テレワークや在宅勤務など、働く場の多様化に伴い、オフィススペースの効率が悪い、使い勝手が悪いなどと感じていらっしゃる方も多いのではないでしょうか？使い勝手や居心地の悪いオフィスでは効率よく仕事ができません。
そこで、今回は、現在のオフィスに不都合を感じ、新しい働き方に適したオフィスへの改装を検討されている方に向け、オフィス改装で得られる効果やその注意点、業者選び方のポイントについて解説いたします。
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オフィスの改装とは？改修と何が違う？
オフィスの「改装」と「改修」は、両者ともオフィス環境を改善することを目的としていますが、異なるアプローチを取ります。改装は一般的に、オフィスの外観や内装を新しくすることを指し、デザインや機能性の向上を重視します。
一方、改修は既存の構造や設備を修理・補修することを意味し、安全性や機能性の向上に焦点を当てます。改装はより外見や雰囲気の変化を求める場合に適しており、改修は設備や機能の向上を求める際に適しています。
オフィス改装の効果
オフィスを改装することで、さまざま効果が期待できます。まずはその効果について、みていきましょう。
業務効率がよくなる
オフィスは日常的に社員が使用しますので、働き方にあわせた空間にすることで、業務効率化が期待できます。例えば、WEB会議の急増に伴い、専用のブース席の設置や、音問題に配慮した商材を取り入れることで、スムーズ且つストレスなくWEB会議を実施することが可能となり、結果的に業務効率のアップに繋がります。また、効果が出やすいのは、動線です。動線計画は目的をもって設計することが必要ですが、業務効率を重視する場合「コピーコーナーは、社員がアクセスしやすい場所に設置する」「ロッカーは出入口近辺に設置する」などといったことが例として挙げられます。
ＷＥＢ会議ブースの種類や設置事例についてはこちらの記事で詳しくご紹介しています。
社員のモチベーションが高まる
快適なオフィス空間にすると、社員のモチベーションアップが期待できます。「使いやすい」「きれい」「おしゃれ」「居心地がよい」といったオフィスは必然的に社員の満足度が上がりますし、会社への帰属意識や、愛着も高まります。そして、さらにはこの環境を維持したいというやる気にもつながります。
例えば、オフィスの改装を機に、おしゃれなカフェペースを設置することで、業務中に適度に休憩を取り入れたり、リラックスした状態で同僚や上司とコミュニケーションを楽しむ場をつくることもできます。従業員にとって居心地の良い空間をつくることで、社員のモチベーションアップにつながります。
オフィスのカフェスペース設置事例や設置方法についてはこちらの記事で詳しくご紹介しています。
企業のイメージアップにつながる
オフィスを訪れたお客様に良い印象を与えられることも、オフィス改装のメリットと言えます。おしゃれなオフィス空間で働くことは、社員はもちろん、お客様にも好印象を与えます。加えて、会社案内やホームページ、広告などにオフィスの写真を載せれば、企業アピールにも繋がりますし、新卒の学生が会社に興味を持つきっかけにもなるなど、ブランディングや採用力強化にも繋がります。
社内コミュニケーションが活性化する
オフィス改装を検討する際、コミュニケーションを考慮したデザイン・レイアウトにすることで社内コミュニケーションの活性化にもつながります。例えば、フリーアドレスを導入する、部署間のパーテーションを撤去する、または、自然と人が集まるメイン通路やコピー機周辺などのマグネットスペースに、ミーティングスペースを設置する、居心地のよいリフレッシュスペースを設置する等で社員同士のコミュニケーション頻度がアップします。
コスト削減につながる
オフィス改装の際、既存の照明（基本照明・間接照明）と床壁天井の素材を見直し、空間反射率を上げることで 無駄な電気代の削減に期待ができます。
例えば、照明を蛍光管からLEDへ変更したり、空調機器を最新のものへ入替する等です。
その他、間仕切により空調効率が落ちている場合は壁を撤去する、西日が差してくる執務エリアには西日側に間仕切りを設置して直接西日が当たらないレイアウトにする等で、空調電気代の削減につながります。
※内容により、B工事となる場合があります。詳細はお問い合わせください。
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オフィス改装の種類と費用の目安
