コラム

オフィス環境を改善させて業務の効率化をはかろう!改善するためにすべきこととは?

従業員が働きやすいようオフィス環境を整えることは、企業にとって重要です。


オフィス環境が整っていないと、従業員は十分なパフォーマンスを発揮できなくなり、会社全体の生産性が低下するなど、様々なデメリットが発生します。


しかし、一言でオフィス環境改善といっても、どこから手をつけて、どうように改善すればいいのかわからない場合も多いのではないでしょうか?


そこで、今回は、オフィスの環境改善のためにすべきことについて、実際の改善事例も含め解説します。


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1.なぜオフィスの環境改善が必要なのか

はじめに、オフィスの環境改善が必要な理由について解説します。



・従業員のストレス


オフィスでの生活にストレスを感じている従業員は少なくありません。平成29年に行われた厚生労働省による調査では、労働者の58%が仕事や職場にストレスを感じているという結果が得られました。
ストレスの原因は、人間関係や仕事の内容など様々ですが、オフィス環境に関してストレスを感じている従業員は、少なくありません。ストレスがたまると従業員の業務効率は低下し、会社全体の生産性にも影響します。そのため、オフィス環境を改善して少しでも従業員のストレスを軽減する取り組みが必要です。


【参考】厚生労働省|労働安全衛生調査


・従業員の健康問題


また、オフィス環境は、従業員の健康状況にも直結すると言われています。
オフィス環境がよくなければ、従業員の健康状態に影響し、業務効率が下がる可能性があります。そして、最悪の場合、休職や退職につながる恐れもあります。
また、昨今では「健康経営」が注目されており「従業員が肉体的にも精神的にも健康でなければ、会社の発展も不健康になる」という考え方が浸透しつつあります。
その為、従業員がストレスなく業務に取り組めるよう、心身ともに健康的に働けるオフィス環境改善は、必要なのです。


・業務効率向上につながる


オフィス環境によって、業務効率も左右されます。空調が適切な温度に保たれていない、照明が暗くて資料が見づらいなど、快適に働ける環境が整っていないオフィスでは業務効率が落ちてしまいます。また、必要な備品や資料がすぐ取り出せ、整理されているオフィス環境であることも、業務をスムーズに進めるために重要です。


・愛社精神をもつ従業員が増える


働きやすく快適なオフィスは、従業員の愛社精神が育まれます。きれいに整えられたオフィスは、従業員のモチベーションのアップにもつながります。おしゃれで快適なオフィスは、気分も上がり、仕事へのやる気が出るという人も多いでしょう。
また、従業員目線に立ってオフィス環境を整えると、従業員は自分たちが企業から大切にされていると感じるため、愛社精神をもつ従業員が増えることが期待できます。

2.改善が必要なオフィスの特徴


ここでは、改善が必要なオフィスの特徴について解説します。自社のオフィスに当てはまるところがないかチェックしてみてください。


・雑音が聞こえる


外部から余計な音が聞こえたり、社内の音が漏れたりする環境では、仕事に集中できません。また、執務ペースが狭い、または人と人の間に十分な距離が保てていない場合、隣の人のキーボードの打鍵音や電話の声などが気になり、ストレスを感じる場合もあります。さらに最近では、顧客や取引先との打合せや社内会議がWEBで行われるといった働き方が増え、WEB会議時の音対策も新たな課題となっています。


・静か過ぎる


オフィスが静かな空間である場合、集中しやすいイメージはありますが、静かすぎるというのはストレスが蓄積さえる可能性があります。静まりかえっているオフィスは、電話の声や、資料をめくる音など、物音一つ響いてしまう為、音を立てないように気を遣います。このような状況は、行動が制限され、伸び伸びと仕事ができなくなり、体調不良や鬱病になる可能性があります。これは、人と人とのコミュニケーションが少ない企業に起こりがちな問題です。
このような場合には、BGMの導入やコミュニケーションを促進できるレイアウトなどを検討するとよいでしょう。


【関連コラム】オフィスBGMがもたらす効果や導入方法、導入時の注意点など解説


・照明が暗い


オフィスの照明は、従業員のモチベーションや作業効率にも大きく影響するため、オフィス環境改善において重要です。
照明の数や照度が足りない場合には、オフィス全体が暗くなってしまいます。オフィスで円滑に作業するには、書類やディスプレイ、お互いの顔などが明瞭に見える必要があります。
照明が暗いオフィスで働くと、目に負担がかかってしまうだけでなく、オフィス全体の雰囲気まで暗くなり、ストレスの原因となります。


