オフィス移転は、多くのタスクが複雑に絡み合う一大プロジェクトです。この記事では、オフィス移転の全手順を時系列で分かりやすく解説し、抜け漏れなくプロジェクトを成功に導くための「やることチェックリスト」 をご紹介します。
記事を最後までお読みいただければ、移転全体の流れから、各フェーズでの具体的なタスク、必要な行政手続き まで、すべてを把握できます。
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まずは全体像を把握！オフィス移転の流れと最重要タスク
詳細なチェックリストを確認する前に、まずは移転プロジェクトの全体像を掴みましょう。規模の大小にもよりますが、一般的にオフィス移転には、物件探しを含めると約15か月程度の準備期間が必要です。
オフィス移転の流れ
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これだけは押さえる！オフィス移転最重要チェックリスト【6項目】
オフィス移転はタスクが多岐にわたりますが、特にプロジェクトの成否を分け、後工程に大きな影響を与える6つの重要項目を以下にまとめました。
| 項目 | 具体的なアクション |
|---|---|
| 1. 移転目的の明確化と計画策定 |
・現オフィスの課題を洗い出す ・移転によって何を実現したいかという目的・コンセプトを固める ・移転日から逆算して大まかなスケジュールを立てる |
| 2. 現オフィスの契約確認と解約予告 |
・賃貸契約書を確認し、「解約予告期間」を正確に把握する ・「原状回復」の条件と費用の範囲を確認する ・保証金（預託金）の返却時期を確認する |
| 3. 新オフィスの選定と契約 |
・立地、面積、コストなどの要件を整理する ・候補物件の現地確認（内覧）を必ず実施する ・内覧では、専有部分の設備（電源容量、空調など）、共用部分（エントランス、トイレ）、周辺環境（飲食店、交通アクセス）を細かくチェックする |
| 4. レイアウト設計と業者選定 |
・移転の目的に沿ったレイアウトコンセプトを決定する ・効率性や安全性を考慮した動線や、電源・LANの配置計画を立てる ・レイアウトに合わせて新規購入・転用するオフィス家具を選定する ・設計、内装工事、引越しなどを担当する業者を選定し、発注する |
| 5. 社内への周知徹底 |
・移転マニュアルを作成・配布する ・マニュアルには移転目的、新オフィスのレイアウト、荷造りの役割分担、当日のスケジュールなどを記載する ・社員向けの説明会を開催する |
| 6. 行政手続きと各種届出 | ・法務局、税務署、年金事務所、消防署、郵便局など、関係各所への届け出を漏れなく行う |
【時系列】オフィス移転やることチェックリスト
ここからは、具体的なタスクを時系列に沿ったチェックリストで確認していきましょう。各チェック項目の「ポイント」「よくある失敗例」と共にご紹介します。
オフィス移転の13～15ヶ月前までにやること
□ 全体スケジュールの策定
[ ] 移転日から逆算して大まかなスケジュールを立てる
【Point】 移転後の業務開始日から逆算することで、各タスクの期限が明確になり、計画が立てやすくなります。
【よくある失敗例】 目先のタスクから計画を立てた結果、終盤に作業が集中し、業者への発注遅れや手続き漏れが発生する。
[ ] 各フェーズのタスクをリストアップする
【Point】 本リストのような網羅的なオフィス移転チェックリストを活用し、自社に必要なタスクをすべて洗い出します。
【よくある失敗例】 タスクの洗い出しが不十分で、後から「電話回線の手配を忘れていた」などの重大な漏れが発覚する。
□ 移転プロジェクトの基本方針設定
[ ] 現オフィスの課題を洗い出す
【Point】 従業員へのアンケートやヒアリングを実施し、具体的な課題（例：「会議室が足りない」「執務エリアが騒がしい」など）を収集することが重要です。
【よくある失敗例】 担当者の思い込みや経営層へのヒアリングだけで課題を設定し、移転後に従業員の不満が解消されない。
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[ ] 移転の目的・コンセプトを明確にする
【Point】 「生産性向上」「採用力強化」など、移転によって達成したいことを言語化し、プロジェクトの判断基準とします。
【よくある失敗例】 コンセプトが曖昧なため、物件選びやレイアウト検討の段階で意見がまとまらず、計画が迷走してしまう。
[ ] 移転の担当者・プロジェクトチームを発足させる