つぎに、オフィス改装の種類と目安について解説します。
全体的な改装
オフィスを全て作り直す全体的な改装は、デザインもレイアウトも一から設計しますので、自由度は高く様々な工夫ができますが、工数と費用は高くなります。オフィスの老朽化の激しい場合や、オフィスイメージを刷新したい場合には、この全体的な改装が適しています。
費用の目安
全体的な改装の費用の目安は坪単価で10万円と言われています。100坪のオフィスの場合、改装費用は約1,000万円になります。
※工事の内容・使用する素材次第で金額は変動します。また、オフィス家具は含みません。
詳しくはお問い合わせください。
部分的な改装
オフィス自体は劣化しておらず、全体的な改装までは考えていないが、特定な場所を新しくしたい場合には、部分的な改装が適しています。例えば、企業ブランディングのために受付を改装する、生産性アップのために会議室やリフレッシュスペースを改装する、フリーアドレス導入のために執務スペースを改装するなど、目的を定めた改装であることが重要です。
費用の目安
全体的な改装と同じく、坪単価 10万円が目安です。100坪のオフィスの場合、改装費用は約1,000万円になります。
※工事の内容・使用する素材次第で金額は変動します。また、オフィス家具は含みません。
詳しくはお問い合わせください。
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オフィス改装の進め方
オフィスの改装を進める際の基本的な流れについて解説します。
目的の明確化
改装の目的を明確にし、改装によって何を達成したいのかを明らかにします。例えば、従業員の働きやすさの向上、ブランディング効果の獲得、効率的なスペース利用などが考えられます。
働き方・働く環境の課題を可視化する
オフィス改装の目的を明確にするには、現状のオフィスや働き方の課題をおさえておくことも大切です。
コクヨでは、働く環境の課題を可視化する「コクヨの働く環境診断 はたナビプロ」というサービスを展開しています。 インターネットを⽤いたアンケートで、社員様お⼀⼈おひとりの声を 伺い、「重要度」と「満足度」の差から優先課題を導き出し、診断レポートを無料で提供いたします。 社員がイキイキと働ける最適なオフィスづくりに、是⾮ご活⽤ください。
コクヨの働く環境診断 はたナビ プロに関する詳しい情報はこちらのページをご覧ください。
新しい働き方やオフィスへのイメージを広げる
新しいオフィスの計画を考える際は、他社のオフィスを参考にすることも有効な手段です。
コクヨでは、実際にコクヨ社員が働いているオフィスをご見学いただける「ライブオフィス見学」を全国で展開しています。ABWやフリーアドレスなど新しい働き方の実践やオフィスカイゼンの工夫などを実際にご覧いただけます。ご見学は法人のお客様限定で事前予約制でご案内しております。オフィス改装をご検討中の方はぜひご来場ください。
ライブオフィス見学に関する詳しい情報はこちらのページをご覧ください。
予算とスケジュール案の策定
改装にかけられる予算とスケジュールを事前に明確にし、それに基づいてプロジェクトを進めるための計画を立てます。予算とスケジュールの遵守はプロジェクトの成功に不可欠です。
デザインやレイアウトの検討
改装業者との打ち合わせを重ね、改装におけるデザインやレイアウトの検討を行います。従業員のニーズや業務の効率性を考慮し、オフィス改装の目的達成に向けて、魅力的で機能的なオフィス環境を構築するためのデザインプランを練ります。
許認可や法的手続きの確認
改装に必要な許認可や法的手続きを確認しましょう。賃貸物件の場合、事前にオーナーの許可が必要な場合があります。条件詳細は、「賃貸借契約書」を確認しましょう。また、「レイアウト変更により避難経路を変更した場合」や「間仕切りを設置し1部屋から2部屋に変更した場合」などは、管轄消防署への届出が必要です。適切な手続きを踏むことで、後々のトラブルを避けることができます。
施工作業の進行
オフィスの改装計画が確定したら、次は実際の工事に進みます。改装の規模や内容によっては、内装の変更だけでなく、電気系統や空調設備の更新など、大規模な作業が必要になる場合がありますので、専門の施工業者に依頼しましょう。
竣工後のアフターケアの確保
改装を依頼する業者に対しオフィス改装が完了した後のアフターフォローについても確認しておきましょう。問題が発生した際の対応や保証についても事前に確認しておくことが重要です。
オフィス改装時の注意点