・換気がされていない


オフィスの換気は、快適な空間づくりに不可欠です。換気が不十分だと空気が淀んで、従業員の健康に影響がでる場合があります。酸素が足りないと、思考力や判断力がにぶり、業務効率が低下する可能性もあるでしょう。
オフィスや店舗の入った建物では、床面積と在籍人数に応じて、建築基準法で定められた換気設備が設置されているため、基本的には室内の換気がしっかりできています。
しかし、来客や取引先との打ち合わせ等でオフィスの在籍人数が多増えたり、個室会議室で長時間会議をする場合は、換気設備に任せるだけではなく、窓やドアを開けて積極的に空気を入れ替えることも必要です。
また、最近では、感染症予防対策のためにも、オフィスの換気は必須です。
高層ビルでは、窓の開閉ができない場合が多いので、空気清浄機やサーキュレーターの設置も効果的です。
まずは、自社のオフィスに設置されている換気設備がどのように稼働しているのか確認してみましょう。


・動線が確保されていない


執務エリアの動線が確保されているかどうかも、オフィス環境には重要です。通路が確保されておらず、ものを避けないと移動できない、人とすれ違うときにぶつかる、といったオフィスでは、日々の労働がストレスとなってしまいます。また昨今では、新型コロナウイルスの感染予防対策の一つとして、オフィス内での真正面からのすれ違いや、密集・密接といった接触リスクを避けるために、出口と入口を分けたり、メイン動線を一方通行にするなどの対応をする企業もみられます。


・共有スペースが整理されていない


書類をしまうスペースや備品を保管する場所など、共有スペースが整理されていないことも、オフィス環境を悪化させる要因の一つです。雑多で整理されていない収納スペースでは、目的のものが見つかりにくく、作業効率の悪化やストレスにつながります。また、休憩スペースなど従業員が自由にくつろげる共有スペースに、いつの間にか段ボールが山積みになっていたリ、整理整頓されていなければ、従業員のモチベーションは下がり、会社全体の生産性の低下を招きます。


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・デスクや椅子が古い


業務効率や従業員の健康を考えると、毎日利用するデスクや椅子の使い心地も大切です。デスクや椅子が古い、また体にあっていないといった場合には、疲れやすく腰痛、首肩こりの原因となり、業務効率が低下します。とくに、デスクワークが主な従業員にとっては、大きな問題です。


・休憩できる場所がない


休憩スペースの有無も、快適に働けるかどうかを左右する要素になります。休憩スペースがない、または、あっても利用しづらいなど、仕事から一時的に離れてリフレッシュできる場所がないオフィスでは従業員の気が休まりません。昼休みやちょっとした休憩時間を快適に過ごせる居心地の良いリフレッシュスペースは、生産性の向上や従業員の満足度を高めるためにも必要です。

3.オフィスの環境改善のためにすること


次に、どのような対策を行えば、オフィス環境を改善できるのか、実施すべきことについて解説します。


・デスクやキャビネットのレイアウトを見直す


デスクやキャビネットの配置を、従業員がスムーズに業務ができるようなレイアウトに見直しましょう。デスクからコピー機までの道のりがスムーズで従業員全員がアクセスしやすい場所に設置しているかどうかや、キャビネットにすぐアクセスできるかどうかなどをチェックしてみてください。
また、業務内容によっては、個人の固定席がないフリーアドレス運用もおすすめです。
フリーアドレスは、部門を超えた社内コミュニケーションの活性化や執務スペースの効率化が図れるなどのメリットもあります。


【関連コラム】<導入ガイド付き>フリーアドレスとは?メリット・デメリット、成功のために実践すべき3つのポイントを解説!


・機能性の高いオフィス家具を揃える


オフィス家具の中でも勤務時間中で最も利用時間の長い椅子はこだわって選びましょう。長時間座るとおしりが痛い、肩こりが辛い、背中がまるまってしまうような場合には、「正しい姿勢で座れるチェアー」を選ぶことが大切です。


【関連コラム】快適なデスクワークのための、上手なオフィスチェアーの選び方


また、腰痛や肩こり改善につながる椅子やデスクを選ぶこともおすすめです。
近年は「座り過ぎ問題」による健康リスクが、多くのオフィスワーカーに発生しています。
ワーカーが心も身体も健やかに働くためには、オフィス環境や家具で「無意識」に働きやすい姿勢をサポートすることが重要です。
例えば、同じ姿勢が長く続くことがないよう、集中作業しているときにも、無意識のうちに身体を動かすことができるイスです。集中したデスクワークにおいて、身体の動きを妨げずに前傾や後傾、左右の動きや身体のひねりに追随するグライディングチェアー『ing<イング>』なら、座っているだけで、筋肉が動くことをサポートし、座りながら運動できます。