【Point】 総務・経理・情報システム・経営層など、関連部署を横断したメンバーでチームを構成し、役割分担を明確にします。
【よくある失敗例】 総務部だけで進めてしまい、情報システム部門への連携が遅れ、ネットワーク工事のスケジュールが逼迫する。
□ 現オフィスの契約内容確認
[ ] 賃貸契約書を確認し、解約予告期間を把握する
【Point】 解約予告期間は6ヶ月前と定められているケースが一般的ですが、契約書で正確な期間を必ず確認しましょう。新旧オフィスの二重家賃発生を防ぐ上で最も重要です。
【よくある失敗例】 確認を怠り、解約予告のタイミングが遅れたため、数ヶ月分の余計な賃料が発生してしまった。
[ ] 原状回復の条件と費用を確認する
【Point】 工事の範囲（どこまで元に戻すか）と費用の負担区分を契約書で確認し、予算を確保しておきます。
【よくある失敗例】 想定より工事範囲が広く、移転の最終段階で高額な追加費用が発生し、予算を大幅にオーバーする。
[ ] 預託金（保証金）の返却時期を確認する
【Point】 返却される保証金は新オフィスの契約金にも関わるため、いつ、いくら戻ってくるのかを把握し、資金計画に織り込みます。
【よくある失敗例】 保証金の返却が想定より遅く、新オフィスの支払いに充てる資金が不足し、急な資金調達が必要になる。
□ 新オフィスの物件選定
[ ] 新オフィスの要件（立地、面積、コストなど）を整理する
【Point】 設定した移転目的・コンセプトに基づき、譲れない条件と、ある程度妥協できる条件に優先順位をつけます。
【よくある失敗例】 要件が固まらないまま物件探しを始め、多くの物件を見ても「決め手に欠ける」状態が続き、時間だけが過ぎていく。
[ ] 物件探しを開始し、候補を絞る
【Point】 移転日の12ヶ月前までには物件を決定することが理想的です。早めに動き出し、複数の候補を比較検討しましょう。
【よくある失敗例】 物件探しを後回しにし、いざ探し始めたときには好条件の物件がほとんど残っておらず、妥協して選ぶことになる。
[ ] 現地確認（内覧）を実施する
【Point】 必ず現地に足を運び、図面だけでは分からない日当たりや、周辺の騒音、実際の広さなどを体感します。
【よくある失敗例】 内覧をせずに契約し、入居後に「西日が強すぎて執務エリアが暑い」「隣のビルの室外機がうるさい」などの問題が発覚する。
[ ] 専有部分の設備（空調、照明、電源容量など）
【Point】 特に電源容量はPCやサーバーの台数に対して十分か、空調が個別調節可能かなどを細かく確認します。
【よくある失敗例】 電源容量が足りず、移転後すぐに増設工事が必要になり、追加のコストと手間が発生する。
[ ] 周辺環境（飲食店、銀行、交通アクセスなど）
【Point】 従業員のランチ環境や、顧客の来訪しやすさも重要な要素です。曜日や時間を変えて何度か周辺を歩いてみることをお勧めします。
【よくある失敗例】 オフィス街だと思っていたが、ランチタイムは飲食店がどこも満席で、従業員の満足度が低下してしまった。
[ ] 共用部分（エントランス、エレベーター、トイレなど）
【Point】 エントランスは企業の顔であり、来客からの印象を左右します。清掃状況やエレベーターの数・待ち時間も確認しましょう。
【よくある失敗例】 エレベーターが2基しかなく、朝の通勤時間帯は長蛇の列。従業員から不満が噴出する。
[ ] 移転先物件を決定し、契約を進める
【Point】 重要事項説明をしっかりと受け、契約内容を隅々まで確認した上で契約を締結します。
【よくある失敗例】 契約書の細かい条項を見落とし、「看板の設置が禁止されていた」「退去時の原状回復の条件が非常に厳しかった」などの制約に後で気づく。
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【3～12ヶ月前】具体化・準備フェーズ
□ 移転関連業者の選定・契約
[ ] 設計・内装工事業者※
[ ] オフィス家具・OA機器業者
[ ] 引越し業者
[ ] 原状回復工事業者※
【Point】 各業者を個別に探す方法と、オフィス移転全体をワンストップで請け負う会社に依頼する方法があります。後者は担当者の手間を大幅に削減できます。
【よくある失敗例】各業者との調整業務が担当者に集中し、管理が煩雑化。結果として重要な指示の伝達ミスが起こり、プロジェクトが遅延する。
※テナントビルに入居する場合、工事の範囲は「A工事・B工事・C工事」に区分されます。特に、建物の躯体に関わるB工事は、ビル側が指定する業者（ビル指定業者）に依頼が必要なケースがほとんどです。トラブルを避けるため、契約前に必ずビル管理会社に工事区分と指定業者の有無を確認しましょう。