次に、オフィスを改装する際、注意すべきポイントについて見ていきます。
原状回復を考慮する
賃貸オフィスは、そのオフィスから退去することになった場合、原状回復（入居前と同じ状態にすること）が必要となります。例えば、契約時からの既設のパーテーションなどを撤去した場合、原状回復の際に元に戻す必要があるので、手間と時間がかかります。
そのため、オフィス改装を行う前は、物件の所有者に工事の区分やどこまで原状回復が必要か確認しておきましょう。
施工できる範囲を確認する
オフィス改装は工事できる範囲が決まっています。
また、建築基準法上の規定によって改装してはいけない箇所もありますし、共用部分は基本的には改装できません。変更や改装できない箇所については事前にしっかり確認しておきましょう。
消防法を遵守する
人が集まるオフィスでは、火災が起きたときに被害を最小限に止め、適切な避難ルートを確保できるようにデザインする必要があります。
例えば、間仕切り壁を追加する場合は消防署に届け出を出さなければなりません。
消防法には、間仕切り以外にも、火災報知器、スプリンクラー 防火扉の設置などの細かい規程があります。
オフィスの工事区分についてはこちらの記事で詳しくご紹介しています。
改装中の執務スペースの確保
オフィス改装工事期間中、従業員がどこで仕事をするのかを予め決めておきましょう。改装工事の範囲やスケジュールによって対応方法は異なります。ここでは以下の2つの方法をご紹介します。
改装工事期間中、一時的に、いま入居中のオフィスから離れて仮のオフィスで業務を行う場合は、近隣のシェアオフィスやレンタルオフィスなど短期間のみ借りられるオフィスを確保する必要があります。
改装工事期間中も今のオフィスで業務を継続しながら、改装工事を進める場合は、例えば、一時的に会議室を執務スペースとして使用する、オフィスを執務スペースと共有スペースに分けて、半分ずつ段階的に工事を進めていくといった方法があります。こちらのケースは、工事内容やスケジュールによって対応できない場合もありますので、事前に工事業者に確認しましょう。
コクヨ霞が関オフィスのオフィス改装事例(いまのオフィスに居ながらにして改装を実施)はこちらのブログで詳しくご紹介しています。
当社のオフィス面積は約800坪あり、工事は3工程に分けて進めました。社員には、工事の都度、ワークできるエリアや利用できるミーティングエリアを連絡したり、テレワーク勤務を促しながら進めていきました。
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レイアウトやデザインを決めるポイント
次に、レイアウトやデザインを決めるポイントについて、解説します。
改装の目的を明確にする
オフィス改装時には、オフィスのどのような問題を解決したいのかを明確にすることが必要です。問題解決や改善のために必要なことは何か、コミュニケーションを活性化させたいのか、集中して仕事ができるような効率的なレイアウトにしたいのかなど、解決策に優先順位をつけて考えていくとよいでしょう。
コクヨでは、「コクヨの働く環境診断 はたナビプロ」というサービスを展開しています。はたナビプロは、社員の皆様の「働き⽅」と 「働く環境」への考えを可視化するツールです。 インターネットを⽤いたアンケートで、社員様お⼀⼈おひとりの声を 伺い、「重要度」と「満足度」の差から優先課題を導き出し、診断レポートを無料で提供いたします。 社員がイキイキと働ける最適なオフィスづくりに、是⾮ご活⽤ください。
「コクヨの働く環境診断 はたナビプロ」の詳しい情報はこちらのページをご覧ください。
働きやすさを考慮する
また、機能や用途にあわせたゾーニングも必要です。
ゾーニングとは、オフィスのレイアウトを考える時に、執務スペースや、会議室、休憩室、など、オフィスに必要な機能どのように配置するかを検討することです。例えば、「リフレッシュスペースは執務室の近い位置に配置する」「来客用の応接室はエントランスから近い位置に配置する」といったことが挙げられます。加えて、目的にあわせた、動線をレイアウトにすることで、業務効率や生産性の向上にもつながります。
オフィスレイアウトやゾーニングについてはこちらの記事で詳しくご紹介しています。
コーポレートカラーを取り入れる
内装やエントランスにコーポレートカラーを取り入れることで、エンゲージメントの向上
やブランディング強化にもつながります。
企業ロゴや企業理念がイメージできるものをデザインに含めるのもよいでしょう。
