクトを円滑に進めるために、移転先ビルの選定かららオフィスの運用まで、ワンストップでサポートいたします。経験豊富な弊社のスタッフにおまかせください。

オフィスのリニューアルに関して

社内のレイアウトを変更したいのですが、現状図がありません

正確なレイアウト設計を行うため、直接現場へお伺いして実測し、現状図を作成いたします。OA機器、サーバー、電話交換機の配線状況や、家具配置の安全性なども考慮した上で、現状図作成から変更図の作成も可能です。

業務を続けながら施工してもらうことは可能ですか?

ご依頼の内容によって異なります。家具の移動や配線工事であれば、業務を続けながら施工を行う事が可能です。
造作やパーティションの解体など、工具の音が大きく、作業スペースが必要な場合は、ビル管理と調整しながら、土日や夜間を利用して安全に施工を行います。お客様ごとに詳細なお打ち合わせをし、最適なスケジュールをご提案いたします。

どのくらいの費用がかかりますか?

リニューアル費用は、オフィスの現状や、お客様の解決すべき課題、目指す働き方によって、大きく異なります。
コクヨマーケティングでは、オフィスづくりのプロフェッショナルがヒアリングや現状調査を行い、家具やICT、内装工事からオフィスの運用方法まで、幅広いご提案をいたします。お見積りは無料で対応しております。お気軽にご相談ください。

フリーアドレスやWEB会議の導入など、新しい働き方の提案も行っていただけますか?

はい。社会の変化やお客様の課題に対して、柔軟に対応できる働き方を様々な角度からご提案いたします。時代の動きに合わせて、これからの新しい働き方を一緒に考えていただけるのが「コクヨライブオフィス」です。コクヨ社員が多様な働き方を実践するオフィスをご案内させていただきます。
詳しくはオフィス見学のページをご確認ください。

各部署の意見を取り入れたリニューアルを行いたいです。何か方法はありますか?

働く環境診断「はたなびPro」によって、社員の意識やオフィス環境の課題の見える化と、優先順位付けが可能です。
各社員に専用WEBページの案内をメールで発信し、任意の期間内で64問の質問に回答して頂く仕組みです。
コクヨマーケティングでは、診断結果をもとにレポートを作成、お客様に合ったプランをご提案いたします。診断は無料です。お気軽にお問合せください。

働く環境診断(はたナビPro)に関して

申し込みから診断レポート発行までどれくらいかかりますか

「はたナビPro」はお申込みから診断レポートのご提出まで約3~4週間が目安となります。
はたナビ.jpg

何名から実施可能ですか

上限下限ともに、人数の制限はございません。

属性別での分析は可能ですか

年齢・役職・性別・職種など、属性別での分析は可能です。詳細はお申込み時にお問合せください。

インターネット環境がないのですが、実施できますか

紙での実施も可能です。詳細はお申込み時にお問合せください。

実施する単位は会社単位ですか

各事業所単位での実施をおすすめしています。

各人が回答したアンケート結果は確認できますか

個人は特定できないようにしています。

日本語以外でも対応可能ですか

紙での実施に限り、英語対応が可能です。

回答期間中に回答済みの人数を教えていただけますか

回答期間中に何名様がご回答されたか、把握することが可能です。
問い合わせいただけますと、弊社担当者より回答させていただきます。

報告書はどのようなファイル形式でいただけますか

PDF形式にてお渡しさせていただきます。

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