前後左右のスムーズな動きを生む、360°グライディング・メカ「ing(イング)」


コクヨのオフィスチェア「ing(イング)」



逆に、椅子を置かないスペースを作って、立ったまま仕事や打ちあわせができる場所をつくってみてもよいでしょう。


視点や姿勢を変えて自由にモードチェンジしながらワークできる昇降テーブルSEQUENCE(シークエンス)


その他、自分で天板角度を調整できるデスクUPTIS(アプティス)は、姿勢や健康に配慮されたデスクでノートPCでの作業姿勢による首や目の負担を軽減します。


デスクの角度を変え負担の少ない姿勢へと導くデスクUPTIS(アプティス)


従業員の様々な声を取り入れつつ、心も身体も健やかに働けるオフィス環境へと改善してみてください。


コクヨのデスク UPTIS(アプティス)とSEQUENCE(シークエンス)



また、収納力が高く整理整頓しやすいキャビネットを選ぶと、業務効率のアップが期待できます。複数人で利用するオフィス家具は、誰でも使いやすく整理しやすいものを選びましょう。


コクヨの収納とライブラリー



・照明の整備


薄暗いオフィスでは仕事がしにくいため、照明設備は明るいものを選び、広さに対して適切な数を設置します。現在のオフィスの明るさが足りない場合には、照明の種類を変えたり数を増やしたりしましょう。暗いオフィスは手元が見にくく、作業効率が落ちてしまいます。働きやすい明るさになるよう気をつけてください。


オフィスの照明設備



【関連コラム】オフィス照明はどう選ぶ?選ぶ際の重要ポイントや器具の種類など紹介


・防音スペースの設置


騒音に関する対策として、防音スペースを設置するという方法があります。WEB会議や電話対応をするための防音スペースを整備する、外からの雑音がうるさい場合は壁や窓に防音シートを貼る、といった対策が挙げられます。
逆にオフィスが静かすぎる場合には、川や波の音など、自然界の音などのBGMを流してみるとよいでしょう。 コクヨのWORKPODとサウンドアブソーション



【関連コラム】オフィスの音環境問題について


・空調環境の改善


温度や湿度など、空調が正常に管理されているかどうかも大切です。エアコンとあわせてサーキュレーターなどを利用し、どの場所でも温度と湿度が一定になるように調整しましょう。定期的に窓やドアを開けて、空気の入れ替えを行うのも忘れないようにしてください。空調環境は集中力を高めるために大切な項目であるほか、感染症対策にも有効です。


・休憩スペースの設置


休憩スペースが確保されていない場合は、従業員が休憩できるスペースを設置しましょう。昼休みや業務の合間など、一時的にデスクから離れて心身を休められる場所が必要です。企業によっては、カフェや仮眠用の部屋を用意しているところもあります。適度に休める環境のほうが、作業効率が上がるためおすすめです。


リフレッシュエリア


【関連コラム】オフィスの休憩スペースはなぜ重要? 生産性や満足度を向上させる休憩スペースのつくり方


4.オフィスの環境改善を行うときのコツ


ここでは、実際にオフィス環境を改善するときのコツについて解説します。


・従業員目線で行う


オフィス環境をどのように改善すべきか企画する際は、実際に働いている従業員目線で考えなければなりません。経営者や担当者の思い入れよりも、現場の従業員の意見を尊重しましょう。とくにレイアウトなどは、どうしたらストレスなく働けるのかヒアリングするようにしてください。現状のオフィスのどこに不満があるのかといった調査も必要です。


【関連コンテンツ】オフィス改装の前に課題を見える化!(無料)コクヨの働く環境診断「はたナビPro」


・他社の事例を参考にする


具体的にどのようなオフィスにすべきかイメージできないという場合には、他社の事例を参考にしてみてください。実際にオフィス環境改善をした事例を見ると、どのようなオフィスにしたいのかイメージが湧いてくるかもしれません。独特な環境改善を行っている企業もあるため、複数の事例を参考に、自社オフィスに取り入れたいポイントを整理してみましょう。