株式会社公文教育研究会 東京神奈川本部様 ｜オフィス改装施工事例
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改装を依頼する業者選びのポイント
オフィス改装を成功させるために、業者選びはとても重要です。ここでは、業者選びのポイントについて、みていきます。
施工の実績
施工数が多い業者はさまざまなリクエストに応えられる技術やノウハウがあるので、お勧めです。事例は、ホームページ等で掲載している場合が多いので、イメージしているオフィスに似ている施工事例があるかも確認してみましょう。
法律面に精通している
消防法や建築基準法、物件の貸主との契約関連など、法律的な問題にも対応できる業者を選ぶとよいでしょう。また、法律面でのサポートができるといった点も重要です。
アフターサービスが確立している
その他、アフターサービスが確立していると、その後のオフィス運営がスムーズにいきます。不具合が生じた時の対応窓口体制や、保証制度、定期的な訪問やメンテナンスを行っている業者であれば安心です。
オフィス改装の事例
コクヨマーケテングが手掛けたオフィス改装の事例をご紹介します。
在宅勤務率8割の会社が踏み切った大規模リニューアル
ピー・シー・エー株式会社様
コロナを機に在宅勤務を開始。このままでは、元のように皆がオフィスに集まって働くというイメージできなかったことから、今後の働き方やオフィスの在り方を検討。会社として、新しい価値を創造していくためには、組織を超えたコミュニケーションが重要だと考え、自社ビルのリニューアルを実施されました。ソロワークやミーティング、集中ワークなど業務の内容やモードに合わせて働く場所を選択することができる執務スペースを設け、それぞれのフロアにテーマを持たせ、内装や家具、機能で変化を付けることで、ABW型の働き方を促進する環境にしています。
ピー・シー・エー株式会社様の事例はこちらのページで詳しくご紹介しています。
社内若手メンバーPJによるリフレッシュルームとミーティングスペース構築
西日本高速道路エンジニアリング九州株式会社様
ビル全体のリニューアル工事を行う中で空きスペースの有効活用として、社内若手メンバーを中心にPJを組成し、カフェをイメージしたリフレッシュルームとソロワークも可能としたミーティングスペースを構築しました。リフレッシュしやすい空間となるよう、壁面にグリーンを設置し、緑あふれる解放感を演出しています。また、小上がりの畳コーナーは、 靴を脱ぐことで、よりリラックスできる仕掛けにしています。
西日本高速道路エンジニアリング九州株式会社様の事例はこちらのページで詳しくご紹介しています。
"At your side."の実現に向け社員が夢中で仕事を楽しめる場を具現化
ブラザー販売株式会社様
経営理念である"At your side."の実現、遊び心のある新しい働き方へ向け、本社オフィスで働くワーカーの意識改革、固定席に捕らわれないABWの働き方を実践するため、本社オフィスのリニューアルを実施しました。オフィス中央に設けたビッグテーブルには、ライブラリー、フェイクグリーン、ソファーを併設。人が集まる仕掛けを散りばめ、偶発的な出会いから自然とコミュニケーションが生まれる空間をつくっています。また、参加人数に応じて自由にレイアウト変更できるオープンミーティングスペースや気分や仕事内容に合わせて座席を自由に選択できるフリーアドレスの執務スペースなどを設けています。
ブラザー販売株式会社様のオフィス事例はこちらのページで詳しくご紹介しています。
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まとめ
今回は、オフィス改装により得られる効果や、デザインやレイアウトを決めるポイント、業者の選び方についてご紹介しました。
オフィス改装は、社員のモチベーションアップや企業ブランディングや人材の獲得、さらには、ワーカーの生産性向上を狙える、一大プロジェクトです。
だからこそ、目的を明確にして、戦略的に進めていく事が大切です。
オフィス改装のポイントを押さえ、自社の働き方に合ったオフィスづくりを実現していきましょう。
コクヨマーケティングでは、営業を中心に、設計や施工管理など各工程に対し専門スキルをもったプロフェッショナルメンバーがチームで対応いたします。
「オフィス改装の進め方がわからない」「専門知識がないため不安」などございましたら、是非お気軽にお問合せください。
オフィス移転・改装レイアウトの課題を解決します