□ 新オフィスのレイアウト・内装検討
[ ] レイアウトのコンセプトを決定する
【Point】 「コミュニケーション活性化」「集中と交流の両立」など、移転の目的に沿ったコンセプトを決め、レイアウトの軸とします。
【よくある失敗例】 流行りのおしゃれなレイアウトを真似たが、自社の働き方に合っておらず、かえって業務効率が落ちてしまった。
[ ] 効率性や安全性を考慮した動線計画を立てる
【Point】 人がスムーズに移動できる通路幅を確保し、災害時の避難経路も意識した計画を立てます。
【よくある失敗例】 デザインを優先するあまり快適性が損なわれ、日々のストレスの原因になる。
[ ] 企業イメージに合った内装デザインを検討する
【Point】 コーポレートカラーを取り入れたり、企業の理念を表現する素材を選んだりと、来客や従業員に企業イメージを伝える工夫をします。
【よくある失敗例】 コスト削減のため内装を簡素にしすぎた結果、来客から「以前より安っぽいオフィスになった」という印象を持たれてしまう。
[ ] 電源やLANの配置計画を立てる
【Point】 デスクの配置やOA機器の利用場所を想定し、必要な場所に十分な数のコンセントやLANポートを設置します。
【よくある失敗例】 コンセントの数が足りず、デスク周りがタコ足配線の延長コードだらけになり、見た目も悪く危険な状態になる。
□ オフィス家具・インフラの手配
[ ] 新規購入・リースする家具やOA機器を選定する
【Point】 新しいレイアウトや内装デザインに合わせて、機能性とデザイン性を両立した家具を選定します。
【よくある失敗例】働きやすい環境作りを移転の目的に掲げていたにもかかわらず、コストを優先して機能性を軽視した家具を導入。従業員のモチベーション低下を招き、移転プロジェクトそのものの目的を損なう結果に。
[ ] 既存のリース品を継続するか判断する
【Point】 リース契約書を確認し、移転先での継続利用が可能か、移動に際して追加費用がかからないかなどを確認します。
【よくある失敗例】 リース会社の許可なく複合機を移動させ、契約違反として違約金を請求される。
[ ] 廃棄するものをリストアップする
【Point】 廃棄する家具や書類を事前にリスト化し、専門の産廃業者に余裕を持って見積もりと回収を依頼します。
【よくある失敗例】 廃棄物の量を甘く見ており、移転直前に慌てて業者を探した結果、高額な費用で引き取ってもらうことになった。
[ ] 電話回線・インターネット回線の手配を進める
【Point】 業務の生命線であるため、移転後すぐに使えるよう、2〜3ヶ月前には申し込みを済ませ、開通工事の日程を確定させます。
【よくある失敗例】 手配が遅れ、移転後1週間インターネットが使えない事態に。業務が完全にストップし、多大な損害が出た。
□ 各業者との打ち合わせ・発注
[ ] 業者との役割分担とスケジュールを綿密に確認する
【Point】 誰が何をいつまでに行うのか、工程表などを用いて関係者全員が同じ認識を持つことが、遅延を防ぐ鍵です。
【よくある失敗例】 プロジェクト関係者間での情報共有が不十分で、各担当者のタスク認識に齟齬が生じ、作業の抜け漏れや進行の遅延を引き起こしてしまう。
[ ] 内装工事や備品類の発注を完了させる（移転5ヶ月前が目安）
【Point】 特注家具や海外製品は納期が数ヶ月かかる場合があるため、移転日から逆算して早めに発注を完了させます。
【よくある失敗例】 発注が遅れたために移転日までに家具が届かず、従業員が数週間床に段ボールを置いて仕事をすることになった。
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【1～2ヶ月前】最終準備・周知フェーズ
□ 関係各所への挨拶準備
[ ] 挨拶状を送付する取引先や業務委託先をリストアップする
【Point】 顧客だけでなく、仕入先、会計事務所、定期購読サービスなど、住所登録があるすべての関係先をリストアップします。
【よくある失敗例】 重要な取引先への連絡が漏れてしまい、移転後に「何も聞いていない」と心証を悪くさせてしまった。
[ ] 挨拶状のデザイン・文面を作成し、手配する
【Point】 移転の1ヶ月前〜2週間前には相手に届くよう、印刷・発送のスケジュールを逆算して早めに手配します。
【よくある失敗例】 移転後に挨拶状を送ったため、「請求書の送付先が分からなかった」など、取引先に迷惑をかけてしまう。
□ 書類・備品などの住所変更準備
[ ] ホームページ、会社案内、契約書・請求書のフォーマット
[ ] 社判、名刺、社員証、封筒など