コクヨマーケテイング施工事例 オフィス環境


【参考】コクヨマーケティング納入事例


・オフィス環境改善のノウハウをもった専門業者に相談する


オフィス移転やレイアウト変更等、オフィスの施工事例が多い専門業者であれば、さまざまなリクエストに応えられる技術やオフィス環境改善のノウハウをもっているので、お勧めです。また、コクヨでは従業員がイキイキと働ける快適なオフィス環境づくりをサポートする「オフィスカイゼン委員会」活動も実施しています。コクヨで実践しているカイゼン委員会の活動のポイントをまとめた資料もございますので、ぜひご活用ください。


【資料ダウンロード】オフィスカイゼン委員会スタートアップガイド


【関連コラム】日々のカイゼンがオフィスを活かす


5.オフィス環境を改善させるレイアウト事例


次に、オフィス環境を改善させるためのレイアウト事例を紹介します。自社オフィスに取り入れられるものがないかチェックしてみてください。


・執務スペース


執務スペースにカウンター席を設置した事例です。短時間作業やちょっとした打ちあわせなどに利用でき、デスクから離れてリフレッシュしながら作業ができるスペースとしても活用できます。立っている人と座っている人の目線があうため、部下が上司に相談しやすくなるのもメリットです。


執務エリア ダブルモニター カウンター席



デスクワークが主な社員のデスクには、大きいディスプレイやダブルモニターを設置したり、資料が広げられるようデスク面積を広くします。また、最近では、リラックスしながらもワークが快適に行えるリビングライクな空間を取り入れている企業が増えてます。ロータイプのデスクやソファーで、目線を低くすることで通常よりリラックスしてワークすることができます。


ダブルモニター設置のとリビングライクな執務エリア 



テレワークの普及に伴い急増した「WEB会議用ブース」やフリーアドレス運用時に併設の多い「集中ブース」など、様々な目的で集中ブースを設置する企業が増えています。緩やかに囲うタイプの集中ブースや、最近では、WEB会議の音漏れ対策に、遮音性の高い個室型ブースを設置する企業が増加傾向にあります。


コクヨのWORKPODとinframe



参考商品:コクヨ WORKPOD[ワークポッド]


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また、近年、オフィスの中に自然や自然を模した要素を取り入れる「バイオフィリックデザイン」が注目を集めています。「バイオフィリックデザイン」とは、人は先天的に自然とのふれあいを求める本能があるという「バイオフィリア」の概念に基づいています。具体的には、植物や自然の香り・音、自然素材を使った家具や自然の風景を彷彿とさせるインテリアデザインで、今後オフィスでも採用する動きが本格化すると言われています。この「バイオフィリックデザイン」をオフィスに取り入れることでも、さらなるオフィス環境改善が期待できます。


INGREEN バイオフィリックデザインのオフィス



・リフレッシュスペース


オフィス環境を改善するためには、快適なリフレッシュスペースを設けるというのも有効な手段のひとつです。仕事で疲れた心身をリラックスさせることは、業務効率を高めたり、新しいアイデアの創出にもつながります。リフレッシュスペースには、遊び心のあるインテリアを取り入れるのもおすすめです。従業員同士のコミュニケーションを促せるよう、カフェを設けている企業もあります。


リフレッシュエリアカフェスペース



その他、オフィスの中に、壁で区切られたリフレッシュスペースを設置する企業もあります。他の人の視線を遮断した状態で休憩できると、同じオフィス内でも従業員が気持ちを切り替えやすくなります。


リフレッシュエリア



・中央にコピーコーナーや共有文具コーナーを設置


多くの従業員が使用するコピーコーナーや共有文具コーナーをオフィス中央に設置すると、どこからでもアクセスしやすくなり効率的です。移動時間が短縮でき業務効率アップにつながり、席によっての移動距離にも不公平も生じません。
また、コピーコーナーや共有文具コーナーは、人が集まるマグネットスペースとして、コミュニケーションを活性化させるメリットもあります。


コピーコーナーと共有文具コーナー


6.まとめ


オフィス環境を改善すると、従業員のモチベーションのアップや業務の効率化、会社全体の生産性の向上など様々な効果が期待できます。一口にオフィス環境といっても、それを構成する要素はさまざまなため、この記事で解説したポイントについて自社オフィスで実践いただけそうな箇所はないか、ぜひチェックしてみてください。


オフィスの環境改善を検討の際は、コクヨマーケティング株式会社にご相談ください。年間25,000件以上の豊富な実績と、お客様の働き方に合わせたオフィス環境改善やオフィス空間を提案します。実際にコクヨ従業員が働くオフィスやコクヨが実践しているオフィスカイゼン事例をご覧いただける「オフィス見学会」も実施しております。


ぜひ、お気軽にお問合わせください。


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