【Point】 旧住所が記載されているものをすべて洗い出し、移転当日から新しいものを使えるように、事前に発注・準備しておきます。
【よくある失敗例】 名刺の準備を忘れており、移転後しばらく旧住所の名刺に手書きで修正して対応するという、格好の悪い事態になる。
□ 社内への周知徹底
[ ] 移転マニュアルを作成・配布する
【Point】 新オフィスのルール、荷造りの手順、当日のスケジュール、トラブル時の連絡先などをまとめたマニュアルを作成します。
【よくある失敗例】 マニュアルの内容が不十分で、従業員から同じような質問が担当者に殺到し、担当者が本来の業務に集中できない。
[ ] 社員向けの説明会を開催する
【Point】 マニュアルを配布するだけでなく、説明会で直接伝えることで、従業員の疑問や不安を解消し、移転への協力を促します。
【よくある失敗例】 メールでの一方的な通知に終始したため、従業員の当事者意識が薄く、荷造りなどがスケジュール通りに進まない。
[ ] 荷造りのスケジュールと役割分担を通知する
【Point】 部門ごとに責任者を決め、個人で梱包するもの（私物・書類）と、業者に任せるもの（什器・OA機器）を明確に区分します。
【よくある失敗例】 役割分担が曖昧で、「誰かがやってくれるだろう」と思ったまま梱包されなかった重要書類が、移転の混乱で行方不明になる。
□ 施主検査の実施
[ ] 工事が図面通りに行われているか確認する
[ ] 発注した家具やOA機器が正しく設置されているか確認する
【Point】 内装工事完了後、引き渡し前に、傷や汚れ、仕様の間違いがないかを担当者が立ち会ってチェックします。
【よくある失敗例】 検査が甘く、移転後に壁紙の剥がれやコンセントの不具合を発見。業者に対応を依頼するも、引き渡し後で対応が遅くなる。
【移転当日～1ヶ月後】移転実行・事後処理フェーズ
□ 移転当日の作業
[ ] 新旧両オフィスに立ち会い、搬出・搬入を管理する
【Point】 両拠点に責任者を配置し、引越し業者とリアルタイムで連携を取りながら、作業が計画通りに進んでいるかを確認します。
【よくある失敗例】 立ち会い担当者が一人だったため、旧オフィスでのトラブル対応中に新オフィスへの搬入が始まり、家具の配置ミスなどが多発した。
[ ] 荷物の破損や紛失がないか確認する
【Point】 荷物が搬入されたら、運送会社の担当者がいるうちに、PCモニターなどの壊れやすいものから優先的に開梱・チェックします。
【よくある失敗例】 移転から1週間後に段ボールを開けてPCの破損に気づいたが、時間が経ちすぎており、運送会社の補償対象外となってしまった。
□ 旧オフィスの原状回復と引き渡し
[ ] 原状回復工事の進捗を確認する
【Point】 工事完了まで業者に任せきりにせず、定期的に現場を確認し、契約通りに工事が進んでいるかをチェックします。
【よくある失敗例】 工事完了報告を受けて見に行ったら、契約外の箇所まで修繕され、高額な追加費用を請求されるトラブルに発展する。
[ ] 工事完了後、ビル管理会社にオフィスを引き渡す
【Point】 ビル管理会社の担当者立ち会いのもとで最終確認を行い、鍵を返却して、引き渡しが完了した証明の書面を取り交わします。
【よくある失敗例】 引き渡し時の確認が曖昧で、後日ビル管理会社から「壁に傷が残っている」などと指摘され、保証金の返還額を巡って揉めてしまう。
各種情報の変更手続き
口座・クレジットカード情報の変更
銀行口座や法人契約のクレジットカードは、早めに住所変更しましょう。銀行口座は窓口やWebで変更できます。クレジットカードはWebで必要書類を取り寄せ、手続きを進めます。手順や必要書類は銀行・会社によって異なるため、事前に問い合わせましょう。
各機関への届け出
会社移転時には、各所への届け出が必要です。届け出が必要な主な機関は以下のとおりです。
- 法務局（登記所）
- 税務署
- 社会保険事務所
- 労働基準監督署
- 公共職業安定所（ハローワーク）
- 郵便局
- 消防署
届け出は期日が設定されているものもあるため、漏れ・遅れなく対応しましょう。
オフィス移転の際に必要な行政手続き
会社移転に伴い届出が必要な書類と届出先を紹介します。
会社移転の際に必要な主な届け出の届け先・種類・提出期限は以下のとおりです。
変更がある可能性もございますので、提出書類や提出期限などの詳細は各関係官庁に確認のうえ対応をお願いします。
オフィス移転に伴う行政手続き一覧
| 手続き・届出 | 提出先 | 提出期限 | 備考 | チェック |
|---|---|---|---|---|
| 本店移転登記 | 移転前の管轄法務局（登記所） | 移転後2週間以内 | □ | |
| 支店移転登記 | 支店管轄法務局（登記所） | 移転後3週間以内 | □ | |
| 異動届出書 | 移転前の管轄税務署 | 移転後速やかに | □ | |
| 法人住所変更届 | 税務署 | 移転後1ヶ月以内 | 税務署、都道府県税事務所、市区町村役所にそれぞれ提出が必要。地域によっては一括申請が可能な場合あり。オンライン申請の可能性も要確認。 | □ |
| 法人住所変更届 | 都道府県税事務所 | 移転後1ヶ月以内 | 同上 | □ |
| 法人住所変更届 | 市区町村役所 | 移転後1ヶ月以内 | 同上 | □ |
| 給与支払事務所等の開設・移転・廃止届出書 | 移転前の管轄税務署 | 移転後1ヶ月以内 | □ | |
| 健康保険・厚生年金保険適用事業所名称／所在地変更（訂正）届 | 移転前の事業所の所在地を管轄する年金事務所 | 移転後5日以内 | □ | |
| 労働保険名称・所在地等変更届 | 移転先の管轄労働基準監督署 | 変更のあった日の翌日から10日以内 | 労災保険に関する手続き | □ |
| 雇用保険事業主事業所各種変更届 | 公共職業安定所（ハローワーク） | 移転後10日以内 | □ | |
| 健康保険・厚生年金保険 被保険者住所変更届 | 年金事務所 | 移転後遅滞なく | □ | |
| 事業開始等申告書（移転） | 都道府県税事務所 | 移転後1ヶ月以内 | □ | |
| 自動車保管場所証明申請書 | 管轄警察署 | 移転後速やかに | □ | |
| 防火対象物使用開始届出書 | 移転先の管轄消防署 | 使用開始前 | 具体的な期限は各消防署に確認が必要 | □ |
| 防火対象物工事等計画届出書 | 移転先の管轄消防署 | 工事開始の7日前まで | 改装工事等がある場合に必要 | □ |
| 防火・防災管理者選任（解任）届出書 | 移転先の管轄消防署 | 選任後速やかに | 新たに防火管理者を選任する場合 | □ |
| 消防計画作成（変更）届出書 | 移転先の管轄消防署 | 作成・変更後速やかに | □ | |
| 転居届 | 郵便局 | 移転先住所・移転日決定後なるべく速やかに | 旧住所宛の郵便物の転送サービスを受けるため | □ |
- 本表は一般的な行政手続きの概要を示すものです。実際の手続きや提出期限は、企業の形態、地域、移転の規模などによって異なる場合があります。
- 記載されている情報は作成時点のものであり、法令改正等により変更される可能性があります。最新の正確な情報については、各管轄機関にお問い合わせください。
- 一部の手続きでは、オンライン申請が可能な場合があります。詳細は各機関のウェブサイトをご確認ください。
- この表に記載されていない追加の手続きが必要となる場合もあります。特に、業種特有の許認可や届出が必要な場合は、関連する行政機関にご確認ください。
- 手続きの遅延や漏れは、事業運営に支障をきたす可能性があります。余裕を持ったスケジュール管理をお勧めします。
- 専門的なアドバイスが必要な場合は、税理士、社会保険労務士、行政書士などの専門家にご相談ください。
「行政手続き一覧表」をご用意しています。こちらからダウンロードのうえ、ご活用ください。
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オフィス移転成功のポイント
オフィス移転はコスト・手間を要する大きなプロジェクトです。失敗を防ぐには、移転の目的の明確化が重要です。移転先の物件探しやレイアウト検討に着手する前に、まずは現状の課題の洗い出しから入り、移転後に実現したい働き方まで含め目的を整理しましょう。
また、平常業務への影響を最小限に抑えるため、スケジューリングやタスクの分散、社員への周知などの配慮も欠かせません。そして、移転業者の選定は、費用・デザインだけでなく、継続的な付き合いができるか・理想のオフィスづくりに対応できるかといった複数の視点から慎重に比較・検討しましょう。
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まとめ
オフィス移転業務は、移転先物件の選定からレイアウト検討、工事・家具等の手配、各種届出、引っ越しなど、やることが多岐にわたります。そのため、いつまでに何をやらなければいけないのかスケジュールを明確にして対応を進めましょう。オフィス移転を成功させるには、オフィス移転を共に進めるパートナー(オフィス移転業者)の選定も重要です。
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